H O T E L W I N Configuración del motor de Reservas on line Introducción Dado el enorme desarrollo de Internet en los últimos años y al sin fin de oportunidades que Internet brinda tanto a clientes como a empresas, se ha provisto al software para la gestión hotelera Hotelwin, de la posibilidad de gestionar las reservas que los clientes hagan desde la página web del hotel. Objetivos Este documento tiene como objetivos, explicar el funcionamiento del motor de reservas on line (en lo adelante ROL) y como configurar Hotelwin para que pueda gestionar las reservas hechas desde Internet. Requerimientos Para habilitar la conexión al motor ROL es necesario: Un ordenador conectado a Internet las 24 horas, de ser posible un servidor de datos, y tener una conexión de banda ancha o ADSL. Darse de alta en el motor ROL de la empresa Kroot, S.L. Instalar el software KMonitor que enlaza Hotelwin con el motor ROL. Configurar Hotelwin. Incluir en la página web del hotel un enlace al motor ROL. Los detalles de este enlace se los suministra KROOT a la empresa encargada del desarrollo y mantenimiento del sitio web del hotel. Funcionamiento El motor de ROL consta de dos partes, un servidor web (www.hotelwin.es) y un monitor (KMonitor), instalado en el servidor de datos del hotel, que sincroniza, los datos del motor ROL con Hotelwin, esta sincronización se realiza en ambas direcciones. Cuando un cliente visita la página web del hotel y pincha en el enlace para hacer una reserva, la página lo redirecciona al motor ROL instalado en nuestro servidor web. El motor ROL identifica el hotel, verifica que el acceso es válido y genera de forma dinámica la página donde el cliente introduce los datos básicos necesarios para hacer la reserva, como son, las fechas de entrada y salida, la cantidad de personas (adultos, niños y bebés), el tipo de habitación y el régimen de estancia.
Con estos datos el motor ROL determina si hay disponibilidad, calcula el precio y genera otra página donde el cliente podrá ver la valoración de su reserva e introducir sus datos personales. Esta página se puede mostrar de dos formas, la que aparece arriba se muestra cuando el hotel no tiene contratada una pasarela de pago con el banco (TPV virtual), en este caso se piden los datos necesarios de la tarjeta de crédito del cliente para hacer el cargo. La otra forma es la que se muestra en la imagen de abajo y que como podéis ver, no requiere los datos sobre la tarjeta de crédito y tiene un botón para pagar que accede al TPV virtual del banco, quedando en manos de este todo el tema de la seguridad de la transacción.
Una vez que el usuario confirma o efectúa el pago de la reserva el monitor instalado en el hotel recibe estos los datos y graba la reserva en Hotelwin, enviando al cliente un email con la confirmación de la reserva y con las condiciones particulares a la que está sujeta la misma.
El monitor también envía una notificación al propio hotel para informarle de que se ha introducido una reserva desde Internet en el sistema. Cada cierto tiempo, configurable por el hotel, Kmonitor sincroniza con el motor ROL y envía los datos sobre las reservas on line modificadas o canceladas para mantener actualizados el cupo y la disponibilidad, también actualiza el cierre de ventas, los textos de los documentos o la personalización de la apariencia del motor ROL. Nota importante sobre la seguridad: Los datos que viajan desde o hasta el motor ROL van siempre cifrados con un algoritmo de encriptación propio pero si el hotel desea ofrecer a sus clientes la mayor seguridad y confianza posibles entonces debe contratar un certificado de seguridad de una entidad emisora como VeriSign. KROOT puede gestionar la adquisición e instalación de este certificado en nombre del hotel y habilitar el acceso SSL al motor ROL. Instalación de Kmonitor La instalación y configuración del monitor KMonitor la hace KROOT, después de instalado el software aparece su icono en la barra de tareas. Esta aplicación se ejecuta como un servicio de Windows lo que significa que se inicia de forma automática al encender el ordenador y no se cierra aunque el usuario cierre su sesión de trabajo. El servicio está configurado para que Kmonitor se reinicie de forma automática si se cierra o si se produce un fallo inesperado.
Configuración de Kmonitor En la ventana de configuración podemos configurar el intervalo de tiempo que demora Kmonitor en sincronizar los datos con el motor ROL, este será el tiempo máximo que esperará el cliente para recibir la notificación de su reserva. Un tiempo de 10 a 15 minutos es suficiente, recuerde que mientras mas bajo sea este valor mayor será la carga de trabajo del servidor y mayor será el uso del ancho de banda de la conexión ADSL. También podemos configurar la cuenta de correo a la que se enviarán las notificaciones sobre las reservas recibidas. El resto de los parámetros se dejan tal cuál. Esta es la ventana donde Kmonitor muestra las sincronizaciones que va efectuando y el resultado de las mismas. Configuración de Hotelwin Configuración de la agencia Reservas on line El motor de ROL trabaja con una agencia especial llamada Reservas on line que configuraremos en Hotelwin. Para valorar las reservas y mostrar el precio final a los clientes se utilizará el contrato de esta agencia. Damos de alta a la agencia, por convenio usamos el código 998 pero puede ser cualquiera y marcamos la casilla Todo a cargo del cliente ya que no vamos a facturar nada a esta agencia.
