Instrucción de servicio nº 1/2011, complementaria de la nº 1/2010, sobre tramitación de gastos de viaje como consecuencia de la firma de un contrato de servicio de asistencia técnica y de gestión de viajes para la Universidad de Salamanca (Versión consolidada). INDICE: Introducción... pág. 2 Primero.- Contratación de viajes y alojamiento... pág. 3 1. Utilización de los servicios de la Agencia... pág. 3 2. Formas de la solicitud de servicios... pág. 3 3. Necesidades especiales... pág. 4 4. Servicios adicionales para los responsables de la organización de actividades... pág. 4 4.1. Viajes con cargo a la Universidad de Salamanca y sus entidades participadas... pág. 4 4.2. Viajes cuyo coste no se asume por la Universidad de Salamanca y sus entidades participadas... pág. 6 Segundo.- Servicios de viajes o alojamiento no concertados a través de Viajes El Corte Inglés, S.A.... pág. 7 1. Servicios no incluidos en las prestaciones de la Agencia... pág. 7 2. Servicios que puede prestar la Agencia pero pueden gestionarse directamente... pág. 7 3. Limitaciones a las excepciones a la contratación a través de la Agencia... pág. 8 Tercero.- Tramitación de los expedientes de gasto en viajes y alojamiento... pág. 9 1. Simplificación de la tramitación de expedientes de gastos concertados con la Agencia... pág. 9 2. Documentación a aportar en el caso de gastos no concertados con la Agencia... pág. 9 3. Documentación acreditativa de la asistencia a cursos de formación... pág. 9 4. Inadmisibilidad de indemnizaciones superiores a la dieta... pág. 9 Cuarto.- Información sobre las condiciones del contrato con la Agencia... pág. 10 1. Información general sobre el servicio... pág. 10 2. Lugar y horario de prestación del servicio... pág. 10 Disposición adicional.- Aplicación a financiación externa y a personal externo... pág. 10 Pág. 1
Introducción Con fecha 29 de octubre de 2010, previa la licitación pública correspondiente, se firmó contrato administrativo con la empresa que realizó la mejor oferta, Viajes El Corte Inglés, S.A. Este contrato tiene por objeto el servicio de asistencia técnica y organización de los desplazamientos, transporte y alojamiento del profesorado, personal de administración y servicios de la Universidad de Salamanca, alumnos o personal relacionado con actividades propias de la Universidad de Salamanca por motivos profesionales; así como personal perteneciente a Cursos Internacionales, Fundaciones Universitarias y Club Deportivo Básico. Con fecha 2 de noviembre de 2010, se emitió la Instrucción de servicio nº 1/2010, para determinar las reglas a seguir en la tramitación de gastos de viaje como consecuencia de la firma de un contrato de servicio de asistencia técnica y de gestión de viajes con la empresa Viajes El Corte Inglés, S.A. La naturaleza genérica de la Instrucción dictada no contemplaba situaciones de detalle que, como consecuencia de la ejecución del servicio contratado, han ido planteándose por el personal de la Universidad y se han ido resolviendo puntualmente mediante respuestas individuales a las consultas planteadas. Asimismo, la experiencia acumulada en los tres meses y medio de gestión con la empresa contratada permite revisar algunas de las previsiones de la Instrucción, a fin de lograr un más ágil y mejor servicio a la comunidad universitaria. Sin perjuicio de las nuevas reglas para la tramitación de gastos de viaje que se incluyen en el cuerpo de esta Instrucción, se recuerda que el servicio al que está obligada la empresa contratada comprende todas aquellas funciones propias de una agencia de viajes (información, programación de viajes, reservas, su confirmación, expedición de billetes de líneas regulares de transporte, reservas de alojamiento, etc.; tanto en territorio nacional como en el extranjero) con aplicación de las tarifas más ventajosas posibles en cada momento, así como la tramitación de reservas y cuantas gestiones relacionadas le encargue cualquiera de los Centros, Departamentos, Servicios o Unidades Administrativas de la Universidad de Salamanca, para la realización de pruebas selectivas, congresos o cualquier otra actividad programada por la Universidad. Interesa resaltar en esta exposición de motivos que, de acuerdo con el pliego de prescripciones técnicas, la Agencia está obligada a: - Que los importes por desplazamientos se ajusten a lo establecido en el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio. - Que la categoría de los alojamientos se ajuste a las cuantías fijadas para los distintos grupos del territorio nacional y extranjero, señaladas en el citado Real Decreto. Pág. 2
