1 REPÚBLICA DE COSTA RICA PODER JUDICIAL -UNIDAD EJECUTORA- PRÉSTAMO BID 1377/OC-CR PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL NO. 97-06 CONTRATACIÓN DE UNA CONSULTORÍA PARA EL ESTABLECIMIENTO DE LA SOLUCIÓN PARA LA ATENCIÓN DE USUARIOS QUE REALIZA LA CONTRALORÍA DE SERVICIOS DEL PODER JUDICIAL Y AMPLIACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN DE USUARIOS DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN. INVITACIÓN El Programa de Modernización de la Administración de Justicia, requiere contratar servicios para atender el tema arriba señalado, el cual forma parte de la Segunda Etapa del. 1. La Unidad Ejecutora del Programa de Modernización Poder Judicial - BID, recibirá ofertas por escrito hasta las 10:00 horas del día 18 de julio del 2006, por parte de interesados en participar en este Concurso. 2. El costo de este concurso, se financiará con recursos del Préstamo No. 1377/OC-CR, otorgado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), al Gobierno de Costa Rica, razón por la cual los servicios a ofertar deben provenir de un país miembro del BID. 3. En la Unidad Ejecutora del Programa de Modernización Poder Judicial - BID, se encuentra a disposición de los interesados, la documentación respectiva, sin costo alguno. Si el interesado desea se le remita el documento vía correo electrónico, deberá solicitarlo vía fax o vía correo electrónico, indicando claramente la dirección a la cual se le debe remitir el respectivo documento. Adicionalmente, el pliego de condiciones puede ser obtenido desde nuestra página WEB, en un archivo formato pdf, sin necesidad de llenar formularios o algún requisito adicional. Cualquier otra información adicional, relativa al presente concurso podrá obtenerse en la siguiente dirección: Unidad Ejecutora del Programa de Modernización Poder Judicial - BID. Edificio de la Defensa Pública Sita 250 metros este Caja Costarricense de Seguro Social Ave. Segunda San José, Costa Rica. Teléfonos Nos. 211-9831 y 211-9833 Fax No. (506) 256-5668. E-mail: rarroyo@poder-judicial.go.cr / rchavesc@poder-judicial.go.cr www.poder-judicial.go.cr/bid
2 4. Los diferentes concursos promovidos por la Unidad Ejecutora del Programa de Modernización Poder Judicial - BID, se regirán por las Condiciones establecidas en la Ley No. 8273, "Ley del Préstamo", publicada en el Diario Oficial La Gaceta, el día 23 de mayo del 2002, Gaceta No. 98 y en forma supletoria la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento de Contratación Administrativa. San José, Costa Rica, 26 de mayo de 2006./rchc** / - Licda. Sonia Navarro Solano.- Directora Ejecutiva.
Condiciones Generales 3 DATOS DE LA INVITACIÓN 1. El Prestatario es el Poder Judicial, de la República de Costa Rica. 2. La Entidad Contratante es el Poder Judicial a través de la Unidad Ejecutora del Programa Poder Judicial- BID. 3. La Directora Ejecutiva de la Unidad Ejecutora es: Nombre: Sonia Navarro Solano. 4. El Período de Validez de las Propuestas será de: ciento veinte días naturales. 5. Las Monedas que se utilizarán en la Propuesta económica son: a) Moneda Nacional, el colón costarricense. b) Moneda(s) Extranjera(s), dólares de los Estados Unidos de Norteamérica o la moneda del país de origen del participante. 6. Las Obligaciones Tributarias que se apliquen, serán cubiertas por el adjudicatario. 7. Presupuesto autorizado: En el anexo B, se indica el presupuesto disponible para este concurso (procedimiento). 8. Plazo de ejecución: Los oferentes deberán ajustar sus propuestas para ser ejecutadas en el menor plazo posible 9. Forma de pago: Los pagos se realizarán contra hitos de control debidamente recibidos, conforme la propuesta y etapa de negociación. Sin embargo, el último pago no debe ser menor al 10% del valor de la consultoría y su pago se realizará contra el recibido a satisfacción por parte del Poder Judicial y de la no objeción del mismo, por parte del BID. 10. Moneda a cotizar y de pago: Si la nacionalidad del oferente es costarricense, podrá ofertar en dólares o en colones, sin embargo la moneda de pago será en colones costarricenses. Sí es extranjero, la moneda a utilizar, preferiblemente, será en dólares, moneda de los Estados Unidos de América, o la que el disponga en su oferta.
