Manual de usuario Colegios Oficiales de Médicos Certificado electrónico de idoneidad profesional
INTRODUCCIÓN... 3 REPORTE DE INCIDENCIAS... 4 SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE IDONEIDAD PROFESIONAL... 5 Pantalla de inicio... 5 Seleccionar tipo certificado administrativo... 5 Formulario de solicitud... 6 1) Sección Datos colegiado... 7 2) Sección Procedimiento... 9 3) Sección Colegiación... 10 i. Certificado Colegio actual o del último en el que ha estado colegiado... 10 ii. Certificado único (varios Colegios)... 11 4) Sección Formación Académica... 12 5) Sección Información adicional... 13 6) Firmar electrónicamente la solicitud... 14 HISTORIAL DE SOLICITUDES REALIZADAS... 15 Detalle de la solicitud... 16 APROBACIÓN DE UNA SOLICITUD REALIZADA POR UN MÉDICO COLEGIADO... 17 SOLICITUD CON ERRORES EN EL REGISTRO... 18 HISTORIAL DE CERTIFICADOS DE IDONEIDAD PROFESIONAL... 19 Detalle del certificado... 19 ANEXOS... 21 I. ERRORES EN LOS DATOS CARGADOS DEL REGISTRO... 21 II. CONFIGURACIÓN DE EQUIPOS... 22 Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 2
INTRODUCCIÓN En el presente manual se describe el funcionamiento de la plataforma de certificados electrónicos, explicando detalladamente el trámite de solicitud y aprobación de certificados de idoneidad profesional. La aplicación es accesible desde este enlace: https://certificados.cgcom.es/ Los objetivos de la plataforma de certificados electrónicos son los siguientes: Presentación electrónica de las solicitudes de nuevos certificados de idoneidad profesional. Validación y aprobación de solicitudes de certificados de idoneidad profesional realizadas por médicos colegiados. Permite gestionar el histórico de solicitudes tramitadas. Permite verificar la autenticidad de los certificados electrónicos. Para acceder a la aplicación web se necesita disponer de un certificado de administrativo. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 3
REPORTE DE INCIDENCIAS El reporte de las incidencias se realizará mediante el envío de un correo electrónico a la dirección de correo soportecolegiosmedicos@cgcom.es. Para identificar el tipo de incidencia, el asunto del correo electrónico deberá comenzar por Certificados Electrónicos:. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 4
SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE IDONEIDAD PROFESIONAL Pantalla de inicio Para acceder a la plataforma se necesita disponer de un certificado de administrativo. Una vez autenticado correctamente, se accede a una pantalla como la siguiente desde la que el administrativo puede iniciar el trámite de solicitud haciendo clic en el enlace Solicitud certificado administrativo : Seleccionar tipo certificado administrativo Se debe escoger dentro de las opciones presentes en el listado la de Certificado de idoneidad profesional y pulsar en el botón Solicitar para iniciar el trámite de solicitud. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 5
Formulario de solicitud El formulario de solicitud está estructurado en varias secciones: Datos colegiado : datos personales del colegiado Procedimiento : indicar si está inhabilitado o no Colegiación : seleccionar dentro del histórico de colegiación los datos que se quieren incluir en el certificado. Formación académica : datos académicos del colegiado Información adicional : datos específicos de la solicitud como el motivo, el ámbito de trabajo, correo al que enviar el certificado, etc. Una vez cumplimentados correctamente todos estos datos, y tras firmar electrónicamente la solicitud, se emite el certificado y se envía por correo electrónico a las direcciones de correo electrónico configuradas, así como a las entidades extranjeras seleccionadas, si así se solicita. A continuación se detalla cada una de estas secciones. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 6
1) Sección Datos colegiado En esta sección se deben rellenar los datos personales del colegiado. En la parte superior de la ventana aparece un buscador que nos permite cargar los datos del colegiado. Estos datos se obtienen desde el Registro del CGCOM. Para realizar la búsqueda de un médico colegiado se debe introducir el documento de identificación o el número de colegiado, y hacer clic en el botón Buscar. Si existe registrado un médico colegiado con la información introducida, se cargarán todos sus datos del Registro del CGCOM, y se autocompletará el formulario con los datos obtenidos: Estos datos no pueden ser modificados desde la plataforma de certificados. Si algún dato fuese incorrecto o estuviese incompleto, se deberá modificar en el Registro del CGCOM. En caso de no encontrase ningún médico colegiado con el criterio de búsqueda introducido, se mostrará un mensaje en pantalla: Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 7
