PROGRAMA SECTORIAL LEONARDO DA VINCI MANUAL DE GESTIÓN PARA BENEFICIARIOS DE PROYECTOS DE MOVILIDAD 2012 VERSIÓN 1.1 (20/08/2012) 1
ÍNDICE GLOSARIO DE TÉRMINOS...4 1. INTRODUCCIÓN...6 2. PARTICIPANTES...6 2.1 PERSONAS EN FORMACIÓN PROFESIONAL INICIAL (IVT)...7 2.2 PERSONAS EN EL MERCADO LABORAL (PLM)...7 2.3 PROFESIONALES DE LA EDUCACIÓN Y FORMACIÓN PROFESIONAL (VETPRO)...8 3. MOBILITY TOOL...8 4. DOCUMENTO DE MOVILIDAD EUROPASS...9 5. GESTIÓN DE PROYECTOS DE MOVILIDAD...10 5.1 CONTRACTUALIZACIÓN...10 5.1.1 DISTRIBUCIÓN FINANCIERA... 12 5.1.2 CONVENIO DE SUBVENCIÓN... 12 5.2 LA ASOCIACIÓN EN UN PROYECTO DE MOVILIDAD...12 5.3 ORGANISMOS DE ACOGIDA...14 5.4 PAPEL Y RESPONSABILIDADES DEL BENEFICIARIO...14 5.5 PAPEL Y RESPONSABILIDADES DEL BENEFICIARIO Y LA ORGANIZACIÓN DE ACOGIDA...15 5.6 PAPEL Y RESPONSABILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN DE ACOGIDA...15 5.7 PAPEL Y RESPONSABILIDAD DEL PARTICIPANTE...16 5.8 GESTIÓN DE INFORMES DE PARTICIPANTES EN LA MOBILITY TOOL...16 6. CÁLCULO DE LA SUBVENCIÓN FINAL COMUNITARIA...17 6.1 GASTOS ELEGIBLES...17 6.2 ORGANIZACIÓN DE LA MOVILIDAD...17 6.3 PREPARACIÓN CULTURAL, PEDAGÓGICA Y LINGÜÍSTICA DE LOS PARTICIPANTES...18 6.4 COSTES DE VIAJE...19 6.5 COSTES DE ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN...20 6.6 SEGURO DE PARTICIPANTES...23 6.7 PERSONAS ACOMPAÑANTES...24 6.8 PERSONAS CON NECESIDADES ESPECIALES...24 7. PAGOS...25 7.1 CUENTA BANCARIA...25 7.2 PAGOS A LOS PARTICIPANTES...26 7.3 GASTOS NO ELEGIBLES...26 8. SOLICITUD DE CAMBIOS Y ENMIENDAS...27 8.1 MODIFICACIÓN EN LA DURACIÓN DEL PROYECTO...27 8.2 CAMBIO DE LA PERSONA AUTORIZADA PARA FIRMAR...27 8.3 MODIFICACIÓN DE LA ENTIDAD BENEFICIARIA...28 8.4 CAMBIO DE LA ENTIDAD BANCARIA Y/O DE CUENTA...28 2
8.5 CAMBIO DEL DOMICILIO SOCIAL DE LA ENTIDAD BENEFICIARIA28 8.6 MODIFICACIÓN DE LA ASOCIACIÓN (baja de socios e incorporación de nuevos socios al proyecto)...28 8.7 MODIFICACIÓN EN LOS PAÍSES DE DESTINO...29 8.8 RENUNCIA PARCIAL AL NÚMERO DE PARTICIPANTES PREVISTOS EN EL PROYECTO...29 8.9 BAJA DE PARTICIPANTES EN EL PROYECTO...30 9. VISITAS DE SEGUIMIENTO (DEPARTAMENTO DE MOVILIDAD)...30 10. CONTROLES APLICABLES A LOS PROYECTOS E INFORMES...31 10.1 Controles del Departamento de Movilidad...31 10.1.1 INFORME INTERMEDIO... 31 10.1.2 INFORME FINAL... 32 10.2 Controles del Área de Evaluación y Control...33 10.2.1 VISITAS IN SITU... 34 10.2.2 REVISIÓN DOCUMENTAL... 34 ANEXO I...37 ANEXO II...38 ANEXO III...47 ANEXO IV...53 ANEXO V...55 ANEXO VI...56 3
GLOSARIO DE TÉRMINOS Convenio de Subvención: El Convenio de Subvención legalmente expedido por la AN Española y vinculante entre la Agencia y el beneficiario para el desarrollo del proyecto. Beneficiario: Toda institución u organismo público, semipúblico, o privado cuya intención sea presentar una propuesta de cooperación transnacional en el marco de las medidas del programa según los procedimientos previstos. La organización beneficiaria se convierte en el contratante cuando su propuesta haya sido seleccionada y pasa a asumir la responsabilidad sobre el conjunto de la realización del proyecto. Participante: Cualquier persona enviada a un país de acogida que no sea aquel en el que está empleada y del que es originaria o residente, en el marco de un proyecto de movilidad. Conviene destacar que los acompañantes de los participantes en los proyectos de movilidad, cuando por las características especiales del flujo sea necesaria su presencia, no son considerados participantes en el sentido de la presente definición, sin embargo pueden beneficiarse de una ayuda financiera. Flujo: Un flujo está constituido por uno o más participantes que viajan al mismo país de acogida con una misma duración de tiempo de la estancia, aunque puedan ir en fechas diferentes. Tipos de Socios: Socio de envío: Empresa, institución u organismo de formación (cuando éste es diferente del beneficiario) que envía participantes a otro país que participa en el programa para realizar un periodo de prácticas profesionales. Socio de acogida: Empresa, centro de formación o institución donde el participante realiza su periodo de prácticas profesionales o estancia formativa. Deberá firmar el acuerdo de formación junto con el beneficiario y el participante, y será quién certifique la estancia formativa. Socio intermediario: Empresa, institución o centro de formación que colabora con el beneficiario, bien en origen, bien en destino, en la búsqueda de alojamiento, de empresas de prácticas para los participantes o la preparación lingüística. 4
Atención: Es importante no confundir la figura del socio de acogida con la del socio intermediario. El socio final de acogida, es decir aquella empresa en cuya sede se han realizado las prácticas formativas es la única institución válida para certificar la estancia. Por ello, un certificado de empresa o Europass en ningún caso podrá ser firmado por el socio intermediario sino por el socio final de acogida. Agencia Nacional Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos (OAPEE) Programa Sectorial Leonardo da Vinci. (En lo sucesivo AN) Asociación: Es la formada por el beneficiario y sus socios. Signatario autorizado para firmar: Persona autorizada legalmente, en la organización solicitante, para representar a la organización en contratos legalmente vinculantes. Esta persona tendrá que firmar, en el caso de que se apruebe la solicitud, el Convenio de Subvención. Así mismo será el responsable de firmar los informes y las posibles enmiendas. Mobility Tool: Herramienta online de gestión de proyectos, que permite la elaboración y presentación de Informes Intermedios y Finales de movilidad así como la gestión de los informes de los participantes. 5
