Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales con Aspel-SAE 4.6 para: COLGATE (Directos / Indirectos Std.) Guía de Implementación Contenido 1. Consideraciones... 1 2. Configuración de Aspel-SAE... 2 3. Definición de datos comerciales... 8 4. Configuración de Plantillas de Addenda y archivos adicionales...10 5. Generación de CFD s...11 6. Visualización del CFD...13 7. Entrega del CFD al cliente...14 Versión: 1.0 Actualización: 3-dic-10
1. Consideraciones Este documento persigue puntualizar la definición que debe realizarse en el sistema si se desea facturar electrónicamente a COLGATE con las especificaciones vigentes. Antes de iniciar, se debe tomar en cuenta lo siguiente: Tener instalado Aspel-SAE 4.6 (en caso de que así se requiera) y corroborar el acceso al sistema. Actualizar al último re-instalable, lo cual se realiza ingresando a la opción Ayuda / Servicio de actualización en línea y solicitar la actualización con la tecla de función F4. Contar con el Certificado de Sello Digital que se descargó de la aplicación CertiSAT Web del portal del SAT. Si se desea emitir Comprobantes Fiscales de Prueba, se debe realizar lo siguiente: Instalar Aspel-SAE 4.6 en un equipo diferente a los que se encuentran en productivo y utilizar el periodo de gracia que se otorga por 30 días sin necesidad de activación. En caso de no contar con otro equipo, se sugiere crear otra empresa en Aspel-SAE e instalar una nueva base de datos en un directorio nuevo. NOTA: Por ningún motivo se deberán hacer pruebas en el equipo o servidor que se encuentra en productivo, ya que podría afectar configuraciones y realizar movimientos inexistentes de Clientes, Inventarios, etc. Descargar los certificados de prueba que otorga el SAT, para obtenerlos, se pueden descargar desde la siguiente dirección: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_15564.html Descompactar el archivo descargado en el punto anterior y copiar los archivos del Certificado de Sello Digital en un directorio del disco duro. Configurar folios digitales ficticios. Al terminar el periodo de pruebas, se debe configurar en el equipo o empresa que se encuentre en productivo, el Certificado de Sello Digital real, así como los folios solicitados en la aplicación SICOFI del SAT en Aspel-SAE para iniciar la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales, como se explica en el punto 2 de la presente guía. 03/12/2010 1
2. Configuración de Aspel-SAE Definición de Certificados de Sello Digital Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / Facturas / Sellos Digitales Para que el sistema permita generar Comprobantes Fiscales Digitales(CFD), el primer paso es indicar la ruta donde se encuentran los archivos del Certificado de Sello Digital, para ello se debe realizar lo siguiente: a) Se sugiere crear una carpeta de nombre Certificados en C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Comprobantes y ahí depositar los archivos: Llave privada (*.key ) Certificado de Sello Digital (*.cer) b) En Aspel-SAE, Ingresar a Utilerías / Configuración / Facturas / Sellos Digitales. c) Utilizando el botón, se deberá indicar la ruta donde se almacenan los archivos archivos *.cer y *.key del certificado de sello digital que fueron solicitados en la aplicación CertiSAT Web, así como la contraseña de la llave privada. NOTA: Se debe tener mucho cuidado con no confundir los archivos del Certificado de Sello Digital, con los de la Firma Electrónica Avanzada (FIEL), ya que cuentan con la misma extensión. Contraseña del Certificado Archivo del certificado *.cer Archivo de la llave privada *.key El sistema muestra la vigencia de los certificados Figura 2-1. Configurando el Certificado de Sello Digital 03/12/2010 2
Definición de la dirección fiscal detallada y Lugar de Expedición Definir los datos fiscales de la empresa y, en caso de emitir la Factura Electrónica desde una sucursal, se debe indicar el lugar de expedición. Se sugiere ESCRIBIR TODO CON LETRAS MAYÚSCULAS. Además, se deberá anotar el RFC del emisor sin guiones ni espacios. Se debe escribir el RFC de la empresa SIN GUIONES En caso de que el CFD se emita desde una sucursal, agregar esta información, de lo contrario se deben dejar vacíos los campos Figura 2-2. Ejemplo de los datos fiscales detallados de la empresa. 03/12/2010 3
Definición de folios digitales para Facturas Electrónicas (CFD s de Ingreso) Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / Facturas / Por documento En la sección Por documento, se deben definir los folios que se van a utilizar para emitir CFD, pulsando el botón y posteriormente indicar la información necesaria como es: La serie que va a utilizarse para las facturas digitales. Seleccionar como tipo de comprobante, la opción Digital. Al activar la opción anterior, mostrará una ventana en donde se define lo siguiente: o Número de aprobación. o Año de aprobación. o Número de folios solicitados. Al ingresar los datos anteriores y aceptar el cuadro de diálogo, se podrá definir el formato de impresión. Se recomienda que la serie no sea mayor a 2 caracteres Figura 2-3. Definición de folios para Facturas Digitales. NOTA: Aspel-SAE 4.6 permite emitir tanto facturas digitales como de forma tradicional ó impresa, sólo hay que configurar las series para cada caso. 03/12/2010 4
