PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2017 I. ANTECEDENTES - ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN

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1 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2017 I. ANTECEDENTES - ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN Desde su creación, Oleoducto Central S.A. OCENSA ha sido una sociedad de economía mixta de segundo grado del orden nacional. No existe una norma legal que de manera exhaustiva determine un régimen jurídico único aplicable a todos los aspectos de las sociedades de esta naturaleza. No obstante lo anterior, algunos apartes del estatuto anticorrupción contenido en la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012 son de aplicabilidad para las sociedades de economía mixta, y en virtud de lo anterior, OCENSA desarrolló y publicó dentro del plazo determinado para el 2013 (30 de abril), 2014, 2015 y 2016 (31 de enero) el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de cada año. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de OCENSA, se basa en la normatividad aplicable, los estándares de la industria y las políticas internas de la compañía. La visión de OCENSA en los temas de ética y cumplimiento se fundamenta en formar y forjar en los trabajadores, contratistas y demás grupos de interés, un perfil de un ciudadano ético, convencido de que actuar con transparencia es la mejor opción. II. REVISIÓN PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO REVISIÓN PLAN DE TRABAJO Ocensa elaboró y ejecutó un plan de trabajo en ética y cumplimiento para 2017, incluyendo entre otros, las recomendaciones presentadas por la auditoria externa concluida a inicios de 2015 además de actividades que se han venido detectando como necesarias para Ocensa, tendientes a reforzar el programa de ética y cumplimiento, cumpliendo satisfactoriamente con la meta propuesta. Dentro de las principales actividades que se trabajaron se encuentran: a) Fortalecimiento de la estructura de ética y cumplimiento Se realizó una certificación del Código de Conducta de Ocensa y declaración de conflictos de interés por parte de los miembros de junta directiva. Se realizó una divulgación de la oficina de ética y cumplimiento y se difundieron las funciones y las personas involucradas en el programa de ética y cumplimiento. Se creó una red de líderes éticos a través de la organización, designando en los procesos más críticos funcionarios con el rol de apoyar en la identificación y administración de riesgos de ética y cumplimiento en sus respectivos procesos, y generando sesiones de entrenamiento para estos funcionarios. Se realizó un entrenamiento especial a los líderes éticos con el fin de darles 1 / 8

2 herramientas para la detección de irregularidades en sus procesos que pudieran conllevar algún riesgo en los asuntos de ética y cumplimiento. Se realizaron capacitaciones en ética y cumplimiento con diferentes enfoques según roles: capacitaciones generales a todos los empleados y a contratistas y proveedores, y capacitaciones especificas a líderes éticos y administradores de contratos. b) Evaluación de riesgos Se inició la actualización de mapas de riesgos de ética y cumplimiento por proceso bajo la metodología corporativa. En conjunto con los líderes éticos se elaboraron planes de trabajo para la revisión de los controles por procesos. c) Refuerzo a los procesos de Debida Diligencia de Contrapartes Se revisaron y reforzaron los procedimientos de segmentación de contrapartes y debida diligencia, en especial frente a contratistas y proveedores. d) Procedimiento para la atención de asuntos de la línea de ética y cumplimiento e) Monitoreo Se revisó y actualizó el proceso de atención de asuntos recibidos a través de la línea de ética y cumplimiento. En conjunto con los líderes éticos se establecieron planes de trabajo para la revisión de controles en ética y cumplimiento por proceso. El área de auditoria adelantó el plan de auditorías para 2017 por procesos con enfoque en ética y cumplimiento. Adicional a lo anterior, como una estrategia de mejoramiento continuo se contrató en 2016 una auditoría externa para que evaluara la maduración del plan de ética y cumplimiento y realizara las recomendaciones que fueran del caso buscando garantizar que Ocensa llegue a los niveles de estándares internacionales de cumplimiento. f) Cumplimiento normativo Se revisaron y actualizaron procedimientos y documentos internos a la luz de la normatividad vigente. III. ESTRATEGIA ANTICORRUPCIÓN 2017 Durante el año 2017, OCENSA continuará aplicando las directrices y políticas internas existentes, y realizará actualizaciones sobre las mismas cuando aplique. 2 / 8

