Poder Judicial Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial Programa adscrito al Consejo Superior Informe Ejecutivo 2015 1 Durante el 2015 el Programa Banco de Buenas Prácticas realizó varias actividades, una de ellas fue la V Edición del Concurso Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial, el cual se desarrolló a partir de febrero y concluyó en octubre, conto con una participación de 55 iniciativas presentadas por las diferentes oficinas y despachos judiciales, en el cual dos son propuestas en línea con la innovación, presentadas por la Dirección de la Defensa Pública y la Sub Comisión de Acceso a la Justicia. Resumen de las diferentes etapas del concurso de buenas prácticas Las buenas prácticas se obtienen mediante el concurso Buenas Prácticas en las oficinas del Poder Judicial, cuya finalidad es otorgar un reconocimiento al personal de las oficinas y despachos judiciales, quienes en la ejecución de sus actividades diseñen y utilicen las mejoras prácticas, logrando eficiencia en su gestión. 2 Este concurso se divide en varias etapas las cuales se detallan a continuación: Etapa I Divulgación: En coordinación con el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional, se realizaron campañas de expectativas, informativas entre otras, con el fin de dar a conocer los lineamientos generales del concurso y fines del Banco. Etapa II Convocatoria e inscripción: De abril a julio, se brindó asesoría a los compañeros(as) judiciales, sobre actividades y procesos que desarrollan en cada uno de sus despachos u oficinas, con el fin de impulsarlos a participar en el concurso. Etapa III Validación de propuestas: Se recibieron un total de 55 propuestas, las cuales fueron consultadas y algunas visitadas, con el fin de valorar el cumplimiento de los requisitos. Desglose por ámbito de las buenas prácticas inscritas: Tabla N 1 1 Coordinadores del Programa Banco de Buenas Prácticas: Licenciada Milena Conejo Aguilar, Integrante del Consejo Superior y el Magistrado Luis Guillermo Rivas, Presidente de la Sala Primera. 2 El concurso se realiza de año por medio, regulado por por la Comisión de Buenas Prácticas del Poder Judicial.
Ámbitos Cantidad presentadas Administrativo 9 Auxiliar de Justicia Defensa Pública 1 Ministerio Público 4 O.I.J. 11 Jurisdiccional Juzgado 21 Salas Tribunales 7 Innovación 2 Total 55 Fuente: Elaboración con datos propios del Programa Buenas Práctica En el siguiente gráfico se observa el nivel de participación, respecto a las propuestas recibidas de los diferentes lugares de la institución: Tabla N 2 Fuente: Elaboración con datos propios del Programa Buenas Práctica
Etapa IV Talleres de análisis de las propuestas seleccionadas: Como parte de las actividades del concurso se realizaron cuatro talleres los días 19, 21, 24, 26 de agosto, en el salón de Expresidentes ubicado en el tercer piso del edificio de la Corte. En dichos talleres cada oficina o despacho participante tuvo la oportunidad de exponer su ponencia ante los cinco integrantes del jurado, de la Comisión de Buenas Prácticas, del Consejo Superior, entre otros. Etapa V Selección de la propuestas ganadoras: En la primera semana setiembre, los integrantes del jurado procedieron al análisis y deliberación de cada una de las buenas prácticas expuestas, indicando literalmente lo siguiente: Se ha concluido una labor extraordinaria, rica en experiencias, aprendizaje y con satisfacción, encomendada a los integrantes del jurado del Concurso de Buenas Prácticas en las Oficinas del Poder Judicial 2015, V Edición, con la esperanza y de forma desinteresada de haber contribuido de la mejor manera con la Administración de Justicia. El proceso vivido ha sido gratificante, por el esfuerzo, el entusiasmo, la dedicación, esmero y entrega de los equipos participantes, en las intervenciones expuestas con cada una de las buenas prácticas, a lo largo de los cuatro talleres desarrollados, no deja duda que en el Poder Judicial, el mejor activo, es su recurso humano. Es nuestro deseo, dar agradecimiento a este Honorable Consejo, por la oportunidad brindada de participar en el proceso de calificación de las buenas prácticas. Todas estas propuestas son merecedoras de un primer lugar y cuando proceda, ser replicadas en las restantes oficinas y despachos del Poder Judicial, ya que el único resultado, sin lugar a dudas, es una mejor administración de los recursos que el Estado asigna a la Administración de Justicia. Esta experiencia ha resultado muy enriquecedora y nos llena de motivación comprobar que muchos servidores y servidoras de esta Institución están realizando un gran esfuerzo por mejorar la calidad de los servicios que prestan a la ciudadanía, debido a que el Poder Judicial está llamado a servir a todas las personas usuarias de este importante servicio público. La conformación del Jurado Calificador, a partir de un grupo heterogéneo de personas vinculadas a lo interno y otras a lo externo del Poder Judicial, hizo que afloraran perspectivas diversas y con puntos de vista distintos, por ello se han escogido por mayoría a las que se creyó eran dignas de un reconocimiento adicional, evaluando cada uno de los criterios indicados (eficiencia, creatividad, satisfacción de la persona usuaria, alcance social, costo beneficio, compromiso del equipo de trabajo en la buena práctica), pero debe de quedar bien claro, que todas las prácticas son ganadoras, ya que estos esfuerzos coadyuvan a una mejora persistente en la gestión judicial. No obstante las dificultades, finalmente se obtuvo un resultado.