Una vez cargados correctamente los datos del médico colegiado desde Registro, se debe rellenar en la parte inferior de la pantalla la siguiente información: País de nacimiento Nacionalidad Dirección profesional Haciendo clic en el botón Continuar se avanzará a la siguiente sección, siempre que los datos introducidos sean válidos. Si algún campo obligatorio no ha sido debidamente cumplimentado, se mostrará en pantalla un aviso indicando que dicho campo debe ser corregido antes de continuar con el proceso de solicitud. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 8
2) Sección Procedimiento Se debe indicar si el médico colegiado está inhabilitado o no. Si actualmente no se encuentra inhabilitado se debe hacer clic en el botón continuar : En el caso de que el médico colegiado esté inhabilitado, no se podrá solicitar el certificado de idoneidad profesional, mostrándose un aviso en pantalla: Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 9
3) Sección Colegiación En la parte superior de esta ventana se debe seleccionar si se solicita el certificado con la información de colegiación únicamente de su Colegio, o bien, seleccionar que se solicita un Certificado único de varios Colegios. i. Certificado Colegio actual o del último en el que ha estado colegiado En el certificado se incluirá únicamente la información de colegiación del Colegio actual, o del último Colegio en el que ha estado colegiado en caso de que el colegiado se encuentre en estado de BAJA. Si ha estado colegiado en diferentes períodos de tiempo en el Colegio, aparecerán diferentes filas en esta tabla: Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 10
ii. Certificado único (varios Colegios) El administrativo del Colegio deberá seleccionar del listado todos los Colegios cuya información quiera que aparezca en el certificado de idoneidad. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de un certificado único de un médico colegiado en el que aparecerá el histórico de colegiación con los datos de los Colegios de Segovia y Madrid. Debajo del listado de Colegios hay dos tablas en las que se deben indicar los diferentes números de colegiados y/o los documentos identificativos que ha tenido el médico colegiado en los otros Colegios. Los datos del histórico de colegiación se obtienen del Registro del CGCOM. Cuando se detecten errores en estos datos podrá seleccionar la opción de notificar los errores mediante un correo electrónico a el/los Colegios que deban realizar las correcciones como se indica en el apartado SOLICITUD CON ERRORES EN EL REGISTRO. Para avanzar en el proceso de solicitud se debe hacer clic en Continuar. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 11
4) Sección Formación Académica En el listado de especialidades se muestra la información del médico colegiado que ha sido cargada del Registro del CGCOM. Si este listado es incorrecto contacte con el CGCOM para actualizar el Registro. En esta pantalla deben indicarse los datos referentes a la formación académica del colegiado: Título de formación básica en Medicina Año de consecución País Universidad Tras rellenar todos los campos, hacer clic sobre el botón Continuar. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 12
5) Sección Información adicional En esta sección se indicará información adicional necesaria para solicitar el certificado de idoneidad profesional: En la parte superior se debe indicar el ámbito de trabajo, el carácter y el motivo de la solicitud del certificado. Seleccionar el/los idiomas en los que se solicita el certificado. Indicar una o varias direcciones de correo electrónico a las que enviar una copia de la solicitud y un duplicado del certificado electrónico una vez haya sido emitido. Indicar si se quiere enviar un duplicado del certificado a alguna entidad extranjera. Para ello seleccionar uno o varias del listado. Seleccionar el país de destino y el tiempo de estancia. Antes de finalizar la solicitud conviene hacer una previsualización del certificado de idoneidad para comprobar que los datos que incluye son correctos. Para ello se debe seleccionar un idioma y hacer clic en el botón Previsualizar : Una vez completado este último paso, se debe hacer clic en el botón Finalizar, iniciándose el proceso de firma electrónica de la solicitud. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 13
6) Firmar electrónicamente la solicitud La solicitud del nuevo certificado electrónico de idoneidad profesional deberá ser firmada electrónicamente. Para ello el administrativo deberá permitir la ejecución del applet de firma, introducir la contraseña de su certificado y finalizar el trámite. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 14