3 La estrategia anticorrupción de Ocensa para 2017 está enmarcada en la continuación del plan de trabajo de ética y cumplimiento de la compañía, donde se trabajará principalmente en las siguientes áreas: a) Fortalecimiento de la estructura de ética y cumplimiento: (i) Reforzar y recordar la importancia de que todas las actividades sean realizadas de forma ética y justa; (ii) Consolidando la cultura de la legalidad y la transparencia a través de campañas de comunicación y capacitaciones a líderes éticos, empleados y contratistas, (iii) Comunicando y reportando periódicamente a los niveles directivos los avances en el programa de ética y cumplimiento y la gestión de asuntos de la línea de ética y cumplimiento, (ii) Trabajando continuamente con los líderes éticos, con un enfoque en detección y prevención de riesgos de ética y cumplimiento en los respectivos procesos, y monitoreando la implementación de los planes de trabajo en ética y cumplimiento por proceso que se han establecido y se deberán actualizar para b) Continuar con la atención de asuntos de la línea de ética y cumplimiento, con un enfoque en verificación de denuncias como medio para identificar áreas de mejora y controles a implementar. c) Continuar con la actualización de los mapas de riesgos por proceso, articulado con el trabajo de los líderes éticos. d) Ejecución del Plan Anual de auditorías con enfoque en ética y cumplimiento. e) Revisión y actualización de las herramientas tecnológicas para gestionar riesgos de ética y cumplimiento. f) Revisar y adoptar las recomendaciones de los hallazgos que aparezcan luego de finalizada la auditoría externa contratada, buscando que Ocensa cumpla con los estándares internacionales a través de su programa de ética y cumplimiento. Una vez más, el compromiso de la alta dirección y los líderes de la organización asegurará la consolidación de una cultura de legalidad, a través de su ejemplo y el de sus equipos de trabajo, en la aplicación de los valores de la compañía. IV PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO PRIMER COMPONENTE: ESTRATEGIA DE GESTIÓN DEL RIESGO Ocensa utiliza el Manual de Gestión de Riesgo, la Política de Gestión de Riesgo y demás documentos relacionados y definidos por la compañía para gestionar los Riesgos de Ética y Cumplimiento, dentro de los cuales se contemplan los riesgos de corrupción. 3 / 8

4 Componente 1: Estrategia de Gestión del Riesgo 1. Politica de Administración de Riesgos 2.Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción 1.1 Actualización de la política de la Política de gestión de gestión de riesgo. riesgo actualizada Jefe de Riesgos 30 de junio de Actualización del estándar de Estándar de gestión gestión de riesgo de riesgo actualizada Jefe de Riesgos 30 de junio de Actualización del proceso de Proceso de gestión de Jefe de Riesgos gestión de riesgo riesgo 30 de junio de Actualizar el mapa de riesgos Jefe de Riesgos y Mapa con la de corrupción de la entidad en Profesional Senior actualización de los conjunto con la oficina de ética y de Ética y riesgos de corrupción cumplimiento y gestión de riesgos Cumplimiento Entre marzo y Junio de Consulta y divulgación 3.1 Sesiones de trabajo con los líderes de los procesos y sus equipos para la revisión y socialización del mapa de riesgos de corrupción, controles y acciones en conjunto con la oficina de ética y cumplimiento y gestión de riesgos Matrices y mapa con la actualización de los riesgos de corrupción por proceso Jefe de Riesgos y Líder de Procesos Entre marzo y Junio de 2017 Componente 1: Estrategia de Gestión del Riesgo 4.Monitorio y revisión 4.1 Sesiones con los líderes de procesos y/o líderes éticos para revisar el estado del monitoreo de Formatos de los riesgos de corrupción y controles monitoreo en conjunto con la oficina de ética y cumplimiento y gestión de riesgos Jefe de Riesgos, Líder de Procesos y Lideres éticos 31 de Diciembre de Seguimiento 5.1 Ejecución del Plan General de Auditorias 2017, que incorpora evaluaciones dirigidas a evaluar los controles internos dirigidos a Informe de Auditoria mitigar los principales riesgos incluyendo los riesgos de corrupción. Director de Auditoria Interna Entre enero y diciembre de 2017 según plan anual de Auditoria. 2. SEGUNDO COMPONENTE: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES En el 2017, OCENSA continuará dando cumplimiento a la normatividad expedida por el Ministerio de Minas y Energía, que regula la relación de OCENSA con sus clientes, y la cual ha sido adoptada e incorporada expresamente en el Manual del Transportador de OCENSA. La compañía durante el año 2017 seguirá dando cumplimiento a las normas que le sean aplicables, en especial aquellas que regulen la relación de OCENSA con terceros. En 2017 la compañía estará implementando una serie de medidas tecnológicas que, entre otras cosas, agilizarán los procesos de nominación y contabilidad volumétrica para los clientes de la compañía. 4 / 8