Condiciones Generales 4 GLOSARIO DE TÉRMINOS En este concurso, en donde se usen los siguientes términos (en las bases, de los formularios o en los términos de referencia), su significado se entenderá así: Término BID Calificación Comisión Evaluadora Contrato Significado Banco Interamericano de Desarrollo Proceso en el cual se evalúan las propuestas técnicas presentadas. Grupo de Profesionales y Técnicos asignados, para el estudio de las ofertas presentadas a Concurso; aplicando la Metodología de Calificación. El documento que firmarán el Poder Judicial y el adjudicatario, en el cual se establecen los derechos y obligaciones de las partes para la realización del objeto de contrato. Convenio Se refiere al Contrato de Préstamo Ley No. 8273, publicada en La Gaceta No. 98, del Jueves 23 de mayo del 2002. DI Financiamiento Garantías Oferta Económica Programa UEP Datos de la Invitación. Se refiere a los recursos que a título de Contribución, Crédito o cualquier otro, se destinen a operaciones de préstamo, cooperación técnica, proyectos pequeños, etc. Las fianzas otorgadas por los participantes para garantizar todas y cada una de las obligaciones contractuales. La información presentada por los oferentes sobre los costos para la ejecución del Contrato. Significa indistintamente el Programa o Proyecto de que trata el Contrato de Préstamo. Unidad Ejecutora del Programa
Condiciones Generales 5 Disposiciones reglamentarias. 1- Leyes, reglamentos y normas. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES Los diferentes Concursos promovidos para la Contratación de Firma Consultora, por la Unidad Ejecutora del Programa, se regirán por las condiciones establecidas en los Anexos A, B y C, según el objetivo del Concurso, del Contrato de Préstamo Ley No. 8273, publicada en La Gaceta No. 98, del Jueves 23 de mayo del 2002. En lo no previsto en la Ley del Préstamo, debe de aplicarse la normativa que establece la Ley de Contratación Administrativa, publicada en La Gaceta No. 110, Alcance No. 20, del Jueves 8 de junio de 1995 y el Reglamento de Contratación Administrativa, publicado en La Gaceta No. 62 del 28 de marzo de 1996, y sus reformas, las mismas serán aplicables en lo que corresponda al presente Concurso. En vista de lo cual deberá observarse con detenimiento el marco legal que rige para este Concurso. 2- Financiamiento. Se hace del conocimiento de los interesados que los concursos serán financiados con fondos del Préstamo BID No. 1377/OC-CR y que sólo se considerarán ofertas de servicios, si los miembros proceden de un país miembro del BID. 3- De la forma de presentación y recepción de las ofertas. 3-1. Las ofertas deberán ser presentadas en idioma español, en original y dos copias debidamente selladas y firmadas por la persona legalmente autorizada, indicando: número de teléfono, número de fax, número de cédula de identidad o Jurídica, así como la dirección completa del oferente. El original deberá estar escrito en papel común o de la empresa (membrete), al cual se le agregará un timbre de la Ciudad de las Niñas de 20.00 (veinte colones) y con fundamento en la Ley 7105 publicada en La Gaceta 226 del 28 de noviembre de 1988, artículo 55.d., Deberá aportarse un timbre de 200.00 (doscientos colones), tarifa única del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica. En aquellos casos que sea posible, se les solicita a los oferentes, la presentación en medio magnético (CD o Diskette), de la oferta; sin que esto signifique la no presentación del documento en la forma solicitada anteriormente. 3-2. Firma de las ofertas: a) Las ofertas deberán estar firmadas, por la persona legalmente autorizada, de acuerdo con las condiciones establecidas en las bases y especificaciones. b) Cuando el oferente concurra a través de apoderado legal o de representante de casas extranjeras, así deberá hacerlo constar, de manera que quede claramente establecida
Condiciones Generales 6 la identidad de la firma o persona que propone y la del agente a través de quién lo hace. Lo anterior deberá demostrarlo con los documentos correspondientes. 3-3. Implicaciones de la presentación de las ofertas: La presentación de la oferta implica el sometimiento del oferente a todas las disposiciones legales y reglamentaciones aplicables, y a las normas contenidas en las bases y especificaciones del Concurso, debiendo expresarse así en los documentos del pliego. El interesado debe garantizar bajo juramento que todos los datos consignados son veraces y exactos, asimismo que no le alcanzan ninguna de las prohibiciones contenidas en la Ley de Contratación Administrativa, Ley contra la Corrupción y enriquecimiento ilícito de la función pública y en general aquellas previstas por la legislación interna, y autoriza al BID, a la Comisión de Seguimiento y a la Unidad Ejecutora del Programa, para que pueda verificar, por los medios que se consideren pertinentes, la información suministrada, por lo que debe expresar en forma clara que acepta todos los términos de la presente licitación. La documentación deberá presentarse en las oficinas de la Unidad Ejecutora del Programa Poder Judicial - BID, sita en el quinto piso del Edificio de la Defensa Pública, Teléfonos 211-9832 y 211-9833. Fax 256-5668, Apartado postal 111-1003- San José. El acto de apertura de las ofertas se realizará en la Unidad Ejecutora del Programa, en la fecha y hora señalada en el llamado a presentar propuestas, realizada por la UEP. Quedarán fuera de concurso las ofertas que se presenten después de la hora y fecha señalada para la apertura de las mismas. Las ofertas contendrán toda la información solicitada en este concurso y serán presentadas en dos sobres, debidamente identificados, conteniendo las ofertas técnicas y económicas, respectivamente. Ambas ofertas, se incluirán en un único sobre cerrado y debidamente identificado, con la siguiente leyenda: "NO ABRIR ANTES DEL (FECHA RECPECION DE OFERTAS). " PROPUESTA TÉCNICA Y ECONOMICA CONCURSO Nº 97-06 Si los sobres fuesen depositados y no cumplen con las instrucciones antes señaladas, el Poder Judicial no asumirá responsabilidad alguna en caso de que las propuestas se extraviaran, se traspapelen o sean abiertas prematuramente. 3-5 Los sobres deben incluir como mínimo los siguientes documentos: SOBRE 1: - Carta de Presentación.
