DIRECCIÓN DE CONTROL DEL SECTOR DE LA ECONOMÍA SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS (SUDESEG) PROCESOS DE SELECCIÓN DEL PERSONAL, REMUNERACIÓN Y BENEFICIOS SOCIOECONÓMICOS La Superintendencia de Seguros SUDESEG, (Gaceta Oficial Nº 4.865 Extraordinario del 08-03-95), es un servicio autónomo de carácter técnico, sin personalidad jurídica, adscrito al Ministerio del Poder Popular para Economía y Finanzas, que funge como organismo de prevención, regulación, supervisión, fiscalización, control y asesoría en la actividad aseguradora desarrollada en el país, a los fines de asegurar el adecuado desempeño, fortalecimiento y estabilidad del sector, proporcionándoles seguridad y confianza a los tomadores, contratantes, asegurados y beneficiarios en la búsqueda del bienestar social. La estructura organizativa de la SUDESEG, contenida en su Reglamento Interno, (Gaceta Oficial Nº 5.160 Extraordinario del 28-07-97), está integrada por los Despachos del Superintendente y Superintendente Adjunto; así como, por las Oficinas de Administración, Atención al Público, Informática, Recursos Humanos y las Direcciones de Auditoría, Actuarial, y Legal. Corresponde a la Oficina de Recursos Humanos, entre otras atribuciones, planificar, coordinar y ejecutar los programas de clasificación y remuneración de cargos, reclutamiento y selección, registro y control, adiestramiento, evaluación de desempeño, bienestar social y del programa de relaciones laborales de la Superintendencia. Alcance y objetivos específicos La actuación estuvo orientada a determinar el cumplimiento, en el proceso de selección del personal, de las técnicas, normas y procedimientos exigidos en la Ley Orgánica del Trabajo, la Ley del Estatuto de la Función Pública, Reglamentos emanados del Ministerio del Poder Popular para la Planificación y Desarrollo y demás normativas legales y sublegales que regulen la materia; verificar el respaldo y fomento de la ejecución de programas de capacitación, adiestramiento y evaluación del desempeño y; comprobar la exactitud, legalidad, veracidad y sinceridad del registro presupuestario y contable de las erogaciones por concepto de remuneraciones de personal, así como de las obligaciones contractuales y legales derivadas de la normativa que rige la materia, llevado a cabo por la Superintendencia de Seguros (SUDESEG) a través de la oficina de recursos humanos, durante el ejercicio económico financiero 2008. En tal sentido, de 260 empleados (123 fijos, 83 contratados y 54 obreros) correspondientes a la nómina del 31-12-2008, se consideró una muestra estratificada de 83 expedientes de personal (31,92 %), conformada de la siguiente manera: (18 fijos, 25
contratados y 40 obreros). Asimismo, a efectos de la comprobación de los pagos por concepto de remuneración y beneficios socioeconómicos, como: Seguro Social Obligatorio, Fondo de Ahorro Habitacional, Caja de Ahorros y Fondo de Jubilaciones y Pensiones, de los empleados y obreros, se consideraron los pagos efectuados por tales conceptos durante el ejercicio objeto de evaluación. Observaciones relevantes No se evidenció la aprobación, por parte de la máxima autoridad de la SUDESEG, de los manuales de normas y procedimientos relativos a los procesos de programación e implementación del adiestramiento al personal, evaluación del desempeño, pago de nómina y demás beneficios de los empleados y obreros, conformación de expedientes de personal, así como, del Manual Descriptivo de Cargos, debido a que estos se encuentran en proceso de elaboración por la unidad de organización y sistemas de la oficina de administración del organismo; no obstante, este Máximo Órgano de Control constató que los manuales de procedimientos relativos a la selección e ingreso, así como, el de ascensos en la carrera administrativa, fueron aprobados tanto por el Viceministerio de Planificación y Desarrollo, como por la Superintendente de Seguros. Al respecto, el artículo 22 de las Normas Generales de Control Interno (Gaceta Oficial Nº 36.229 del 17-06-97), señala: Los manuales técnicos y de procedimientos deben ser aprobados por las máximas autoridades jerárquicas de los organismos y entidades, en concordancia con lo previsto en el artículo 31 del Reglamento Interno de la SUDESEG, (Gaceta Oficial Nº 5160 del 28-07-97), que dispone: Se faculta al Superintendente de Seguros para organizar técnica, funcional, administrativa y financieramente a la Superintendencia de Seguros, dictar las normas y adoptar las medidas que correspondan en todo lo relacionado a la materia de esta resolución. Como consecuencia de lo antes señalado, se favorece la discrecionalidad en la aplicación de los procedimientos, al no contar con instrumentos que garanticen la uniformidad de los procesos administrativos y definan con claridad las funciones de cada cargo, su nivel de autoridad, responsabilidad y relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa, a fin de que la actividad de la Administración Pública se desarrolle con base en los principios de economía, celeridad, simplicidad administrativa, eficacia, objetividad, imparcialidad, honestidad, transparencia, buena fe y confianza, previstos en los artículos 10 y 12 de la Ley Orgánica de la Administración Pública, (Gaceta Oficial Nº 5.890 del 31-07- 2008). 2
