Plantilla 1.1 MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Dirección de Tecnologías de la Información Guatemala, diciembre de 2017
Índice Introducción 2 Propósito del manual 2 Descripción de la dependencia 3 Funciones de la dependencia 3 Estructura interna de la dependencia 4 Servicios Administrativos Internos 5 Subdirección de Desarrollo de Sistemas 5 Subdirección de Administración de Infraestructura y Telecomunicaciones 6 Subdirección de Asistencia al Usuario 8 Subdirección de Administración de Sistemas Financieros 9 Introducción El presente manual de organización y funciones de la Dirección de Tecnologías de la Información del Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de informar y orientar al personal acerca de la organización y funciones asignadas a esta dependencia y sus unidades organizativas de acuerdo a la normativa aplicable, y en cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y la Ley de Acceso a la Información Pública. Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala. Propósito del manual Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la (escriba el nombre de la dependencia). Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes interesadas, que detalla la forma como está estructurada organizacionalmente la dependencia, las interrelaciones y niveles jerárquicos, vías de comunicación, así como el ámbito de responsabilidad de cada unidad organizativa interna de acuerdo al marco legal que define su razón de ser, competencia y funciones. Manual de Organización y Funciones de la (ingrese nombre de la dependencia) Página 2
Descripción de la dependencia MISIÓN Es la dependencia responsable de administrar los recursos y sistemas del Ministerio y de las entidades con las que éste comparte recursos informáticos, establecer normas, estándares y metodologías para la gestión de la tecnología de la información, comunicaciones e infraestructura de redes, sistemas, equipos, bases de datos, comunicaciones informáticas y de telefonía. VISIÓN Ser el ente rector en tecnología y sistemas de información con personal altamente calificado para prestar servicios de calidad. MARCO LEGAL Acuerdo Gubernativo No. 26-2014. Funciones de la dependencia 1. Administrar los procesos, actividades y recursos de las áreas y sistemas de informática y desarrollo tecnológico. 2. Coordinar las actividades que en materia de tecnologías de la información se realicen en las diferentes unidades administrativas del Ministerio. 3. Asesorar a las autoridades del Ministerio en materia de tecnologías de la información, así como a las entidades del sector público en la operación y administración de sistemas informáticos propios y compartidos, fortaleciendo la red de información Interna. 4. Definir criterios y verificar el cumplimiento de los mecanismos de disponibilidad, seguridad y acceso a la información que administra el Ministerio. 5. Asegurar el efectivo funcionamiento de los sistemas informáticos internos, que sirvan a los procesos técnicos y administrativos de la institución. 6. Coordinar y administrar los Sistemas de Administración Financiera -SIAFpara asegurar su efectivo funcionamiento y modificaciones; así como, la implementación y desarrollo de nuevos módulos y funcionalidades. 7. Administrar los sistemas de telecomunicaciones del Ministerio; así como, las redes intra institucionales e interinstitucionales para la transmisión de información. 8. Coordinar la actualización y administración de las bases de datos para garantizar un servicio de información accesible, confiable y oportuno. Manual de Organización y Funciones de la (ingrese nombre de la dependencia) Página 3
9. Coordinar y administrar el sistema de apoyo personalizado al usuario, tanto de los sistemas internos como del Sistema de Administración Financiera -SIAF-, así como la implementación de la mesa de servicio de primera y segunda línea. 10. Administrar los sistemas de información internos y externos del sector público que le sean asignados. 11. Realizar análisis constantes de las necesidades de los usuarios para desarrollar nuevas aplicaciones con recursos internos o bien, coordinando el desarrollo externo. 12. Definir los estándares y políticas para administrar los recursos de redes, sistemas operativos, equipos, bases de datos, desarrollo de sistemas y comunicaciones informáticas. 13. Administrar proyectos tecnológicos tanto para el Ministerio como para las entidades con las que comparte sistemas informáticos. 14. Desarrollar otras funciones que sean asignadas por la ley y el Despacho Ministerial, en el ámbito de su competencia. Estructura interna de la dependencia Dirección de Tecnologías de la Información Servicios Administrativos Internos Subdirección Desarrollo de Sistemas Subdirección de Administración de Infraestructura y Telecomunicaciones Subdirección de Asistencia al Usuario Subdirección de Administración de Sistemas Financieros Análisis y Diseño Base de Datos Soporte al Usuario Soporte a Sistemas Financieros Desarrollo de Sistemas Telecomunicaciones Gestión de Proyectos Implementación de Sistemas Financieros Control de Calidad Seguridad Informática Manual de Organización y Funciones de la (ingrese nombre de la dependencia) Página 4