Condiciones Generales 7 - Declaración del oferente sobre conocimiento y acatamiento de todas las normas pertinentes (Bases del Concurso, Leyes y Reglamentos aplicables, etc). - Información general del oferente (Nombre, representante, dirección Física y electrónica, Teléfonos y contactos. - Nombre y Currículum Vitae del personal que trabajará directamente en el Proyecto. - Programa de trabajo por actividades y otros aspectos relativos al enfoque dado por los oferentes para la realización de Proyecto. - Documentación adicional de respaldo de los puntos anteriores, que el proponente considere conveniente anexar. - Metodología a utilizar para la ejecución del Proyecto. - Plan de Ejecución del Proyecto, alcance de los trabajos. - Descripción del objetivo y contenido general de cada etapa. - Calendario de ejecución indicando el plazo de entrega para cada una de las actividades. - Copia del depósito de la garantía de participación u original según corresponda. - Toda la documentación que responda a lo solicitado en los Términos de Referencia y (Anexo B). SOBRE 2: - Carta de presentación - Costo de cada uno de los rubros o actividades del proyecto, en la Moneda que el oferente propone. - Información adicional y excepciones que el proponente considere pertinentes. - Forma de pago propuesta, siempre y cuando no contravenga la forma de pago propuesta por el Poder Judicial. - Incluir presupuesto. 3-6. Los documentos ilegibles o que contengan omisiones, alteraciones, borrones, tachaduras o que presenten irregularidades de cualquier clase, serán rechazados. 3-7. Cualquier oferente podrá retirar su oferta una vez presentada, dejando constancia escrita en ese mismo acto y únicamente en forma previa a la fecha y hora fijada para la apertura de las propuestas. La notificación de retiro de la oferta será enviada por la firma oferente de forma similar a la presentación, indicándose en el sobre exterior "RETIRO". No se podrá retirar la oferta en el intervalo entre el vencimiento del plazo para la presentación y la expiración del período de validez especificado por la Unidad Ejecutora del Programa en los DI. Al participante que retire su propuesta durante
Condiciones Generales 8 este intervalo se le ejecutará su Garantía de Participación (Mantenimiento de Propuesta). 3-8. La Unidad Ejecutora del Programa podrá, por cualquier causa y en cualquier momento antes de que venza el plazo para la presentación de las propuestas, modificar los documentos mediante enmienda, ya sea por iniciativa propia o en atención a una aclaración solicitada por un interesado en el concurso. Las enmiendas serán notificadas por escrito o mediante fax, y serán de acatamiento obligatorio. La Unidad Ejecutora del Programa podrá, a su discreción, prorrogar el plazo para la presentación de propuestas a fin de otorgar un tiempo razonable para tomar en cuenta en la preparación de sus propuestas las enmiendas hechas a los documentos. 4- Además para oferentes nacionales. 4-1. Declaración de Impuestos. Declaración en que conste que se encuentra al día en el pago de impuestos. 4-2. Certificaciones. Deberán presentar las certificaciones de Acciones y Personería Jurídica. De ser requerido por el tipo de concurso, se solicita se anexe lista de personas físicas o jurídicas, por medio de las cuales se facilite información sobre el oferente (recomendaciones). Cuando el oferente fuere una sociedad costarricense colectiva, en comandita, anónima o de responsabilidad limitada, deberá acompañar con su propuesta una certificación pública sobre la naturaleza y la propiedad de sus cuotas y acciones. Si las cuotas o acciones fueren nominativas y éstas pertenecieren a otra sociedad, deberá igualmente aportarse certificación pública respecto de ésta última en cuanto a la naturaleza de sus acciones. Las certificaciones serán emitidas: a) En cuanto a la naturaleza de las cuotas y acciones, por el Registro Público o por un notario público con vista en los libros del Registro; y b) En cuanto a la propiedad de las cuotas y acciones, con vista en los libros de la sociedad; por un notario público o contador público autorizado. No obstante, si se tratare de una sociedad inscrita dentro del año anterior al requerimiento de la certificación o modificada a acciones nominativas dentro del período indicado, la certificación sobre ambos extremos deberá ser extendida por el Registro Público o por un notario.
Condiciones Generales 9 En tanto se declare en la oferta que la propiedad de las cuotas o acciones se mantiene invariable, la certificación extendida en determinada fecha o copia certificada de la misma, será admitida a los indicados efectos hasta seis meses después de su emisión. Si la certificación o copia certificada hubiere sido presentada en diligencias anteriores, también se admitirá sobre las mismas bases, para lo cual deberá hacer manifestación expresa de ello e indicar las referencias del expediente en que conste la certificación. 5. Requisitos de la nacionalidad de los oferentes. 5-1. Se hace del conocimiento de los interesados en este Concurso, que el mismo será financiado con fondos del préstamo mencionado y sólo se considerarán ofertas de personas físicas y jurídicas, de equipos, materiales, etc, de un país miembro del Banco Interamericano de Desarrollo, a saber: ALEMANIA ARGENTINA AUSTRIA BAHAMAS BARBADOS BÉLGICA BELICE BOLIVIA BRASIL CANADÁ COLOMBIA COSTA RICA CROACIA CHILE DINAMARCA ECUADOR EL SALVADOR ESLOVENIA ESPAÑA ESTADOS UNIDOS FINLANDIA FRANCIA GUATEMALA GUYANA HAITÍ HONDURAS ISRAEL ITALIA JAMAICA JAPÓN MÉXICO NICARAGUA NORUEGA PAÍSES BAJOS PANAMÁ PARAGUAY PERÚ PORTUGAL REINO UNIDO REPÚBLICA DOMINICANA SUECIA SUIZA SURINAME TRINIDAD Y TOBAGO URUGUAY VENEZUELA 5-2. Los participantes deberán de comprobar su nacionalidad presentando el documento ideal que demuestre su identidad. 5-3. El BID, sin embargo, podrá analizar alguna alternativa en aquellos casos en que el oferente, no siendo elegible por razón de su nacionalidad cumpla con: -Tenga domicilio establecido en un país elegible, esté en situación legal de poder trabajar en él (fuera del status del funcionario Internacional) y que haya
Condiciones Generales 10 declarado que no tiene intenciones de regresar a su país de origen en un futuro inmediato o bien, -Haya fijado su domicilio permanente en un país elegible y haya residido en él, por lo menos 5 años como mínimo. Otras formas para determinar la nacionalidad del participante serán: a. El país en el cual resida legalmente. b. El país en el cual el oferente tenga establecido el asiento principal de sus negocios. c. La determinación por parte del Banco de que el oferente: i. Constituye una parte integral de la economía de un país, hecho que se comprobará con la residencia "bona fide" en dicho país de una parte sustancial de su personal ejecutivo, técnico y profesional. ii. Cuenta en el país con el equipo operativo u otros elementos necesarios para llevar a cabo de los servicios por contratar. 6- Prohibición a los participantes. Los oferentes no deben de tener ningún impedimento para contratar con el Programa, conforme a los términos del artículo 22 de la Ley de Contratación Administrativa 7- Determinación de la oferta. Para la determinación de la oferta técnica con la cual se iniciarán las negociaciones del precio, plazo, informes, etc; se tomará en cuenta los aspectos que se indican en los anexos, estableciéndose un orden de excelencia y la calificación mínima para proceder a la apertura del segundo sobre será de 75.00%. 8- Vigencia de las ofertas. El plazo de la vigencia de las ofertas, no debe ser menor a ciento veinte días naturales contados a partir de la fecha de apertura de las mismas. 9- Consultas. Las consultas por parte de los interesados, deben dirigirse por escrito a la Unidad Ejecutora del Programa, dentro del primer tercio posterior al recibo de la invitación a participar en este concurso. Las consultas se pueden realizar por medio de fax o
