Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 PATRICIA PENAGOS Período evaluado: 1 de Noviembre 2012 al 28 febrero de 2013. (cuatro meses). Fecha de elaboración: 07/03/2013 Subsistema de Control Estratégico AVANCES 1. Elemento: Acuerdos, compromisos, o protocolos éticos El 27 de febrero de 2013, en mesa de trabajo con el equipo directivo, se socializó los resultados de la autoevaluación y evaluación del Sistema de Control Interno donde se definieron lineamientos para la vigencia 2013, con relación al código de ética y buen gobierno de acuerdo a la resolución 305 del 26 de junio de 2012. El equipo manifestó la importancia de resaltar los conceptos sobre los ocho Principios definidos, como son: Eficacia, Imparcialidad, Rectitud, Buena Fe, Tolerancia, Calidad, lealtad e imagen corporativa. Estos principios están señalados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política. Al igual que los diez valores: proactividad, Comunicación, compromiso, Lealtad, Eficiencia, Compañerismo, Responsabilidad, Calidad, Cumplimiento y Honestidad. 2, y, 3. Elementos: Desarrollo del talento humano, y, Estilo de dirección Durante la novena de aguinaldos en diciembre de 2012, hubo trabajo en equipo por competencias, cada equipo por áreas, coordino la novena de navidad, hubo villancicos, oraciones, presentaciones, regalos, generando y respondiendo al bienestar laboral, social, en estímulos, recreacional e incentivos y de integración entre compañeros de trabajo. El 15 de febrero de 2013, se realizo una jornada de integración y se realizó la despedida del ex gerente José Edgar Patarroyo Vargas, quien se encontraba en el cargo y estuvo por un periodo de cinco años. Se publica el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 2013 a través de la página web de la empresa. 4. Elemento: Planes y programas En el contrato de consultoría, sobre la implementación de la estrategia de aseguramiento de la prestación de los servicios de acueductos y alcantarillado para 27 municipios del departamento del Meta, se culmina la fase 1b y se da inicio a la 1c. Desarrollo de alternativa seleccionada (modelo financiero detallado de la alternativa de regionalización seleccionada, informe de sensibilidad y de riesgos de las variables relevantes en cada esquema regional, informe de plan conceptual de obras e inversiones para cada regional, documentos de fortalecimiento para municipios no regionalizados y la presentación de la alternativa seleccionada a comunidades y líderes de opinión). En acta 004 de junta directiva del 27 de diciembre de 2012, se revisa y aprueba mediante acuerdo 003 del 2012 el presupuesto de ingresos y el presupuesto de gastos para la vigencia fiscal 2013. A través de la resolución 001 del 02 de enero de 2013, se desagrega el presupuesto para la vigencia 2013. 5. Elemento: Modelo de operación por procesos Hubo ajustes a los indicadores de procesos para realizar la respectiva medición por parte de algunos líderes. 6. Elemento: Estructura organizacional Se consolida en un documento la estructura orgánica de la empresa mediante el proyecto de acuerdo 001 el 28 de enero de 2013, ajustando los acuerdos 004 de 2009, 005 de 2009 y el 001 de 2012. 7, 8, 9, 10, 11. Elementos: Contexto estratégico, Identificación de riesgos, análisis de riesgos, valoración de riesgos, políticas de administración de riesgos No se realizaron avances significativos, se actualizaron algunos riesgos, suministrando un 4% avance. Dificultades 1. Elemento: Acuerdos, compromisos, o protocolos éticos Se ha tenido dificulta para llegar a toda su extensión en la divulgación y socialización del código de ética como lo expresa el numeral 3, en especial a la Junta Directiva, municipios asociados, clientes externos, proveedores, acreedores y algunos contratistas. 2, y, 3. Elementos: Desarrollo del talento humano, y, Estilo de dirección No se cuenta con indicadores para evaluar la gestión del PAE y el PIC, no se tabuló, analizó la encuesta de expectativas sobre bienestar, salud ocupacional y capacitación lo que dificultó la presentación del informe de resultados sobre el PAE y el PIC vigencia 2012, de acuerdo a los lineamientos establecidos por el DAFP. Se tiene dificulta para conocer el clima laboral de la empresa debido a que no se realizó medición del clima laboral.