Servicios Administrativos Internos DESCRIPCIÓN: Le corresponde brindar el soporte administrativo y de logística para la ejecución de las funciones sustantivas de la Dirección, coordinar la elaboración del plan operativo anual, gestionar la ejecución del presupuesto de la Dirección; coordinar la programación financiera, adquisición de bienes y servicios, distribución, almacenamiento e inventario de bienes y suministros, operación del fondo rotativo, caja chica y registros contables y elaborar los informes y reportes de ejecución requeridos; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección, Dirección o el Despacho. FUNCIONES: 1. Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades administrativas y financieras de la Dirección. 2. Administrar adecuadamente los recursos financieros asignados en el presupuesto. 3. Efectuar los procesos de adquisición de bienes y/o servicios. 4. Coordinar la elaboración del presupuesto anual de la Dirección. 5. Llevar un adecuado control de las hojas de responsabilidad de los empleados. 6. Llevar un adecuado control de los bienes registrados en el almacén. 7. Llevar un adecuado control del inventario de la Dirección en materia tecnológica. 8. Realizar todas las compras de la Dirección respetando la ley de Contrataciones del Estado. Subdirección de Desarrollo de Sistemas DESCRIPCIÓN: Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos de diseño, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de gestión interna y financieros de gobierno y administrar un efectivo control de calidad de los mismos, realizando las actividades que, acorde a dichas funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Dirección o el Despacho. FUNCIONES: 1. Apoyar la gestión de las autoridades a través de una eficiente asesoría en materia de desarrollo de Sistemas Informáticos. 2. Supervisar, evaluar, asignar recursos tanto técnicos como humanos del Departamento para la prestación de servicios a las diferentes dependencias del Ministerio. Manual de Organización y Funciones de la (ingrese nombre de la dependencia) Página 5
3. Atender y resolver las consultas planteadas por sus superiores, personal subalterno, funcionarios, etc. brindándoles asesoría. 4. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales, y otros instrumentos técnicos y documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza. 5. Coordinar las actividades de desarrollo e implementación de sistemas informáticos en el Ministerio. 6. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. 7. Mantener control sobre diversos trabajos que realizan en la unidad y dependencia y vela porque se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos. 8. Coordinar y asistir a reuniones con superiores y subalternos con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo; analiza y resuelve problemas que se presentan en el desarrollo de las labores; evalúa programas; actualiza conocimientos, define situaciones susceptibles de cambios y soluciones. 9. Evaluar al personal de su Departamento en el desempeño de sus funciones 10. Dar respuesta a los oficios que ingresan al departamento. 11. Participar en la planeación estratégica y elaboración de manuales de la Dirección. 12. Participar en adjudicación de equipo computacional. 13. Cumplir con todas las políticas de la Dirección de Tecnologías de la Información y del Ministerio de Finanzas. 14. Realizar las actividades que le sean asignadas de acuerdo con sus funciones. Subdirección de Administración de Infraestructura y Telecomunicaciones DESCRIPCIÓN: Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos de administración de las bases de datos, telecomunicaciones y seguridad de la Información, realizando las actividades que, acorde a dichas funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Dirección o el Despacho. FUNCIONES: 1. Administrar los esquemas de bases de datos de producción y de estadística, generar los respaldos automáticos o manuales de la información, así como de vigilar que se cuente con los niveles de rendimiento y espacio requeridos por los sistemas. Manual de Organización y Funciones de la (ingrese nombre de la dependencia) Página 6
2. Mantener las bases de datos y sistemas operativos en funcionamiento óptimo, así como también de mantener respaldos de información al día, crear los mecanismos necesarios para su almacenamiento seguro y pruebas periódicas de recuperación. 3. Verificar que se realice el mantenimiento periódico a las bases de datos y sistemas operativos instalados en los distintos servidores del Ministerio 4. Realizar procesos continuos de monitoreo y afinación de recursos de los servidores y del software instalado en los mismos. 5. Supervisar las instalaciones de software necesarios para la implementación de ambientes de prueba y capacitación. 6. Definir de las especificaciones técnicas para la adquisición de bases de datos, sistemas operativos, y demás software para la administración de sistemas. 7. Controlar de manera eficiente la utilización de licencias de bases de datos y sistemas operativos en los servidores del Ministerio. 8. Revisar las propuestas y mecanismos de contingencias informáticas que aseguren la continuidad de la operación. 9. Revisar las propuestas para el incremento de los niveles de seguridad como son las pistas de auditoría y el uso de firmas electrónicas. 10. Administrar, supervisar, evaluar y asignar recursos tanto técnicos como humanos del Departamento para la prestación de servicios de sistemas operativos, bases de datos, correo electrónico e internet. 11. Atender y resolver las consultas planteadas por sus superiores, personal subalterno, funcionarios, etc., brindándoles asesoría. 12. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales, y otros instrumentos técnicos y documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza. 13. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. 14. Mantener control sobre diversos trabajos que realizan en el departamento y vela porque se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos. 15. Establecer contacto con otros departamentos de la Dirección de Tecnologías de la Información y con otras Dependencias, para solventar y resolver los requerimientos y servicios prestados. Así como el contacto con los proveedores para cumplimiento de las cláusulas establecidas en los contratos de arrendamiento, compra y/o cualquier otro tipo que haya sido cedido para administración de la Dirección de Tecnologías de la Información. 16. Coordinar y asistir a reuniones con superiores y subalternos con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas, actualizar conocimientos, definir situaciones y proporcionar cambios y soluciones. Manual de Organización y Funciones de la (ingrese nombre de la dependencia) Página 7