Condiciones Generales 11 notas entregadas en nuestras oficinas, todas en horas de oficina (7:30 a.m. a 12 md y de 1:00 a 4:30 p.m., hora costarricense) La Unidad Ejecutora responderá por escrito las solicitudes recibidas, y de ser necesario remitirá copia a todos los invitados a participar, sin identificar su origen. 10- Pliegos que no cumplan con lo solicitado. Los pliegos incompletos y los que no se ajusten a las especificaciones o que no correspondan por entero a los documentos de este concurso, serán descalificadas y no serán considerados, salvo en los casos en los cuales la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de Contratación Administrativa, indican como errores subsanables, los cuales no podrán contravenir las políticas del BID, en este sentido. Así mismo, aquellas ofertas que se presentaran luego de la hora estipulada serán rechazadas. Para las ofertas que presenten errores subsanables, la Unidad Ejecutora concederá cinco días hábiles para que procedan a subsanar el error detectado. El plazo indicado correrá a partir del día siguiente de haber sido prevenido. 11- Derecho a calificar los pliegos. La Unidad Ejecutora se reserva el derecho de calificar los pliegos que considere cumplen con los requisitos, o rechazar cualquiera o todas las propuestas, declarar desierto el Concurso y convocar a uno nuevo o seguir otro procedimiento que previamente apruebe el Banco, sí así lo considera conveniente para los intereses del Poder Judicial. 12- Solicitud de aclaraciones a los oferentes. La Unidad Ejecutora del Programa, se reserva el derecho de solicitar aclaraciones o información adicional que estime conveniente a cualquiera de los participantes, sobre los términos del pliego presentado, siempre que no modifique su contenido; así como el de localizar al personal de la empresa, cuando para verificar el dominio del idioma, o cualquier otro aspecto que sea relevante para el interés del Programa. 13- Combinación de servicios. Cuando se trate de pliegos que involucren tanto a empresas nacionales, como extranjeras, los pliegos deberán presentarse con indicación clara de la forma en que se prestarán los servicios, con señalamiento de su origen. Ejemplo los consorcios, agrupaciones de empresas, etc. 14- Evaluación de las ofertas.
Condiciones Generales 12 La evaluación de las ofertas, se realizará siguiendo la metodología de calificación. El oferente será el responsable de brindar en su oferta, la información suficiente requerida para su evaluación. 15- Obligaciones de los participantes. Es obligación ineludible del que resulte electo, ajustarse a las exigencias del Cartel del presente Concurso. Consecuentemente, el incumplimiento de cualquiera de las cláusulas contempladas en dicho instrumento, dará lugar a declararle no elegible por parte del Programa. 16. Domicilio. De ser posible y con la finalidad de facilitar la comunicación se solicita a los interesados fijar como domicilio oficial la Ciudad de San José, República de Costa Rica, específicamente para recibir comunicaciones, emplazamientos y toda otra diligencia que tuviera que realizar la Unidad Ejecutora del Programa de Modernización de la Administración de Justicia 17. Garantías. La (s) garantía (s) que se presenten en documento valor, deberán ser a favor (nombre) de la Corte Suprema de Justicia Poder Judicial, en los siguientes términos: 17-1 Garantía de Participación. a) Los oferentes deberán rendir una garantía de participación correspondiente al 1% (uno por ciento) del monto total de la oferta. b) Tendrá una vigencia mínima, igual al de la vigencia de la oferta. 17-2 Garantía de Cumplimiento a) Dentro del plazo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha en que quede firme la adjudicación, el adjudicatario deberá depositar la garantía de cumplimiento equivalente al 10% (diez por ciento) del monto contratado. b) Su objeto será garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones contraídas por la adjudicataria, de acuerdo con los documentos correspondientes. c) La vigencia mínima de la misma deberá cubrir lo siguiente: c.1.- El período establecido para la entrega y cumplimiento de lo adjudicado.
Condiciones Generales 13 c.2.- Tres meses adicionales al plazo de entrega, con la finalidad de cubrir los plazos por concepto de aprobaciones, refrendos y emisión de documentos referentes al procedimiento. d) La garantía de cumplimiento será devuelta dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha en que el Poder Judicial tenga por definitivamente ejecutado a satisfacción el contrato. 17-3 Otras disposiciones sobre las garantías. a) Se rendirá independientemente, mediante depósito de bono de garantía de instituciones aseguradoras reconocidas en el país, o de uno de los bancos del Sistema Bancario Nacional o el Banco Popular y Desarrollo Comunal, certificados de depósito a plazo, bonos del Estado o de sus instituciones, cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional, dinero en efectivo mediante depósito a la orden de un banco del mismo sistema. b) Las garantías pueden ser extendidas por bancos internacionales de primer orden, según el reconocimiento que hace el Banco Central de Costa Rica, cuando cuenten con un corresponsal autorizado en el país, siempre y cuando sean emitidas de acuerdo a la legislación costarricense y ejecutables de ser necesario. c) La garantía debe rendirse, preferiblemente, en la moneda que se cotiza, o su equivalente en moneda nacional al día anterior de la presentación de la propuesta. d) Para el caso de participantes extranjeros, la garantías de cumplimiento debe ser presentada a nombre del participante, ello sin perjuicio del sometimiento de ofertas conjuntas, en cuyo caso las garantías deberán respaldar debidamente a los proponentes. e) Para la presentación de la garantía debe de seguirse el siguiente orden: e.1) e.2) Si es en colones y en efectivo, debe ser depositada únicamente en la cuenta No. 236899-4, del Banco de Costa Rica, una copia del recibo del depósito deberá de ser incluida en la oferta. Si es en dólares y en efectivo, debe ser depositada únicamente en la cuenta No.236900-1, del Banco de Costa Rica, una copia del recibo del depósito debe ser incluida en la oferta.
