MINISTERIO DE SALUD DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORIA Teléfonos: 2233-9516 / 2257-7692 Fax: 2221-5394 Correo electrónico: auditoria.interna@misalud.go.cr INFORME DGA-558-2016 AUDITORIA SOBRE EL PROCESO DE VISADO EN LA PARTIDA DE SEGUROS Y RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS Tabla de Contenido RESUMEN EJECUTIVO... 2 1. INTRODUCCIÓN... 4 1.1 Origen del Estudio.... 4 1.2 Objetivo General... 4 1.3 Objetivos Específicos.... 4 1.4 Alcance... 4 1.5 Ley de Control Interno... 5 1.6 Comunicación de resultados... 7 2. RESULTADOS.... 8 2.1 Calculo de Vacaciones en las Liquidaciones Laborales... 8 2.2 Documentos Soporte a las Resoluciones Administrativas... 10 2.3 Proceso de Foliado en la Documentación Soporte... 11 3- CONCLUSIONES... 13 4- RECOMENDACIONES.... 13 A la Unidad de Recursos Humanos... 13 A la Unidad Financiera... 13
INFORME DGA-558-2016 AUDITORIA SOBRE EL PROCESO DE VISADO EN LA PARTIDA DE SEGUROS Y RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS RESUMEN EJECUTIVO La presente auditoría se realizó en cumplimiento al Plan Anual de Trabajo de Auditoría y su objetivo es evaluar que los controles establecidos en el proceso de visado sobre los gastos de seguros y resoluciones administrativas, cumplan con lo establecido en la normativa. Para lograr dicho objetivo, el estudio orienta sus acciones de acuerdo con lo establecido en los siguientes objetivos específicos: 1. Constatar el cumplimiento, suficiencia y validez del control interno vigente. 2. Determinar la confiabilidad de los registros de la cuenta. 3. Determinar que los respaldos documentales correspondan a los registros registrados. El alcance del estudio es del periodo de enero a agosto del 2015, se seleccionó y se revisaron 4 visados de trasferencias de pago en la Partida de Seguros y en el caso de las Resoluciones Administrativas, se procedió a revisar 27 pagos de Prestaciones Legales y 4 pagos de Reclamos Salariales, se analizó el pago de indemnizaciones al Sr. Edwin Mora Montero, las cuales corresponden a recursos de amparo por no atender denuncias en el plazo establecido. Para la ejecución de la Auditoria se consideraron herramientas metodológicas como revisión de fuentes documentales, normativas y electrónicas y su correspondiente análisis; la aplicación de cuestionarios y entrevistas de acuerdo con los requerimientos de estudio, en la Unidad Financiera, la Unidad de Recursos Humanos y el Área de Trasportes. Así mismo se realizaron recálcalos y revisión de documentación soporte a los pagos efectuados, mediante las cedulas confeccionadas para tal fin. De la revisión realizada a los pagos de Seguros, así como Resoluciones Administrativas, se concluye que, para las Prestaciones Legales, se determinó que en el pago de las vacaciones a los exfuncionarios no se han cancelado de acuerdo a la normativa vigente. Dicha inconsistencia se da en los casos en que los exfuncionarios no han cumplido el periodo completo para disfrute de vacaciones, se calculan las vacaciones a un día por mes laborado y se rebajan los días que hayan disfrutado de 2
vacaciones en ese periodo, calculando la diferencia de días por el porcentaje que le corresponde según el tiempo laborado para pagar los días proporcionales, por lo que no se toma adecuadamente el total de los días proporcionales según el tiempo laborado desde el inicio del cálculo. Así mismo, en el caso de la Boleta para Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos, se determinó que de la muestra seleccionada, se encontró que en 24 Boletas no se está anotando la fecha en que es firmada por el Jefe de Programa, lo cual representa un 89% de la muestra. Adicionalmente, en el caso concreto de la exfuncionaria Floribeth Martínez Gutiérrez, no presenta en Visado respectivo en los documentos respaldo. Mediante la revisión de los documentos soporte al proceso de Visado en la Partida de Seguros y Resoluciones Administrativas, se determinó que no se está realizando el Foliado correspondiente, tal como lo estable los lineamientos emitidos por la Dirección General de Salud. Importante indicar que, sobre este caso en particular ya se había realizado recomendación en el informe DGA-473-2014, sin embargo, nuevamente se determina que a la fecha se