Definición de folios digitales para Notas de Crédito (CFD s de Egreso) Si se van a emitir notas de crédito digitales, se debe de configurar las series y folios para éste tipo de documentos en la opción de Devoluciones, dicha configuración es muy similar a la de las facturas y se debe tener una serie diferente para estos documentos. Un ejemplo de esto, se puede observar en la siguiente figura: Figura 2-4. Definición de folios para Notas de Crédito. 03/12/2010 5
Configuración de esquemas de impuestos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catálogo de Esquemas de Impuestos Se debe verificar que los impuestos que se van a utilizar se encuentren definidos de forma correcta, para ello se debe realizar lo siguiente: a) En la sección de Inventarios Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / Facturas / Por documento Se debe verificar que las etiquetas de los impuestos, se muestren en el orden correcto, es decir, el IEPS siempre será el impuesto 1, para los impuestos 2 y 3, pueden ser utilizados para las retenciones de ISR e IVA respectivamente (como se observa en la figura 2-5), indicando el porcentaje con valor negativo, finalmente el IVA será el impuesto 4, éstos podrán tener los porcentajes respectivos que se manejen en la empresa. Figura 2-5. Verificando impuestos b) En el catálogo de Inventarios y Servicios. Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catálogo de Esquemas de Impuestos En este catálogo, se deberá especificar la combinación de impuestos que se van a aplicar en caso de que no exista, así como indicar la forma en que se va a aplicar. Para ello se debe: Ingresar a : Inventarios y Servicios / Archivos / Catálogo de Esquemas de Impuestos. Seleccionar el esquema que se vaya a utilizar y pulsar el botón o dar de alta uno nuevo. Definir el porcentaje que se va a aplicar para cada impuesto. Indicar sobre que precio se va a aplicar o de lo contrario, seleccionar la opción Exento si no se maneja ese impuesto. Guardar los cambios. 03/12/2010 6
Si el impuesto IEPS no se utiliza, se debe indicar como Exento Figura 2-6. Verificando impuestos En caso de manejar retenciones, se recomienda dar de alta un nuevo esquema de impuestos que se utilizará con la retención, para ello se debe indicar en el impuesto 2 (Ret. ISR), el porcentaje de impuesto de retención a manejar CON SIGNO NEGATIVO, el porcentaje de IVA y los otros impuestos, deberán configurarse como Exentos, como se muestra en la figura siguiente: Figura 2-7 Ejemplo de la creación del nuevo esquema de impuestos Si se encuentran en periodo de pruebas, al finalizar éstas (si este es el caso), se deberá de realizar la configuración pertinente del sistema en el área de producción con los sellos, folios e información real. 03/12/2010 7
3. Definición de datos comerciales Dado que muchas empresas solicitan datos adicionales en el Addenda de las facturas (por ejemplo, el lugar de entrega, códigos adicionales del producto, etc.) o alguna forma especial del manejo de la misma, es necesario tener registrada en el sistema dicha información, a continuación se indican los campos de Aspel-SAE 4.6 donde ésta debe ser capturada. Datos del cliente Ruta de Acceso: Módulos / Clientes y CxC y/o el icono En este catálogo se debe identificar al cliente COLGATE, en dicho registro se debe verificar que se tengan capturados los datos como se indica. En la sección Generales: Nombre RFC Colonia Código Postal, etc. En la sección Adicionales: Campo Libre 1: Escribir el número de proveedor que asigna COLGATE. Campo Libre 2: Escribir el número GLN que proporciona AMECE al emisor, en caso de no contar con este valor, escribir el GLN genérico 7500000000000. Figura 3-1. Ejemplo de la información del cliente Colgate. 03/12/2010 8
Datos de Inventarios Ruta de Acceso: Módulos / Inventarios y/o el icono. Se debe verificar que la información de los inventarios sea la correcta, para el caso de COLGATE, se requiere colocar la siguiente información. En la sección Generales: Clave Alterna: Escribir el código EAN del producto que proporciona AMECE. Descripción Unidad de Medida, etc. Figura 3-2. Ejemplo de la información en el inventario 03/12/2010 9