Seleccionamos la pestaña Datos de correspondencia y marcamos la casilla Excluir de Opciones de mailing para que no se tenga en cuanta a esta agencia al enviar documentos por email. Seleccionamos la pestaña Otros y completamos los datos por defecto para los períodos entre cambios de toallas, sábanas y limpieza, indicamos el régimen de estancia por defecto y en el caso de que desee resaltar las reservas de esta agencia, seleccionar los colores que desee. No ponemos nada en el cálculo de precios por tarifa pues no se usa por el motor ROL.
Una vez creadas la agencia debemos crear las temporadas Luego creamos los contratos con los precios por persona, tipo de habitación y régimen de estancia.
Y por último introducimos el cupo, que representa la cantidad de habitaciones de ese tipo, que deseamos vender en Internet. Si por algún motivo queremos cerrar las ventas desde Internet podemos hacer un Cierre de Ventas, para ello vamos a Archivos, Otros, Cierre de ventas
Indicamos el código de la agencia para reservas on line y pinchamos en el botón Aceptar, se mostrarán todos los cierres de ventas para esta agencia. Pinchamos en el botón Nuevo para insertar una línea nueva y completamos los datos. En la próxima sincronización se cerrarán las ventas del motor ROL en el periodo indicado. Configuración del enlace Hotelwin ROL Ahora indicaremos a Hotelwin que va a trabajar con el motor ROL, para ello vamos a la Configuración de parámetros y seleccionamos la pestaña Reservas on line. Aquí introduciremos el código de la agencia que hemos creado para las reservas on line, el código del hotel, que lo suministra KROOT al darse de alta y que sirve para identificar al hotel dentro del motor ROL. Indicaremos además la dirección IP del servidor donde está ubicado el sitio web del hotel o en su defecto la IP pública que aparece en la ventana A cerca de. Pondremos la url para acceder a la página web del hotel y el intervalo de sincronización entre Hotelwin y el motor ROL. Para terminar indicamos los valores por defecto que se mostrarán al acceder al motor ROL y los valores máximos permitidos.
Configuración de los Tipos de habitación En la ventana de tipos de habitación vemos que hay 6 banderas, estos son los idiomas soportados por el motor ROL. Si rellenamos la caja de texto de un idioma, lo estamos habilitando en el motor ROL y la bandera correspondiente aparecerá en las páginas que se muestran a los visitantes para que estos puedan seleccionarlo. Si marcamos la casilla Excluir de reservas on line el tipo de habitación no aparecerá en la lista de tipos de habitaciones que muestra el motor ROL al cliente que va ha hacer la reserva. Configuración de los Regímenes de estancia Aquí solo es necesario traducir el régimen de estancia a los idiomas configurados en la ventana de tipos de habitación y marcar la casilla Excluir de reservas on line si no queremos que se hagan reservas desde Internet de este tipo de régimen de estancia.
Configuración de los Documentos web. Volvemos a la Configuración de parámetros a la pestaña Reservas on line y pinchamos en el botón Textos web para configurar el texto de las condiciones particulares de la reserva, de la política de privacidad de datos y del email de confirmación de reservas. Es necesario indicar el texto de todos estos documentos en cada uno de los idiomas que queremos que muestre el motor ROL. Para abrir y editar un documento desplegamos las listas correspondientes al Documento y/o idioma, recuerde pinchar en el botón Guardar al terminar de editar cada documento o solo se guardarán los cambios hechos al que aparece en la ventana. El texto de los documentos se puede formatear usando tags o etiquetas HTML, la explicación de cómo usar estos tags está fuera de los objetivos de este documento pero puede buscar ayuda en la empresa que mantiene el sitio web del hotel o en Internet.
Personalización del motor ROL Como hemos mencionado al inicio, el motor ROL genera las páginas de forma dinámica, no hay páginas físicas para cada hotel almacenadas en el sitio www.hotelwin.es, en su lugar, el motor ROL utiliza los datos y una hoja de estilos (CSS) configurados por el hotel para formar las páginas que ve el cliente que hace la reserva, esto brinda la posibilidad de que desde Hotelwin se pueda modificar prácticamente todo lo que muestra el motor ROL a los clientes. Pinchamos en el botón Etiquetas web para configurar los textos que se muestran en las pàginas. Cuando el hotel se da de alta en el motor ROL, KROOT le ajusta su hoja de estilos para darle una apariencia lo mas cercana posible a la que tiene el sitio del hotel. Esta hoja de estilos puede ser modificada para por ejemplo, cambiar el color de fondo de la página, el logotipo, el tamaño, color y fuente de los títulos y demás etiquetas. La hoja de estilos se llama estilousuario.css, la imagen para el logotipo se llama logorol.jpg y si queremos una imagen de fondo para la página el fichero se llama fondorol.gif, todos estos ficheros se encuentran en la carpeta donde están los datos de Hotelwin. Para modificar la hoja de estilos podemos usar cualquier editor de textos y para enviar las modificaciones hechas hay que entrar en la Configuración de parámetros, pinchar en el botón Guardar y listo, los cambios serán enviados en la próxima sincronización entre Hotelwin y el motor ROL. Modificar la hoja de estilos requiere de algunos conocimientos sobre maquetación de páginas web usando CSS, por lo que se recomienda que de ser necesario algún cambio, se contacte con KROOT o con la empresa encargada del mantenimiento del sitio web del hotel. A continuación mostramos algunos ejemplos de cómo queda la pagina de entrada de datos generada por el motor Rol modificando solo la hoja de estilos.