Seminario 19. Herramientas Puesto Informático Básico
Contenidos 1. Introducción 2. Principales Herramientas para uso individual Correo electrónico Paquetes básicos de ofimática/informática Calendarios Recursos para el almacenamiento Paquetes integrados globales (Google, Microsoft, etc.). 3. Herramientas Para el Trabajo colectivo en la organización. Red Informática. Planificación Ejecución (gestión de proyectos) Presentación Comunicación online
1. Introducción Puesto Informático Básico o Puesto Digital Las organizaciones están Basado en 5 grandes áreas: centrando el puesto de 1. Virtualización de trabajo digital centrado en las aplicaciones y disponibilidad personas. permanente de archivos. Incorpora la movilidad. 2. Suministro de servicios onsite y multicanal. Utiliza múltiples dispositivos. 3. Integra la mensajería y las Provee de nuevos redes sociales corporativas. sistemas de comunicación y 4. Favorece la productividad colaboración. de los trabajadores. 5. Gestión remota de dispositivos BYOD.
1. Introducción Hardware y Comunicaciones Comunicaciones rápidas y seguras Dispositivos móviles Telefonía IP Escáner Dispositivos firma electrónica
1. Introducción Software Herramientas colaborativas Formación on-line Herramientas ofimáticas Generador de portales departamentales Sistemas de gestión de procesos Antivirus
Son muchas son las herramientas tecnológicas disponibles para su uso desde un puesto informático básico. Paquetes ofimáticos. Correos electrónicos. Recursos de almacenamiento. Acceso a redes institucionales. Recursos web para trabajar en grupo.
2.1. Correo electrónico Permite gestionar las comunicaciones y realizar un seguimiento: correos electrónicos, documentos, comunicación con grupos, etc. COMUNICACIÓN ASÍNCRONA=La persona que envía el mensaje y lo recibe no tienen porqué estar conectados simultáneamente. Suelen ser herramientas TIC que suelen suministrar la administración a sus trabajadores. A pesar de que las cuentas institucionales son más restringidas en general se pueden gestionar mediante servicios gratuitos. Vamos a ver los proveedores más conocidos, fundamentalmente gratuitos.
2.1. Correo electrónico Gestor de correo Gmail de Google. Es el más utilizado en la actualidad por su gran polivalencia y por su integración con los otros servicios de Google.
2.1. Correo electrónico Gestor de correo de Microsoft. Microsoft eliminó Hotmail de su lista de servicios y agregó Outlook como gestor de correo por defecto. Incluye infinidad de herramientas que permiten usar la cuenta de Outlook como bandeja de entrada de todas las cuentas de las que dispongamos, tanto personales como profesionales.
2.1. Correo electrónico Yahoo. Tercera opción a la hora de adquirir un correo gratuito pero con opciones y características profesionales. El servicio es tan antiguo como Hotmail, ha sabido renovarse y adaptarse y sigue siendo una opción perfectamente válida. En su contra tiene el que, además del correo electrónico en sí mismo, no posee ningún servicio extra.
2.2. Paquetes Básicos Ofimática Además, del correo electrónico es la otra herramienta que más tiempo ocupa en los trabajos: textos, tablas, datos, etc. Paquetes ofimáticos: Microsoft Office o los gratuitos OpenOffice y LibreOffice.
2.2. Paquetes Básicos Ofimática Microsoft Office. Es el más popular de los paquetes office. Word Editor de textos. Excel Editor de hojas de cálculo. PowerPoint Editor de presentaciones. OneNote Cuaderno digital para almacenar y organizar notas, ideas, fotos, webs, etc. Access Gestor de bases de datos de carácter relacional. Publisher Editor de publicaciones. Outlook Gestor de correo electrónico.
2.2. Paquetes Básicos Ofimática OpenOffice. Más de 20 años de experiencia. Casi la única alternativa de Microsoft Office durante muchos años. Writer, como procesador de textos, Calc, como hoja de cálculo. Impress, como editor de presentaciones. Draw, como editor de imágenes. Base, como gestor relacional de base de datos. Math, potente gestor de ecuaciones matemáticas.
