CÓDIGO DE ÉTICA Noviembre 2014
ÍNDICE GLOSARIO DE ABREVIATURAS 3 1. INTRODUCCION 4 2. PRINCIPIOS ÉTICOS 4 3. APLICACIÓN 5 4. DERECHOS Y PROHIBICIONES 6 4.1 RESPECTO A LA EMPRESA 6 4.2 DE LA TRANSPARENCIA, NEUTRALIDAD Y NO DISCRIMINACIÓN 7 4.3 DE LA INFORMACION DE LA UNIÓN DE CRÉDITO 7 4.4 DEL OBRAR DE LOS INTEGRANTES DE LA UNIÓN DE CRÉDITO 8 4.5 DE LA INFORMACION SOLICITADA AL TRABAJADOR 9 4.6 DE ACTIVIDADES FUERA DE LO CONTEMPLADO EN EL PUESTO 9 4.7 DE LA RELACIÓN CON ACCIONISTAS, LA COMUNIDAD, REPONSABILIDAD SOCIAL Y MEDIO AMBIENTE 10 4.8 DE LAS RELACIONES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO 10 5. SANCIONES 10 6. OBLIGACION DE DENUNCIAR 11 ANEXO 1. GLOSARIO DE TÉRMINOS 12 Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 2 de 15
Glosario de Abreviaturas CNBV: Comisión Nacional Bancaria y de Valores LUC: Ley de Uniones de Crédito SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 3 de 15
1. Introducción El Código de Ética del Personal y Directivos de Unión de Crédito General tiene por objeto orientar a las personas en la búsqueda de un ideal de conducta humana, que trascienda el cargo o función que ocupan actualmente, y que conlleve al beneficio de quienes forman parte de ella, a nuestros accionistas, socios, proveedores, contratistas y público en general. Los problemas éticos no son creados por las personas en sí, pero surgen ante ellas, obligándolas a enfrentarlos. Las líneas generales de este Código de Ética analizan un conjunto de situaciones por las que debe velarse dentro de una Institución, pero no detallan todos los problemas que pueden ocurrir en la labor cotidiana. De ese modo, eventualmente, podrán surgir dudas sobre cuál es la conducta más correcta a ser adoptada. Por ello, cada trabajador tiene la obligación de comunicar en forma inmediata al Director General, Gerente o Jefe inmediato superior siempre que aparezca alguna situación que pueda caracterizar un conflicto de intereses, o cuando se sospeche o tenga conocimiento de hechos que puedan perjudicar a la Unión de Crédito, se opongan o parezcan contrariar lo establecido en el Código de Ética del Personal de la Unión de Crédito que presentamos a continuación. Es función de la Dirección la divulgación del Código de Ética, proponer su actualización, así como dar apoyo en su aplicación a las demás gerencias y áreas. 2. Principios Éticos El personal de la Unión de Crédito y sus directivos actúan de acuerdo con los siguientes principios: - Actúa con rectitud, honradez y honestidad, procurando satisfacer los intereses legítimos de la Unión de Crédito, sus socios y la comunidad en su conjunto, desechando el provecho o ventaja personal, obtenido por sí o por interpósita persona. - Profesa y practica un claro rechazo a la corrupción en todos los ámbitos de desempeño de la Unión de Crédito y cumple cabalmente con las normas vigentes. - Brinda calidad en cada una de las labores a su cargo, y busca el resultado más adecuado y oportuno. - Se expresa con autenticidad en las relaciones laborales con todos los miembros de la empresa y con terceros. Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 4 de 15
- Actúa de manera responsable, leal y solidaria con los miembros de la Unión de Crédito. - Actúa con reserva y diligencia en el manejo de la información que conoce o está a su disposición. - Actúa con respeto presumiendo la honestidad y lealtad de los socios y sociedad en general, salvo que bajo fundadas razones haya sospecha de alguna actuación ilegal. - Actúa con lealtad, dando cumplimiento de las normas de fidelidad y honor, actuando con verdad y consecuencia con los principios que rigen la actividad financiera, frente a quienes puedan hacer uso incorrecto de los servicios de la Unión de Crédito. - Actúa con honestidad, con transparencia, recto proceder, elevado sentido de responsabilidad y profesionalismo, debiendo dichos actos responder a la confianza que la sociedad, socios y accionistas depositan en la Unión de Crédito. - Actúa con equidad, justicia y respeto mutuo en las relaciones con los socios, con los competidores y con las múltiples organizaciones con las cuales interactuamos, distinguiendo la legítima actuación de las que no los son. 3. Aplicación El Reglamento Interior de Trabajo debe referirse a que los empleados se encuentran obligados