HISTORIAL DE SOLICITUDES REALIZADAS Para acceder al listado con el histórico de solicitudes de certificados electrónicos, se debe hacer clic en la opción Buscar solicitudes de certificados administrativos de la página de inicio. En esta Página se muestra una tabla con todas las solicitudes realizadas tanto por los médicos colegiados como por los administrativos de un Colegio: En la tabla se pueden ver diferentes estados en los que se puede encontrar una solicitud: SOLICITADA : solicitud realizada por un médico colegiado. Pendiente de aprobación por parte del Colegio. RESUELTA : solicitud validada y aprobada por el Colegio, certificado generado. RECHAZADA : solicitud realizada por un médico colegiado rechazada por el Colegio. ERRORES : no se ha podido completar la solicitud por errores en los datos del colegiado. Se necesita la corrección de los datos en el Registro del CGCOM por parte de algún Colegio. CANCELADA : solicitud realizada por un administrativo cancelada por el Colegio. Para ver el detalle de una solicitud hay que hacer clic sobre la fila de la tabla correspondiente. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 15
Detalle de la solicitud En el detalle de una solicitud se mostrará la siguiente información: Datos del médico colegiado solicitante. Datos del administrativo que ha realizado la solicitud introduciendo los datos de un médico colegiado. Datos de la solicitud, muestra el formulario de solicitud con toda la información rellenada. En función del estado en el que se encuentre una solicitud se deberá: APROBAR : cuando la solicitud ha sido rellenado por un médico colegiado, un administrativo del Colegio deberá verificar y aprobar dicha solicitud. Una vez aprobada se genera el certificado electrónico. RECHAZAR : cuando la solicitud ha sido rellenado por un médico colegiado y el administrativo verifica que no son correctos los datos que ha rellenado en su solicitud, entonces debe rechazar dicha solicitud para que no se genere el certificado. REANUDAR : si la solicitud se encuentre en estado ERRORES porque durante la solicitud se han encontrado errores en el Registro, entonces el administrativo podrá reanudar la solicitud, recuperando la información que introdujo previamente, y finalizando el trámite si los errores han sido corregidos por el/los Colegios implicados. CANCELAR : si la solicitud se encuentre en estado ERRORES y el administrativo del Colegio quiere no finalizar dicha solicitud, podrá cancelarla para que no se genere el certificado electrónico. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 16
APROBACIÓN DE UNA SOLICITUD REALIZADA POR UN MÉDICO COLEGIADO Para que se generen los certificados electrónicos de idoneidad profesional un administrativo del Colegio deberá validar y aprobar cada una de las solicitudes que lleguen al Colegio. Cuando un médico colegiado finalice una solicitud, el Colegio recibirá una notificación electrónica a la cuenta de correo indicada. También se puede acceder a un listado en el que consultar el estado de todas las solicitudes del Colegio. Si la solicitud se encuentra en estado SOLICITADA el administrativo deberá validar los datos, y si son correctos, aprobar dicha solicitud para que se genere el certificado de idoneidad profesional. Para ello deberá hacer clic en el botón Aceptar y firmar y firmar electrónicamente esta acción: Desde la ventana de detalle también se puede rechazar la solicitud y/o descargar un fichero en formato PDF con el contenido del formulario de solicitud. Una vez aprobada y firmada electrónicamente esta acción, el certificado electrónico de idoneidad profesional es generado. También se enviará a las direcciones de correo electrónico que se indicaron en la solicitud un duplicado del certificado de idoneidad profesional. Del mismo modo, si seleccionó alguna entidad extranjera, se les enviará el duplicado del certificado de idoneidad profesional. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 17
SOLICITUD CON ERRORES EN EL REGISTRO Si durante la solicitud del certificado de idoneidad profesional se detectasen errores en los datos que hay en el Registro de alguno de los Colegios que intervienen en la generación del certificado, se mostrará un aviso por pantalla indicando el nombre del Colegio y el error que presenta. Estos mensajes se mostrará en una tabla de una ventana emergente que incluirá dos botones: Notificar errores : envía un correo electrónico automáticamente a cada uno de los Colegios que presenten errores indicándoles lo que deben hacer, y también guardará la solicitud con los valores que se han introducido hasta el momento, quedando la solicitud en el estado ERRORES a la espera de que los Colegios corrijan los datos en el Registro del CGCOM. Cancelar : no envía ninguna notificación ni almacena la solicitud, únicamente cierra la ventana emergente y permite modificar los datos de la solicitud. Sobre las solicitudes que se encuentran en estado ERRORES se pueden realizar dos acciones: Reanudar solicitud : la aplicación enviará un correo electrónico a la dirección de correo proporcionada por el Colegio indicando que ya se puede reanudar la solicitud porque los datos del Registro han sido subsanados por los otros Colegios. Al reanudar la solicitud se cargan todos los valores previos que se hubiesen rellenado, permitiendo continuar con la solicitud del certificado. Cancelar solicitud : cancela la solicitud pendiente pasando a estar en estado CANCELADA y sin generarse el certificado electrónico. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 18
