Manual de usuario Manual de usuario Clarity HARTMANN España 1
PANTALLA DE ACCESO Introduce Usuario y Contraseña asignados Manual de usuario Clarity HARTMANN España 2
PANTALLA PRINCIPAL (SOLUCIONES HARTMANN) Selecciona tu solución HARTMANN contratada PANTALLA PRINCIPAL (MENÚ) Manual de usuario Clarity HARTMANN España 3
STOCKS Visualización stock artículos de contrato 1) Selecciona la opción STOCKS del cuadro de opciones. 2) Dentro de la opción STOCK tenéis tres formas de ver el stock de artículos. a. Visualizar Stock de los productos según Almacén de Quirófano. b. Visualizar Stock de los productos según la referencia de producto. c. Visualizar el Stock únicamente de los productos que tienen stock por debajo del mínimo. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 4
a. Visualizar Stock de los productos según Almacén de Quirófano. Para ello seleccionar la opción Stocks Almacenes Almacén que queráis analizar. Si tenéis muchos almacenes de quirófano, una forma fácil de buscarlo es teclear en el buscador el nombre del almacén. Tras seleccionar uno de los almacenes, os aparecerán los artículos de contrato que hay en ese almacén y el stock de cada uno de ellos. Para cada artículo podéis visualizar el Stock mínimo; Stock real y el ESTADO de un determinado artículo (OK/ BAJO) según su nivel de stock. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 5
Si necesitas tener estos datos en un archivo puedes exportarlos a tabla Excel pulsando el botón que se encuentra en la esquina inferior derecha. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 6
b. Visualizar Stock de los productos según Referencia de Producto. Para ello seleccionar la opción Stocks Producto Referencia que queráis analizar. Si tienes muchas referencias/artículos contratadas, una forma fácil de buscarlo es teclear en el buscador la referencia o nombre del producto a analizar. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 7
Una vez encontrado el artículo que queremos analizar lo seleccionamos y visualizaremos en la pantalla la siguiente información: * Almacenes de quirófano donde se encuentra ubicado este artículo. * Stock real que hay de este artículo en cada almacén. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 8
Si necesitas tener estos datos en un archivo puedes exportarlos a tabla Excel pulsando el botón que se encuentra en la esquina inferior derecha. c. Visualizar referencias con stocks bajos. Para ello seleccionar la opción Stocks Stocks bajos Almacén que queráis analizar. Si tenéis muchas referencias/artículos contrato, una forma fácil de buscarlo es teclear en el buscador la referencia o nombre del producto a analizar. Si seleccionáis el almacén a analizar os aparecerán únicamente las referencias con stock bajo o stock por debajo del mínimo permitido. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 9
Si necesitas tener estos datos en un archivo puedes exportarlos a tabla Excel pulsando el botón que se encuentra en la esquina inferior derecha. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 10
PREPARAR INTERVENCIONES Selecciona la opción PREPARAR INTERVENCIONES del cuadro de opciones. En esta pantalla podremos visualizar las intervenciones cuyo material queremos preparar puesto que previamente las hemos planificado. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 11
Si queremos modificar el número de intervenciones a preparar para un determinado día, un determinado quirófano y un determinado tipo de intervención, seleccionamos la opción que tenemos para cada intervención dentro de planificación de intervenciones. Una vez modificado este número pulsamos en el botón. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 12
Si por el contrario, nos hemos confundido en la planificación de intervenciones y lo que queremos es eliminar la intervención, seleccionamos la opción que tenemos para cada intervención. La búsqueda de estas intervenciones podemos hacerla bien por quirófano (Bloque Quirúrgico) o también si introducimos el nombre de la intervención en el buscador. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 13
Si queremos imprimir las cirugías, cuyo material vamos a preparar, tenemos que pulsar el botón. Tras seleccionar la opción Imprimir Cirugías a Preparar, tenemos que elegir qué cirugías elegimos: - Según almacén de quirófano. - Según fechas. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 14