Se tuvo dificultad en conocer los resultados sobre la inducción y re inducción, debido, a que no se presento el informe, y, la falta de un indicador que evaluara la gestión. Hubo dificultad en conocer los resultados de los acuerdos de gestión debido a la falta de seguimiento y control a las políticas establecidas. 4. Elemento: Planes y programas Hubo dificultad en la publicación del plan de compras, la distribución presupuestal de los proyectos de inversión junto con los indicadores, debido a que no se consolidó la información. 5. Elemento: Modelo de operación por procesos El modelo de operación por procesos presenta dificultades debido a que no se han realizado ajustes a la gestión para medir la eficiencia, eficacia y efectividad. 6. Elemento: Estructura organizacional Se dificultad que los funcionarios participen en los procesos y en el ejercicio de sus funciones a cargo y de su nivel jerárquico debido a que falta jornadas de capacitación y socialización del mapa de procesos. 7, 8, 9, 10, 11. Elementos: Contexto estratégico, Identificación de riesgos, análisis de riesgos, valoración de riesgos, políticas de administración de riesgos. Se tiene dificultad en actualizar los riesgos de la empresa debido a que el personal no ha tenido jornadas de capacitación y socialización de los mismos. Subsistema de Control de Gestión AVANCES 12. Elemento: Políticas de Operación Ha facilitado la ejecución de los procesos y actividades debido a que se hace uso de las políticas de operación a través de la solicitud trámite de documentos (creación, modificación o anulación), en especial formatos y procedimientos. 13. Elemento: Procedimientos Los procedimientos se han utilizado como herramienta para las actividades y buen desarrollo de los procesos. 14. Elemento: Controles Los comités constituidos al interior de la empresa permiten tener un control sobre las decisiones que se toman. 15. Elemento: Indicadores Se obtuvo resultados en el cumplimiento de meta de los indicadores a través del proceso de mejoramiento continuo. Se actualiza los procedimientos por procesos 16. Elemento: Manual de Operación o procedimientos 17. Elemento: Información Primaria Se tiene un área encargada de la recepción de los documentos y es utilizada como insumo para el desarrollo de los procesos. 18. Elemento: Información Secundaria Existen mecanismos para la administración de la información que se origina y procesa en la empresa. Se integro al sistema el modelo de nomina y almacén. La empresa cuenta con un plan de comunicaciones Se publicó el plan de acción vigencia 2013. 19. Elemento: Sistemas de Información 20. Elemento: Comunicación Organizacional 21. Elemento: Comunicación Informativa Se realizó a través de la Gobernación del Meta la rendición de cuentas.