continua presentando la debilidad que generó la recomendación emitía con anterioridad por esta Auditoria. Dado a lo expuesto anteriormente y para subsanar las situaciones encontradas, se dispone las recomendaciones a la Administración: A la Unidad de Recursos Humanos del Ministerio de Salud, modificar la fórmula del libro del Excel, donde realizan los cálculos de las liquidaciones laborales, para que se sigan cancelando las vacaciones de acuerdo a lo que indica la Normativa vigente. A la Unidad Financiera, Girar directriz donde se retroalimente a los encargados del proceso de Visado del Ministerio de Salud para que tengan presente los requisitos que debe cumplir todo pago realizado mediante Cargo a Reserva de Recursos. Adicionalmente, tal como se indica en el oficio DGS-3040-13 del 22 de julio del 2013, emitido por las autoridades del ministerio, y como se les recomendó en el informe anterior DGA-473-2014, ordenar la implementación de foliado en los expedientes de Acuerdos de Pago. 3
INFORME DGA-558-2015 AUDITORIA SOBRE EL PROCESO DE VISADO EN LA PARTIDA DE SEGUROS Y RESOLUCIOINES ADMINSITRATIVAS 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Origen del Estudio. El presente estudio corresponde al Plan Anual de Trabajo de Auditoría. 1.2 Objetivo General. Evaluar que los controles establecidos en el proceso de visado sobre los gastos de seguros y resoluciones administrativas, cumplen con lo establecido en la normativa 1.3 Objetivos Específicos. 1.3.1 Constatar el cumplimiento, suficiencia y validez del control interno vigente. 1.3.2 Determinar la confiabilidad de los registros de la cuenta. 1.3.3 Determinar que los respaldos documentales correspondan a los registros registrados. 1.4 Alcance. El estudio considera para su desarrollo, los siguientes aspectos: Periodo de estudio: Enero a Agosto 2015. Nivel de Gestión: Se desarrolla en el Nivel Central, para lo cual se realiza entrevistas y cuestionarios a los funcionarios de la Unidad de Recursos Humanos, Unidad Financiera y Área de Trasportes, que intervienen en el procedo de Visado. El cuestionario se estructuró básicamente en tres temáticas: a) conocimiento de la normativa vigente y pertinente, b) controles internos efectuados, c) implementación y participación de lo indicado en la legislación con respeto al Visado de los pagos de Seguros y Resoluciones Administrativas. 4
Se seleccionó la muestra, de acuerdo a la base de datos que nos suministró la Unidad Financiera y la Unidad de Recursos Humanos, sobre los pagos realizados en las partidas de Seguros y Resoluciones Administrativas, con la cual se realizó la revisión de la documentación soporte para cada uno de los casos y se verificó el cumplimiento de los requisitos, obligaciones que la normativa solicita y se realizó el recalculo de los montos pagados. Se realizaron las pruebas necesarias con el fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos y la normativa relacionada con el visado de los pagos realizados en las partidas sujeto a estudio; para lo que se consideró leyes, reglamentos, estatutos, manuales y resoluciones; se extrajo información tanto de la página Web como de la Intranet del Ministerio de Salud. 1.5 Ley de Control Interno Este informe queda sujeto a lo estipulado en la Ley Nº 8292, denominada Ley General de Control Interno, específicamente en los artículos 36 y 38, que dicen: Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a- El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b- Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las 5
soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994. Por último se cita el párrafo primero del artículo 39 del capítulo sobre responsabilidades y sanciones: Artículo 39 Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. 6