Una vez que seleccionáis el almacén de quirófano y las fechas, pulsamos. Tras seleccionar esta opción se descargará un archivo pdf con las intervenciones cuyo material se debe preparar. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 15
PLANIFICAR INTERVENCIONES Selecciona la opción PLANIFICAR INTERVENCIONES del cuadro de opciones. Tras seleccionar la opción Planificar Intervenciones nos aparecen dos opciones: *Ver planificación de intervenciones. Si seleccionamos esta opción, nos aparecerá la pantalla y todas las opciones que previamente hemos descrito en el punto anterior (Preparar intervenciones). *Introducir una nueva planificación. Si seleccionamos esta opción, nos aparecerá una pantalla para que introduzcamos nuevas intervenciones que queramos planificar. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 16
3 2 1 En esta pantalla podemos introducir las intervenciones a planificar. Para ello tenemos que seguir los siguientes pasos: Descargar la plantilla de intervenciones. Para ello pulsar el. Si ya tenemos la plantilla descargada de otras ocasiones no tenemos que seleccionar esta opción. Rellenar la plantilla con los datos que nos pide y en la forma en la que se nos pide. Pulsar. Pulsar. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 17
PANEL DE INDICADORES Seleccionar la opción Panel de Indicadores del cuadro de opciones. En esta pantalla visualizaremos los siguientes indicadores. *Intervenciones realizadas por meses. Para este indicador podemos aumentar el detalle pulsando en cada barra/punto/grafico o también podemos hacerlo seleccionando el rango de datos que nos interese. Pulsar en la barra que nos interese. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 18
Si hacemos click en un mes en concreto podrás ver el detalle del número de intervenciones realizadas de cada tipo dentro del mes. Seleccionar el periodo que nos interese. Hay que dejar pulsado el botón izquierdo del ratón y ampliar Manual de usuario Clarity HARTMANN España 19
Para volver a la situación original Pulsar el botón. Cada uno de los gráficos que visualizaréis en el Panel de indicadores dispone de varias opciones de descarga. Para ello seleccionar la opción que tenéis en cada una de estas gráficas. Para ver más en detalle los datos de cada una de las gráficas, pulsar el botón. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 20
El detalle que visualizáis tras seleccionar la opción también podeis descargarla en un archivo Excel. Parra ello, pulsar el botón. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 21
*Productos sin stock mínimo (productos con stock por debajo del mínimo). Para este indicador podemos aumentar el detalle pulsando la opción. Si queremos descargar la imagen pulsar la opción Este detalle que visualizáis tras seleccionar la opción también podéis descargarla en un archivo Excel. Parra ello, pulsar el botón. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 22
*Consumo mensual batas y cobertura quirúrgica (últimos 12 meses) ( consumidos según meses). Para este indicador podemos aumentar el detalle pulsando en cada punto del gráfico o también podemos hacerlo seleccionando el rango de datos que nos interese. Para ver más en detalle los datos de cada una de las gráficas, pulsar la opción. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 23
El detalle que visualizáis tras seleccionar la opción también podéis descargarla en un archivo Excel. Para ello, pulsar la opción. Al igual que con los anteriores indicadores, podemos descargar la imagen del gráfico pulsando. La barra de color azul claro simboliza el consumo real y la azul oscuro el consumo facturado. Esto estará disponible solo en el caso de que haya desviaciones entre el consumo leído con las lectoras versus consumo real. También en este caso si haces click sobre un mes te da el gasto de los diferentes protocolos dentro del mes correspondiente. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 24
*Consumo de Pijamas (en unidades según meses). Para este indicador podemos aumentar el detalle seleccionando cada barra del gráfico o también podemos hacerlo seleccionando el rango de datos que nos interese. Seleccionar la barra que nos interese. Seleccionar el periodo que nos interese. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 25