Condiciones Generales 14 e.3) Si es un documento valor, preferiblemente debe ser depositada en la cuenta "Fideicomiso No. 2842" del Banco de Costa Rica, introduciendo una copia del recibo de depósito y una copia del documento valor, en el respectivo sobre que contiene la oferta. No obstante, si por alguna razón el oferente no puede realizar el depósito en la cuenta antes descrita, la Unidad Ejecutora, recibirá el documento valor (no dinero en efectivo), el que debe entregarse en un sobre separado, indicando el tipo de Garantía y el nombre del oferente. Las garantías de participación deben ser entregadas en la Unidad Ejecutora del Programa, acompañando la oferta. No se admitirán entregas posteriores. Las ofertas deben indicar claramente que se someten a la legislación costarricense. Además, la adjudicataria no podrá ceder o traspasar los derechos que le corresponden, salvo previa autorización escrita firmada por funcionario competente del Poder Judicial. 18. Apelación o Revocatoria o Protesta. Conforme a la legislación de Costa Rica, los participantes podrán apelar o revocar según corresponda, el acto de adjudicación, ante la Contraloría General de la República o ante el Ente Contratante, conforme a lo indicado en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Lo anterior, sin perjuicio de la presentación de recursos de Protesta, conforme la Ley del Préstamo, la que indica Presentación de protestas. El Licitante no podrá imponer condiciones que impidan, dificulten o encarezcan la presentación de protestas por parte de firmas participantes en las licitaciones para adquisición de bienes o ejecución de obras con recursos del Proyecto. 19. Negociaciones y Adjudicación del contrato Las negociaciones duran normalmente entre dos a cinco días, y su objeto es que la Unidad Ejecutora del Programa y el participante seleccionado lleguen a un acuerdo sobre todos los aspectos relativos a la ejecución y el costo de los Servicios. Las negociaciones comenzarán con una discusión de la Propuesta Técnica, la metodología, el programa de trabajo, personal propuesto y cualquier sugerencia que la Firma Consultora haya hecho para mejorar los Términos de Referencia. Se deberá llegar a un acuerdo sobre cada sección de la Propuesta Técnica y Económica. Se pondrá especial atención a la optimización de los productos que se requieren de la Firma Consultora dentro del presupuesto disponible, y una definición clara de los recursos que proporcionará la Unidad Ejecutora del
Condiciones Generales 15 Programa, a fin de asegurar que los Servicios sean llevados a cabo satisfactoriamente. Las modificaciones que se acuerden durante las negociaciones deberán reflejarse en los Anexos del Contrato de Consultoría. Habiéndose seleccionado la Firma Consultora con base, entre otros factores, a una evaluación del personal propuesto, la Unidad Ejecutora del Programa negociará el Contrato tomando en cuenta el personal ofrecido en la propuesta, por lo cual solicitará la confirmación respecto a la disponibilidad del personal, con una nota debidamente firmada por los consultores, comprometiéndose a realizar las tareas asignadas y durante el tiempo que se determine en las negociaciones. 20. Adjudicación del contrato El Contrato será adjudicado previa aprobación por parte de las instancias superiores, una vez concluidas en forma satisfactoria las negociaciones con la Firma Consultora seleccionada en primer lugar. En caso de que las negociaciones fracasaran, la Unidad Ejecutora del Programa invitará a negociar al que haya obtenido el segundo puntaje más alto. De no llegar a un acuerdo con esta, se seguirá con el orden de mérito hasta llegar a un acuerdo con algún oferente o en su lugar se declarará desierto el concurso. Inmediatamente después de la conclusión de las negociaciones, la Unidad Ejecutora del Programa emitirá provisionalmente la Carta de Adjudicación del Contrato, esta adjudicación estará condicionada a la aceptación del Banco. La Firma Consultora, por otra parte, confirmará por escrito el recibo de la Carta de Adjudicación de la Unidad Ejecutora del Programa y su aceptación del Contrato de Consultoría tal como haya sido negociado. Una vez que el Banco apruebe la adjudicación la UEP, procederá a comunicar el acuerdo respectivo. 21. Firma del Contrato Una vez que la no objeción del Banco haya sido emitida y la adjudicación quede en firme, la Unidad Ejecutora del Programa notificará este hecho al adjudicatario y lo invitará a firmar el Formulario de Contrato. Antes de la firma del Contrato, la Firma Consultora seleccionada presentará las Pólizas respectivas y debe depositar la Garantía de Cumplimiento. Una vez que el Formulario de Contrato haya sido firmado por los representantes del Poder Judicial y de la Firma Consultora, la Unidad Ejecutora del Programa
Condiciones Generales 16 informará a las demás firmas Consultoras invitadas que sus propuestas no fueron elegidas y devolverá los sobres cerrados de sus Propuestas Económicas. 22. Propiedad de los documentos, productos y programas preparados por el Adjudicatario. Los productos que se deriven o adquieran derivados del presente concurso, serán propiedad del Poder Judicial, sin costo adicional.
