AYUDA PARA LA TRAMITACIÓN DE TRIBUNALES DE TESIS DOCTORALES.

AYUDA PARA LA TRAMITACIÓN DE TRIBUNALES DE TESIS DOCTORALES. 1. CONCEPTOS INDEMNIZABLES Los gastos susceptibles de indemnizar a los miembros externos a la Universidad Politécnica de Madrid, que participen en tribunales de tesis doctorales, doctorados europeos y tribunales de suficiencia investigadora son: a) Las dietas de manutención. b) Los gastos de alojamiento y transporte debidamente documentados, incluidos taxis desde / hasta estaciones, aeropuertos o puertos. c) Asistencias. Normas de carácter genérico No se percibirán gastos de alojamiento ni manutención si la duración de la comisión es inferior a 5 horas, salvo que por el horario establecido sea necesario pernoctar desde el día anterior. Los importes establecidos no podrán superarse cuando se imputen al Centro Presupuestario de Tesis Doctorales. Se podrán superar, en casos excepcionales y debidamente justificados, con cargo al presupuesto del Departamento respectivo o de los Grupos de Investigación implicados en la Tesis. En todo caso, se debe poner en conocimiento del Vicerrectorado responsable de los asuntos de Doctorado el hecho que motiva la superación y, sin su conformidad, no se admitirá como válido. Se establecerá, en la medida de lo posible, que la actividad a realizar en la UPM se desarrolle en el día. Si por cualquier motivo el miembro del tribunal se tuviera que desplazar el día anterior al de la actividad, se le pagará la noche de hotel. De la misma forma si, por cualquier motivo, se alargase en tiempo, podrá alojarse la noche inmediata posterior. En cualquiera de esos dos casos se procederá al pago de dos dietas como máximo. En el caso de Tesis Doctorales que opten a la MENCION EUROPEA o INTERNACIONAL podrán, además, ser abonados los gastos derivados de la participación en el tribunal evaluador de la tesis de UN experto perteneciente a alguna institución superior o centro de investigación no español. A estos efectos, los expertos adicionales pertenecientes a instituciones o centros no españoles que estén residiendo en España tendrán el mismo tratamiento respecto a gastos de desplazamiento, dieta de alojamiento y manutención que el resto de expertos de instituciones españolas. Al resto de expertos adicionales pertenecientes a instituciones o centros no españoles, se les abonarán con cargo al centro de Tesis Doctorales, una dieta de alojamiento y la manutención correspondiente, en este último caso según el RD 462/2002. La locomoción podrá financiarse por el Departamento o por el Grupo de investigación implicado en la Tesis. A efectos de practicar la liquidación por gastos de viaje se entenderá como lugar de inicio el país del organismo o institución de procedencia del profesor, salvo que: - Se encuentre en España, en cuyo caso el lugar de inicio será la ciudad española desde la que comience el desplazamiento. 1

- Se encuentre en un país con tarifas más económicas que el del organismo o institución de procedencia. No se abonarán puntos intermedios, salvo escalas técnicas. Únicamente se abonarán las dietas de manutención y alojamiento estrictamente necesarias para el desarrollo de la defensa de la tesis y su evaluación. a) Manutención La dieta de manutención, que incluye gastos de comida y cena, por día completo asciende a 37,40 euros, exceptuando el Grupo I que cobrará lo regulado en el R.D. 462/2002, de 24 de mayo. En las comisiones cuya duración sea igual o inferior a un día natural, no se recibirá manutención, salvo la siguiente excepción: se percibirá el 50% de la manutención si la salida es anterior a las 14 horas y finaliza después de las 16 horas, siempre que la duración de la comisión sea de, al menos, 5 horas. En las comisiones cuya duración sea igual o menor a veinticuatro horas, pero comprendan parte de dos días naturales, y en las comisiones cuya duración sea superior a veinticuatro horas: En el día de salida se podrán percibir gastos de manutención si la hora fijada para iniciar la comisión es anterior a las catorce horas, percibiéndose el 100 por 100. El porcentaje se reducirá al 50 por 100 cuando dicha hora de salida sea posterior a las catorce horas, pero anterior a las veintidós horas. Día de regreso: - Antes de las 14 horas. No se percibirá manutención ni alojamiento. - Posterior a las 14 horas. Se percibirá el 50% de la manutención. - Posterior a las 22 horas, cenando fuera y haciéndolo constar en la Orden de la Comisión. El 50% adicional de la manutención y siempre que se presente el justificante del establecimiento donde se realice la cena. - Posterior a las 0 horas. Igual al anterior apartado más factura de alojamiento si se ha pernoctado fuera de la residencia habitual. b) Gasto de alojamiento El gasto por alojamiento, que incluye alojamiento y desayuno, no podrá superar 76 euros por noche en Madrid, exceptuando el Grupo I que cobrará lo regulado en el R.D. 462/2002, de 24 de mayo. Se podrán superar, en casos excepcionales y debidamente justificados, con cargo al presupuesto del Departamento respectivo o de los Grupos de Investigación implicados. Se entienden como casos justificados, los establecidos en el Acuerdo de Consejo de Gobierno que regule los mismos. Se debe poner en conocimiento del Vicerrectorado responsable de los asuntos de Doctorado el hecho que motiva la superación y, sin su conformidad, no se admitirá como válido. 2