22. Elemento: Medios de Comunicación La empresa a través de la dirección comercial cuenta con una persona que realiza la labor de comunicadora social quien está en contacto permanente con las emisoras realizando la divulgación de la información a la ciudadanía sobre las gestiones que realiza la empresa, al igual que cuenta con una oficina de servicio al cliente que hace parte de la dirección comercial, oficina de PQRs en la dirección de sistemas y estadísticas y las quejas, peticiones y reclamos correspondientes al área jurídica contempladas en el manual de funciones para atender los diferentes requerimientos hechos por los entes externos, como la Contraloría General de la Republica, contraloría Departamental del Meta, Procuraduría Regional del Meta, así mismo al Departamento Nacional de Planeación y en algunos casos a la Superintendencia de Servicios Públicos domiciliarios. Dificultades 12. Elemento: Políticas de Operación Se ha tenido dificultad actualizar los documentos en el servidor una vez se ha realizado la solicitud del trámite, por falta de planeación. Se dificultad realizar ajustes que involucran otros documentos debido a que no se realiza el procedimiento adecuado en el momento que se realiza la solicitud del trámite. 13. Elemento: Procedimientos Sin dificultades 14. Elemento: Controles Se ha tenido dificultad por cada uno de los procesos en trabajar permanentemente la matriz de riesgos para generar controles. 15. Elemento: Indicadores Se tiene dificultad en la definición de los indicadores que miden la eficiencia, eficacia y efectividad. 16. Elemento: Manual de Operación o procedimientos No se conoce los avances debido a que no se socializa el manual de operaciones o procedimientos. 17. Elemento: Información Primaria No se tiene definido en la página web de la empresa, un espacio para los ciudadanos que permita presentar quejas o denuncias sobre actos de corrupción. 18. Elemento: Información Secundaria No se tiene aprobadas las tablas de retención documental y no existe un mecanismo que verifique garantizar la oportunidad de la información. 19. Elemento: Sistemas de Información No existe, en el sistema integrado de gestión, los formatos que corresponde a cada proceso, para generar registros o datos, para enviar oportunamente al SUI, lo que dificulta actualizar, y, mantener sistemas de información adecuados para la empresa. 20. Elemento: Comunicación Organizacional Falta socializar el plan de comunicaciones cada uno de los servidores públicos de la empresa. 21. Elemento: Comunicación Informativa Falta diseñar un procedimiento que permita implementar la información institucional obligatoria como función administrativa para establecer los lineamientos definidos en la ley 962 de 2005, decreto 019 de 2012, ley 1474 de 2011, normograma, indicadores, tramites, formularios oficiales, entre otros. No se tiene establecido un mecanismo de seguimiento a la calidad en la oportunidad de la respuesta a los derechos de petición. No se tiene conformada las veedurías para las peticiones, quejas y reclamos Falta establecer un procedimiento para la rendición de cuentas a través de la Gobernación del Meta. 22. Elemento: Medios de Comunicación Falta socializar el plan de comunicaciones y hacer énfasis en la ley 962 de 2005, que permita verificar la funcionalidad de los canales de comunicación como pagina web, carteleras, edictos, perifoneo, entre otros.
Subsistema de Control de Evaluación AVANCES 23. Elemento: autoevaluación del Control El equipo multidisciplinario MECI responsable por área y junto con los directivos utilizó la herramienta de autoevaluación del control. 24. Elemento: autoevaluación de Gestión Los indicadores de gestión permitieron autoevaluar resultados de eficiencia, eficacia y efectividad. Igualmente conocieron los avances frente al plan de desarrollo construyendo sueños y realidades vigencia 2012-2015, que lidera el Ing. Alan Jara Ursola, Gobernador del Departamento del Meta. 25. Elemento: Evaluación del Sistema de Control Interno La oficina utilizo la herramienta del DAFP para la evaluación del sistema de control interno arrojando un puntaje del 65%, lo que indica que el modelo muestra un buen desarrollo, pero, requiere mejoras en algunos aspectos. 26. Elemento: Auditoría Interna En el cumplimiento a las auditorias internas para los indicadores del proceso de seguimiento y control se obtuvo un 88% para lo cual se cumplió con el programa anual de auditorías, se encuentra con frecuencia semestral. 27. Elemento: plan de mejoramiento institucional Los planes de mejoramiento se cumplieron en un 100%, frente a la cuenta vigencia 2011 hubo fenecimiento se obtuvo 75,75% puntos. 28. Elemento: Plan de Mejoramiento por Procesos Los directivos y líderes revisaron los planes de mejoramiento por procesos. 