1. INTRODUCCIÓN El Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos (OAPEE), Agencia Nacional, es el encargado de gestionar el Programa así como de apoyar a las instituciones nacionales en el desarrollo de proyectos de calidad que cumplan con lo marcado por la Comisión Europea y con las prioridades nacionales para 2012. El presente manual se ha elaborado desde el OAPEE, División Leonardo, Departamento de Movilidad, para facilitar la gestión de proyectos de movilidad aprobados dentro de la Convocatoria 2012. No toda la normativa relativa a la gestión de los proyectos está recogida en este Manual. Es por ello que además de consultar el presente manual, el beneficiario deberá regirse por los siguientes documentos: Condiciones Generales y Particulares del Convenio de Subvención Anexos al Convenio de Subvención (incluido el anexo I que se corresponde con el formulario de solicitud). La relación de anexos está en la segunda página del Convenio de Subvención Convocatoria General de Propuestas 2012 Guía del PAP Parte I: Disposiciones Generales Guía del PAP Parte Parte II a: Subprogramas y acciones Guía del PAP Parte Parte II b: Explicaciones por acción Convocatoria Nacional de Propuestas 2012. Los objetivos del presente manual son: a. Ayudar a los beneficiarios y a los socios a asegurar una gestión eficaz de sus proyectos, dándoles las indicaciones prácticas relativas a las diferentes fases de evolución de los proyectos de movilidad. b. Asegurar un marco adecuado para el desarrollo de unas prácticas formativas o profesionales de calidad. Las recomendaciones descritas en el Manual se aplican también al conjunto de los gastos acometidos en el marco de los proyectos de movilidad del programa LEONARDO DA VINCI, Convocatoria 2012 para movilidad. 2. PARTICIPANTES Una persona podrá beneficiarse una sola vez de la subvención Leonardo bajo el mismo grupo objetivo durante el PAP (2007-2013). Este requisito es obligatorio a la hora de seleccionar a los participantes. La movilidad de un participante sólo será posible a un único país de destino. Las entidades beneficiarias deberán dar prioridad en la selección a personas que no hayan disfrutado previamente de una movilidad dentro del conjunto de ayudas posibles del PAP en respeto del principio de igualdad de oportunidades en el acceso a una subvención. La selección y la preparación adecuada de los participantes es clave para el éxito de sus estancias y del proyecto. Una selección deficiente puede dar lugar a problemas como abandono de la estancia en el país de origen, previo a la salida, e interrupciones de estancias una vez en destino. 6
Los participantes deberán ser, o bien nacionales de un país participante en el Programa de Aprendizaje Permanente, o nacionales de otros países en tanto estén matriculados en cursos reglados en centros o instituciones de formación profesional en un país participante, o estén empleados o sean residentes permanentes del país participante, con arreglo a las condiciones determinadas por cada uno de los países participantes, considerando la naturaleza del programa (consulte el sitio web de la Agencia Nacional). 2.1 PERSONAS EN FORMACIÓN PROFESIONAL INICIAL (IVT) Organismos de acogida: centros de formación profesional y empresas. Duración: de 2 a 39 semanas. Participantes potenciales: Estudiantes de Formación Profesional de Grado Medio, de Enseñanzas de Artes Plásticas y Diseño de Grado Medio y de Enseñanzas Deportivas de Grado Medio. Igualmente alumnos de Programas de Cualificación Profesional Inicial, y los alumnos de Casas de Oficio y Escuelas Taller. Aprendices y profesionales que reciben formación profesional inicial basada en un aprendizaje alterno o de formación trabajando en empresas. Los estudiantes de FP de grado superior no son objeto del Programa Leonardo desde 2007, sino del Programa Erasmus Prácticas. Más detalles, véase ficha pág. 69 http://ec.europa.eu/education/llp/doc/call12/fiches_es.pdf 2.2 PERSONAS EN EL MERCADO LABORAL (PLM) Organismos de acogida: centros de formación profesional y empresas. Merece especial aclaración en este apartado el tema de las universidades como socios de acogida. Las universidades pueden ser socios intermediarios, facilitando la realización de las prácticas en empresas nacionales con las que tengan contactos para la práctica de sus alumnos. También pueden servir sus distintos departamentos para albergar prácticas administrativas, comerciales... por ejemplo, la secretaría de una universidad puede albergar una estancia de un técnico administrativo que realice una estancia en la práctica de su profesión. Sin embargo, el desarrollo de actividades académicas, tanto de docencia, como de investigación de posgrado, en departamentos universitarios está fuera del ámbito del Programa Sectorial Leonardo da Vinci. La investigación en centros de investigación públicos o privados siempre que no forme parte de un programa de un curso de posgrado (master, doctorado), podrá ser objeto de financiación bajo el grupo PLM. La docencia en los niveles de enseñanza primaria y secundaria no está contemplada en el programa Leonardo al tratarse del ámbito Comenius. 7
