CATÁLOGO COLECTIVO Manual para explotación de los Datos estadísticos en AbsysNet Edición Diciembre 2010 1
INDICACIONES PARA EXPLOTAR LOS DATOS ESTADÍSTICOS DE LA RED DE BIBLIOTECAS PUBLICAS DE CASTILLA-LA MANCHA. Resumen Conviene que todas las búsquedas relativas a un tema (socios, préstamos, fondos) se hagan el mismo día, ya que hay datos que pueden variar. ESTADÍSTICAS DE SOCIOS Las búsquedas se hacen en el Módulo: Lectores/ Gestión de lectores En la parte Datos del Lector : Se debe seleccionar la biblioteca y/o sucursal a la que se refieran los datos, si ésta no apareciera por defecto. Una vez realizada cada una de las búsquedas, damos al botón Estadísticas y seleccionamos Estadísticas por tipo de lector. En nuestro Catálogo colectivo, están parametrizados los siguientes tipos de lector USUARIOS DEFINIDOS Equivalente ADT Adulto ADULTO CLB Club de lectura INSTITUCIÓN ENT Entidad INSTITUCIÓN EXP Exposición INSTITUCIÓN INF Infantil INFANTIL PIB Préstamo INSTITUCIÓN interbibliotecario SNC Sancionado Los lectores sancionados se incluirán en su categoría correspondiente (ADT, INF, ENT) UIN Biblioteca propia NO CONTABILIZAN El formulario del Ministerio de Cultura, pide los socios desagregados en Adultos (ADT+SNC), Infantiles (INF+SNC) y Entidades (CLB+PIB+ENT+EXP+SNC); la Consejería de Educación, Ciencia y Cultura en Infantiles (INF+SNC) y Adultos (ADT+ENT+EXP+PIB+CLB+SNC). Se consideran usuarios adultos, los que cuentan con 14 años o más al final del periodo de referencia. Los usuarios sancionados, en el caso de que haya, habrá que asignarlos a sus tipos correspondientes: ADT, INF, ; para ello se hará una búsqueda seleccionando nuestra biblioteca/sucursal y tipo de lector sancionado, averiguando así a qué tipos corresponden. 2
SOCIOS ACTIVOS Socio activo: " número de usuarios que han hecho uso del servicio préstamo durante el año de referencia". (MC) La búsqueda se debe hacer el primer día de enero laborable, para la biblioteca en cuestión, y a primera hora, ya que son datos que se van actualizando/borrando según los usuarios hagan uso del servicio de préstamo. En el campo: Último uso biblioteca se busca el intervalo que nos interesa, en este caso socios activos del ejercicio 2010, por tanto, en la primera fecha se pondría 01/01/2010 y en la segunda 31/12/2010 y ejecutaríamos la búsqueda. PRESTATARIOS Prestatarios: Suma de cada una de las veces que los prestatarios activos han realizado una transacción de préstamo. No confundir esta cifra con la de prestatarios activos, pues un mismo prestatario activo puede ser contabilizado varias veces como prestatario (Censo de la CECC). Para averiguar este dato, hay que hacer la búsqueda diariamente, sino se pierde, y a final del ejercicio hacer la suma de los prestatarios diarios. En el campo: Último uso biblioteca se buscan diariamente los prestatarios. Se pueden buscar a última hora del día cuando se haya cerrado el servicio de préstamo o a primera hora del día siguiente. Para ello se selecciona la fecha en cuestión en el calendario: 3
SOCIOS-ALTAS Socios: Aquellos que tienen tarjeta de usuario de la biblioteca o de alguno de sus servicios o secciones, bien para utilizar el servicio de préstamo o cualquier otro servicio. (MC) En el campo: Fecha alta se busca el intervalo que nos interesa, en este caso: altas del ejercicio 2010, en la primera fecha se pondría 01/01/2010 y en la segunda 31/12/2010. SOCIOS-TOTALES En el campo: Fecha alta se busca el periodo que nos interesa, en este caso: socios totales del ejercicio 2010, la primera fecha se dejaría en blanco y en la segunda se pondría 31/12/2010. Es decir, socios hasta el 31/12/2010. Tabla resumen: DESGLOSES Instituciones Adultos TIPOS Altas Tipos CLB + ENT + EXT + PIB + SNC correspondiente Bajas Total año anterior+altas año en curso-total año actual TOTAL Tipos CLB + ENT + EXT + PIB + SNC correspondiente En nuestra Red se consideran usuarios adultos a aquéllos que cuenten con 14 años o más al final del periodo de referencia. 4