29. Elemento: Plan de Mejoramiento Individual Se realizaron las evaluaciones de resultados a cada uno de los funcionarios que hacen parte de la nomina. Dificultades No hubo dificultad en la autoevaluación del control 23. Elemento: autoevaluación del Control 24. Elemento: autoevaluación de Gestión (indicadores de gestión) Cada uno de los procesos no ha establecido un informe que permita a los responsables la toma de decisiones frente a los resultados arrojados a la gestión que se realiza, de acuerdo a la frecuencia, es decir, mensual, bimensual, trimestral, semestral, anualmente. Igualmente ocurre que falta un mecanismo de control y seguimiento a los riesgos por procesos. No se presenta un informe, ni se socializa los resultados obtenidos a través de los indicadores del proceso de mejoramiento continuo. 25. Elemento: Evaluación del Sistema de Control Interno No hubo ninguna dificultad en el elemento de la evaluación del sistema de control interno. 26. Elemento: Auditoría Interna No se tiene procedimiento para las auditorias por procesos que incluyan eficacia, eficiencia y efectividad en los procesos y el manejo de recursos. 27. Elemento: plan de mejoramiento institucional Las acciones de mejora planteadas no han sido pertinentes debido a que se identifica que los hallazgos negativos se repiten en cada una de las auditorías realizadas por los entes externos. Los sistemas de información con los que cuenta la empresa, dificulta que se entregue información oportuna y confiable debido a que finalmente se terminan realizando en Excel y falta conciliación en cada uno de los procesos y mecanismos de control y seguimiento adecuados, lo que origino como resultado del fenecimiento de la cuenta en un 75,75 puntos.
28. Elemento: Plan de Mejoramiento por Procesos No se realizo un informe que permitiera socializarse para la toma de decisiones. 29. Elemento. Plan De Mejoramiento Individual No hubo seguimiento a los acuerdos de gestión por lo que no se dio resultados, ni informes. Igualmente aunque hubo evaluación por resultados no se dieron a conocer los resultados a través de un informe. Estado general del Sistema de Control Interno Durante el periodo cuatrimestral de noviembre 2012 a febrero de 2013, se muestra un modelo en desarrollo, pero, requiere mejoras en algunos elementos en los que se contemplan las dificultades que facilita la oportunidad de mejora. El Sistema de Gestión de Calidad requiere ser fortalecido con las actividades realmente realizadas y tomar medidas correctivas urgentes para implantar un sistema de calidad eficaz. Recomendaciones frente al Sistema de Control Interno I. RECOMENDACIONES AL SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO 1. Elemento: Acuerdos, compromisos, o protocolos éticos: Resaltar los principios y valores de la empresa llevándolos a primera persona a través de botones portándolo como parte del Ser, y cumpliendo con lo establecido en el numeral 3 del código de ética y buen gobierno. 2, y, 3. Elementos: Desarrollo del talento humano, y, Estilo de dirección Generar indicadores que permita evaluar la gestión de los proyectos de aprendizaje por equipos y el plan institucional de capacitación, tabulando la información de tal manera que se realice un informe sobre los resultados arrojados de acuerdo a los lineamientos establecidos por el DAFP. Realizar la medición del clima laboral, tabular la información, generar un informe y socializar los resultados para la toma de decisiones. Establecer un indicador para la inducción y re inducción, tabular la información, presentar el informe y socializarlo. Se recomienda realizar seguimiento trimestral a los acuerdos de gestión, tabular la información, generar un informe y socializarlo. Cumplir con las disposiciones legales con relación a la Sistema de Información y Gestión del Empleo Público: SIGEP, Sistema Único de Información de Trámites: SUIT, Sistema Único de Información de Personal: SUIP, de acuerdo a los lineamientos que establece el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. 4. Elemento: Planes y programas Realizar y publicar en la página web, el plan de compras, la distribución presupuestal de los proyectos de inversión junto con los indicadores; al igual que cada proyecto de inversión, ordenado según la fecha de inscripción en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión, como mecanismo de mayor transparencia en la contratación pública. 5. Elemento: Modelo de operación por procesos Realizar los ajustes al modelo de operación por procesos que permita medir la eficiencia, eficacia y efectividad a la gestión. 6. Elemento: Estructura organizacional Realizar jornadas de socialización y capacitación sobre los mapas de procesos donde los funcionarios participen en el proceso y en el ejercicio de sus funciones a cargo y sobre el nivel jerárquico. 7, 8, 9, 10, 11. Elementos: Contexto estratégico, Identificación de riesgos, análisis de riesgos, valoración de riesgos, políticas de administración de riesgos. Realizar mesas de trabajo por procesos involucrando a los funcionarios a conocer la matriz y a la cultura de actualización permanente de la matriz de riesgos y normograma. II. RECOMENDACIONES AL SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN 12. Elemento: Políticas de Operación Mantener actualizado el sistema de gestión de calidad generando controles a la solicitud del trámite, por ejemplo si se ajusta el indicador se actualice igualmente el despliegue de objetivos. 14. Elemento: Controles Generar controles efectivos en la matriz de riesgos.