Duración: de 2 semanas a 26 semanas. Participantes potenciales: Personas en el mercado laboral: trabajadores por cuenta ajena, autónomos o personas disponibles para el empleo (incluso titulados) que realicen una estancia de formación/prácticas en el extranjero. En este grupo se incluyen, asimismo, los titulados de Formación Profesional de Grado Superior y los titulados universitarios aunque no sean titulados recientes. Más detalles, véase ficha pág. 72 http://ec.europa.eu/education/llp/doc/call12/fiches_es.pdf 2.3 PROFESIONALES DE LA EDUCACIÓN Y FORMACIÓN PROFESIONAL (VETPRO) Organismos de acogida: una combinación de empresas y organismos de formación profesional. Duración: de 1 semana a 6 semanas Participantes potenciales: Profesionales de formación profesional (profesores de FP de grado medio, formadores, personal de formación profesional, orientadores laborales, responsables de los centros de formación, de la planificación de la formación, orientación ocupacional con empresas, gestores de recursos humanos en empresas, etc.). Según la Guía del PAP 2012, parte II, fichas se dará prioridad a las personas que participen por primera vez. La posibilidad de repetición como participante en el grupo objetivo VETPRO es posible siempre y cuando esté justificada (por ejemplo nuevas necesidades, nuevos contenidos del proyecto). Más detalles, véase ficha pág. 75 http://ec.europa.eu/education/llp/doc/call12/fiches_es.pdf 3. MOBILITY TOOL La utilización de la herramienta informática Mobility Tool, que sustituye a Leopass para proyectos aprobados en la Convocatoria 2012, es obligatoria para la gestión de los proyectos de movilidad. La aplicación Mobility Tool es una aplicación para la gestión de proyectos de movilidad que reciban una subvención europea bajo el Programa de Aprendizaje Permanente. La herramienta ha sido desarrollada por la Comisión Europea para los beneficiarios de proyectos subvencionados bajo este programa en la convocatoria de 2012 en adelante. 8
La Mobility Tool se crea para la sustitución de la herramienta utilizada hasta el momento Leopass (Rap4Leo), con la intención de proporcionar una interfaz más navegable y más fácil de utilizar, con el fin de recoger mejor datos estandarizados e información de retorno sobre las experiencias de movilidad de los participantes y permitir a la vez, a las Agencias Nacionales y a las instituciones beneficiarias, gestionar los gastos relacionados con la movilidad de una manera detallada. La herramienta comenzó a utilizarse para los proyectos aprobados en la convocatoria de 2011 y aunque lleva ya unos meses de rodaje todavía presenta aspectos que cabe mejorar o corregir y que deben ser resueltos directamente por la Comisión Europea. En la Mobility Tool podrá almacenar toda la información relacionada con su/s proyecto/s, identificar participantes y movilidades, completar y actualizar información, generar y hacer un seguimiento de los informes de los participantes, así como generar y enviar el (los) informe(s) intermedios y financieros de su proyecto a la Agencia Nacional. La Mobility Tool pretende ser una herramienta central que permite a cada participante de una experiencia de movilidad ofrecer información de retorno estandarizada sobre la calidad de la movilidad a beneficiarios, Agencias Nacionales y Comisión Europea. La AN les enviará información específica sobre cómo darse de alta en la Herramienta, cuando le remitamos el Convenio de Subvención para la firma. Igualmente le enviaremos las instrucciones sobre cómo crear una cuenta ECAS para poder acceder a dicha herramienta. El apoyo técnico desde la Agencia sólo atenderá aquellas consultas que no estén descritas explícitamente en los Manuales de la herramienta o que estén relacionadas sólo con errores de software. Todas las consultas relacionadas con esta herramienta deberán dirigirse a la siguiente dirección: mobilitytool@oapee.es 4. DOCUMENTO DE MOVILIDAD EUROPASS 1. El documento de movilidad Europass es una herramienta europea de validación de estancias formativas, un documento personal que certifica un periodo de aprendizaje o formación realizado por el titular en un país europeo extranjero, permitiéndole reflejar mejor sus experiencias y, en concreto, las competencias adquiridas. Se firma por tres partes: el organismo de envío, el organismo de acogida (se recuerda que éste tiene que ser la institución final de acogida en que se han realizado las prácticas y no el socio intermediario de acogida) y el participante. 2. Las fechas que deben reflejarse en el documento Europass solamente corresponderán al periodo formativo: desde el primer día del inicio de la práctica en la empresa/centro formativo hasta el último día de la misma. Para proyectos que contemplan una preparación previa a la práctica formativa en una empresa/centro formativo, previo al inicio de la práctica deberán solamente incluir en el certificado Europass las fechas correspondientes el período formativo. En ningún caso se incluirá el período de preparación como período formativo a efectos de certificado Europass. A efectos de justificación de las fechas de la estancia en estos proyectos, deberán complementar ese certificado con otro de preparación 9