5 Componente 2: Estrategia de Racionalización 1. Nominaciones Actualización de la plataforma tecnológica para el envío de nominaciones para transporte de crudo. Plataforma de nominaciones que muestre al usuario información relevante sobre sus contratos de transporte y/o cesiones de capacidad que le permitan gestionar de una mejor manera su capacidad en el oleoducto.capacidad en el oleoducto. Gerente TI/ Gerente Comercial y Nuevos Negocios Esta actividad se cumplió en diciembre de Contabilidad Volumétrica Habilitación de una plataforma tecnológica para el manejo de Mediante la implementación de este Gerente TI/ Gerente procesos de contabilidad software se reducirán los tiempos de Comercial y Nuevos volumétrica y gestión de inventarios cálculo de los balances volumétricos. Negocios de crudo 31 de diciembre de TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS OCENSA cuenta con diferentes herramientas para la rendición de cuentas sobre su desempeño, abarcando aspectos económicos, sociales, ambientales y de participación ciudadana Reporte de sostenibilidad: OCENSA ha adoptado la metodología internacional G4 del Global Reporting Initiative (GRI) mediante la cual informa a sus grupos de interés los resultados en las dimensiones social, económica y ambiental para el año inmediatamente anterior. Este proceso adicionalmente cuenta con una fase de retroalimentación sobre los intereses y expectativas de los grupos de interés Encuentros comunitarios Espacios de encuentro ciudadano para informar y retroalimentar la gestión en el territorio a través de la interlocución entre gobiernos, ciudadanos y sus organizaciones, orientados a fortalecer la construcción de confianza mutua, la participación ciudadana y la corresponsabilidad para el seguimiento a la inversión social de OCENSA en el territorio Democracia, Participación Ciudadana y Control Social: Dentro del marco de la política de relaciones con la comunidad, OCENSA adelanta de manera continua el programa de Fortalecimiento Institucional, el cual, mediante acciones de capacitación busca la formación de competencias ciudadanas, la promoción y la formación del liderazgo local para el ejercicio de derechos y deberes, la convivencia pacífica, la construcción de tejido social y la aplicación de mecanismos de participación formal para el ejercicio del control social a la gestión pública. 5 / 8