Infantil Altas Tipos ADT + SNC correspondiente Bajas Total año anterior+altas año en curso-total año actual TOTAL Tipos ADT + SNC correspondiente En nuestra Red se consideran usuarios adultos a aquéllos que cuentan con 13 años o menos al final del periodo de referencia. Altas Tipos INF + SNC correspondiente Bajas Total año anterior+altas año en curso-total año actual TOTAL Tipos INF + SNC correspondiente FONDOS REGISTROS EN EL CATÁLOGO (noticias o registros bibliográficos) Las búsquedas se hacen en el Módulo: Catálogo/pestaña: Búsqueda experta Hay que acotar la búsqueda a Nuestra biblioteca/sucursal 1 + Sólo con ejemplares 2 Si hacemos la búsqueda a comienzos de enero, antes de introducir ningún registro en el catálogo: En Consultas ponemos: @TITN y pulsamos Aceptar. Si ya hemos introducido registros en el catálogo conviene, además, acotar la búsqueda al periodo de referencia (en este caso hasta el año 2010): y @FEIN<20101231 (añomesdía). En este caso la búsqueda sería: @TITN y @FEIN<20101231 EJEMPLARES EN EL CATÁLOGO Hay que ir al Módulo Catálogo/pestaña: Ejemplares Si hacemos la búsqueda a comienzos de enero, antes de introducir ningún ejemplar en el catálogo, simplemente acotamos por nuestra biblioteca/sucursal y damos al botón Autocálculo. Si ya hemos introducido ejemplares en el catálogo conviene acotar la fecha de introducción de los datos al periodo de referencia, en este caso hasta el año 2010. Para ello, en el campo: Fecha de registro se hace una búsqueda por intervalo seleccionando el periodo que nos interesa, en este caso: se dejaría la primera fecha del intervalo en blanco y en la segunda pondríamos 31/12/2010. Es decir, registros de ejemplares hasta el 31/12/2010. 1 En el caso de que el usuario de Absysnet de la persona que haga la búsqueda no esté asociado a ninguna sucursal concreta, deberá añadir a la búsqueda anterior: S-nº sucursal. 2 Si marcamos Sólo con ejemplares quitamos de esta búsqueda todos los registros bibliográficos que no tengan registro de ejemplar creado (precatalogaciones, registros de prueba, etc.), tanto de nuestra como de otras bibliotecas. Pensamos que el porcentaje de registros de nuestra biblioteca perdidos es mínimo frente a los registros bibliográficos de otras bibliotecas que contabilizaríamos erróneamente. En esa búsqueda, también dejaríamos de contabilizar los registros bibliográficos correspondientes a analíticas y publicaciones periódicas sin registro de ejemplar. 5
Botón autocálculo ALTAS, BAJAS y TOTAL DE EJEMPLARES: Hay que ir al Módulo Catálogo/pestaña: Ejemplares Hacer una única búsqueda sobre ejemplares a comienzos de enero de cada año sobre los ejemplares de nuestra biblioteca/sucursal: ALTAS (uds. incorporadas): es el conjunto de documentos que se han ido añadiendo a la colección durante el año de referencia ya sean procedentes de compra, donación, canje o de cualquier otra forma, desglosado por tipo de documento. Hay que tener en cuenta los siguientes campos: Situación ejemplar = Todos (dejar el campo en blanco) Fecha de registro = (intervalo) 01/01/2010 a: 31/12/2010 TOTAL de unidades: se debe recontar el número de documentos en la biblioteca a 31 de diciembre del año de referencia, desglosado por tipo de documento. Situación ejemplar = hay que tener en cuenta las siguientes: Circulación+Precirculación+Inventario+Revisión, por ello habrá que ir haciendo búsquedas sucesivas seleccionando cada una. 6