15. Elemento: Indicadores Realizar ajustes a los indicadores que permita medir la eficiencia, eficacia y efectividad en cada uno de los procesos. Realizar informes y socializarlos sobre los resultados obtenidos. Socializa el manual de operaciones o procedimientos. 16. Elemento: Manual de Operación o procedimientos 17. Elemento: Información Primaria Generar en la página web de la empresa, un espacio para los ciudadanos que permita presentar quejas o denuncias sobre actos de corrupción. 18. Elemento: Información Secundaria Realizar los ajustes pertinentes y someter a consideración del Comité las tablas de retención documental para su aprobación. 19. Elemento: Sistemas de Información Incorporar en el sistema integrado de gestión, en cada uno de los procesos, los formatos correspondientes al SUI, y, conforme a las fechas establecidas en el cronograma generada por la Superintendencia de Servicios Públicos, mantener actualizado la información o registros correspondientes que permita enviarlos oportunamente al ente externo. 20. Elemento: Comunicación Organizacional Socializar el plan de comunicaciones a cada uno de los servidores públicos de la empresa. 21. Elemento: Comunicación Informativa Diseñar un procedimiento que permita implementar la información institucional obligatoria como función administrativa para establecer los lineamientos definidos en la ley 962 de 2005, decreto 019 de 2012, ley 1474 de 2011, normograma, indicadores, tramites, formularios oficiales. Implementar un sistema ágil y eficiente para la recepción de documentos tanto internos como externos, con controles, estadísticas de los documentos, que genere reporte de alertas, con notificaciones a los funcionarios responsables, digitalizando la información que entra y sale de la empresa a través de la ventanilla única, que genere oportunidad en la respuesta a los derechos de petición, quejas, reclamos, entre otros. Conformar las veedurías para las peticiones, quejas y reclamos. Establecer un procedimiento para la rendición de cuentas a través de la Gobernación del Meta. 22. Elemento: Medios de Comunicación Socializar el plan de comunicaciones y hacer énfasis en la ley 962 de 2005, que permita verificar la funcionalidad de los canales de comunicación como pagina web, carteleras, edictos, perifoneo, entre otros. III. RECOMENDACIONES AL SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION 24. Elemento: autoevaluación de Gestión (indicadores de gestión) Realizar informes y socializarlos de acuerdo a la frecuencia, es decir, mensual, bimensual, trimestral, semestral, anualmente. Igualmente generar un mecanismo de control y seguimiento a los riesgos por procesos. Realizar informes, y socializar los resultados obtenidos a través de los indicadores del proceso de mejoramiento continuo. 26. Elemento: Auditoría Interna Generar un procedimiento para las auditorias por procesos que incluyan la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos y el manejo de recursos. 27. Elemento: plan de mejoramiento institucional Realizar acciones de mejora y plantearlas que permitan eliminar de raíz los hallazgos negativos de las auditorías realizadas por los entes externos. 28. Elemento: Plan de Mejoramiento por Procesos Realizar informes y socializarse sobre los avances e impactos que generaron las acciones correctivas. 29. Elemento. Plan De Mejoramiento Individual Los acuerdos de gestión y las evaluaciones por resultados, requieren de seguimiento e informes sobre los resultados obtenidos.