expedido por la organización que lo imparte con las fechas en que se haya realizado dicha preparación. 3. Es obligatorio incluir expresamente en el apartado correspondiente del documento las tareas realizadas y las competencias y habilidades adquiridas, evitando los textos estándar. Aunque el documento viene en español, es posible que el Organismo de acogida lo cumplimente en su propio idioma. La página Web del CEDEFOP (Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional) muestra ejemplos de Europass en varios idiomas: http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/vernav/informationon/europassmobil ity/navigate.action 4. El uso del documento Europass es optativo, aunque deberá expedirse si así se ha señalado en la propuesta. Aunque el beneficiario del proyecto no tenga previsto su uso, tendrá que gestionar el documento y facilitárselo a los participantes que lo soliciten. 5. El documento Europass sirve para justificar ante la AN la realización de una estancia ya que incluye fechas de inicio y fin, contenido y firmas de todas las partes. En caso de no tramitar el documento Europass es preciso obtener otro certificado del Organismo de acogida que recoja los detalles de la estancia. 6. La tramitación del documento Europass Movilidad se hará a través de la herramienta disponible en el Centro Nacional Europass: http://www.oapee.es/oapee/inicio/iniciativas/europass/documentoseuropass/documento movilidad.html 5. GESTIÓN DE PROYECTOS DE MOVILIDAD 5.1 CONTRACTUALIZACIÓN Antes de establecer el Convenio de Subvención, la AN necesita obtener datos financieros y cuantitativos de los beneficiarios cuya propuesta ha sido seleccionada. Se comunicará a los beneficiarios la subvención concedida tras la evaluación de la propuesta en función del número final de participantes y el desglose de los gastos por partidas; los beneficiarios, a su vez, aceptarán la subvención mediante la firma del contrato. Los documentos de precontractualización son: Datos para elaborar el Contrato: nombre, dirección, teléfono, nº del DNI o CIF, e-mail del representante legal y de la persona de contacto. Documento que acredite la capacidad legal del signatario autorizado del proyecto para representar al beneficiario (Organismo contratante). Confirmación de las fechas de inicio y fin del proyecto, número de participantes y destinos, estimación de las fechas de los flujos. 10
Fecha de inicio del proyecto / fecha de fin del proyecto: Fecha límite de inicio de proyectos en Fecha máxima final de proyectos en convocatoria 2012 convocatoria 2012 1 de junio de 2012 31 de mayo de 2014 La duración de un flujo no debe confundirse con la duración de un proyecto. La duración de un proyecto determina entre otros aspectos: El período dentro del que se pueden llevar a cabo los diversos flujos de movilidad. Las fechas entre las que los gastos se consideran elegibles. Las fechas de entrega de los informes intermedio y final, así como de los pagos de la subvención. La fecha más temprana de inicio del proyecto será el 1 de junio de 2012. La fecha final última para la finalización de los proyectos será el 31 de mayo de 2014. Tenga en cuenta que un proyecto puede tener varios flujos en fechas distintas e incluso tener períodos en los que no se realicen flujos. Para establecer la duración del proyecto, es recomendable reservar un número de semanas antes del primer flujo para la gestión, preparación lingüística, pedagógica y cultural, posibles cambios de fecha de los flujos, etc. La fecha de fin de contrato no podrá exceder en dos meses el fin de las actividades de movilidad. Ejemplo: si la fecha de vuelta prevista del último participante fuera el de octubre de 2013, la fecha máxima de fin de contrato sería el 1 de diciembre de 2013. Además se recomienda aportar la siguiente documentación a la Agencia antes de la formalización del Convenio de Subvención: Las cartas de compromiso originales de los socios del proyecto, debidamente firmadas, selladas y fechadas que figuraran en la propuesta y que no hayan sido aportadas ya en la solicitud. No se exigirá sin embargo en esta convocatoria la aportación de todas estas cartas de compromiso originales, como condición previa a la firma del Contrato, aunque sí tendrán que ser remitidas a la Agencia Nacional antes del inicio de los flujos correspondientes. La Comisión Europea exige a las Agencias Nacionales la publicación en Internet, en un plazo máximo de seis meses desde la resolución de financiación, de un directorio con las organizaciones seleccionadas, que deberá incluir el nombre, la dirección, el objeto de la subvención y la cantidad concedida. La dirección Web correspondiente al listado de proyectos de movilidad Leonardo da Vinci en España, seleccionados para financiación en la Convocatoria 2012 es la siguiente: http://www.oapee.es/oapee/inicio/pap/leonardo-da-vinci/proyectos-demovilidad/convocatoria/2012.html Respecto a un cambio en la persona de contacto o de email de contacto, la entidad beneficiaria será responsable de actualizar dichos datos en la Mobility Tool e informar a su técnico de referencia de dicha actualización mediante email. 11