6 Componente 3: Rendición de Cuentas 1. Información de calidad y en lenguaje comprensible 1.1. Preparación de contenidos sobre los temas a informar en los Guion aprobado encuentros comunitarios Responsabilidad 31 de julio de Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones 3. Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas 4. Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional 2.1 Preparacion y realizacion de los encuentros 3.1. Divulgación interna de proceso 4.1. Encuentros comunitarios Encuentros comunitarios realizados de acuerdo al calendario de eventos publicación interna del resultado de los encuentros Encuentros comunitarios realizados de acuerdo al calendario de eventos 30 de septiembre de Responsabilidad Responsabilidad 31 de octubre de de septiembre de Responsabilidad CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Ocensa cuenta con una oficina para la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos, Sugerencias (PQRS) que hace parte de la Dirección de Responsabilidad Integral, cuya gestión está orientada principalmente a fortalecer el modelo de relacionamiento con los grupos de interés de la compañía y el mejoramiento continuo. Las PQRS pueden ser presentadas ante la compañía por medio de los siguientes canales: Verbalmente: toda persona puede presentar una PQRS personalmente o telefónicamente ante cualquier funcionario de Ocensa, o través de la línea telefónica (1) extensión 0642 y la línea de emergencia Escrito: toda persona puede presentar una PQRS de forma escrita a Ocensa: Ante cualquier funcionario de Ocensa. Todos los empleados de Ocensa están en la obligación de recibir las PQRS. Por el correo electrónico: quejasyreclamos@ocensa.com.co En la página web Para OCENSA la gestión de las Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR) está orientada principalmente a fortalecer el modelo de relacionamiento con los grupos de interés de la Compañía y el mejoramiento continuo. Durante el 2016 se validó el proceso de atención a PQR a la luz de los principios rectores para empresa de las Naciones Unidas con lo cual, para el 2017, se están reforzando actividades tales como divulgación, validación y evaluación. 6 / 8

7 Componente 4: Atención al Ciudadano 1 Estructura administrativa y Direccionamiento estratégico 2 Fortalecimiento de los canales de atención 3 Talento Humano 1.1. Formulación y ejecución de informe de Buenas Plan de Mejoras para los procesos Prácticas y de Ocensa a partir de PQRS recomendaciones recibidas por la organización 1.2 Presentar informes trimestrales a la Alta Dirección Informes Trimestrales 2.1 Lograr que comunidades seleccionadas conozcan la existencia del mecanismo, Pagina Actualizada medios para presentar una PQRS y tiempos de atención 3.1 Reinducción a funcionarios de Ocensa sobre la gestión de PQRS Acta de asistencia a capacitaciones 4.1. Inducción a nuevos Procedimiento empleados de Ocensa sobre la actualizado gestión de PQRS Responsabilidad Comunicación Q1: 15 de abril de 2017 Q2: 15 de julio de 2017 Q3: 15 de Octubre de 2017 Q4: 15 de enero de de diciembre de Normativo y procedimental 5.Relacionamiento con el ciudadano 4.2 Elaboración mensual informes al área de Operaciones para identificar estado de sus pqrs y Informe mensual eventuales oportunidades de mejora en su atención 4.3. Actualización de la información sobre el Pagina Actualizada procedimiento del mecanismo en la página web de la empresa 5.1 Implementación Plan de mejoras a partir de la evaluación del sistema de PQRS con comunidades seleccionadas Ejecución Plan de Trabajo QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Bajo lo establecido en la ley 1712 de 2014 y decreto 2573 de 2014, Ocensa realizará las siguientes actividades durante el / 8

8 Componente 5: Transparencia y acceso a la información 1. Lineamientos de Transparencia Activa 2.Lineamientos de Transparencia pasiva 3.Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información 4.Criterio Diferencial de Accesibilidad 1.1 Mantener la información pública de la entidad, en la página Información publicada web de la compañía 2.1 Principios de gratuidad. En Ocensa tanto la presentación de Actualización de la PQRS como la reproducción de la información en los información solicitada, cuando medios pertinentes ello aplique, es gratuita. 2.2 Contenido y Oportunidad: Se da respuesta por escrito a las PQRS ya sea en físico o por correo electrónico y dentro de los terminos de ley 3.1 Mantener publicado el Registro de Activo de información y el esquema de publicación de información 4.1 Elaboración trimestral de informes de seguimiento Actualización de la información en los medios pertinentes Registro de Activo de información y esquema de publicación publicado. Informe Trimestrales de seguimiento Estrategia y Asesoria Legal Cada tres meses Responsabilidad Permanente Responsabilidad Permanente Estrategia y Asesoria Legal Estrategia y Asesoria Legal y Gerente TI Permanente Cada tres meses 5.Monitoreo del Acceso a la Información Pública 5.1 Actualización trimestral del informe de solicitudes Informe Trimestrales de solicitudes Responsabilidad Cada tres meses 8 / 8