- Negociar con las compañías de transportes y los establecimientos hoteleros las condiciones que sean más ventajosas para la Universidad, realizando el descuento que figura en su oferta económica, que se encuentra disponible en la página web de la Universidad. En función de lo expuesto, se emite la siguiente Instrucción de servicios, que complementa a la dictada el pasado día 2 de noviembre de 2010, con el número 1/2010: Primero.- Contratación de viajes y alojamiento. 1. Utilización de los servicios de la Agencia.- La Universidad de Salamanca y las Empresas, Sociedades y Fundaciones con participación mayoritaria de la USAL podrán concertar los servicios objeto del contrato suscrito con la empresa Viajes El Corte Inglés, S.A. (en adelante, la Agencia ) con esta empresa. Para ello, los usuarios de estos servicios solicitarán de la Agencia la gestión de la adquisición de billetes y títulos de transporte y las reservas de alojamiento en establecimientos de hostelería. En el supuesto de viajes y alojamiento de personas que no pertenecen a la Universidad de Salamanca o sus entidades participadas mayoritariamente que se desplacen para asistir o colaborar en actividades organizadas por éstas, podrán utilizar los servicios de la Agencia cuando el gasto haya de tramitarse para su abono por la Universidad o sus entidades participadas. 2. Formas de la solicitud de servicios.- La solicitud individual de servicios de la Agencia podrá realizarse por cualquiera de los dos procedimientos siguientes, a opción del solicitante del servicio: a. Encargando directamente, sin previa solicitud de presupuesto, la gestión de la adquisición de billetes o reserva de alojamiento a la Agencia, que deberá concertarlos en los términos previstos en el contrato suscrito con la Universidad, con aplicación de las tarifas más ventajosas posibles en cada momento. Para el encargo del servicio se utilizará el formulario incluido en el anexo 1, disponible para su remisión telemática en la dirección web http://www.usal.es/webusal/node/node/7016. b. Previa solicitud de presupuesto, que permitirá el contraste de precios con otras ofertas. En este caso, si pudieran obtenerse tarifas más ventajosas que las ofrecidas en cada momento por la Agencia, podrán adquirirse los billetes o reservas de Pág. 3
alojamientos correspondientes directamente en el mercado (en ningún caso a través de otra agencia de viajes). Para la solicitud de presupuesto se utilizará el formulario incluido en el anexo 2, disponible para su remisión telemática en la dirección web http://www.usal.es/webusal/node/node/6990. En ambos casos, la solicitud de servicios especificará con claridad y detalle suficiente las condiciones del servicio solicitado 3. Necesidades especiales.- Si se requiriesen o deseasen prestaciones específicas no previstas en la parte normalizada de los impresos, como pueden ser el alojamiento en hoteles predeterminados, por ser los previstos por la organización de una actividad determinada, características deseadas de los asientos o la reserva de asientos con requerimientos especiales en medios de transporte, la contratación de billetes de avión abiertos, la contratación de billetes en aerolíneas low cost u otras, se especificarán en el apartado de observaciones que se incluyen en los mismos. En el mismo apartado de observaciones se consignará el número de tarjeta de familia numerosa, tarjeta dorada, u otros derechos a descuento que la persona que viaje desee utilizar y el número de tarjeta AVE, Iberia Plus u otras tarjetas de fidelización que deseen emplearse. 4. Servicios adicionales para los responsables de la organización de actividades.- 4.1. Viajes con cargo a la Universidad de Salamanca y sus entidades participadas. Cuando se desarrollen actividades que impliquen el desplazamiento y alojamiento de varias personas para participar en una actividad de la Universidad de Salamanca (tribunales de tesis, tribunales de oposiciones, seminarios, congresos, estancias Erasmus, etc.) o, aunque corresponda a una sola persona, si es externa a la Universidad o interesa por otros motivos, la solicitud de la gestión que se formule a la Agencia podrá realizarse directa e individualmente por las personas que vayan a desplazarse. Si se desea acudir a esta fórmula, se generará un código de actividad por el responsable de la organización o el servicio administrativo que se encargue del trámite de la misma, que se compondrá de dos dígitos para el año, seguidos de la clave del centro de coste y a continuación de un número de actividad de tres dígitos que será correlativo para cada centro de coste. Pág. 4