5.1.1 DISTRIBUCIÓN FINANCIERA Una vez recibidos todos los documentos requeridos y aprobada la subvención, la Agencia completará la distribución financiera en el LLPLINK, herramienta de gestión de la CE para las Agencias Nacionales, introduciendo el presupuesto concedido, los detalles de los flujos y el número de participantes. El beneficiario deberá introducir las fechas de inicio y fin de proyecto en la hoja de datos y sus datos bancarios mediante la ficha de alta a terceros. 5.1.2 CONVENIO DE SUBVENCIÓN Una vez recibidos y contrastados estos datos, la AN procederá a redactar el Contrato, y enviará el mismo por duplicado. Ambas copias deberán ser firmadas por el signatario autorizado en todas sus hojas y selladas con el cuño de la organización. El beneficiario deberá remitirlas a la AN en el plazo de 30 días naturales junto con una declaración jurada, firmada por el signatario del proyecto, donde manifiesta no haber realizado ninguna modificación en el texto del Contrato. Así mismo deberá remitir un documento de alta a terceros con los datos bancarios para el proyecto. Una vez recibidas en la AN, serán firmadas por la Dirección del OAPEE y se devolverá una copia al beneficiario. Sólo serán elegibles los gastos que se efectúen dentro del periodo contractual establecido por ambas partes. Se deberá tener en cuenta lo siguiente durante el período de contractualización: Si incurre en gastos antes de la firma de Contrato por la AN sin haber solicitado autorización previamente a la Agencia, o fuera de las fechas establecidas en el Contrato, los gastos no serán elegibles. 5.2 LA ASOCIACIÓN EN UN PROYECTO DE MOVILIDAD El trabajo en un proyecto transnacional conlleva una necesaria coordinación entre los implicados en el proyecto, el establecimiento de objetivos claros y estructuras de gestión bien definidas. Así mismo el Programa exige que todo participante de un proyecto Leonardo movilidad sea plenamente consciente de sus derechos, deberes y responsabilidades. CONTRATOS ENTRE LAS PARTES (BENEFICIARIO, SOCIOS Y PARTIPANTE) El beneficiario de un proyecto tiene la obligación de establecer acuerdos con sus socios (incluyendo otros socios de envío españoles, intermediarios en origen y/o destino y socios de acogida) y con los participantes de manera que todos los socios se comprometan a cumplir con los términos del acuerdo con la AN. 1.- Documento entre beneficiario y participante: contrato de estancia. Antes de empezar la estancia en el extranjero, es imprescindible que el beneficiario firme un contrato con el participante en el cual se definan los principales derechos y obligaciones de ambas partes (cantidad de la ayuda económica, duración de la estancia, página Web del 12
OAPEE en que se especifica la financiación máxima exacta Leonardo para alojamiento, manutención y viaje (si procede), modalidades de pago, presentación de informes y documentación). 2- Documento entre beneficiario, participante, socio de acogida y socio intermediario si lo hubiera: Acuerdo de Formación (PLM/IVT) y Compromiso de Calidad y, Plan de trabajo y Condiciones Generales (VETPRO) El contrato irá en todos los casos acompañado de un Acuerdo de Formación y Compromiso de Calidad (IVT, PLM) o un Programa de Trabajo y Condiciones Generales (VETPRO), establecido entre la institución de envío y socios finales de acogida según las necesidades formativas del participante. Si la institución de envío es distinta al beneficiario, también debe firmar el Acuerdo de formación / Programa de trabajo. La supervisión de la calidad de las estancias acordadas de cara a la AN es responsabilidad única del beneficiario, incluso cuando se contrate a un organismo intermediario para asumir tareas como búsqueda de alojamiento, empresas o preparación lingüística y cultural. Cuando se trate de proyecto s IVT o PLM, el beneficiario debe asegurarse de que se cumple con el Compromiso de Calidad descrito en el Anexo I del contrato para las estancias IVT y PLM. En caso de que una organización intermediaria participe en la implementación del proyecto, deberá existir un contrato aparte entre el beneficiario y el intermediario que tendrá que detallar los servicios subcontratados al organismo intermediario así como los costes relacionados con dichos servicios. El beneficiario deberá cumplir con las disposiciones del Articulo 9 de las Condiciones Generales del Convenio de Subvención relativas a la concesión de contratos. Si la Agencia detecta que el beneficiario está exigiendo pago de matrículas, tasas de inscripción a los participantes o cualquier otra suma de dinero, tomará las medidas necesarias acogiéndose al artículo 11.2. de las Condiciones Generales del Convenio de Subvención, y rescindirá el Contrato sin ninguna indemnización, con los efectos previstos en el artículo 11.4. IMPORTANTE: Los modelos de contratos así como los modelos de acuerdo de formación (IVT/PLM) y programa de trabajo (VETPRO) se pueden descargar de la de la página Web: http://www.oapee.es/oapee/inicio/pap/leonardo-da-vinci/proyectos-de-movilidad/gestionproyectos/gestion2012.html Estos documentos no pueden ser modificados, respetando contenidos y logos. Respecto al pago de la subvención al participante, conviene recordar que el participante tiene el derecho a exigir el pago de su subvención Leonardo para viaje y/o alojamiento y manutención mediante transferencia bancaria. Tal y como establece su Convenio en 2012, los modelos que deberá utilizar serán los correspondientes a dicha convocatoria. Para proyectos donde, por motivos de economía de costes, se gestiona el viaje y/o el alojamiento en nombre del participante y, por tanto, el participante no recibe directamente mediante transferencia la cuantía de la subvención destinada a dicho/s concepto/s, deberá 13