1.6 Comunicación de resultados Las normas generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC-064-2014), aprobado mediante Resolución del Despacho de la Contralora General de la República, del 11 de agosto de 2014, establece en su norma 205.03 lo que a continuación se transcribe: Las instancias correspondientes de la administración auditada deben ser informadas, sobre los principales resultados, las conclusiones y las disposiciones o recomendaciones, según corresponda, producto de la auditoría que se lleve a cabo, lo que constituirá la base para el mejoramiento de los asuntos examinados. En cumplimiento a la citada norma, se procedió a realizar la exposición del presente informe a: Lic. Adrian Vega Navarro Lic. Alonzo Hernández Montero Lic. Luis Fonseca Unidad Financiera Unidad de Recursos Humanos Unidad de Recursos Humanos Por parte de la Dirección General de Auditoria estuvieron presentes el Lic. Roger Rojas Meneses, responsable del estudio y la Licda. Lidia Miranda Hernández, Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa Financiera. Después de efectuada la comunicación verbal de los resultados, por medio del oficio DGA-559-2016, se entregó al Jefe a.i de la Unidad Financiera, así como al Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, una copia impresa del borrador del informe final, y se les indicó que contaban con un plazo no mayor a cinco días hábiles para que formularan y remitieran a esta Dirección, las observaciones que tuviesen sobre el particular. Mediante DFBS-UF-3227-2016 del 01 de diciembre del 2016 y DDH-URH-2435-2016 del 05 de diciembre 2016, la Unidad Financiera y la Unidad de Recursos Humanos respectivamente, confirman que no tiene observaciones el informe de supra. 7
2. RESULTADOS. De la auditoría realizada se obtuvo los siguientes resultados: 2.1 Calculo de Vacaciones en las Liquidaciones Laborales Mediante la revisión y recalculo realizado a las Resoluciones Administrativas, específicamente a las Liquidaciones Laborales, se determinó que en el pago para los exfuncionarios no se han cancelado las vacaciones de acuerdo a la normativa vigente, ya que cuando los exfuncionarios no han cumplido el periodo completo, se calculan las vacaciones a un día por mes laborado y se rebajan los días que hayan disfrutado de vacaciones en ese periodo, calculando la diferencia de días por el porcentaje que le corresponde según el tiempo laborado para pagar los días proporcionales, por lo que no se toma adecuadamente el total de los días proporcionales según el tiempo laborado desde el inicio del cálculo, tal como lo establece la normativa, para realizar adecuadamente el pago proporcional. La Unidad de Recursos Humanos realiza el cálculo de la siguiente manera: Al funcionario se le cancela en la liquidación, las vacaciones correspondientes por los meses laborados a un día por mes, menos los días disfrutados y el saldo lo multiplican por el porcentaje de proporción según el tiempo laborado. Para esta Auditoría y según lo indicado por el Departamento de Recursos Humanos del Servicios Civil, el cálculo debe realizarse de la siguiente manera: Al funcionario se le debe cancelar en la liquidación, las vacaciones correspondientes a los meses laborados por el porcentaje proporcional, de acuerdo al artículo 29 inciso b) del Reglamento al Estatuto del Servicio Civil, y al total restarle los días disfrutados en el periodo. A continuación se detalla los empleados, días y monto de diferencia cancelados: Jeannette Delgado Zúñiga Recursos Auditoria Diferencia Humanos Días 8,75 9,50-0,75 Monto Pagado 117.278,96 127.331,45-10.052,49 8
Melania González Vargas Recursos Auditoria Diferencia Humanos Días 3,75 5,50-1,75 Monto Pagado 55.628,21 81.588,05-25.959,83 Francisca Martínez López Recursos Auditoria Diferencia Humanos Días 12,96 15,28-2,32 Monto Pagado 213.441,74 251.650,45-38.208,71 Según se desprende del Reglamento al Estatuto del Servicio Civil en los artículos Nº 28 y N 29, estable la siguiente : Artículo 28.- Todo servidor regular disfrutará de una vacación anual de acuerdo con el tiempo servido, en la forma siguiente: a) Si ha trabajado durante un tiempo de cincuenta semanas a cuatro años y cincuenta semanas, gozará de quince días hábiles de vacaciones, b) Si ha prestado servicios durante un tiempo de cinco años y cincuenta semanas a nueve años y cincuenta semanas, gozará de veinte días hábiles de vacaciones; y c) Si ha trabajado durante un tiempo de diez años y cincuenta semanas o más, gozará de un mes de vacaciones. Artículo 29.- Para obtener derecho a la vacación anual, es necesario que el servidor haya prestado sus servicios durante cincuenta semanas continuas. Sin embargo, si por cualquier causa el servidor no completara dicho período por terminación de su relación de servicio, tendrá derecho a vacaciones proporcionales de la siguiente forma: a) Un día por cada mes trabajado en los casos en que al servidor no haya cumplido con las cincuenta semanas de servicio. b) Uno punto veinticinco días por cada mes trabajado en los casos en que al servidor le correspondiera disfrutar de quince días de vacaciones. c) Uno punto sesenta y seis días por cada mes trabajado en los casos en que el servidor le correspondiera disfrutar de veinte días hábiles de vacaciones. 9