17. Conocer inquietudes de los usuarios para posteriormente ver la posible solución. 18. Preparar informes sobre avances de proyectos. 19. Dar seguimiento a los proyectos de implementación de nuevos sistemas. 20. Preparar proyectos de implementación de nuevos sistemas de bases de datos. 21. Evaluar al personal de su Departamento en el desempeño de sus funciones 22. Elaborar estándares mínimos para la adquisición de equipo de cómputo en base a los avances tecnológicos. 23. Investigar, probar y analizar los productos de software y hardware que puedan ser utilizados para las funciones del Ministerio. Subdirección de Asistencia al Usuario DESCRIPCIÓN: Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos tecnológicos para garantizar la continuidad y calidad de los servicios de infraestructura y atención a usuarios que la Dirección brinda; administrar los procesos de seguridad informática, realizando las actividades que, acorde a esas funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que fe sean asignadas por la Dirección o el Despacho. FUNCIONES: 1. Administrar, supervisar, evaluar y asignar recursos tanto técnicos como humanos del Departamento para la prestación de servicios técnicos. 2. Planificar, supervisar y dar seguimiento a las actividades de instalación de software en los equipos asignados al personal de ministerio. 3. Establecer procesos para prevenir y detectar instalación de programas no detectados. 4. Calendarizar los mantenimientos preventivos de los equipos de cómputo. 5. Programar los mantenimientos correctivos del equipo de cómputo del personal del ministerio. 6. Atender y resolver las consultas planteadas por sus superiores, personal subalterno, funcionarios, etc., brindándoles asesoría. 7. Coordinar con las autoridades y directores del Ministerio el apoyo técnico y de ayudas audiovisuales necesarios para la realización de actividades dentro y fuera del Ministerio. 8. Redactar y revisar informes, proyectos, instructivos, manuales, y otros instrumentos técnicos y documentos similares que surgen como consecuencia de las actividades que realiza. Manual de Organización y Funciones de la (ingrese nombre de la dependencia) Página 8
9. Realizar las labores administrativas que se derivan de su función. 10. Mantener control sobre diversos trabajos que realizan en el departamento y vela porque se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos. 11. Establecer contacto con otros departamentos de la Dirección de Tecnologías de la Información y con otras Dependencias, para solventar y resolver los requerimientos y servicios prestados. Así como el contacto con los proveedores para cumplimiento de las cláusulas establecidas en los contratos de arrendamiento, compra y/o cualquier otro tipo que haya sido cedido para administración de la Dirección de Tecnologías de la Información. 12. Coordinar y asistir a reuniones con superiores y subalternos con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas, actualizar conocimientos, definir situaciones y proporcionar cambios y soluciones. 13. Conocer inquietudes de los usuarios para posteriormente encontrar la posible solución a dichas inquietudes. 14. Preparar informes sobre avances de proyectos. 15. Preparar reporte de actividades desarrolladas por el Departamento durante el mes. 16. Evaluar al personal de su Departamento en el desempeño de sus funciones 17. Investigar, probar y analizar los productos de software y hardware que puedan ser utilizados para las funciones del Ministerio. 18. Cumplir con todas las políticas de la Dirección de Tecnologías de la Información y del Ministerio de Finanzas. 19. Realizar las actividades que le sean asignadas de acuerdo con sus funciones. Subdirección de Administración de Sistemas Financieros DESCRIPCIÓN: Le corresponde facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos de implementación, actualización y soporte a todos los sistemas informáticos administrados por la Dirección, administrar la herramienta de inteligencia de negocios, promoviendo su efectivo funcionamiento y utilización y coordinar con la mesa de ayuda los cambios requeridos en los sistemas, realizando las actividades que, acorde a dichas funciones y procesos le sean asignadas; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Dirección o el Despacho. FUNCIONES: Manual de Organización y Funciones de la (ingrese nombre de la dependencia) Página 9
1. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades de soporte de software e Inteligencia de Negocios, asociadas directamente a sistemas financieros de gobierno. 2. Brindar soporte y analizar las diferentes eventualidades o requerimientos a los Sistemas Financieros de Gobierno. 3. Analizar y recomendar mejoras a los sistemas financieros de gobierno para un mejor funcionamiento de acuerdo a la creación de nuevas leyes, modificaciones a la legislatura actual o requerimientos de los usuarios. 4. Implementar en coordinación con los entes rectores los nuevos desarrollos en los Sistemas Financieros de Gobierno. 5. Realizar control de calidad de los componentes a implementar en los Sistemas Financieros de Gobierno. 6. Coordinar con las mesas de ayuda el soporte a los Sistemas Financieros de Gobierno. 7. Proponer políticas, normas y/o procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su competencia. 8. Cumplir con todas las políticas de la Dirección de Tecnologías de la Información y del Ministerio de Finanzas. 9. Evaluar al personal de su área en el desempeño de sus funciones 10. Participar en la planeación estratégica y elaboración de manuales de la Dirección. 11. Participar en adjudicación de equipo computacional. 12. Realizar las actividades que le sean asignadas de acuerdo con sus funciones. Manual de Organización y Funciones de la (ingrese nombre de la dependencia) Página 10