Taller de Excel para facultad Desarrollado por: Doel A. Lugo Irizarry
Exportando el registro desde BlackBoard: 1. Entre al Full Grade Center de su curso para que tome todos los criterios de evaluación de cada estudiante. 2. En la pantalla del Full Grade Center, localice el botón que dice Work Offline a. Coloque su cursor sobre el botón b. Seleccione la opción que dice Download c. Verifique que en la opción #1 (Data) aparezca marcada la opción que dice Full Grade Center. d. Oprima el botón que dice Submit. e. Aparecerá una pantalla con un botón que dice Download. f. Oprima el botón. 3. Aparecerá una pantalla del sistema operativo ofreciendo las siguientes opciones: a. Save File Guardar el documento en el disco duro b. Open with Microsoft Excel Abrir el documento con la aplicación de Excel c. Oprima el botón de OK para efectuar la acción seleccionada Nota: Si escoge abrir el documento, el sistema no guardará ninguna copia en disco. Si no guarda los cambios antes de terminar de trabajar en su documento, puede perder el trabajo que haya realizado. 4. Se abrirá un documento en Excel mostrando los datos de su curso. Si los datos mostrados en el nuevo documento de Excel no cumplen con lo que usted necesita, puede volver a comenzar desde el paso #2 y verificar la pantalla que sale al oprimir el botón de Work Offline para seleccionar las columnas a incluir en el reporte de Excel.
Mejorando la estética de nuestro documento Eliminando las columnas innecesarias: 1. Seleccione la(s) columna(s) que desea borrar: a. Para borrar una sola columna coloque el cursor sobre la letra de la columna haga un click para seleccionar la columna entera oprima el botón derecho del ratón (sin cambiar de posición) seleccione la opción Delete b. Para borrar múltiples columnas coloque el cursor sobre la letra de la columna oprima el botón izquierdo del ratón y manténgalo apretado mientras arrastra el cursor y ennegrece las columnas deseadas oprima el botón derecho del ratón (sobre las columnas seleccionadas) seleccione la opción Delete
Arreglando los títulos de las columnas 1. Seleccione la fila de títulos. a. Coloque el cursor de su ratón en el número de la fila de los títulos. b. Oprima el botón izquierdo sin mover el cursor para seleccionar la fila. 2. Oprima el botón derecho del ratón con el cursor sobre la fila seleccionada. 3. Seleccione la opción que dice Format Cells. 4. Aparecerá la pantalla para cambiarle el formato a las celdas. a. Seleccione el tab que dice Alignment. b. En el área de Text Alignment seleccione: Center en el drop box de Horizontal. Center en el drop box de Vertical. c. Marque la opción de Wrap Text en el área de Text Control. d. Oprima el botón de Ok para que se apliquen los cambios seleccionados a las columnas. e. El resultado será similar a la pantalla que verá a continuación. 5. Seleccione el botón de estilo que tiene la letra B para que los títulos queden en negrillas (bold) y resalten del resto de los datos.
Organización de columnas 1. Seleccione la columna que desea mover de lugar. a. Coloque el cursor del ratón sobre la letra de la columna que desea mover. b. Oprima el botón derecho del ratón mientras el cursor del ratón está sobre el texto seleccionado para abrir un menú. c. Seleccione la opción de Cut. Para efectos de este ejemplo, se seleccionó la columna D, correspondiente a la Relación Académica entre el Profesor y el Estudiante a Distancia.
2. Muévase hasta la columna a donde quiere mover los datos seleccionados. a. Coloque el cursor en la primera celda de la columna a donde llevará los datos seleccionados. b. Oprima el botón derecho del ratón sin salirse de la celda. c. Seleccione la opción de Insert Cut Cells. Para efectos de este ejemplo, la columna seleccionada se movió a la columna W, que se encuentra en blanco. Si su columna tuviera algún contenido, el mismo se movería hacia la derecha. De esta forma no se pierden los datos de la columna existente.