Ejemplo: 11-180230-001 sería el código correspondiente a una actividad a desarrollar en 2011 (11-******-***), que se organizase por el centro de coste Servicios Administrativos Centrales (**-180230-***) y que fuese la primera que tuviese lugar en ese año (**-******-001). 11-180230 - 001 Dos últimos dígitos de 2011 Clave orgánica centro de coste Número correlativo de actividad En el caso de que la gestión de la Universidad requiera que el interesado adelante el importe de los gastos para su pago posterior por la Universidad como gasto suplido, se añadirá al final del código la letra S Ejemplo: 11-180230-002-S 11-180230 - 002 - S Dos últimos Clave orgánica Número correlativo Clave de gasto dígitos de 2011 centro de coste de actividad suplido Si resulta necesario que comiencen a gestionarse viajes sin conocerse la clave orgánica del centro de coste, se sustituirá este dato por una clave de 6 dígitos, inventada por el responsable de la organización de la actividad, que haga referencia a la misma Ejemplo: 11-WINTEM-003 11 - WINTEM - 003 Dos últimos dígitos de 2011 Abreviatura de Workshop sobre Inteligencia Emocional Número correlativo de actividad Generado el código, el responsable de la organización de la actividad o el servicio administrativo que se encargue del trámite de la misma remitirá a la Agencia un listado de personas que se prevé que participen en la actividad, indicando en el encabezamiento del mismo el número de código, utilizando el formulario que se incluye como anexo 3, disponible para su remisión telemática en la dirección web http://www.usal.es/webusal/node/node/node/6989. Pág. 5
Si no se conoce el nombre de los participantes que van a acudir a la actividad con cargo al centro de coste, se indicará su número. En este caso, la Agencia irá informando al responsable de la organización de la actividad de los datos personales de los participantes que vayan encargando sus servicios a medida que los soliciten, mediante remisión de copia electrónica del documento de encargo. Cualquier variación en los datos inicialmente suministrados por los responsables de una actividad deberá comunicarse oportunamente a la Agencia, para un adecuado control de las personas que viajan con cargo a la actividad, ya que la Agencia facturará al centro de coste responsable de la misma en función de los viajes concertados individualmente por los participantes en la actividad que se identifiquen con la misma. Una vez generado el código de actividad y remitido el listado de participantes a la Agencia, el responsable de la organización de la actividad o el servicio administrativo que se encargue del trámite de la misma deberá comunicar el código a los participantes en la actividad e informarles, en el caso de que deban abonar el importe para su tramitación posterior como gasto suplido, de este extremo. Los participantes en la actividad solicitarán individualmente a la Agencia el servicio utilizando el formulario que se incluye como anexo 4, disponible para su remisión telemática en la dirección web http://www.usal.es/webusal/node/node/node/7075, en el que deberán indicar a la Agencia el código de actividad que previamente les ha sido comunicado. 4.2. Viajes cuyo coste no se asume por la Universidad de Salamanca y sus entidades participadas. Si se desea que la Agencia esté a disposición de personas participantes en actividades organizadas por la Universidad de Salamanca o sus entidades participadas cuyos viajes no corran a cargo éstas, sino que sean de cuenta de los propios interesados o de otras administraciones, universidades o empresas, se comunicará tal circunstancia al realizar la solicitud inicial de prestación de servicios en el anexo 3, marcando la casilla correspondiente. En este caso no será preciso consignar nada más que el nombre de la actividad y el número aproximado de personas que está previsto que participarán en la actividad. Pág. 6