Premiación: La Comisión de Buenas Prácticas acordó, premiar al primer y segundo lugar de cada uno de los ámbitos con un certificado el cual los otorga como categoría de Oficina Modelo en la utilización de la Buena Práctica que implementó. La premiación fue realizada por el Presidente en ejercicio de la Corte, integrantes del Consejo Superior, Comisión buenas prácticas, integrantes del Jurado, Magistrados, entre otros, dentro del marco de la celebración del Aniversario del Poder Judicial. A continuación se detalla cada una de las oficinas y despachos judiciales seleccionados como ganadores y sus respectivas prácticas: ÁMBITO JURISDICCIONAL: Premio Oficina o Despacho Ganador Buena Práctica Primer lugar Juzgado de Cobro y Civil de Menor Cuantía de Alajuela Protocolo de Remates de Excepción Segundo lugar Plataforma Integrada de Servicios de Atención a Víctimas Pavas. Protocolo para la atención de las personas usuarias. MENCIONES HONORIFICAS Oficina o Despacho Ganador Juzgado contra la violencia doméstica del Primer Circuito Judicial de la Zona Sur Pérez Zeledón Buena Práctica Referencias interinstitucionales para atención integral de las víctimas de violencia doméstica. Tribunal de Juicio de Puntarenas Foro Jurídico. Hacia una mejora en la administración de justicia Tribunal Contencioso Administrativo y Juzgado Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda Juzgado Contravencional y Menor Cuantía de la Unión Juzgado Penal de Puntarenas Tribunal de Apelación de Sentencia Penal. II Circuito Judicial de San José. Juzgado Contravencional y de Menor Cuantía de Pavas. Autoevaluación del registro de sentencias por parte del personal profesional de la Jurisdicción Audiencias tempranas en materia laboral Filtro preliminar de expedientes "Filpreex" Manual de tramitación. Uso de Plantillas de Texto Automáticas.
Oficina o Despacho Ganador Juzgado de Tránsito, Juzgado Pensiones y Administración de Alajuela Juzgado Contravencional y Menor Cuantía de Alajuelita. Juzgado de Pensiones Alimentarías de San Carlos. Buena Práctica Uso de fotografía en ordenes de citación de tránsito y pensiones apremios corporales pensiones Apremio corporal digital en Material Alimentaría. Conociendo a las personas usuarias. ÁMBITO AUXILIAR DE JUSTICIA: Premio Oficina o Despacho Ganador Buena Práctica Primer lugar Fiscalía Adjunta de Pococí Giras a comunidades Segundo lugar Fiscalía de Puntarenas Atención Integral interinstitucional a las víctimas de violación dentro de las 72 horas, mediante la aplicación whatsapp. Equipo de respuesta rápida de Puntarenas MENCIONES HONORIFICAS Oficina o Despacho Ganador Unidad Canina Sección Robo de Vehículos, OIJ Buena Práctica Compartiendo con la población adulto mayor como terapia de desintoxicación Estrategia Tecnológica contra el robo de vehículos. Atención inmediata y efectiva a las personas víctimas que interponen denuncia por robo de vehículo. Oficina de Atención y Protección a la Víctima. Ministerio Público. Delegación del Organismo de Investigación Judicial de Libería Taller Socio Terapéutico: Sobreviviendo a la Violencia Doméstica. Utilización del Smartphone para digitalización de las intervenciones telefónicas
ÁMBITO ADMINISTRATIVO: Premio Oficina o Despacho Buena Práctica Primer lugar Escuela Judicial Rincón del idioma Segundo lugar Oficina de comunicaciones judiciales Consulta virtual de respuestas a citas en el sistema unificado de comunicaciones MENCIONES HONORIFICAS Oficina o Despacho Buena Práctica Oficina de Recepción de Documentos Ventanilla de trámite rápido. Control de documentos recibidos vía fax Archivo Judicial Eliminación de "carátulas de activos" en las remesas de expedientes que se transfieren al Archivo Judicial Las buenas prácticas han permitido que la institución, pueda realizar propuestas de mejora durante las labores diarias en las oficinas y despachos judiciales, logrando con ello implementar acciones que coadyuven con el cumplimiento de los objetivos institucionales. A continuación se detallan otras actividades importantes que se realizaron, para fortalecer la aplicación de buenas prácticas en sectores específicos de la institución: Actividades de seguimiento a la ejecución de las buenas prácticas. 