HISTORIAL DE CERTIFICADOS DE IDONEIDAD PROFESIONAL Para acceder al listado que muestra todo el histórico de certificados de idoneidad que ha solicitado un Colegio, se debe acceder al enlace Historial certificado administrativo. En esta nueva pantalla se muestra una tabla con todos los certificados que se han generado por un Colegio y el estado en el que se encuentran. Los posibles estados que aparecen en esta listado son: En vigor : el certificado se encuentra actualmente en vigor, y por tanto sigue siendo válido. Revocado : el certificado ha sido revocado por un administrativo del Colegio. Este certificado ya no tiene ninguna validez desde la fecha en la que fue revocado. Expirado : han pasado 90 días desde la generación del certificado y por tanto ha expirado. Este certificado ya no tiene validez. Para acceder al detalle de un certificado es necesario hacer clic sobre la fila de la tabla correspondiente. Detalle del certificado Esta pantalla muestra el detalle del certificado de idoneidad seleccionado. Se muestra la siguiente información: Estado : estado en el que se encuentra el certificado. Fecha de generación : fecha en la se generó el certificado y desde la que tiene validez. Código de verificación electrónica (CVE) : es el identificador único del certificado y el que se utiliza para verificar su autenticidad y estado desde la página de verificación. Resumen de la solicitud : información de los datos del colegiado interesado, del administrativo que ha rellenado o aprobado la solicitud, y el formulario de solicitud completo Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 19
En la parte superior se muestra una barra de botones con las diferentes acciones que se pueden realizar sobre los certificados de idoneidad según el estado en el que se encuentren: Anular/revocar : este botón permite anular/revocar un certificado de idoneidad que se encuentra actualmente en vigor. Desde el momento en el que se revoque un certificado pierde su validez. Descargar certificado : este botón permite descargar el fichero PDF del certificado de idoneidad generado. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 20
ANEXOS I. ERRORES EN LOS DATOS CARGADOS DEL REGISTRO En cada solicitud de un certificado de idoneidad profesional se realizan varias consultas en el Registro del CGCOM. Estos datos consultados son actualizados a diario por cada uno de los Colegios Oficiales de Médicos de España. Si el resultado de estas consultas es correcto, se muestran en pantalla los diferentes datos obtenidos. Si por el contrario se detectan errores en los datos que se han comunicado al CGCOM, se mostrará en pantalla un mensaje indicando el error que se ha detectado. A continuación se detallan algunos de los avisos que se muestran en la aplicación al detectarse errores en los datos cargados durante la solicitud: MENSAJE El colegiado se encuentra ACTIVO en varios Colegios. Revise la fecha de ALTA del colegiado en su Colegio Períodos de colegiación incorrectos. CAUSA No se ha comunicado correctamente la BAJA desde el Colegio de procedencia. Es necesario revisar las fechas de BAJA registradas. Existe más de una fecha de alta para el Colegio que solicita el certificado. Revisar que los períodos de colegiación del colegiado son correctos y no existe más de una fecha de ALTA en un mismo período de colegiación. Los períodos de colegiación están incompletos o sus fechas no son correctas. Revisar las fechas de ALTA y BAJA para cada período de colegiación. Documento de identificación incorrecto El documento de identificación registrado no es válido. Revisar la ficha del colegiado y verificar el documento de identificación. No existe información del colegiado en este Colegio No se ha podido cargar los datos del colegiado con el documento de identificación o el número de colegiado indicado. Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 21
II. CONFIGURACIÓN DE EQUIPOS Existen diferentes páginas de ayuda para la configuración de los equipos a la hora de trabajar con la firma electrónica. Para acceder al índice de la ayuda ir a este enlace: https://certificados.cgcom.es/ayuda/indice Los pasos que hay que seguir para configurar un equipo desde cero son estos, en el orden en el que aparecen en la siguiente lista: Instalación de Java: o http://www.java.com/es/download/ En Windows la versión que se recomienda instalar de Firefox es la 41. En este enlace se explican todos los pasos para su instalación: o http://certificados.cgcom.es/ayuda/instalar_firefox Instalación y configuración del lector de tarjetas: o http://certificados.cgcom.es/ayuda/configurar_lector_tarjetas Una vez configurado lo anterior, comprobar los permisos de ejecución de la aplicación en el navegador. Ejemplo para Firefox: o http://certificados.cgcom.es/ayuda/errores_firma?id=comprobarpermisos Si Java bloquea la ejecución de la aplicación seguir estos pasos: o http://certificados.cgcom.es/ayuda/errores_firma?id=appbloqueada Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos 22