d) Dos puntos dieciséis días por cada mes trabajado en casos en que el servidor le correspondiere disfrutar veintiséis días hábiles de vacaciones. Mediante la revisión efectuada, y según lo indicado por el Coordinador de Área Salarios e Incentivos y el encargado de confeccionar las Prestaciones Legales, ambos funcionarios de la Unidad de Recursos Humanos del Ministerio de Salud, siempre se ha realizado el cálculo de la misma manera, y consideran que es cuestión de interpretación de los Artículos N 28 y N 29. Al no realizarse un cálculo adecuado y no cancelar las liquidaciones laborales de acuerdo a la normativa vigente, el Ministerio se expone a reclamos por parte de los exfuncionarios, solicitando el pago de lo adeudado con sus respectivos intereses. 2.2 Documentos Soporte a las Resoluciones Administrativas Con el fin de verificar el cumplimiento del visado en las Resoluciones Administrativas, específicamente en la partida de Prestaciones Laborales, se revisaron los expedientes de 27 casos de 265, representando esto un 10% de la población, para lo que se determinaron las siguientes inconsistencias. En el caso de la Boleta para Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos, para las Prestaciones Laborales, se determinó que de los 27 casos revisados a 24 no se les anotó la fecha en que el Jefe del Programa la firma, lo cual representa un 89% de la muestra. En el caso específico de la Prestación Legal de la Exfuncionaria Floribeth Martínez Gutiérrez, no presentaba el Visado correspondiente en los documentos de respaldo. Según se desprende del Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria, en el punto 2.2 Aspectos Contables y Presupuestarios, específicamente en el apartado 7, indica textualmente lo siguiente: 2.2 Aspectos contables y presupuestarios Para todos los documentos de ejecución presupuestaria se debe verificar lo siguiente: 7. Que todo documento de ejecución presupuestaria dentro del proceso de visado contenga los sellos y firmas autorizadas que correspondan ( ) 10
Así mismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público indican en la norma 4.4.1: 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. Según lo indicado por la Administración, al ser tantos los documentos que se deben revisar, son detalles que se les escapan, y que en algunos casos las boletas son confeccionadas posterior a la revisión del Visado, por lo cual no son efecto a la revisión correspondiente de Visado, lo que muestra una falta de control en el procedimiento de visado, así como de conocimiento y determinación de cuál son los documentos que corresponden a dicho proceso. Al no realizar la verificación adecuada de la documentación pertinente, se incrementa el riesgo de que los documentos se sigan presentando y aprobando sin cumplir con los requerimientos de Visado que establece la normativa, y lo cual pueda acarrear sanciones para el Ministerio ante la Contraloría General de la República. 2.3 Proceso de Foliado en la Documentación Soporte Mediante la revisión de los documentos soporte al proceso de Visado en la Partida de Seguros y Resoluciones Administrativas, se determinó que no se está realizando el Foliado, tal como lo estable los lineamientos emitidos por la Dirección General de Salud. Importante indicar que, sobre este caso en particular ya se había recomendado en el informe DGA-473-2014, sin embargo, nuevamente se determina que a la fecha se continua presentando la debilidad que generó la recomendación emitía con anterioridad por esta Auditoria Al respecto el oficio DGS-3040-13 del 22 de julio del 2013 emitido por las autoridades del Ministerio de Salud, el cual expresa criterio para el manejo de expedientes donde se consigna el proceso de foliatura de expedientes administrativos, el cual señala textualmente: 11