c) Gasto de transporte Se indemnizará por el importe del billete o pasaje utilizado, de acuerdo con lo que se señala a continuación: - Avión. Clase turista o clase de cuantía inferior a la prevista para aquélla. - Tren de alta velocidad o velocidad alta. Turista. - Tren nocturno. Cama turista o litera. - Tren convencional. Clase primera preferente. Si fuera necesario realizar algún cambio una vez emitidos los billetes o pasajes, los gastos de cancelación que se produjeran serán por cuenta del interesado que lo solicita, salvo cuando hubiera sucedido un hecho relevante que obligue al cambio del billete emitido originariamente. En el caso de tesis, se debe poner en conocimiento del Vicerrectorado responsable de los asuntos de Doctorado el hecho que motiva el cambio y, sin su conformidad, no se admitirán como válidas las cancelaciones efectuadas a nombre de la Universidad. En el resto de los casos, se debe poner en conocimiento de la autoridad competente que autorizó el gasto, sin cuya conformidad no se admitirán como válidas las cancelaciones efectuadas. No se admite el uso del taxi. Cuando el miembro del tribunal, comisión, conferenciante o profesor realice el desplazamiento en vehículo particular, y siempre que se superen los 400 km (de ida y vuelta), deberá aportar recibo de haber repostado combustible en el trayecto. El importe a abonar por kilómetro recorrido está fijado en 0,19 euros, según lo establecido en RD 462/2002. Serán indemnizables, previa justificación documental, los gastos de peaje en autopistas en el caso de que, por las características del recorrido, se considere necesario su uso. Los desplazamientos internos (hotel, centros, etc.), deberán ser en transporte público. Serán indemnizables los traslados en taxi u otros medios privados de transporte desde/hasta estaciones, aeropuertos o puertos y el lugar de destino de la comisión o el lugar de la residencia oficial, según se trate de ida o regreso, respectivamente. En caso de utilizar vehículo particular, es indemnizable el gasto producido por el aparcamiento del vehículo en las estaciones de ferrocarril, autobuses, puertos o aeropuertos, siempre que se aporte la debida justificación documental. Estos gastos se percibirán al finalizar la actuación y con la inmediatez que las disponibilidades de tesorería permitan. La duración máxima de la Comisión será por el tiempo estrictamente necesario, de tal forma que se iniciará el mismo día de la reunión del tribunal, cuando ello sea posible, y finalizará también ese día de terminar la actuación del tribunal antes de las 19:00 horas según el acta de la tesis. Deben acompañarse justificantes originales del billete en todo caso y con carácter excepcional factura que acredite la compra del billete, facturas de hotel, desplazamientos, etc. También se acompañará justificante de alojamiento expedido por el hotel. Todos los desplazamientos que se realicen en Madrid, serán en transporte público, en el caso de presentar justificantes de taxis u otros medios de transporte privado se abonarán por el precio equivalente en transporte público. Los miembros del tribunal que pertenezcan a la Comunidad Universitaria de la UPM no podrán percibir 3

compensación alguna por la asistencia a los referidos tribunales, en cumplimiento de la Resolución Rectoral de fecha 12 de julio de 2012. Contratación del alojamiento y el transporte El alojamiento y transporte se podrán contratar: - Por el interesado satisfaciendo éste el importe directamente. - Por la agencia de viajes que la Universidad indique, Desde el 1 de enero de 2017 entra en vigor el nuevo contrato con las siguientes Agencias de Viajes ALOJAMIENTO / CORTE INGLÉS LOCOMOCIÓN / HALCÓN VIAJES No existe la obligación de contratar con estas dos empresas, sino con la más económica de entre cualquier Agencia de Viajes del mercado, pero siempre hay que pedir oferta a Halcón Viajes para la locomoción y Viajes el Corte Inglés para el alojamiento, e incluirla en el expediente de gasto. En ambos casos dentro de los límites establecidos en el R.D. 462/2002, modificado parcialmente por la Resolución, de 2 de enero de 2007, de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuesto. No obstante lo anterior, y en los casos en los que proceda la emisión de billetes, si fuera necesario realizar algún cambio una vez emitidos los mismos, los gastos de cancelación que se produjeran serán por cuenta del interesado que lo solicita, salvo cuando hubiera sucedido un hecho relevante que obligue al cambio del billete emitido originariamente. En todo caso, se debe poner en conocimiento del Vicerrector responsable de los asuntos de doctorado el hecho que motiva el cambio y, sin su conformidad, no se admitirán como válidas las cancelaciones efectuadas a nombre de la Universidad. En caso de uso de medio de transporte particular y de trayectos superiores a 400 kilómetros es imprescindible aportar justificante/s de repostaje/s realizado/s durante el desplazamiento. d) Asistencias El importe correspondiente a la asistencia se percibirá sólo por los miembros externos a la Universidad Politécnica de Madrid y será el indicado en el Anexo XIII de la Resolución de 2 de enero de 2008 de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos, que continúan en vigor, de acuerdo con la Resolución de 2 de enero de 2009, de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos. Las cantidades que se venían aplicando según el Acuerdo de 27 de junio de 2002 del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid (BOCM 5 de julio), han dejado de estar en vigor desde el informe de la Intervención General de la Comunidad de Madrid de 8 de octubre de 2008. Por lo tanto, a partir de la entrada en vigor del Presupuesto las cantidades a percibir por los miembros externos son: Presidente y Secretario Vocales 45,89 42,83 4

2. IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA Centro de gasto al que se imputa: 18.26.13 Programa: 321M Económica: - Dietas: 230.03 - Locomoción: 231.03 - Asistencias: 233.03 - Gastos bancarios 226.08 (Los gastos bancarios proceden en el caso de miembros no residentes y siempre deben ser a cargo de la UPM, lo que se deberá indicar al banco pagador) En el caso de que los tribunales de tesis doctorales, fueran para obtener la mención europea o internacional, existen económicas específicas en el Presupuesto de la U.P.M, para reflejar las dietas, locomoción y asistencias respectivas a los mismos. Agrupaciones de gasto Por cada tesis doctoral se hará una agrupación de gasto en Universitas XXI, esta agrupación está formada por el Plan de estudios + nº de orden del expediente de la matrícula de doctorado (estos datos los proporciona la Secretaria de cada Centro). 3. IRPF Se practicará descuento, en concepto de IRPF, en la indemnización por asistencia. El tipo aplicable, a día de hoy, es: -Personal externo residente: la retención practicada a la cantidades satisfechas o abonadas se fija en el 15%. Utilizando como clave de retención en el Modelo 190 F 02. -Personal externo no residente: Tipo General 24% -Tipo Reducido 19 % para residentes en países de la Unión Europea y de otros países del entorno Europeo. Clave de retención en el Modelo 296 25.01 4. PASOS A SEGUIR EN EL CASO DE EFECTUAR PAGOS A NO RESIDENTES Es preciso ver primero si hay Convenio con el país de residencia del perceptor y su contenido para ver el tratamiento del pago del tipo de renta que reciba el perceptor no residente en concreto. Si bien lo habitual es que, habiendo convenio, no se haga retención. Pero, el no residente tendrá que acreditar tal condición con el certificado de residencia fiscal. Hay muchos países con los que hay suscritos un Convenio para evitar la doble imposición (ver: http://www.agenciatributaria.es/aeat.internet/inicio_es_es/la_agencia_tributaria/normat iva/fiscalidad_internacional/convenios_de_doble_imposicion_firmados_por_espana/conv enio s_de_doble_imposicion_firmados_por_espana.shtml Dichos Convenios contienen cláusulas de intercambio de información. Desde luego todos los de la O.C.D.E. (ver http://www.oecd.org/about/membersandpartners/ ) 5

Hay raras excepciones de algunos países, como por ejemplo Indonesia, que no tiene intercambio de información y por tanto habría que efectuar la retención general de no residentes. En aquellos casos en los que, pese a la existencia de Convenio, no se acredita con el certificado de renta fiscal, o no hay convenio, tendríamos que aplicar la retención general del 24 por 100, pero, cuando se trate de contribuyentes residentes en otro Estado miembro de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo con el que exista un efectivo intercambio de información tributaria (Islandia y Noruega), la retención será del 19 por 100. 4. FORMULARIOS A UTILIZAR Se encuentran en la página Web de la Universidad. Se puede acceder a través de Politécnica Virtual, en la pestaña utilidades, Gestión Económica y dentro de ésta: 1º Es necesario completar los formularios de Tesis: Anexos I y II. El Anexo III se presentará en el caso de hacer uso de un vehículo particular para solicitar su autorización. 2º En el caso de residentes: Formulario de Alta a terceros. El enlace está en Alta modificación de terceros: Alta modificación de terceros residentes 3º En el caso de no residentes: Formulario de Alta a terceros no residentes. El enlace está en Alta modificación de terceros: Alta modificación de terceros no residentes. 5. DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR El formulario de Tesis (Anexo I) se rellenará por todos los miembros del tribunal externos a la UPM, de forma individualizada. En todos los casos, debe estar firmado por el Presidente del Tribunal y el interesado. El formulario de Solicitud de Reembolso de los Gastos Generados (Anexo II), debe estar firmado por el Jefe de la Sección Económica. Es necesario, además, adjuntar copia del nombramiento del tribunal o/y del acta de la Tesis, Tribunal de Suficiencia o Doctorado, en la que se indique la composición del tribunal y la fecha de la lectura. Por último es necesario, en el caso de residentes, copia del DNI o del NIE y en el caso de no residentes copia del Pasaporte, en concreto de las hojas relativas a datos personales como fecha de nacimiento, lugar, año, país de residencia fiscal, domicilio ( ), así como la hoja donde consta el nº de pasaporte. En el caso de renuncia a percibir la liquidación por asistencia y/o dietas y/o locomoción, escrito de renuncia firmada por el interesado. 6. LUGAR DE ENTREGA La documentación anteriormente referida se deberá entregar en la Sección Económica de las Escuelas o Facultades. 6