Para ver más en detalle los datos de cada una de las gráficas, pulsar la opción. El detalle que visualizáis tras seleccionar la opción también podéis descargarla en un archivo Excel. Para ello, pulsar la opción. Al igual que con los anteriores indicadores, podemos descargar la imagen de la gráfica pulsando. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 26
*Estado de las conexiones. Muestra si alguna lectora no ha emitido conexión en un periodo razonable de tiempo. *Cumplimiento de protocolos. En el primer nivel muestra la media de cumplimiento del mes de los diferentes protocolos dentro del mismo mes. La barra azul oscuro hace referencia al cumplimiento de los productos dentro de protocolo y la azul claro al % de productos que se usan fuera del protocolo pactado. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 27
De nuevo si hacemos click en la barra del mes que queremos analizar nos dará un gráfico del cumplimiento de cada protocolo dentro del mes. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 28
ÁREA DE DESCARGA Seleccionar la opción Área de Descarga del cuadro de opciones. En el Área de descargas tendremos acceso a la descarga de los siguientes informes: Informes de las intervenciones realizadas Informe de los consumos de pijamas quirúrgicos Informe de los consumos por centro de coste Informe PPI: diferencias consumo teórico vs. Consumo real Informe Stock almacenes de quirófano Manual de usuario Clarity HARTMANN España 29
*Informe de intervenciones realizadas. Visualizamos el número y tipología de las intervenciones realizadas entre diferentes fechas seleccionadas. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 30
*Informe de consumos de pijamas quirúrgicos. Visualizamos el número de pijamas por referencia, por maquina, por usuario. *Informe de consumos por centro de coste. Visualizamos el número de intervenciones y consumo de pijamas por centro de coste entre diferentes fechas seleccionadas. *Informe PPI: diferencias consumo teórico vs. Consumo real. Visualizamos las diferencias en número de unidades y en importe consumo entre lo que el Hospital debería de haber consumido teóricamente (según protocolos) y lo que realmente ha consumido. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 31
*Informe stock almacenes de quirófano. Visualizamos el stock de todos los productos según almacén y según la referencia del artículo. Además, en el Área de descarga también podremos observar las dos secciones relacionadas con la facturación del cliente: Factura KE y Facturas Emitidas. Factura KE En esta sección el usuario tiene a su disposición la información sobre el importe teórico a facturar. En el apartado Facturas emitidas el usuario puede descargarse las facturas emitidas hacia el cliente. Dependiendo si al cliente se le factura por intervención o por consumo, podrá visualizar el dato desglosado por producto o por protocolo. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 32
Los datos mostrados en la tabla son los siguientes: Id F.Desde F.Hasta ID.Al.Q. Alm.Q. Imp.PPI Imp.KE ID interna de la factura Fecha inicio del periodo de la factura. Fecha fin del periodo de la factura. Código del almacén quirófano al que se ha facturado. Nombre del almacén quirófano. Importe facturado al cliente de Precio Pactado por Intervención (PPI). Si al cliente se le factura por el producto consumido, esta columna no aparece. Importe facturado al cliente si se factura por consumo. Importe que se debería haber facturado al cliente de PPI si se facturara por el material efectivamente consumido. Acciones: Ver detalle de la factura. Exportar el documento: formato PDF, vía email o directamente. Exportar el documento: formato Excel, vía email o directamente. En esta pantalla podemos visualizar el detalle de la factura seleccionando el botón de la factura a analizar y que estamos viendo en la pantalla en ese momento. Tenemos esta misma opción si pulsamos el botón Manual de usuario Clarity HARTMANN España 33