utilizar el modelo de cláusulas adicionales proporcionado por la AN. En esos casos el sobrante de manutención deberá ingresarse al participante en la cuenta de banco indicada en su contrato o mediante un recibí. Igualmente si el proyecto recibe cofinanciación, éste hecho podrá reflejarse en el contrato utilizando el modelo de cláusulas adicionales proporcionado por la AN (ver Anexos II y III). 5.3 ORGANISMOS DE ACOGIDA Países de acogida Son todos los países relacionados en el Anexo VI del Convenio de Subvención (UE + Islandia, Liechtenstein, Noruega, Turquía, Croacia y Suiza). Organismo de acogida según grupo objetivo IVT y PLM: La estancia formativa puede realizarse en una empresa o en un centro de formación profesional (instituto, escuela-taller, centro de formación de una empresa, etc.). Si la estancia se realiza en un centro de formación profesional, es necesario que esté orientada a la práctica y tenga un claro vínculo con las necesidades del mercado de trabajo. VETPRO: Los organismos de acogida pueden ser empresas y/o organismos de formación profesional y la estancia puede dividirse entre varios organismos ya que el objetivo es el intercambio de conocimientos y experiencias en otro país y otro contexto institucional. Las universidades pueden participar en proyectos VETPRO siempre y cuando el intercambio de conocimientos y experiencias en otro país tenga como objeto la formación profesional exceptuando la de nivel terciario. Organismos de acogida no admisibles: Instituciones europeas y otros organismos de la UE incluidas las agencias especializadas (lista exhaustiva de las mismas disponible en el sitio web ec.europa.eu/institutions/index_en.htm); Organizaciones que gestionan programas comunitarios, para evitar posibles conflictos de intereses o doble financiación. Representaciones diplomáticas nacionales (embajada y consulado) del país de origen del participante dada la exigencia de transnacionalidad. 5.4 PAPEL Y RESPONSABILIDADES DEL BENEFICIARIO Elegir socios adecuados, respetando la duración y contenido de la estancia. Seleccionar a los participantes en base a criterios de transparencia e igualdad de oportunidades. Definir los objetivos de la estancia persiguiendo un ajuste del contenido al perfil profesional del participante. 14
Preparar a los participantes, en colaboración con las organizaciones de la asociación, para los aspectos prácticos, profesionales y culturales de la vida en el país de acogida; en particular a través de una formación lingüística a medida con el fin de cubrir sus necesidades ocupacionales. Establecer un contrato debidamente firmado por todas las partes siempre acompañado de un acuerdo de formación o programa de trabajo, cuyo contenido sea transparente par todas las partes implicadas. Hacerse cargo de organizar viaje, transporte, alojamiento, visados o permisos de trabajo, cobertura de Seguridad Social y seguro. Evaluar el desarrollo profesional y personal de cada participante como resultado de su estancia Leonardo. Comunicar inmediatamente a la AN cualquier incidencia relevante que pudiera suceder en el desarrollo del proyecto. 5.5 PAPEL Y RESPONSABILIDADES DEL BENEFICIARIO Y LA ORGANIZACIÓN DE ACOGIDA Negociar un programa de trabajo para cada participante. Acordar el seguimiento y tutorización del participante (quién, cómo) Establecer mecanismos apropiados de comunicación para todas las partes, incluidos los participantes. Evaluar el progreso del proyecto durante su desarrollo y tomar medidas alternativas en caso de ser necesario. Llevar a cabo los procedimientos acordados de certificación de la estancia para asegurar el reconocimiento de las habilidades y competencias adquiridas. 5.6 PAPEL Y RESPONSABILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN DE ACOGIDA Promover el entendimiento de la cultura y mentalidad del país de acogida. Asignar tareas y responsabilidades a los participantes de manera que se correspondan a su conocimiento, habilidades, competencias y objetivos de formación, asegurando el apoyo apropiado. Establecer la figura de un tutor que haga un seguimiento del progreso del participante. Ofrecer apoyo práctico si fuera necesario. Comprobar que el participante tiene un seguro de adecuada cobertura. 15
5.7 PAPEL Y RESPONSABILIDAD DEL PARTICIPANTE Cumplir con todos los acuerdos negociados para su estancia. Cumplir con las reglas y regulaciones del organismo de acogida, sus horas de trabajo, códigos de conducta y confidencialidad. Comunicarse con el beneficiario/organización de envío acerca de cualquier problema o cambio relacionado con su estancia. Presentar un informe en el formato especificado, junto con la documentación justificativa correspondiente, al final de la estancia. 5.8 GESTIÓN DE INFORMES DE PARTICIPANTES EN LA MOBILITY TOOL 1. En el Contrato con el participante, el beneficiario define la documentación y los informes que se esperan del participante durante la estancia y una vez finalizada ésta. Un elemento obligatorio es el informe que el participante cumplimenta a través de la Mobility Tool, al que accede con sus propias claves. Dicho informe es el modelo que establece la Comisión Europea y es uno de los anexos al Convenio de Subvención. El Manual de Usuario de la Mobility Tool indica los pasos a seguir para cumplimentar y generar los informes. 