La trazabilidad es la referencia que indica la localización física de un producto desde su fabricación hasta su consumo. En el Reglamento (CE) número 178/2002, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 28 de enero de 2002, se establecen los principios y los requisitos generales de la legislación alimentaria. Además se crea la Autoridad Europea de Seguridad Alimentaria y se fijan procedimientos relativos a la seguridad alimentaria. (Diario Oficial de las Comunidades Europeas número L 31, de uno de febrero de 2002). La implantación de sistemas de trazabilidad implica la incorporación de nuevas tecnologías de la información que posibiliten el registro fiable de los datos relativos al proceso productivo y su transmisión a los siguientes eslabones de la cadena alimentaria. Todo esto lo puede obtener con el módulo de Trazabilidad que le ofrecemos. Software de Gestión 1
Parámetros Lo primero que hacemos al comenzar a trabajar es configurar parámetros de la aplicación específicos a dichos módulo, los cuáles son: Asignación automática en ventas que unida a la utilización de caducidad en lotes, nos sirve para que la aplicación cuando se graban los albaranes de venta controle automáticamente que lotes dar salida basándose en su fecha de caducidad. Si esta opción no está marcada será el usuario quien en los albaranes de venta asigne manualmente los lotes que quiere dar de baja. Plazo de caducidad. Aquí indicamos los días que sumados a la fecha del albarán de venta se suman para dar salida el producto. Por la rotación de los productos de cada sector cada usuario lo personaliza al empezar a trabajar. Por ejemplo, en este campo tenemos indicado 5, si el albarán de venta tiene fecha 01/06 y el lote caduca el 04/06, pese a no haber llegado esa fecha como le hemos indicado que sume 5 días 01/06 + 5 días = 06/06 el programa cargará en el albarán de venta los lotes que caduquen después de esta fecha. 2 Software de Gestión
Artículos Dentro de la ficha de artículos indicamos aquellos que correspondan si son productos con trazabilidad puesto que es totalmente compatible el trabajar con estos productos y otros exentos de este control. En el momento que un producto tiene trazabilidad se le añade una pestaña con el Detalle de Lotes en el que vemos los diferentes lotes que tenemos de ese producto así como las unidades de las que está compuesta en cada caso. Recordamos que el funcionamiento de existencias sigue funcionando igual, con el añadido del número de lote que se asocia a cada movimiento: Cuando grabemos albaranes de compras se sumaran las unidades al producto, y en la pestaña de lotes nos aparecerá el detalle de a qué lotes pertenecen. Posteriormente, con los albaranes de venta se restan las unidades en el almacén registrando su salida posteriormente en los informes. Así mismo, en la pestaña de detalle de lotes ya no nos aparecen los lotes que se han dado salida. Software de Gestión 3
Almacén El apartado de almacén también se ve completado con la información de trazabilidad, tanto en entradas, salidas como el inventario hay que informarle del detalle de lotes de los artículos a los que nos estamos refiriendo. En este apartado queremos comentar la utilidad que tenemos en la pantalla de salidas de almacén, está recogida en el botón F7 y nos sirve para buscar lotes caducados. Con esto, podemos en todo momento depurar nuestro almacén de los productos que tengamos caducados, estos no lo llevarán nunca en albaranes de venta, pero podemos de forma automática generar su baja por caducidad. Al grabar esta introducción de salidas la aplicación graba en la trazabilidad de los productos la incidencia de Anulación Por Caducidad. 4 Software de Gestión
Compras EL proceso de compra en la aplicación está recogido en un menú que lleva su nombre, comienza con la gestión de pedidos la cuál por trazabilidad no se afectada. En el siguiente paso del proceso de compra Albaranes sí tenemos que indicar datos correspondientes a trazabilidad. Accedemos a la pantalla de albaranes, después de indicar la fecha y el proveedor al que realizamos la compra, elegimos el artículo y si este lo hemos configurado como artículo con trazabilidad [Véase Artículos] después de indicar las unidades y el importe el cursor se sitúa en la parte inferior solicitándonos que le indiquemos los datos correspondientes a lotes. De cada artículo indicaremos las unidades a que lote o lotes corresponden, para cargar posteriormente su entrada en el almacén. Después de realizada esta grabación, en la ficha del artículo veremos por una parte que se han sumado la unidades a existencias y también que en la pestaña de lotes nos aparece el detalle de los mismos. La grabación de facturas de compras no se ve afectada por la utilización del módulo de trazabilidad. Software de Gestión 5
Ventas En cuanto al proceso de ventas, la gestión de presupuestos y pedidos no tiene asociada datos de trazabilidad en productos. Es con la grabación de albaranes cuando la trazabilidad comienza a utilizarse y lo hace tal y como este definido en parámetros [Véase Parámetros], ya sea de forma manual o automática: Manual. Accedemos a la pantalla de albaranes de venta y después de indicar el cliente, nos situamos en el campo de artículos, le seleccionamos y después de rellenar las unidades y el precio el cursor se sitúa en el apartado de lotes para indicarlo manualmente. El botón lupa de la izquierda del campo nos sirve de ayuda y nos muestra los lotes y las unidades disponibles de ese artículo en almacén. Automático. Cuando en parámetros así lo tenemos marcado, al acceder a la pantalla de albaranes de venta y después de indicar el cliente, nos situamos en el campo de artículos, le seleccionamos y después de rellenar las unidades y el precio veremos en la parte inferior que se rellenan los lotes de los artículos en función de la fecha de caducidad de los mismos. Estos datos los puede modificar el usuario en todo momento. Para cargar estos albaranes entra en juego el último valor configurado en parámetros correspondiente a Plazo de Caducidad. A la fecha del sistema le suma los días de dicho campo y se cargaran en el albarán los lotes con fecha igual o posterior a la misma. 6 Software de Gestión
Finalmente, en las facturas en la impresión formato factura Standart nos aparecerá detallado debajo de cada artículo los lotes de los que está compuesto. IMPORTANTE. Todo esto se ve completado con un informe de trazabilidad de artículos con el que la línea de movimientos que ha seguido un determinado artículo se ve dibujado a través de las entradas y salidas del mismo. Software de Gestión 7