2.2. Paquetes Básicos Ofimática LibreOffice. Es la otra gran alternativa a Microsoft Office, basado en OpenOffice. Writer Calc Impress Draw Base Math
2.2. Paquetes Básicos Ofimática Otras alternativas: Office Online y Google Docs. No necesitan instalación.
2.2. Paquetes Básicos Ofimática Office Online. Versión gratuita y online del Office tradicional. Incluye versiones reducidas. Su aspecto es muy similar a las versiones de escritorio, pero con una funcionalidad menor. Permite compartir documentos entre varios colaboradores. Incluye el software SWAY que permite realizar presentaciones interactivas y vídeos.
2.2. Paquetes Básicos Ofimática Google Docs. Incluye procesador de textos, hoja de cálculo, editor de presentaciones y editor de formularios. Al igual que Office Online su gran virtud es la posibilidad de la edición simultánea entre varios colaboradores. Aunque de aspecto más sobrio y menos intuitivo que Office Online, su potencial es bastante mayor, siendo totalmente autosuficiente para la mayoría de ocasiones.
2.3. Calendarios Dos conceptos. Los datos y los plazos. Los datos los construimos, ordenamos u organizamos con paquetes ofimáticos y los enviamos por correo electrónico. Los plazos los gestionamos con los calendarios.
2.3. Calendarios Funciones útiles de los calendarios: Notificaciones. Recordatorios. Avisos previos: semana, día, hora antes, etc. Ventanas emergentes de recordatorio. Compartición de calendarios con otros compañeros. Otras Herramientas destacadas: Google Calendar, Outlook Calendar, Evernote, Do it tomorrow, Todoist, Tooledo.
2.4. Recursos de Almacenamiento Trabajar con datos, documentos, información, etc. Nada tendría sentido si no se pudieran almacenar o compartir. Se podrá almacenar la información en el ordenador personal (no recomendable por si sucede algo) en un servidor de la institución (compartido, estructura de red, etc.) o en un servidor externo (la nube, por ejemplo).
2.4. Recursos de Almacenamiento En nuestro equipo: No es lo recomendado ya que sino nadie podría acceder a los documentos y podríamos perder la información. Pero si se puede tener copias locales y organización local de los documentos. Deben estar bien organizados y estructurados: - Ordenación cronológica por anualidades, por organización de la estructura, por funcionalidad. - No se recomienda almacenar documentos en el escritorio (organizarlos).
2.4. Recursos de Almacenamiento En servidor interno: es la opción más común y muy recomendada. - Permite el uso de archivos, carpetas y aplicaciones de forma compartida. - Siempre disponible desde cualquier PC. - Políticas de calidad y seguridad para la organización de los documentos.
2.4. Recursos de Almacenamiento En un servidor externo: cada vez más usual. Los datos están almacenados en un servidor central y todas las áreas se conectan a ese servidor (Extranet).
2.4. Recursos de Almacenamiento Otros sistemas de almacenamiento externos. Almacenamiento en la nube. Permite acceder a la información desde cualquier lugar de forma segura, accesible y compartida. Algunos ejemplos: Drive, de Goole, Onedrive, de Microsoft, Amazon Cloud, de Amazon, Dropbox, Icloud, de Apple.
2.5. Paquetes Integrados Tanto Google como Microsoft ofrecen paquetes integrados. TODO EN UNO: Correo, calendario, paquetes ofimáticos y almacenamiento en la nube.
2.5. Paquetes Integrados Google: ofrece servicios gratuitos totalmente relacionados entre sí que permiten una interoperabilidad y un flujo de trabajo óptimo. Los productos que incorpora son: Gmail - Correo Electrónico. Drive Almacenamiento en la nube. Hangouts Servicio de comunicaciones. Tanto de mensajería instantánea como de vídeo conferencias grupales. Calendar Calendario. Docs Paquete ofimático online que incluye gestor de textos, de hojas de cálculo, de formularios y de presentaciones.
2.5. Paquetes Integrados Microsoft también suministra una gran cantidad de servicios online con el simple requisito de crearse una cuenta Microsoft. Estos servicios también están todos vinculados y permiten una interoperabilidad muy grande. Los servicios son: Outlook Correo electrónico. OneDrive Almacenamiento en la nube. Skype - Servicio de comunicaciones. Tanto de mensajería instantánea como de vídeo conferencias grupales. Calendario Calendario. Office Online Versión web del paquete ofimático.