Segundo.- Servicios de viajes o alojamiento no concertados a través de Viajes El Corte Inglés, S.A. 1. Servicios no incluidos en las prestaciones de la Agencia.- No se contratarán en ningún caso a través de la Agencia, debiendo gestionarse directamente: a. Los viajes en vehículo particular. b. El alojamiento en colegios, residencias, viviendas de alquiler o establecimientos similares de los que sean titulares la Universidad de Salamanca o sus entidades participadas mayoritariamente. c. El alojamiento del personal de la Universidad de Salamanca y sus entidades participadas en colegios, residencias, viviendas de alquiler o instalaciones similares de las que sean titulares las entidades organizadoras de actividades en que participe el citado personal. 2. Servicios que puede prestar la Agencia pero pueden gestionarse directamente.- 2.1.- Podrán gestionarse directamente o contratarse a través de la Agencia, a opción del interesado: a. La adquisición de billetes directamente de la empresa de transportes cuando se trate de viajes repentinos no programados que se planteen sobre la marcha o en fines de semana o festivos en que la Agencia no está disponible para realizar la gestión o cuando se produzcan variaciones sobrevenidas en las condiciones del viaje y resulte imposible o muy dificultoso acudir a los servicios de la Agencia. En estos casos podrá también acudirse al servicio de urgencia de la Agencia, al que se hace referencia al final del párrafo 2 del apartado cuarto de esta instrucción. b. La adquisición de billetes para desplazamientos intermedios (una vez realizado el primer viaje de salida y antes del viaje de regreso definitivo) que no puedan ser planificados con antelación o las reservas de alojamiento en casos de cambios en el mismo como consecuencia de los citados desplazamientos intermedios. En estos casos podrá concertarse con la Agencia el primer viaje de ida y el de regreso, siempre que éste último pueda planificarse con antelación al inicio del primer viaje de ida y podrá acudirse para los viajes intermedios al servicio de urgencias de la Agencia si se desea. c. La reserva de alojamiento o transfer a los hoteles previstos por la organización de una actividad en otra universidad o institución. En este caso, puede contratarse por Pág. 7
los medios puestos a disposición por la otra institución, pudiendo consultarse a la Agencia si puede prestar los servicios a efectos de abaratar el coste de los mismos. d. La reserva directa de alojamiento en el caso de viajes para prácticas de campo o actividades similares que, por razón del entorno en que han de realizarse, se encuentren en lugares aislados o se presten en establecimientos de hostelería fuera de los circuitos oficiales o de categoría reducida, o no constituyan ruta habitual de servicios de autocar, en los que no es usual que el servicio se concierte a través de los servicios de agencias de viajes. En estos casos, podrá contratarse el alojamiento directamente o, si se desea, consultar a la Agencia, si puede prestar el servicio que se requiere. e. La adquisición de billetes de medios de transporte o la reserva de alojamiento en países extranjeros en que la inexistencia de infraestructura adecuada no permita la gestión a través de agencias de viajes. En estos casos, podrá contratarse el viaje directamente o, si se desea, consultar a la Agencia, si puede prestar el servicio que se requiere. f. La adquisición de billetes de transporte o la reserva de alojamiento de personas que acudan a actividades organizadas por la Universidad y que, por tener su residencia habitual en el extranjero, no tengan acceso a internet y a los servicios de correo electrónico y les resulte muy dificultoso acudir a los servicios de la Agencia y, por ello, gestionen su viaje directamente o a través de una agencia de viajes local. 2.2.- Podrán adquirirse, a opción del solicitante, bien acudiendo a los servicios de la Agencia, bien comprándolos directamente a la empresa de transportes (en taquilla o por internet), sin necesidad de solicitar previamente presupuesto a la Agencia, los billetes de transporte en tren, autobús o en compañías aéreas. 3. Limitaciones a las excepciones a la contratación a través de la Agencia.- Las excepciones establecidas en los párrafos anteriores no podrán implicar un coste superior al de las indemnizaciones previstas en el Real Decreto 462/2002 o norma que le sustituya en el futuro, sin perjuicio de lo que determinen las bases de ejecución presupuestaria en relación con los gastos de viaje y de alojamiento realizados con cargo a un proyecto o contrato de investigación o a un máster o título propio o curso extraordinario. Pág. 8