a- Los expedientes serán foliados en orden cronológico y de forma ascendente a lo interno b- El folio estará ubicado desde la primera hoja, en la parte superior derecha del documento c- La Dirección de Asuntos Jurídicos aprueba foliar frente y vuelto (ambos lados) d- Para anular un folio, los números deben tacharse con una línea transversa sobre el folio, solo una línea e- Todos los expedientes deben seguir el mismo procedimiento f- La foliación debe realizarse desde la apertura del expediente para garantizar la transparencia del trámite administrativo. Adicionalmente las Normas de Control Interno para el Sector Público señalan en la norma 5.5: 5.5 Archivo institucional El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos. Lo anterior incluye lo relativo a las políticas y procedimientos para la creación, organización, utilización, disponibilidad, acceso, confidencialidad, autenticidad, migración, respaldo periódico y conservación de los documentos en soporte electrónico, así como otras condiciones pertinentes. Tal como se indicó en la auditoria anterior, para la Administración no ha sido una práctica foliar los Acuerdos de Pago, los cuales contienen los documentos respaldo del Visado en la partida de Seguros y Resoluciones Administrativas. Al no realizarse el foliado, se debilita el control y la eficiencia en la gestión, y que esta se puede ver afectada cuando es requerida por clientes internos o externos. 12
3- CONCLUSIONES Una vez finalizada la Auditoría, se procede a concluir lo siguiente, siguiendo el orden de los resultados que fueron presentados en el apartado anterior: 3.1 Al realizar un cálculo incorrecto en el saldo de vacaciones a liquidar en las Prestaciones Legales, se corre el riesgo de que los exfuncionarios soliciten el pago de lo adeudado con sus respectivos intereses, lo cual generaría un costo extra para la Institución. 3.2 La administración tiene como práctica de llenar la Boleta para Pago de Bienes y Servicios con Cargo a Reserva de Recursos, para las Prestaciones Laborales, posterior a la revisión de visado, así como el no completar el visado, lo que provoca que no se esté cumpliendo con el procedimiento establecido, incumplir con a la normativa puede acarrear sanciones para el Ministerio ante la Contraloría General de la República. 3.3 El archivo de los expedientes de pago, donde se encuentra el respaldo de Visado de las partidas sujetas de esta Auditoría, es razonable, sin embargo se debe proceder a implementar el foliado de los expedientes, esto para minimizar el riesgo de extravió de la información, y así promover la transparencia de la gestión. 4- RECOMENDACIONES. A la Unidad de Recursos Humanos 4.1 Modificar la fórmula para que los cálculos de las prestaciones legales de forma tal que se contemple la proporción exacta de vacaciones a que tiene derecho, de acuerdo a lo que indica la Normativa vigente, eliminando la práctica de considerar un día por mes. Para lo cual debe presentar a ésta Dirección la fórmula corregida al 23 de diciembre del 2016 para determinar su cumplimiento. (Apartado 2.1). A la Unidad Financiera 4.2 Girar directriz a los encargados del proceso de Visado con los lineamientos que debe contemplar la revisión de facturas para que se cumpla con los requisitos en todos los pagos realizados mediante Cargo a Reserva de Recursos. Remitir directriz al 23 de diciembre del 2016, para verificar su cumplimiento. (Apartado 2.2). 4.3 Ordenar e implementar el foliado en los expedientes de acuerdo de pago, con el fin de que se realice como lo indica el oficio DGS-3040-13 del 22 de julio del 2013 emitido 13
por las autoridades del Ministerio de Salud, tal como se le había señalado en el informe DGA-473-2014, al Jefe de la Unidad Financiera. Con el fin de determinar su cumplimiento remitir copia del oficio en el que se ordene la implementación del foliado en los expediente de acuerdo de pago a ésta Dirección al 23 de diciembre del 2016 (Apartado 2.3). DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA Lic. Róger Rojas Meneses Auditor encargado de la auditoría Licda. Lidia Miranda Hernández Jefe Unidad de Gestión Administrativa y Financiera Msc. Bernardita Irola Bonilla Auditora Interna Aprobado por: 14