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Si lo que queremos es exportar esta factura (descargarla en forma de archivo) o enviar esta factura en forma de archivo a nuestra dirección de mail tenemos que seleccionar la opción o. Los datos generados en formato Excel son los siguientes: 1 Alm. Quirófano Código almacén quirófano 2 Artículo Código producto HARTMANN 3 Cod.Art.Cliente Código artículo del cliente (si está mantenido). 4 Descripción Nombre del producto 5 Cant. Teórica Indica la cantidad consumida teórica según intervenciones realizadas 6 Cant. Real Indica la cantidad realmente consumida, teniendo en cuenta las lecturas de las PDAs así como los movimientos manuales marcados para facturar. 7 Cant. Entregada La cantidad entregada al hospital 8 Saldo Es el resultado de restar Cer Ud. Cons.(9) - Cant. Real(6). 9 Precio Unit. Precio unitario del producto tal como está mantenido en ILCQ. Esta columna será visible por el usuario dependiendo de si tiene permisos para ver datos económicos o no. Si lo que queremos es visualizar el detalle de una factura que no vemos en pantalla en ese momento, pulsamos la opción. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 35
En esta pantalla seleccionamos el almacén de quirófano al cual pertenece el detalle de factura, las fechas y la forma en que queremos el detalle ( Documento, si lo que queremos es descargar el archivo; correo electrónico si lo que queremos es enviarlo a una dirección de mail). Si lo que queremos es descargarnos un archivo pdf con la facturación agrupada de un determinado cliente, tenemos que pulsar la opción y elegir las fechas para las que quieres una facturación agrupada. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 36
Facturas Emitidas: En este apartado, el usuario puede descargarse en archivo pdf las facturas que ya han sido emitidas al cliente. Los datos mostrados son los siguientes: Factura Fecha Descripción Id Factura Nombre documento Nº de la factura que coincide con el nº de factura SAP Fecha del documento Texto libre asociado al documento Código interno de la factura Nombre del fichero subido Acciones: Descargar documento. Nos permitirá descargar el documento en nuestro ordenador para visualizarlo. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 37
FICHA DEL HOSPITAL Seleccionar la Ficha Hospital del cuadro de opciones. En esta pantalla disponemos de diferentes pestañas que contienen información relacionada con nuestro cliente y con los datos de la persona de contacto de HARTMANN: a) Datos básicos. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 38
b) Datos contacto. c) Listado de productos. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 39
Si queréis buscar un producto por referencia o por nombre, podéis utilizar el buscador escribiendo la referencia (no hace falta que sea completa) o la descripción del producto. d) Listado protocolos. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 40
Si queréis buscar un Protocolo determinado podéis utilizar el buscador escribiendo la referencia del protocolo (no hace falta que sea completa) o la descripción del protocolo. Además, si queréis confirmar qué artículos componen el protocolo, tenéis que pulsar el botón que tenéis a la izquierda de cada uno de los protocolos. e) Usuarios Dispensalia. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 41
En esta pantalla podéis utilizar el buscador para encontrar un determinado usuario. Podéis buscarlo por número de tarjeta, Nombre, Departamento. Además podéis ver qué usuarios están en Activo/Inactivo pulsando en el filtro que tenemos debajo del buscador. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 42
Si lo que queremos es crear un nuevo usuario pulsamos la opción. Una vez lo hayamos pulsado, nos sale un recuadro donde tendremos que introducir la información del nuevo usuario. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 43
*Contraseña: Es el código de acceso con el que el usuario accederá a Dispensalia. *Nombre *Departamento. *Número Tarjeta: Es el DNI. Puede ser con letra o sin letra. *Fecha periodo: Es la fecha a partir de la cual el usuario tiene acceso a coger pijamas en Dispensalia. *Fecha baja: Esta fecha se pone únicamente en el caso de que sepamos que un determinado usuario va a causar baja en ese servicio/dispensalia a partir de una determinada fecha. Normalmente se suele utilizar para usuarios que hacen sustituciones, alumnos de medicina/enfermería, etc *Cantidad de producto: Es el número de pijamas que se le permitirá sacar en un periodo determinado (Frecuencia). *Frecuencia: Número de pijamas que se obtienen de Dispensalia por unidad de tiempo. Por ejemplo: 7 pijamas/ 7 días. *Consumo Período: Aquí normalmente hay que poner cero. Una vez rellenados todos los campos, pulsamos la opción. Manual de usuario Clarity HARTMANN España 44