Condiciones Especiales 17 1. Forma de pago propuesta CONDICIONES ESPECIALES El Poder Judicial solicitará al BID que autorice pagos parciales a la adjudicataria del monto total contratado, por cada etapa o por indicadores de control debidamente aprobados, o conforme a lo negociado, según el monto acordado por la firma adjudicataria y el Poder Judicial. - El último pago no será menor del 10% del monto total contratado, el cual se hará conjuntamente con la devolución de la garantía de cumplimiento. Este pago se ejecutará una vez que el BID, emita la "no objeción " al informe final emitido por la Consultora. 2. Apertura de sobres. Apertura del sobre 1 Condiciones Generales y Propuesta Técnica El acto de la apertura de los sobres con las Propuestas Técnicas se realizará en la Unidad Ejecutora del Programa, en la hora y fecha estipulada, en presencia de funcionarios del Poder Judicial y de los interesados que tengan a bien asistir. Se abrirá únicamente el Sobre Nº1 de cada oferente. Seguidamente se depositarán en lugar seguro y sin abrir los segundos sobres presentados por cada oferente. A tal efecto se levantará el acta correspondiente. La Comisión Evaluadora analizará la información contenida en el sobre 1 y establecerá el orden de mérito de acuerdo al porcentaje obtenido del análisis respectivo, con base en la metodología de evaluación. Antes de iniciar las negociaciones, el Poder Judicial proporcionará al BID una copia del informe que sintetice la evaluación de las propuestas técnicas presentadas por los oferentes. Apertura del sobre 2 Oferta Económica a) Aprobado y notificado el orden de mérito, el Poder Judicial iniciará las negociaciones del contrato con la firma que presentó la mejor propuesta técnica. El sobre 2 presentado por la firma será abierto en presencia de sus representantes y se utilizará en las negociaciones del contrato. Todos los sobres No. 2 presentados por las otras firmas permanecerán sellados y en caso de no lograrse acuerdo sobre los términos del contrato con la firma mejor calificada, se le notificará su rechazo por escrito y se iniciarán las
Condiciones Especiales 18 negociaciones con la segunda firma calificada y así sucesivamente hasta lograr un acuerdo con alguna de las firmas. b) Si no se llegare a un acuerdo sobre los costos detallados u honorarios, o si a juicio de el Poder Judicial tales costos u honorarios resultaren inadecuados o excesivos, ello será causal suficiente para rechazar una propuesta e iniciar negociaciones con la firma que le sigue en orden de mérito. Si una firma fuere rechazada, no se le volverá a llamar para nuevas negociaciones del mismo contrato. c) El Poder Judicial, una vez obtenidas las aprobaciones locales que pudieran requerirse, deberá presentar para la aprobación del BID, el borrador final del contrato negociado con la empresa consultora antes de su firma. Con posterioridad a la firma, se enviará al BID, a la mayor brevedad posible, copia fiel del texto firmado del contrato. 3. Adicionalmente los oferentes deberán: a) Aceptar los procedimientos de control, supervisión y evaluación que se establezcan para el normal desarrollo de los estudios y el cumplimiento del contrato de consultoría. b) Aclarar las consultas y observaciones que el Poder Judicial y el BID formulen con respecto al trabajo realizado. Esta obligación de las firmas consultoras se mantendrá vigente durante tres meses, contados a partir de la fecha en que el Informe Final del Proyecto haya sido aprobado por el Poder Judicial, debiendo proporcionar explicaciones, ampliaciones o modificaciones para sustentar técnicamente el trabajo entregado, dentro del plazo de 30 días calendario o bien en el plazo que las partes hayan acordado previamente, a la solicitud de la aclaración. c) Realizar sus trabajos de acuerdo con los términos de referencia que, para cada uno de ellos, sean acordados previamente entre el Poder Judicial y el BID, en el entendido de que dichos términos de referencia podrán ser ajustados o complementados durante la ejecución del Programa, de común acuerdo entre el Poder Judicial y el BID, sin que implique un aumento en el costo total de la consultoría o variar los objetivos del contrato a suscribir. d) No utilizar recursos del BID para contratar Consultores del país del Prestatario si éstos: (i) pertenecen al personal permanente o temporal de la institución que reciba el Financiamiento o que sea beneficiaria de los servicios de los expertos; o (ii) han pertenecido a cualquiera de las instituciones antes mencionadas, dentro de los seis meses previos a una de las siguientes fechas: (a) la de la presentación de la solicitud; o (b) la de la selección del experto individual. El BID podrá reducir este plazo previa solicitud razonable de la adjudicataria.
Condiciones Especiales 19 4. Costos de presentación de propuestas. Serán de cargo del participante y/o adjudicatario los costos que signifiquen la preparación de su propuesta y la finalización del Contrato, incluyendo los costos de sus visitas a la Contratante. La Contratante no está obligada a aceptar ninguna de las propuestas recibidas. 5. Ningún participante podrá participar en más de una propuesta. 6. Obligaciones Tributarias. La propuesta Económica debe tomar en cuenta las obligaciones tributarias y cualquier otro costo. Los oferentes que resulten adjudicados, tanto extranjeros como nacionales, están sujetos a las disposiciones tributarias del país de la Contratante. La Contratante no aceptará reclamos posteriores por costos de obligaciones tributarias no contempladas en la Propuesta Económica. 7. De la presentación de la documentación. Todos los documentos deberán preferiblemente ser entregados en forma personal. Si fueran enviados por correo se contará la hora y fecha de recibo de los documentos y no la de despacho. El Programa no se hará responsable por atrasos de entrega, correspondencia perdida, direcciones incorrectas o cualquier otro suceso que pueda causar que los documentos no sean recibidos antes del vencimiento de la fecha establecida. En la documentación presentada, como lo son las certificaciones, o cualquier otra que provenga del extranjero, deberán cumplir con los trámites consulares o autenticaciones, según corresponda. Es importante recordar que el personal que formará parte del equipo de trabajo debe de firmar el Currículum Vitae, aceptando su participación en la Consultoría, tanto en tiempo como en las responsabilidades que asumirá. 8. De los precios. La oferta debe hacerse con indicación de precios firmes, unitarios y totales. Las cotizaciones podrán hacerse en moneda extranjera. Estas se ajustarán a las regulaciones monetarias vigentes. Los precios cotizados deberán presentarse en números y letras coincidentes. En caso de divergencia, prevalecerá aquella suma indicada en letras. De ser necesario realizar algún tipo de cálculo para efectos comparativos, el tipo de cambio a utilizar será el del día de la apertura del sobre No. 1, conforme a la información que brinde el Banco Central de Costa Rica.