2. Los informes de los participantes cumplimentados forman parte de la documentación requerida por la AN en el Informe Intermedio / Final de cada proyecto. Por tanto es necesario que el beneficiario, antes de enviar sus Informes a la AN, compruebe que los participantes los hayan cumplimentado y enviado. Se recomienda que comprueben que el informe del participante no sólo esté enviado electrónicamente sino también debidamente cumplimentado y respondido. Importante: No hay que adjuntar los informes de los participantes en el Informe Final. Es obligatorio que estén firmados. El beneficiario deberá conservarlos impresos y firmados por los participantes en su archivo de proyecto de cara a una visita in situ o una auditoría financiera. 3. Se debe requerir a los participantes que completen su informe después de finalizar su estancia y no más tarde de 30 días naturales. 16
6. CÁLCULO DE LA SUBVENCIÓN FINAL COMUNITARIA 6.1 GASTOS ELEGIBLES Período de elegibilidad: El período de elegibilidad de gastos y actividades comienza y termina en las fechas indicadas en el Convenio de Subvención. La subvención Leonardo no está concebida para cubrir la totalidad de los costes de movilidad, por lo que se recomienda que los beneficiarios busquen fuentes de cofinanciación. La subvención finalmente elegible se establece con respecto al número de participantes, países finales de destino y a la duración real de las estancias teniendo en cuenta las normas aplicables al cálculo de la subvención que figuran en el anexo VI. Las partidas que se subvencionan son las siguientes: Organización de la movilidad Preparación cultural, pedagógica y lingüística de los participantes Viaje Alojamiento y manutención 6.2 ORGANIZACIÓN DE LA MOVILIDAD Las cantidades de esta partida van dirigidas a subvencionar parte de los costes de gestión, seguimiento y evaluación del proyecto. El beneficiario tendrá la opción, a través de los acuerdos con los otros socios, de compartir la subvención de gestión con las organizaciones asociadas. La subvención para la gestión del proyecto se determina en función del número real de participantes. NO es necesario justificar esta partida en el Informe Final, ya que queda justificada por el número de movilidades reales realizadas, es decir, no es necesario adjuntar ninguna factura de los gastos realizados en este concepto. Los beneficiarios pueden imputar visitas a socios y empresas, por ejemplo, a esta partida. Las cantidades máximas por participante se detallan a continuación: Proyectos VETPRO: Movilidad Nº participantes Importe máx. por participante Baja 1-25 100 Media 26-100 80 Alta 101-400 60 Muy alta >400 50 17
Proyectos IVT y PLM: Movilidad Nº participantes Importe máx. por participante Baja 1-25 350 Media 26-100 280 Alta 101-400 210 Muy alta >400 175 Aunque un beneficiario pudiera tener más de un proyecto en la convocatoria, la cantidad máxima total en concepto de organización no podrá superar los 25.000 para el conjunto de los proyectos. No se admitirán los gastos de organización de participantes que no hayan realizado la movilidad. Los acompañantes aprobados por proyecto que lleven a cabo la movilidad no generarán ningún tipo de coste en este apartado. NOTA: Se permite el traspaso de la partida de organización de la movilidad hacia la partida de alojamiento y manutención siempre que este cambio aparezca posteriormente detallado y debidamente justificado en el Informe Final. 6.3 PREPARACIÓN CULTURAL, PEDAGÓGICA Y LINGÜÍSTICA DE LOS PARTICIPANTES La preparación es un aspecto elemental de la movilidad y del éxito de la misma. La preparación general de la estancia debe producirse antes de partir, adaptada a las necesidades específicas y tiene una dimensión lingüística, pedagógica y cultural. La preparación lingüística puede ser en la lengua oficial del país de destino o de trabajo de los participantes. Quedan excluidas como preparación cultural las excursiones, entradas a cines, teatros etc. Así mismo, la preparación lingüística no podrá llevarse a cabo dentro del horario de actividad docente ordinaria. Se recomienda que sea impartida por profesionales acreditados y deberá estar relacionada de forma directa con el proyecto y sus objetivos. La preparación lingüística deberá estar en relación directa con la estancia, y estar adaptada a cada movilidad, teniendo siempre que asegurar unas garantías de calidad. Dicha preparación se podrá llevar a cabo en el país de origen o en el país de acogida, aunque es aconsejable que los participantes reciban, al menos en parte, una preparación previa a la realización del viaje que les permita desenvolverse en el país de acogida tanto a nivel social como profesional. Los gastos de preparación cultural, pedagógica y lingüística imputables al proyecto están basados en cantidades fijas. En cualquier caso, la subvención que se podrá dedicar para aquellos proyectos con esta partida concedida, será la cantidad concedida en el Convenio de Subvención hasta un máximo de 300 por participante. Aunque esta partida está contemplada no en base a coste real sino a una suma total, es importante que tenga en cuenta que la Agencia Nacional podrá pedirle detalles específicos 18