4. Configuración de Plantillas de Addenda y archivos adicionales Obteniendo la plantilla Aspel-SAE genera las addendas a través de plantillas, dicha plantilla se puede descargar desde: http://www.aspel.com.mx/bconocimiento/bconocimiento.html o puede solicitarla a su asesor. Las plantillas publicadas NO TIENEN NINGUN COSTO EXTRA. Para el caso de Colgate, la plantilla a utilizar es Addenda_ColgateStd1.xml, Guardando la plantilla Después de haber obtenido el archivo anterior, se debe: a) Copiar el archivo al directorio donde se tenga la base de datos, por ejemplo C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE4.60 \ Datos o algún otro que se tenga configurado. b) Renombrar el archivo Addenda_ColgateStd1.xml a la clave del cliente. Por ejemplo, si el cliente es Colgate y en el catálogo de SAE tiene la clave 17, entonces, el archivo se deberá llamar 17.xml. c) Para las notas de crédito, renombrar el archivo Addenda_ColgateStd1.xml a la clave del cliente, por ejemplo, si dicho cliente es COLGATE y en el catálogo de Aspel-SAE tiene la clave 17, entonces el archivo se deberá llamar D-17.xml. Figura 4-1. La plantilla debe tener el nombre de la clave del cliente 03/12/2010 10
5. Generación de CFD s Elaboración de Facturas Electrónicas (CFD s de Ingreso) Ruta de Acceso: Módulos / Facturas y vendedores y el icono. Para la elaboración de la factura se tiene que realizar el siguiente procedimiento: a) Si el folio que se utiliza para la generación de facturas digitales no es el predefinido, se puede seleccionar el tipo de folio con la tecla F9 ó pulsando el ícono. (La definición de un folio como predefinido se realiza en la opción de Utilerías / Perfiles de Usuario). Figura 5-1 Seleccionando el folio electrónico b) Agregar la información adicional en los siguientes campos: Condición: En este campo, se debe anotar el número Orden de compra que indica Colgate. Enviar a - Dirección: Escribir el número de Good Receipt (GR) asignado por Colgate. Fecha Entrega: Indicar la Fecha en que fue asignado el número de folio de recibo. c) Revisar la información que aparece en los campos de la factura (como fecha del documento, clave del cliente, descuentos, etc.). d) Anotar el resto de la información como cantidad, precios, etc. Figura 5-2. Generando el Comprobante Fiscal Digital para el cliente 03/12/2010 11
e) Al guardar la factura, el sistema muestra una ventana en donde es posible revisar la información fiscal del cliente y verificar que los datos se encuentran en el campo correcto (con el botón modificar puede corregirse algún dato), al momento de pulsar el botón grabar, los posibles cambios quedarán almacenados en los campos correspondientes, en ese momento se genera el comprobante fiscal digital. Figura 5-3. Información del cliente, la cual puede ser modificada antes de guardar la factura Elaboración de Notas de Crédito digitales (CFD s de Egreso) Ruta de Acceso: Módulos / Facturas y vendedores y el icono. Para generar una nota de crédito, se utiliza la opción de Devoluciones y el proceso es muy similar a la elaboración de una factura, sólo basta tomar en cuenta lo siguiente: Haber configurado la plantilla para Nota de Crédito como se indicó en el paso 6, inciso c. Enlazar la devolución a la factura (si así se requiere). Indicar un folio digital para devoluciones. Verificar que el resto de la información sea la correcta. Grabar el documento. 03/12/2010 12
6. Visualización del CFD De forma impresa Ruta de Acceso: Módulos / Facturas y vendedores / Reportes / Emisión de Documentos Para visualizar la factura electrónica en su representación impresa, al momento de guardar el documento el sistema pregunta si se desea imprimir o bien, se puede re-imprimir a través de la emisión de documentos y seleccionando el formato Emisión de facturas digitales.qr2, de esta forma se puede entregar la impresión a los clientes que no soliciten el archivo, como una factura tradicional, la cual, cumple con todas las disposiciones que marca el SAT. Con el visor de Aspel. Ruta de Acceso: Módulos / Facturas y vendedores y el icono Después de guardar el documento, se puede consultar el archivo XML de la factura o nota de crédito con el visor de Aspel, seleccionando dicho documento y pulsando el botón antes mencionado. También se puede guardar una copia del archivo en otra ubicación y con el nombre que se requiera pulsando el botón. Figura 6-1. Vista del archivo XML con el Visor AspelCFDS 03/12/2010 13
Desde el archivo XML Los archivos de la factura electrónica, se generan con la extensión XML y se almacenan generalmente en la ruta del DAC en: \Comprobantes\SAE\Empresa nn\aaaa\mm\dd (en donde: nn=número de empresa, aaaa=año, mm=mes y dd=día). Desde la ruta anterior, se puede abrir el archivo XML con el Bloc de Notas de Windows o Internet Explorer para revisar su contenido. 7. Entrega del CFD al cliente Se recomienda verificar la forma de entrega del archivo XML. En caso de estar en proceso de prueba, al finalizar el procedimiento, sólo basta enviar el archivo XML generado a su contacto de COLGATE y verificar la validación, cuando se obtenga un resultado positivo, el mismo procedimiento se debe realizar en el servidor con los datos reales y la base que se maneja en producción. 03/12/2010 14