No existe el Registro de Estructura de Cargos del año 2008, contrario a lo previsto en el punto 27 de los Lineamientos Generales para el Trámite del Registro de Estructura de Cargos (REC) del Ejercicio Fiscal 2007, según la Circular Nº 197 del 15-02-2007, emanada del Ministerio del Poder Popular para la Planificación y Desarrollo, que señala: A partir del ejercicio fiscal 2008, el Registro de Estructura de Cargos (REC) tendrá como base la nómina al 31 de diciembre de cada año y deberá ser presentado formalmente ante este Ministerio antes del 31 de enero de cada año ; no obstante, este Órgano de Control evidenció la existencia de documentos que avalan las gestiones efectuadas por la SUDESEG ante la Dirección General de la oficina de recursos humanos del Ministerio del Poder Popular para Economía y Finanzas, desde el 12-03-2008 hasta el 04-03-2009, solicitando el REC del año 2008, aprobado por el Viceministerio de Planificación y Desarrollo Institucional del Ministerio del Poder Popular para la Planificación y Desarrollo, sin que a la fecha (08-05- 2009) hayan recibido respuesta a dicho requerimiento. Durante el ejercicio fiscal 2008, no se realizaron concursos públicos para el ingreso de personal a cargos de carrera, no obstante al 31-12-2008 existen 43 cargos de carrera vacantes. Al respecto, la Ley del Estatuto de la Función Pública (Gaceta Oficial Nº 37.522 del 06-09-2002), en sus artículos 41 y 42, dispone la obligación que tienen las Oficinas de Recursos Humanos de realizar los concursos públicos para el ingreso de los funcionarios o funcionarias públicos de carrera y llevar un registro de elegibles a los cuales se le dará mayor publicidad; en concordancia con el artículo 146 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial Nº 5.453 Extraordinario del 24-03-2000), que señala: El ingreso de los funcionarios públicos y las funcionarias públicas a los cargos de carrera será por concurso público, fundamentado en principios de honestidad, idoneidad y eficiencia ; y la Norma 4.13.2 del Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central Reclutamiento y Selección de Personal (Gaceta Oficial Nº 38.282 del 28-09-2005), que refiere: Los organismos o entes públicos deben seleccionar los recursos humanos requeridos para el exitoso desarrollo de las funciones y actividades de la entidad, a través de una estrategia óptima de reclutamiento y selección de personal, teniendo en cuenta los requisitos exigidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y por el Manual Descriptivo de Cargos, emitido por el Viceministerio de Planificación y Desarrollo Institucional del Ministerio del Poder Popular para Planificación y Desarrollo. Esta situación tiene su origen en la falta de un plan de personal, lo que conlleva a la contratación de personal que desempeña funciones que se encuentran previstas para cargos de carrera. 3
Se determinó que 14 contratados desempeñan funciones que se encuentran previstas para cargos contemplados en el Manual Descriptivo de Cargos, contrario a lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley del Estatuto de la Función Pública, que refiere que se prohibirá la contratación de personal para realizar funciones correspondientes a los cargos previstos en la Ley del Estatuto; situación que tiene su origen en la falta de realización de los concursos públicos para ingreso de Personal con cargo de funcionario de carrera, y conlleva a no garantizar la estabilidad laboral al personal en condición de contratado. Se evidenció que 20 empleados (11 fijos, 6 obreros y 3 contratados) tienen vacaciones vencidas, pagadas y no disfrutadas, de los cuales 4 tienen pendiente de disfrute los períodos 2006-2007 y 2007-2008, y los 16 restantes no han disfrutado el último período señalado, contrario a lo establecido en el artículo 24 de la Ley del Estatuto de la Función Pública y 219 de la Ley Orgánica del Trabajo, (Gaceta Oficial Nº 5.052 Extraordinario del 19-06-97); esta situación se origina por la falta de seguimiento y control por parte de la dependencia responsable del