Condiciones Especiales 20 La oferta deberá indicar el monto y la naturaleza de los impuestos que la afectan. Si se omite esta referencia se tendrán por incluidos en el precio cotizado conforme lo establece el artículo 52.7 del Reglamento General de la Contratación Administrativa. No obstante, se advierte que por principio de inmunidad fiscal, el Poder Judicial está exento del pago de los impuestos de ventas y consumo. 9. Del orden de presentación. Para mayor claridad de las propuestas, es conveniente que la información o respuestas al cartel por parte del oferente, se formulen en el mismo orden de numeración de clausulado de este pliego, tanto en condiciones generales y especiales como para el requerimiento. 10. De los incumplimientos. El Poder Judicial, en caso de incumplimiento sobre el plazo a que se obligue en la oferta, o a falta o deficiente atención según los compromisos contraídos por el oferente, durante la vigencia de la garantía técnica, podrá ejecutar la garantía de cumplimiento al efecto depositada. 11. Requisitos procedimentales para el trámite de compras al exterior que deberán observar los adjudicatarios y sus representantes. En el caso de contar con un representante en Costa Rica de la firma extranjera adjudicataria se le entregará una copia de la orden de compra, para la confección de la orden de pedido confirmado a su representada. El Programa con base en el original de esa orden de compra gestionará el depósito de los recursos presupuestarios correspondientes para el trámite de pago. 12. Entrega del Objeto Contractual: En las oficinas de la Unidad Ejecutora del Programa. 13. Cláusula Penal: La ejecución tardía del contrato acarreará para el contratista; el pago de cien dólares ($100.00) por cada día natural de atraso en la entrega de acuerdo al plazo contractual a que se haya obligado, a favor del Poder Judicial y se hará efectiva del importe de la garantía de cumplimiento y de los saldos de pago pendientes, cuando el contratista se niegue a cancelar los montos correspondientes por ese concepto. Cualquier diferencia, que quedare en descubierto, podrá ser reclamada por las vías legales correspondientes. No obstante lo anterior, en ningún caso la multa a que dé lugar el incumplimiento sancionado por la cláusula penal excederá del veinte por ciento (20%) del importe del contrato.
Condiciones Especiales 21 La aplicación de la cláusula penal por ejecución tardía, o la ejecución de la garantía de cumplimiento, no exime al contratista de indemnizar a la Administración por los daños y perjuicios que no cubran esos conceptos. 14.- Normas para la adjudicación de ofertas: 14.1 Serán evaluadas por el sistema de valoración que se detalla, las ofertas que guarden un ajuste sustancial a las especificaciones del concurso e incorporen o brinden la información atinente a este propósito; por el contrario, quien incumpla con lo anteriormente establecido resultará descalificado automáticamente del concurso. Respecto de la información, es claro que el Poder Judicial se reserva el derecho de verificar; en cualquier momento sin previo aviso, y confirmar los datos que a su juicio, se considere necesario investigar. la falsedad de algún dato o información descalificará inmediatamente la oferta del concurso. 14.2 Es obligación del oferente, velar porque su propuesta, de acuerdo con el objeto del contrato, reúna todos los elementos informativos que inciden en la evaluación. 14.3 El acto de adjudicación o el que declara desierto el concurso, se emitirá dentro de la vigencia de la oferta, una vez que se hayan cumplido los actos de procedimiento que al efecto señala el Reglamento General de la Contratación Administrativa. 15. Las ofertas deberán presentarse foliadas, incluyendo páginas en blanco, presentaciones, brochures, etc. 16. El adjudicatario deberá cumplir estrictamente las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato respectivo. 17. El Poder Judicial, por medio de la UEP, se reserva el derecho de adjudicar parcialmente el presente concurso, sin perjudicar los objetivos del proyecto. Esto se definirá en la etapa de negociación del contrato. 18. Todo el desarrollo del proyecto, etapa por etapa, será revisado por la contraparte técnica, la que estará conformada por la Unidad Ejecutora, que contará con el concurso de personal del Poder Judicial. 19. El Poder Judicial se reserva el derecho de interrumpir el proceso de desarrollo, en caso de no estar satisfecho con los logros obtenidos durante el desarrollo del proyecto, en cuanto a tiempo, calidad y oportunidad de los mismos.
Condiciones Especiales 22 20. Prácticas Corruptivas El Banco exige que los Prestatarios (incluyendo los beneficiarios de una donación y el Comprador), así como los oferentes, contratistas y consultores que participen en proyectos con financiamiento del Banco, observen los más altos niveles éticos, ya sea durante el proceso de licitación o de ejecución de un contrato. Las definiciones de acciones que constituyen prácticas corruptivas y que se transcriben a continuación, constituyen las más comunes, pero estas acciones pueden no ser exhaustivas. Por esta razón, el Banco actuará frente a cualquier hecho similar o reclamación que se considere corrupto, conforme al procedimiento establecido. Soborno ( Cohecho ). Consiste en ofrecer, dar, recibir o solicitar indebidamente cualquier cosa de valor capaz de influir en las decisiones que deban tomar funcionarios públicos, o quienes actúen en su lugar en relación con el proceso de licitación o de contratación de consultores o durante la ejecución del contrato correspondiente. Extorsión o Coacción. Consiste en el hecho de amenazar a otro con causarle a él mismo o a miembros de su familia, en su persona, honra, o bienes, un mal que constituyere delito, para influir en las decisiones durante el proceso de licitación o de contratación de consultores o durante la ejecución del contrato correspondiente, ya sea que el objetivo se hubiese o no logrado. Fraude. Consiste en la tergiversación de datos o hechos con el objeto de influir sobre el proceso de una licitación o de contratación de consultores o la fase de ejecución del contrato, en perjuicio del Prestatario y de otros participantes. Colusión. Consiste en las acciones entre oferentes destinadas a que se obtengan precios de licitación a niveles artificiales, no competitivos, capaces de privar al Prestatario de los beneficios de una competencia libre y abierta. Si se comprueba, de acuerdo con el procedimiento administrativo del Banco, que un funcionario público, o quien actúe en su lugar, y/o el participante o adjudicatario propuesto en un proceso de adquisición llevado a cabo con motivo de un financiamiento del Banco, ha incurrido en prácticas corruptivas, el Banco: Rechazará cualquier propuesta de adjudicación relacionada con el proceso de adquisición o contratación de que se trate; y/o declarará a una firma y/o al personal de ésta directamente involucrado en las prácticas corruptivas, no elegibles para ser adjudicatarios o ser contratados en el futuro con motivo de un financiamiento del Banco. La inhibición que establezca el Banco podrá ser temporal o permanente; y/o cancelará, y/o acelerará el repago de la porción del préstamo destinado a un contrato, cuando exista evidencia que representantes del Prestatario o de un Beneficiario del préstamo o donación han incurrido en prácticas corruptivas, sin que el Prestatario o Beneficiario haya tomado las acciones adecuadas para corregir
Condiciones Especiales 23 esta situación, en un plazo razonable para el Banco y de conformidad con las garantías de debido proceso establecidas en la legislación del país prestatario. El Oferente deberá declarar las comisiones o gratificaciones que hayan sido pagadas o a ser pagadas a agentes, representantes, o comisionistas relacionados con esta licitación o con la ejecución del contrato. La información proporcionada deberá incluir, como mínimo, el nombre y dirección del agente, representante, o comisionista, monto y moneda, y el propósito de la comisión o gratificación. Dicha información deberá incluirse en el Formulario de Presentación de Oferta. El Proveedor deberá permitir al Banco, o a quien éste designe, inspeccionar o realizar auditorías de los registros contables y estados financieros de los proveedores/contratistas, relacionados con la ejecución del contrato. 21. Medio de pago Para los pagos locales, el Programa realizará el depósito (transferencia electrónica), por el monto correspondiente, en la cuenta que indique el adjudicatario, preferiblemente en el Banco Costa Rica. Para cumplir con este aspecto, el adjudicatario deberá indicar el numero de cuenta a la cual debe acreditarse el monto a cancelar, en la factura que presente a trámite ante la UEP.