Tercero.- Tramitación de los expedientes de gastos en viajes y alojamiento 1. Simplificación de la tramitación de expedientes de gastos concertados con la Agencia.- Los expedientes para el pago de los gastos en viajes y desplazamientos continuarán tramitándose a través de los servicios administrativos de la Universidad (o, en caso de que el pago deba realizarse por sus entidades participadas, a través de los servicios administrativos de éstas) e incluirán declaración del itinerario efectivamente realizado, con indicación de los días y horas de salida y llegada y certificación acreditativa de haberse realizado el viaje. Ambas, declaración y certificación, se incluirán en un solo impreso, como viene haciéndose hasta ahora. La única documentación adicional necesaria será la factura de la Agencia cuando el viaje y el alojamiento se hayan gestionado a través de ella. 2. Documentación a aportar en el caso de gastos no concertados con la Agencia.- En caso de no haberse gestionado el viaje o el alojamiento a través de la Agencia deberán aportarse, como viene siendo habitual, declaración del itinerario efectivamente realizado, con indicación de los días y horas de salida y llegada, certificación acreditativa de haberse realizado el viaje (ambas, declaración y certificación, en un solo impreso como viene haciéndose hasta ahora), los billetes originales de los medios de transporte, los originales de las tarjetas de embarque, si se trata de viajes en avión, y la factura original del hotel. 3. Documentación acreditativa de la asistencia a cursos de formación.- A la documentación justificativa incluida en los diferentes supuestos contemplados en los apartados anteriores se añadirá certificación acreditativa de la asistencia a cursos de formación, en el caso de que el motivo del viaje haya sido la citada asistencia. 4. Inadmisibilidad de indemnizaciones superiores a la dieta.- No se abonarán gastos por importe superior al de las indemnizaciones previstas en el Real Decreto 462/2002 o norma que le sustituya en el futuro. En el supuesto de presentación de gastos superiores se abonará exclusivamente el importe de la indemnización establecida en la norma, siendo el exceso de cuenta del interesado, salvo que las bases de ejecución presupuestaria del ejercicio correspondiente determinen otra cosa en relación con los gastos de viaje y de alojamiento realizados con cargo a un proyecto o contrato de investigación o a un máster o título propio o curso extraordinario. Pág. 9
Cuarto.- Información sobre las condiciones del contrato con la Agencia 1. Información general sobre el servicio.- En la página web http://www.usal.es/webusal/files/oferta_economica_viajes.pdf se encuentra disponible la oferta presentada por la Agencia, que le vincula como parte del contrato. En la misma página se mantendrá actualizada la información general sobre el servicio y los seguros de viaje. 2. Lugar y horario de prestación del servicio.- Se ha abierto una oficina de la Agencia en los locales de la Universidad, ubicada en la calle Traviesa, nº 3 para el uso de los miembros de la comunidad universitaria. Puede contactarse por teléfono (923-21-41-06), fax (923-21-22-51) o correo electrónico (usal@viajeseci.es). Esta oficina pretende facilitar los trámites con la Agencia, aunque para la gestión con la misma no resulta necesario desplazarse a la misma, pudiendo realizarse todos los trámites por vía telemática. La oficina presta servicios en horario de 09:00 a 14:30 y de 15:30 a 18:00, de lunes a viernes. Además existe un servicio de urgencias en el teléfono 91 748 06 38 que está disponible de lunes a viernes de 18:00 a 09:00 y los sábados, domingos y festivos las 24 horas. Disposición adicional.- Aplicación a financiación externa y a personal externo La presente instrucción es aplicable a todos los gastos que deban abonarse por la Universidad o sus entidades participadas mayoritariamente a proveedores externos por estos servicios, con independencia de la procedencia de la financiación que se destine al pago de los viajes o el alojamiento. La presente instrucción es de aplicación a todos los gastos que se realicen, incluyendo los gastos de viajes y alojamiento de personas que, no perteneciendo a la Universidad o sus entidades participadas mayoritariamente, deban abonarse por las mismas. Pág. 10
VNiVERSiDAD D SAIAM.ANCA GERENCIA Las normas contenidas en la presente Instrucción se aplicarán a los expedientes de gasto de contrataciones de viajes realizadas durante la vigencia de la Instrucción n 1/2010 cuando, por su mayor flexibilidad faciliten la continuación de la tramitación del expediente correspondiente. Pág. 11