Fecha de registro = [en blanco] a: 31/12/2010 * Si no se pudieran explotan los datos a comienzos de enero, hay que añadir al resultado anterior: Los ejemplares que han pasado a Perdidos o expurgados desde comienzos de este año, hasta el día en que se hace la búsqueda: Cambio de situación: Perdidos + Expurgados: De: [01/01/2011] A: Fecha de explotación de los datos BAJAS: Número de bajas producidas: es el conjunto de documentos que ha dejado de pertenecer al fondo durante el periodo de referencia, por expurgo, pérdida, etc. Hay dos formas para calcularlo: TOTAL AÑO ANTERIOR + ALTAS AÑO EN CURSO TOTAL AÑO EN CURSO [en último extremo] O la más correcta: Situación ejemplar = Perdidos+Expurgados Cambio de situación = De: 01/01/2010 A: 31/12/2010 Una vez realizada cada una de las búsquedas anteriores, se pulsa el botón Estadísticas y se saca uno de los siguientes listados: Biblioteca/sucursal/localización/soporte. Biblioteca/sucursal/localización/tipo de ejemplar. Ambos nos permiten cumplimentar los desagregados de fondos de los formularios estadísticos de la Consejería y del Ministerio, en los que se nos piden los documentos por localización (Adultos, Infantil, Local) y tipo de documento y/o soporte. Antes de cumplimentar los datos conviene reflexionar sobre qué tenemos en cada una de las localizaciones de nuestra biblioteca. En nuestro Catálogo colectivo, tenemos parametrizados los siguientes soportes: A B C SOPORTES Monografía impresa Manuscritos y doc. mecanografiados Material cartográfico A01 Cómic A02 Braille A03 Incunable 7
D E F G H I J K L M Z Material Gráfico Material gráfico proyectable Música impresa Música manuscrita Grabación sonora Microforma Películas Vídeos Recurso electrónico* Publicaciones periódicas Otros documentos D01 Cartel D02 Postal D03 Fotografías D04 Dibujos, Grabados E01 Diapositivas H01 Disco de vinilo H02 Disco CD-DA H03 Casete H04 Cinta magnetofónica I01 Microfilm I02 Microficha K01 VHS K02 DVD Vídeo K03 Laserdisc K04 Blu-ray disc L01 Disquete L02 CD-ROM L03 DVD-ROM Y los siguientes tipos de ejemplar: LPA Libro adulto LPI Libro infantil CLB Club de lectura PFA Préstamo fin de semana adulto PFI Préstamo fin de semana infantil CPA Archivo de ordenador adulto CPI Archivo de ordenador infantil AUP Material audiovisual VPA Videograbación adultos VPI Vídepgrabación infantil RPA Revista adultos RPI Revista infantil ANJ Material Anejo NOP Material no prestable 8
PRÉSTAMOS La forma más rápida de hacer la consulta de préstamos, es ir al Módulo: Circulación/Consultas de préstamos/préstamos por lector y ejemplar 9
Al interesarnos los préstamos de nuestra biblioteca: En Detalles del ejemplar Seleccionaremos nuestra biblioteca/sucursal. También se puede acotar la búsqueda por tipo de ejemplar, soporte, etc. En Detalles del préstamo: o marcar Activo+Histórico, la casilla se debe poner gris. o en Fecha de préstamo acotar el periodo de referencia: 01/01/2010-31/12/2010. o por último en tipo de préstamo, seleccionar: Préstamo a domicilio. o Dar a aceptar e ir al botón estadística, allí podéis sacar los datos por tipo de lector/soporte o tipo de lector/tipo de ejemplar, en función del listado que seleccionéis. A la hora de desagregar los préstamos entre Adultos, infantil, Entidades; debéis tener en cuenta, exclusivamente el tipo de lector, independientemente del fondo al que pertenezca el material; por ejemplo si un lector adulto se lleva un libro infantil (LPI), se contabilizará como préstamo bibliográfico en el apartado de adultos. Para los desagregados por tipo de lector, tened en cuenta lo dicho en el apartado de socios. 10