3 El seguimiento responde al mejoramiento en la gestión del uso de las buenas prácticas, se realiza dos veces al año, en coordinación con las personas monitoras asignados por las Administraciones Regionales 4, estos profesionales solicitan a todas las oficinas y despachos judiciales un informe de cumplimiento de los acuerdos tomados por el Consejo Superior. El seguimiento permite el inicio de un cambio cultural del quehacer laboral, que gradualmente irá contribuyendo a mantener mejoras sostenibles en el servicio de Administración de justicia. Se da cumplimiento a las propuestas de mejora emitidas por los Tribunales de Penales y de Flagrancia, la Plataforma PISAV, la Sección de Delitos Económicos, los 3 Bajo el cumplimiento de la Circular Nº 59-2011, 11-2013, emitidas por el Consejo Superior. 4 Además, del Organismo de Investigación Judicial, Defensa Pública y Ministerio Público.
profesionales en archivística en coordinación con la Dirección de Planificación, y otras oficinas según se requiera. Otras actividades 1. Coordinaciones: Con las comisiones institucionales, la Dirección Ejecutiva, la de Planificación, de Tecnología de la Información, con el fin de que en los casos que se requiera valorar la idoneidad y la aplicación de las buenas prácticas 5 Coordinación con la Oficina de Cooperación Internacional y el Centro de Estudios de Justicia de las Américas CEJA, con el fin de valorar la viabilidad de la promoción de las buenas prácticas institucionales a través de este centro. Cooperación a la Presidencia, con el fin apoyar el tema de Gobierno Abierto y Transparencia en el Poder Judicial. Se realizan coordinaciones con la Dirección de Gestión Humana, Dirección de Planificación y con la Presidencia de la República, respecto al desarrollo de la innovación en el Poder Judicial. 2. Visitas Actualmente las visitas permiten lograr una implementación de forma voluntaria, aprovechando el valioso apoyo que siempre brindan las Administraciones Regionales, en línea con mayor control en el seguimiento de las practicas. Visitas realizadas a los diferentes circuitos judiciales: Puntarenas, San Ramón Alajuela, Heredia, Grecia, Cartago, Limón, San Joaquín, con el fin de que las oficinas y despachos judiciales, utilicen las iniciativas que se encuentran en el banco y cumplan con los acuerdos tomados por el Consejo Superior según corresponda. Además, se motiva al personal para que presenten nuevas propuestas que consideren necesarias incluir en la Web de buenas prácticas. 3. Actualización de información Se realiza actualizaciones a la página Web de buenas prácticas, la cual ha permitido una eficaz identificación de las prácticas y un intercambio de estas, logrando con ello una comunidad de la información exitosa. 5 Dando cumplimiento al acuerdo tomado por el Consejo Superior aprobado en la sesión N 03-09 celebrada 13 de enero 2009, Articulo LXVI, que así lo indica.
Para el 2016 la Dirección de Tecnología de la Información diseñará una página Web para buenas prácticas, acorde a las recomendaciones de la Auditoria Judicial. 4. Divulgación: Se continúa con la divulgación de las prácticas que se encuentran en el banco institucional, la cual permite coadyuvar en dar reconocimiento a todas aquellas personas que han reflejado mística por sus aportes en la gestión, de cara a la excelencia del servicio judicial. Además de forma paralela, el Organismo de Investigación Judicial, el Ministerio Público, la Defensa Pública, refuerzan este tipo de divulgación. Es de interés institucional, impulsar el mejoramiento continuo del servicio público y la atención que se brinda a la persona usuaria interna y externa del Poder Judicial, logrando eficiencia en su gestión y además, fortalecer la cultura en el uso de las buenas práctica, incorporándolas en la labor que se realizan en las oficinas y despachos judiciales que así lo requieran. Quedo a su disposición, MBA. Indira Alfaro Castillo Banco de buenas prácticas