acerca de la preparación de los participantes en el informe final y durante posibles visitas de seguimiento o control a su/s proyecto/s. La Agencia Nacional se reserva el derecho de no reembolsar esta partida si el beneficiario no pudiese aportar evidencia de que los participantes están recibiendo una preparación adecuada a su estancia. Ver artículo 12.3 de las Condiciones Generales de su Convenio de Subvención. Cuando la preparación forme parte de la estancia en el país de destino y así se haya contemplado en la propuesta, la duración de la preparación no podrá superar el 25% del total de la duración la estancia (Ej.: Para una estancia de 12 semanas, la preparación lingüística durará un máximo de 3 semanas en el país de destino antes de iniciar la práctica). Este periodo no podrá incluirse en el documento de Movilidad Europass. En el caso de que la preparación se realice simultáneamente a la práctica formativa ésta debería iniciarse en el primer tercio de la estancia (para una estancia de 12 semanas deberá iniciarse en las primeras 4 semanas). Para adjuntar con el Informe Final (o Informe Intermedio si procede): El documento justificativo de la preparación de los participantes será un listado completo de participantes que incluya la siguiente información: número de proyecto, nombres y DNI de los participantes que la han recibido, fechas de la preparación, y firma al lado de su nombre por parte de cada participante. Subsidiariamente se podrán aportar certificados de la preparación firmados por el organizador de la actividad incluyendo número de proyecto, nombre y apellidos, idioma, fechas. No se admitirán los gastos de preparación de participantes que no hayan realizado la movilidad. Los acompañantes aprobados por proyecto que lleven a cabo la movilidad no generarán ningún tipo de coste en este apartado. 6.4 COSTES DE VIAJE Los gastos de viaje se definen como el coste total del desplazamiento en el día en que tiene lugar el viaje desde España hasta el país de destino. Los gastos de un viaje han de incluir todos los gastos y medios de transporte del punto de origen al de destino y viceversa y pueden incluir tasas de visados, seguros de viaje y costes de cancelación. No serán imputables a esta partida los gastos de desplazamientos locales desde el alojamiento hasta el lugar de trabajo una vez en el país de acogida. En los siguientes casos la subvención de viaje no está incluida en las dietas de manutención, y se subvencionará aparte: Estancias de acompañantes y participantes en FP inicial (IVT) y en el mercado laboral (PLM) de hasta 12 semanas de duración. Estancias VETPRO. Para estancias de duración inferior o igual a 12 semanas: Para estos proyectos con partida aparte concedida, esta ayuda podrá financiar los costes de viaje calculados sobre la base de los gastos reales realizados hasta una cantidad máxima de 250 por participante o acompañante. 19
Para adjuntar al Informe Final (o Informe Intermedio si procede): Justificación de los costes de viaje: - Los documentos de viaje deben referirse a la ida y vuelta desde el país de origen al país de destino y las fechas deberán ser concordantes con las fechas de la estancia indicadas en el informe final. - Justificante de la realización y coste (en forma de facturas, recibos, billetes de viaje utilizados, fotocopia de visado, tarjetas de embarque, comprobantes de pago). Para estancias de duración superior a 12 semanas: Los costes de viaje no se contemplarán como una partida aparte, sino que serán cubiertos por la partida de alojamiento y manutención. Las tarjetas de embarque u otros comprobantes del desplazamiento que corroboren la realización del viaje, fechas, destino, pasajero deberán ser guardadas porque se pueden pedir en controles a instancia de la Agencia Nacional o de la CE. Nota: si el beneficiario no pudiese aportar justificación adecuada en concepto de viaje, ni de certificado de empresa o Europass para una estancia, ésta será considerada inelegible y por tanto no se abonará cantidad alguna relacionada con la misma. 6.5 COSTES DE ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN La partida de manutención está pensada como una ayuda para cubrir los gastos de alojamiento y manutención, seguro y transportes locales, aunque puede no cubrir la totalidad de los gastos incurridos. Para el cálculo del presupuesto final, dispondrán del Anexo VI al Convenio de Subvención (normas aplicables al cálculo financiero), el cual incluye las tablas de dietas por países, duración y grupo objetivo. Les recordamos que si se aprueba el cambio de alguno de los países de destino del proyecto, el coste de la manutención que se debe asignar al nuevo flujo será el de la tabla del Anexo VI del Contrato para ese nuevo país, tanto si es de coste mayor, como menor al del país que se sustituye, y siempre que no se supere la financiación máxima concedida para el proyecto. La subvención final de manutención se determinará en función de la duración real de la estancia formativa o de prácticas y la cantidad de dieta asignada al país correspondiente para esta duración. En caso de semanas no completas, y siempre y cuando no se supere los máximos concedidos, se tomará la parte proporcional al número de días de la cantidad adicional por semana indicado en las tablas del Anexo VI del Contrato, para participantes y acompañantes de las movilidades de los distintos grupos objetivo. Habrá de tenerse en cuenta para el cálculo, las diferentes duraciones de las estancias. 20