Añadiendo nuevas columnas para el total, promedio y la nota 1. Muévase a la próxima columna vacía de la derecha que, en este caso, es la columna W. 2. Escriba el título Total en la celda. 3. Muévase a la próxima columna vacía de la derecha que, en este caso, es la X. 4. Escriba el título Promedio en la celda. 5. Muévase a la próxima columna vacía de la derecha que, en este caso, es la Y. 6. Escriba el título Nota en la celda. Su tabla debe verse similar a la de la siguiente imagen:
Realizando los cálculos pertinentes en nuestra tabla 1. Para calcular la puntuación total y el promedio de cada estudiante es necesario que añada una fila a su tabla con la puntuación individual de cada criterio. a. Coloque el cursor del ratón en la segunda fila de su tabla. b. Oprima el botón izquierdo del ratón para seleccionar la fila entera. c. Sin mover el cursor de la fila seleccionada, oprima el botón derecho del ratón. d. Seleccione la opción que dice Insert para añadir una fila. 2. En la nueva fila, escriba el valor de cada criterio en la celda debajo del título de cada columna. 3. En la celda que está justo debajo de Total (W2) escriba la fórmula para sumar el valor de todos los criterios. En el caso de esta tabla, los valores que vamos a sumar van desde la columna D hasta la columna V de la fila 2 por lo que la fórmula sería la siguiente: =sum(d2..v2) 4. Copie la fórmula que calcula el total. a. Coloque el cursor del ratón sobre la celda con el total. b. Oprima el botón derecho del ratón y seleccione la opción que dice Copy. 5. Seleccione las celdas de la columna de Total. a. Coloque el cursor del ratón en la celda que está justamente bajo la celda con la fórmula de Total. b. Oprima el botón izquierdo del ratón y no lo suelte. c. Arrastre el cursor, sin soltar el botón, hasta seleccionar todas las celdas de la columna de Total (W) correspondientes a los estudiantes. 6. Oprima el botón de la derecha y seleccione la opción que dice Paste.
7. Coloque el cursor del ratón en la celda para promedio de la primera fila de estudiante. 8. Escriba la fórmula para calcular el promedio, =total de la fila del estudiante / total de los criterios. =w3/w2 9. Edite la fórmula de promedio para generalizarla. a. Coloque el cursor del ratón sobre la celda con el promedio. b. Oprima la tecla F2 para editar el contenido. 10. Escriba el signo de dólar ($) entre la letra W y el número 2 para que la fórmula se vea como sigue: =w3/w$2 11. Copie la celda de Promedio. a. Coloque el cursor del ratón sobre la celda con el promedio. b. Oprima el botón derecho del ratón y seleccione la opción que dice copy. 12. Seleccione las celdas de la columna de Promedio. a. Coloque el cursor del ratón en las celdas correspondientes a las de promedio. b. Oprima el botón izquierdo del ratón y no lo suelte. c. Arrastre el cursor, sin soltar el botón, hasta seleccionar todas las celdas de la columna de Promedio (X) correspondientes a los estudiantes. 13. Oprima el botón de la derecha y seleccione la opción que dice Paste. 14. Coloque el cursor del ratón sobre la celda de Nota correspondiente a la fila del primer estudiante. 15. Escriba la fórmula para determinar la nota del estudiante. Asumiendo que la primera fila es la 3 y el promedio del estudiante está en la columna X, la fórmula sería: =IF(X3>=0.9, A,IF(X3>=0.8, B,IF(X3>=0.7, C,IF(X3>=0.6, D, F )))) En la fórmula se evalúa constantemente el valor guardado en la celda X3 y determina la nota correspondiente de acuerdo al promedio. Es importante que la fórmula se escriba exactamente como aparece en el tutorial o no funcionará. 16. Copie la celda de Nota. a. Coloque el cursor del ratón sobre la celda con la nota. b. Oprima el botón derecho del ratón y seleccione la opción que dice Copy.
17. Seleccione las celdas de la columna de Promedio. a. Coloque el cursor del ratón en las celdas correspondientes a las notas de los estudiantes. b. Oprima el botón izquierdo del ratón y no lo suelte. c. Arrastre el cursor, sin soltar el botón, hasta seleccionar todas las celdas de la columna de Nota (Y) correspondientes a los estudiantes. Su tabla se verá muy similar a la siguiente imagen:
Ultimando detalles: Mejoraremos la apariencia de nuestra tabla corrigiendo los títulos de cada columna 1. Integre los títulos de las primeras tres columnas: a. Seleccione las primeras tres celdas de las primeras dos filas (A1, A2, B1, B2, C1 y C2). b. Oprima el botón derecho del ratón con el cursor sobre el texto seleccionado. c. Seleccione la opción que dice Format Cells. 2. Aparecerá la pantalla para cambiar las propiedades de las celdas: a. Escoja el tab de Alignment. b. Marque la opción que dice Merge cells. c. Oprima el botón de OK. d. Le aparecerá una pantalla avisándole que podría perder datos al ejecutar la operación deseada. En este caso los datos son prescindibles, por lo que oprimiremos el botón de OK. 3. Coloque el cursor del ratón sobre cada título y arréglelo a. Oprima la tecla F2 para activar el editor. b. Elimine o cambie el título de la columna por un valor o descripción que sea entendible para cualquier usuario. c. Oprima la tecla Enter para efectuar el cambio.
