PROGRAMA ESPECÍFICO REPROGRAFÍA

PROGRAMA ESPECÍFICO - REPROGRAFÍA PROGRAMA ESPECÍFICO REPROGRAFÍA 2017 Dcument que cntiene la descripción de actividades técnicas y perativas para la reprducción de dcuments

PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES CONTENIDO 1. PROPÓSITO.... 2 2. OBJETIVOS.... 2 2.1. Objetiv General.... 2 2.2. Objetivs Específics.... 2 3. JUSTIFICACION.... 2 4. ALCANCE.... 3 5. BENEFICIOS.... 3 6. LINEAMIENTOS.... 3 7. METODOLOGÍA... 4 7.1. Prces técnic de reprgrafía - Digitalización.... 4 7.2. Prces de Micrfilmación... 5 7.3. Impresión y Ftcpiad... 7 8. RECURSOS.... 7 9. CRONOGRAMA... 8 10. RESPONSABLES.... 8 11. ROLES.... 9

1. PROPÓSITO. Dtar al Institut de instruments archivístics de referencia, para que las actividades de reprgrafía, se cumplan baj las cndicines técnicas adecuadas. 2. OBJETIVOS. 2.1. Objetiv General. Definir las directrices para el tratamient archivístic de ls prcess de reprgrafía de ls dcuments, garantizand óptimas cndicines de cnservación, acces y us de ls dcuments. 2.2. Objetivs Específics. Describir el tratamient técnic para la digitalización de dcuments. Describir las accines encaminadas al almacenamient, cnservación y acces a la infrmación dispnible en sprtes digitalizads micrfilmads. 3. JUSTIFICACION. Ante el auge de las tecnlgías de la infrmación y las cmunicacines, y el us cada vez creciente de dcuments electrónics y la necesidad de cnsulta simultánea de dcuments, se hace necesari definir lineamients clars para la administración de cicl de vida de la infrmación smetida a prcess de reprducción técnica en trs medis.

La falta de nrmalización de la administración del cicl de vida de ls dcuments que sn smetids a prcess de reprgrafía ha hech que ls prcess de acces, cnsulta y us de dichs dcuments, sea limitad pr l que se requiere de directrices para el tratamient técnic adecuad. 4. ALCANCE. El prgrama debe ser implementad para ls Archivs de Gestión y Archiv Central del Institut. 5. BENEFICIOS. Cn la implementación del prgrama, el Institut cntará cn dcuments reprducids técnicamente en óptimas cndicines de almacenamient, cnservación, descripción y acces en las distintas fases del cicl de vida de la infrmación, evitand rturas, deterir físic bilógic del material, así cm limitacines para el acces a la infrmación cntenida en ls sprtes digitales electrónics. 6. LINEAMIENTOS. a. Marc general. Ls lineamients del prgrama se enmarcan dentr de la plítica archivística institucinal del Institut, en cncrdancia cn el Prgrama de Gestión de Dcuments (metas del PGD) y el Plan Institucinal de Archivs PINAR (Pryects archivístics). b. Marc nrmativ. Las actividades descritas en el presente prgrama se enmarcan dentr de las siguientes nrmas:

- Ley 594 de 2000:"Pr medi de la cual se dicta la Ley General de Archivs y se dictan tras dispsicines. - Decret 1080 de 2015: Artícul 2.8.2.5.8. Instruments archivístics para la gestión dcumental. 7. METODOLOGÍA El prces de reprgrafía se entiende cm el cnjunt de técnicas, cm la ftgrafía, el ftcpiad, la micrfilmación y la digitalización, que permiten cpiar duplicar dcuments riginalmente cnsignads en papel 1. 7.1. Prces técnic de reprgrafía - Digitalización. a. Características de la digitalización. La digitalización es una Técnica que permite la reprducción de infrmación que se encuentra guardada de manera analógica (Sprtes: papel, vide, casetes, cinta, película, micrfilm y trs) en una que sól puede leerse interpretarse pr cmputadr 2. Básicamente cnsiste en cnvertir una imagen analógica (papel micrfilm) a imágenes digitales (cers y uns) para ser interpretada en la pantalla de un cmputadr. b. Cndicines técnicas previas. Ls dcuments smetids a este prces deben cumplir cn las siguientes cndicines: Debe tener cm dispsición final I (imágenes), en las tablas de retención tablas de valración dcumental. Ls dcuments smetids a este prces, requieren de una recuperación inmediata debid al deterir inminente del material. 1 Archiv General de la Nación. Acuerd 027 de 2006. 2 Ibid.