24 ANEXO B TERMINOS DE REFERENCIA Y METODOLOGÍA DE CALIFICACIÓN Contratación de una consultoría para el establecimiento de la Solución para la atención de usuarios que realiza la Contraloría de Servicios del Poder Judicial y ampliación del Centro de Atención de Usuarios del Departamento de Tecnología de Información
25 1. OBJETIVO GENERAL Adicionar al sistema de atención de usuarios del Poder Judicial, una nueva organización que permita el registro, seguimiento y control de gestiones, boletas de sugerencias y atención de consultas de la línea gratuita 800 de la Contraloría de Servicios, y además facilite el acceso a la información y la obtención de estadísticas para la retroalimentación y la toma de decisiones institucionales que permitan brindar un mejor servicio cada día. I. ANTECEDENTES a. De la Contraloría de Servicios del Poder Judicial Su creación fue aprobada por la Corte Plena, en sesión N 33-2000 celebrada el 28 de agosto del 2000, artículo XXXIII, mediante el Reglamento de Creación, Organización y Funcionamiento de la Contraloría de Servicios del Poder Judicial. Es un órgano adscrito al Consejo Superior del Poder Judicial, el cual velará por que el usuario, reciba la mejor atención en cada una de las diligencias que realice en cualquier dependencia del Poder Judicial. Actualmente existen Subcontralorías de Servicios en los circuitos judiciales de: I Circuito Judicial de San José, II Circuito Judicial de San José, Limón, Guápiles, Alajuela, Heredia, Cartago, Liberia, Santa Cruz, Nicoya, Puntarenas y Pérez Zeledón. Entre las principales funciones de este departamento, se tienen: Identificar conflictos actuales y potenciales en la relación Usuario-Poder Judicial, para determinar sus causas y formular las recomendaciones correspondientes. Sugerir lineamientos generales respecto al trámite y atención de las denuncias a fin de recomendar medidas para la unificación de criterios y acciones. Recomendar al Consejo la adopción de políticas, programas, proyectos e investigaciones tendentes a lograr un mayor conocimiento sobre la calidad del servicio que presta el Poder Judicial a sus usuarios. Contribuir a la solución de problemas de carácter funcional y administrativo de las dependencias del Poder Judicial para posibilitar un mejor desempeño del trabajo. Atender oportunamente las denuncias y sugerencias que presenten los usuarios y procurar una solución inmediata a los problemas que planteen.
26 Informar y orientar a los usuarios sobre aspectos de su interés relativos a la organización, funcionamiento y servicios que brinda el Poder Judicial. Desarrollar los métodos e instrumentos técnico administrativos que se requieran para el efectivo funcionamiento de los programas bajo su responsabilidad. Promover y participar en la realización de campañas de información y orientación dirigidas a los usuarios. Mantener procedimientos adecuados para la atención eficiente de los planteamientos que presenten los usuarios. Proponer al Consejo Superior recomendaciones y acciones tendentes a mejorar la prestación y modernización de servicios. Propiciar encuestas que permitan consultar a los usuarios acerca de los servicios que presta la institución. Proponer al Consejo Superior, las acciones necesarias para asegurar una adecuada cobertura gradual del servicio a los usuarios de todas las dependencias del Poder Judicial. Cualquier otra compatible que le asigne el Consejo Superior del Poder Judicial. Considerando las funciones que debe prestar la Contraloría de Servicios del Poder Judicial, se espera obtener, a través de la presente contratación, los siguientes beneficios: 1. Incrementar la satisfacción de los usuarios y reducir el tiempo de solución de los incidentes. 2. Generar informes detallados de las gestiones tramitadas por los usuarios, con el fin de atender las solicitudes a la mayor brevedad posible. 3. Poder identificar áreas susceptibles de mejora (redefinición de procedimientos, disponibilidad de información más consultada, evaluación de sugerencias, u otros) para optimizar el servicio de atención de los usuarios del Poder Judicial. Por otra parte, es necesario tomar en consideración que el Poder Judicial cuenta con la herramienta Siebel instalada sobre una plataforma de sistema operativo Windows 2000 y con un sistema administrador de base de datos SQL SERVER 2000. Con la aplicación de Siebel se tiene en funcionamiento una organización de atención de usuarios del Departamento de Tecnología de Información. Por lo que la nueva Organización que se cotice debe ser adicional a la existente y utilizando las herramientas disponibles.