recurso humano, del cumplimiento del cronograma de vacaciones, lo que puede ocasionar que el Servicio erogue por concepto de vacaciones, ya pagadas pero no disfrutadas, un monto calculado no sobre la base del salario devengado para el momento en que nació el derecho, sino al salario que se devengue al momento de la terminación de la relación laboral, originando gastos adicionales. La Convención Colectiva Marco de la Administración Pública Nacional 2003-2005, se encuentra vencida desde hace cuatro años, contrario a lo previsto en la Cláusula Cuadragésima Primera de dicha convención, situación que tiene su origen en la falta de acuerdo entre las partes interesadas y trae como consecuencia que se limite, por una parte, a los trabajadores del sector, en la presentación de propuestas que mejoren los beneficios socioeconómicos, y por la otra a los organismos o entes públicos, al momento de favorecer las condiciones contractuales de sus empleados. Se determinaron sobregiros por Bs.F. 339,64 mil, en las partidas de aportes patronales a empleados, contratados y obreros, correspondientes a los siguientes conceptos: Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), Fondo de Jubilaciones, Fondo de Seguro de Paro Forzoso, Fondo de Ahorro Habitacional y Caja de Ahorro, debido a fallas en el seguimiento y control de la ejecución presupuestaria y a la inexistencia de un sistema integrado de gestión administrativa que permita integrar y automatizar los procesos administrativos. Al respecto, el punto 4.9.2 Registro y Ejecución Presupuestaria del Manual de Normas antes citado, señala: Cada organismo de la administración central y 4
descentralizada funcionalmente debe registrar y controlar en el sistema de información sus operaciones de ejecución presupuestaria, para lo cual debe existir una unidad responsable de tales registros, la cual controlará la ejecución del presupuesto. Antes de contraer compromisos los responsables de la ejecución presupuestaria deberán, verificar que el gasto tenga disponibilidad presupuestaria y financiera al momento de la operación la situación descrita no garantiza la exactitud, cabalidad y veracidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. Conclusiones De la evaluación realizada en la Superintendencia de Seguros (SUDESEG), relacionada con el sistema de administración de personal, se determinaron fallas de control interno que no garantizan el cumplimiento de los requisitos formales exigidos en la Ley Orgánica del Trabajo, Ley del Estatuto de la Función Pública, Reglamentos emanados del Ministerio del Poder Popular para la Planificación y Desarrollo y demás normativas legales y sublegales que regulan la materia, lo que impide promover la eficiencia de las operaciones y la consecución de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas, objetivos y metas de la Superintendencia, entre éstas cabe destacar: la inexistencia de políticas, normas y procedimientos formalmente aprobados; debilidades en el proceso de planificación del recurso humano, reclutamiento y selección del personal, vinculadas con la falta de convocatoria de los concursos públicos para el ingreso de personal que ocupa cargos de carrera y; falta de seguimiento y control al cronograma de vacaciones de los funcionarios de la Superintendencia. Recomendaciones Se insta al Director de la Oficina de Recursos Humanos de la SUDESEG a considerar lo siguiente: Realizar las gestiones necesarias para someter a consideración y aprobación, por parte de la Máxima Autoridad de la Superintendencia de Seguros, los Manuales de Normas y Procedimientos relativos al área de recursos humanos. Implantar mecanismos que permitan a la Superintendencia, llevar a cabo con apego al marco jurídico vigente, los procesos de selección, evaluación, capacitación y adiestramiento del personal requerido para el exitoso desarrollo de las funciones de la SUDESEG. 5
Continuar con las acciones necesarias para la aprobación del Registro de Estructura de Cargos (REC), ante las Máximas Autoridades del Ministerio. Aplicar controles que permitan llevar un seguimiento del cronograma de vacaciones del personal. Realizar las gestiones necesarias para someter a discusión la Convención Colectiva Al Director de la Oficina de Administración: Proponer la implementación de un sistema integrado de gestión administrativa, que le permita llevar el seguimiento y control del registro de las operaciones de Ejecución Presupuestaria y Financiera. Realizar mesas de trabajo con el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, que le permitan regularizar el registro e inscripción de los funcionarios que a la fecha no están registrados en el sistema. 6