3. Herramientas para el Trabajo Colectivo 3.1. Planificación Es la primera tarea de cualquier proyecto o acción. Se deben tener claros los objetivos y los recursos a organizar. Vamos a ver diferentes herramientas que nos pueden facilitar este trabajo de planificación. Realtimeboard.com Es una pizarra virtual e ilimitada que permite la discusión de proyectos de manera clara y visual. Se pueden añadir vídeos de YouTube o Vimeo, así como documentos de GoogleDocs desde GoogleDrive o archivos PDF. Permite dejar notas, comentarios y chats.
3. Herramientas para el Trabajo Colectivo 3.1. Planificación Mindmeister.com Servicio multiplataforma para construir y utilizar mapas conceptuales. Estos mapas conceptuales pueden ser especialmente útiles en la planificación de proyectos porque permiten estructurar los contenidos o apartados, establecer relaciones o niveles entre los diferentes apartados y esquematizar todo el proceso. Facilita el trabajo colectivo, ya que permite la creación de grupos en la nube, con lo que los diferentes miembros de un proyecto pueden colaborar desde diferentes lugares y dispositivos
3. Herramientas para el Trabajo Colectivo 3.2. Ejecución Es la parte más importante del trabajo colectivo. Objetivo: Facilitar el trabajo colectivo, asignación de tareas y seguimiento. Buenas prácticas: Distinguir por departamento o área funcional en la organización. Establecer un método genérico para almacenar la información. Crear una hoja Excel de control de cambios
3. Herramientas para el Trabajo Colectivo 3.2. Ejecución Basecamp: Aplicación multiplataforma ideada como organizador y gestor de tareas para equipos de trabajado en grupo. Funcionalidades: seguimiento de tareas, asignación de tareas, incluir y compartir archivos, envío automático de correos, etc.
3. Herramientas para el Trabajo Colectivo 3.2. Ejecución Trello: Servicio multiplataforma que facilita la gestión de proyectos y el trabajo en grupo. Básicamente es un tablero donde se agregan tareas a modo de tarjetas. Cada tarjeta puede contener textos, listados, imágenes, archivos adjuntos, enlaces, etc. Esta aplicación es especialmente útil cuando un proyecto ha de pasar por varias fases o etapas.
3. Herramientas para el Trabajo Colectivo 3.3. Presentación Todo el trabajo en equipo tiene el fin de presentar los resultados, frente a compañeros, grupo de trabajo o una audiencia. Existen muchos servicios en Internet que permiten realizar presentaciones, informes o infografías de manera gratuita, sin tener conocimientos previos y con resultados muy profesionales.
3. Herramientas para el Trabajo Colectivo 3.3. Presentación Visme.co. aplicación online para crear presentaciones profesionales, infografías, animaciones, demostraciones de productos, banners publicitarios, etc.
3. Herramientas para el Trabajo Colectivo 3.3. Presentación Emaze.com. Servicio para crear presentaciones en línea bajo formatos predeterminados a los cuales se les puede agregar texto, imágenes, videos, además de poder crear secciones dentro de la presentación similar a como se realiza en un PowerPoint.
3. Herramientas para el Trabajo Colectivo 3.4. Comunicación En el trabajo en equipo la comunicación es fundamental: mensajería instantánea, a través del correo electrónico, servicios de comunicación avanzados. Premisas para que la comunicación sea fluida y ágil: Evita enviar archivos adjuntos en los correos electrónicos. En vez de eso utiliza carpetas compartidas o utiliza servicios cloud. Crea un repositorio con los datos de contacto de todos los miembros del equipo. Los teléfonos, correos electrónicos, cuentas de Skype o similares. Si es necesario notificar algo a los miembros del equipo, asegúrate de que es totalmente necesario, y en el asunto del mensaje agrega un título corto y descriptivo.
3. Herramientas para el Trabajo Colectivo 3.4. Comunicación Webex o GotoMeeting. Estupendas herramientas de comunicación profesional. Dispone de diferentes productos como los enfocados a impartir clases online o los que sirven para realizar reuniones de hasta 100 miembros, por poner algunos ejemplos.
3. Herramientas para el Trabajo Colectivo 3.4. Comunicación Skype. Es el referente en cuanto a comunicación personal y profesional se refiere. Permite la comunicación entre varias personas simultáneamente, compartir archivos, compartir pantalla, etc. Reunirse por Skype no difiere mucho de hacerlo en persona. Versión vía navegador.
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