Dcuments histórics, cn el fin de preservar el sprte riginal. N bstante, el dcument de carácter históric n será eliminad aun cuand haya sid reprducid técnicamente. El dcument digitalizad, n deberá baj ninguna circunstancia perder el víncul archivístic. Ls prcess de digitalización deberán ser aprbads pr el Cmité de Desarrll Administrativ del Institut. c. Prces técnic. Ls dcuments smetids a digitalización deben cumplir cn el siguiente prces técnic: Ls dcuments deben estar previamente preparads (desempastads, sin ganchs, limpis, rdenads y fliads). Se deben definir previamente ls camps de indexación para su psterir recuperación. Ls metadats mínims para la recuperación de infrmación, deben cntemplar aspects de cntenid, de estructura y de cntext. Ls dcuments se digitalizarán en frmat PDF. La reslución de imágenes será de 200 dpi. Ls dcuments en grandes frmats, smetids a digitalización deberán ser reprducids de frma manual. Después de cada lte de dcuments digitalizads, se deberá calibrar el equip de digitalización. d. Preservación de la infrmación. Se debe hacer un prces de lectura rebbinad de ls materiales (discs cds), para mantener actualizada la infrmación; en cas de requerirse se harán prcess de migración, emulación refreshing de ls materiales, cn el fin de mantener accesible la infrmación. 7.2. Prces de Micrfilmación a. Características de la micrfilmación. La micrfilmación es una técnica que permite registrar ftgráficamente dcuments cm pequeñas imágenes en

película de alta reslución 3. Cnsiste básicamente en ftgrafías de ls dcuments y es el mecanism de reprducción de mayr aceptación legal en Clmbia. b. Cndicines técnicas previas. Ls dcuments smetids a este prces deben cumplir cn las siguientes cndicines: Debe tener cm dispsición final I (reprducción técnica en imágenes), en las tablas de valración dcumental. Ls dcuments smetids a este prces, requieren de una recuperación inmediata debid al deterir inminente del material. Dcuments histórics, cn el fin de preservar el sprte riginal. N bstante, el dcument de carácter históric n será eliminad aun cuand haya sid reprducid técnicamente. Ls prcess de micrfilmación deberán ser aprbads pr el Cmité de Desarrll Administrativ del Institut. c. Prces técnic. Ls dcuments smetids a digitalización deben cumplir cn el siguiente prces técnic: Ls dcuments deben estar previamente preparads (desempastads, sin ganchs, limpis, rdenads y fliads). Se deben definir previamente ls camps de indexación para su psterir recuperación. Ls dcuments en grandes frmats, smetids a micrfilmación deberán ser reprducids de frma manual. Después de cada lte de dcuments micrfilmads, se deberá calibrar el equip de digitalización. d. Preservación de la infrmación. Se debe hacer un prces de lectura rebbinad de ls materiales (rlls de micrfilmación), para mantener actualizada la infrmación; en cas de requerirse se harán prcess de migración, emulación refreshing de ls materiales, cn el fin de mantener accesible la infrmación. 3 Ibid

7.3. Impresión y Ftcpiad a. Característica del dcument. El dcument impres, surte su trámite nrmal hasta que frma parte de la reslución de un asunt (expediente), y debe cumplir cn cndicines técnicas mínimas que perduren en el tiemp, según l establecid en las tablas de retención dcumental. Muchas veces se imprimen ftcpian dcuments en materiales que n perduran en el tiemp. b. Cndicines técnicas previas. Ls dcuments de carácter históric, se deben imprimir en hjas bnd blanc. N se deben imprimir dcuments riginales en papel reciclable. N se deben firmar dcuments en tintas de clres diferentes al negr. Las maquinas ftcpiadras deben ser calibradas cn regularidad para evitar manchas smbras en las cpias realizadas. c. Prces técnic. La impresión de ls dcuments debe estar acrde cn la imagen crprativa del Institut. Se debe hacer us de impresras que garanticen que las tintas n se brrarán mancharán en el tiemp. Ls dcuments de carácter históric según las tablas de retención deben ser impresas en papel y tinta de alta calidad. Sl se debe usar papel reciclad para imprimir dcuments brradr. 8. RECURSOS. a. Recurs Human.

Para prcess masivs de digitalización, se debe cntar cn persnal especializad, que generalmente es suministrad pr empresas especializadas en la materia. b. Recurss tecnlógics - Escáner cn alta reslución para la digitalización. - Equips de lectura de imágenes digitales. - Impresras de alta calidad de impresión. c. Recurss financiers La Subdirección Administrativa y Financiera, suministrará ls recurss que se requieran para la adquisición de ls recurss tecnlógics la cntratación de servicis de digitalización y/ micrfilmación. 9. CRONOGRAMA La Crdinación de Gestión Dcumental del Institut debe implementar un crngrama anual que invlucre actividades de digitalización y/ micrfilmación, así cm limpieza y renvación de materiales de almacenamient, si es el cas. 10. RESPONSABLES. La Subdirección Administrativa y Financiera es la dependencia respnsable del prces de Gestión Dcumental.

11. ROLES. - Prductr de dcuments. Debe indicar al administradr de Archiv de Gestión, la naturaleza del material, para btener dats de descripción. - Administradr de archiv de gestión. Debe pririzar el lte de dcuments que serán smetids a digitalización y/ micrfilmación. - Administradr de archiv central. Debe asegurar las cndicines de almacenamient, dispsición de elements de lectura y reprducción, y acces a ls dcuments.