4. Corrija el título de Promedio. a. Seleccione las primeras dos celdas de la columna de Promedio (X en este ejemplo). b. Oprima el botón de la derecha con el cursor sobre el texto seleccionado. c. Seleccione la opción de Format Cells. d. En la pantalla de las propiedades de la celda seleccione la pestaña de Alignment. e. Marque la opción de Merge Cells. f. Oprima la tecla de Enter para efectuar los cambios. 5. Corrija el título de Nota. a. Seleccione las primeras dos celdas de la columna de Nota (Y en este ejemplo). b. Oprima el botón de la derecha con el cursor sobre el texto seleccionado. c. Seleccione la opción de Format Cells. d. En la pantalla de las propiedades de la celda seleccione la pestaña de Alignment. e. Marque la opción de Merge Cells. f. Oprima la tecla de Enter para efectuar los cambios. 6. Seleccione la columna de Promedio. a. Coloque el cursor de su ratón sobre la columna de Promedio (X en este ejemplo). b. Oprima el botón con el símbolo de porcentaje (%). 7. Seleccione la columna de Nota. a. Coloque el cursor de su ratón sobre la columna de Nota (Y para este ejemplo). b. Oprima el botón para centralizar.
8. Seleccione todas las celdas con datos de la tabla. 9. Oprima el botón de bordes y seleccione la opción de All Borders.
10. Arregle el ancho de las primeras tres columnas para que todos los datos se vean completamente. a. Coloque el cursor sobre la columna A. b. Oprima el botón derecho del ratón y seleccione la opción de Column Width. c. Le aparecerá una pantalla pequeña en la que puede especificar el ancho de la columna. d. Escriba el número que entienda será suficiente para albergar sus datos. e. De resultar suficiente, prosiga con las demás columnas. De lo contrario, repita estos pasos para continuar ajustando el ancho de la columna. 11. Su tabla terminará muy similar a la imagen que verá a continuación:
Separando los datos por categorías 1. Oprima en el tab inferior de su tabla que tiene un icono. Este indica que se añadirá una hoja nueva de cálculo. Añada tantas hojas de cálculo como categorías quiera detallar. 2. Cámbiele el nombre a la nueva hoja de cálculo. a. Haga doble click sobre el nombre de la nueva hoja de cálculo. b. Otra forma de hacerlo es oprimiendo el botón de la derecha sobre el nombre de la nueva hoja y seleccionando la opción que dice Rename. c. Escriba el nuevo nombre para su hoja de cálculo. Debe ser algo corto y significativo para que le permita identificar los datos representados en ella. Para efectos de este ejercicio usaremos los nombres: Exámenes, Quizzes y Proyectos. Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja de cálculo. Su tabla debe verse similar a la imagen a continuación. Fíjese en las diferentes hojas de su documento. Observará que la primera hoja conserva su nombre, largo y sin sentido para nosotros. Esa hoja nos servirá de referencia para copiar TODOS los datos a los demás tabs, asegurándonos que no vayamos a hacer algún cambio que provoque la pérdida de alguna puntuación. 3. Seleccione la pestaña inicial haciendo un click sobre el nombre con el botón izquierdo del ratón. 4. Seleccione el contenido de su tabla. a. Coloque el cursor del ratón en el espacio superior izquierdo de su tabla (sobre el número 1 y a la izquierda de la columna A). b. Haga un click con el botón izquierdo del ratón sobre el espacio antes descrito. c. Oprima el botón derecho del ratón. d. Seleccione la opción de Copy. 5. Copie el contenido de la pestaña principal a las demás pestañas. a. Muévase al próximo tab y coloque el cursor en la celda A1. b. Oprima el botón derecho del ratón en la celda A1. c. Seleccione la opción de Paste. Las celdas de la nueva pestaña asumirán las propiedades de la pestaña original.
6. Repita el paso #5 para cada pestaña que tenga en su documento. 7. Elimine las columnas innecesarias de cada pestaña. Deje las asignaciones en la pestaña de asignaciones, las pruebas cortas en la pestaña de quizzes, las pruebas en la pestaña de exámenes, y así sucesivamente. Su documento terminará como las imágenes a continuación.