a respetar y obedecer lo establecido en el Código de Ética y demás que dicte la Unión de Crédito. Por tal razón, las Normas de Conducta del Personal de la Unión de Crédito configuran una serie de obligaciones adicionales que deben ser asumidas por los trabajadores. Luego de su aprobación por el Consejo de Administración, la observación y cumplimiento de las Normas de Conducta del Personal y Directivos de la Unión de Crédito, competen a cada uno de sus trabajadores, siendo extensivas al personal que brinda servicios bajo contratos distintos a los de trabajo, así como a los practicantes pre-profesionales y becarios. El Director General y cada Gerente asume la responsabilidad de guiar a su personal hacia el cumplimiento de las normas de conducta establecidas, así como de informar al Director General cuando deba aplicar alguna sanción relacionada con la infracción de las mismas, de forma tal que paulatinamente puedan unificarse los criterios de acción más adecuados en Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 5 de 15
los casos donde ocurra una infracción. De la misma forma, asume responsabilidad en los casos donde, siendo consciente de un hecho que atente contra las normas de conducta establecidas, no haya aplicado las medidas correspondientes. 4. Derechos y Prohibiciones 4.1. Respecto a la Empresa a. Decoro en la Imagen de la Unión de Crédito: Los trabajadores y directivos son responsables por la preservación del prestigio de la empresa como un valor que pertenece a todos, valor que es compartido por el solo hecho de pertenecer a la misma y participar del ideal común. El personal no debe involucrarse en actividades o transacciones que puedan afectar a ésta. b. Bienes de la Unión de Crédito: Donde los trabajadores y directivos son responsables del uso adecuado y racional de los bienes de propiedad de la Unión de Crédito que se les ha asignado para el ejercicio de sus funciones, debiendo prevalecer el concepto de austeridad en forma permanente. En tal sentido, deben proteger y conservar los bienes de la Unión de Crédito evitando su abuso, derroche o desaprovechamiento, sin emplear o permitir que otros empleen los bienes de la empresa para fines particulares o propósitos que no sean aquellos para los cuales hubieran sido específicamente destinados. Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 6 de 15
4.2. De la Transparencia, Neutralidad y No Discriminación a. Transparencia: Todo Directivo y trabajador de la Unión de Crédito debe llevar a cabo los actos de su labor de manera transparente, ello implica que dichos actos son accesibles al conocimiento de la ciudadanía a través de los mecanismos legales, de acuerdo con las disposiciones de los entes superiores y/o supervisores. b. Neutralidad: Todo directivo y trabajador de la Unión de Crédito debe actuar con absoluta imparcialidad política, económica o de cualquier otra índole en el desempeño de sus funciones demostrando independencia a sus vinculaciones con personas, partidos políticos o instituciones ajenas. Por tanto, queda prohibido de realizar actividades de proselitismo político a través de la utilización de las propias labores o por medio de la utilización de infraestructura, bienes o recursos de la Unión de Crédito, ya sea a favor o en contra de partidos, organizaciones políticas o candidatos. c. Contratación y adquisición de bienes y servicios: Los directivos y trabajadores de la Unión de Crédito que participen de los procesos de contrataciones y adquisiciones de bienes y servicios deberán observar las normas establecidas en los Estatutos, Normas y Directivas vigentes. d. Selección de personal: Sujeto a los requisitos establecidos para ser trabajador de la Unión de Crédito, las personas responsables de la selección y contratación de los empleados, deben efectuarlas con base en las capacidades que muestran los candidatos para el desempeño de su trabajo, sin ejercer sobre ellos ninguna discriminación por razones de raza, religión, color, sexo, estado civil, o por cualquier impedimento que no guarde relación directa con la labor que vaya a realizarse y las competencias requeridas para tal fin. La selección y contratación deberá efectuarse sin que exista ninguna presión personal, política o de cualquier otra índole. 4.3. De la Información de la Unión de Crédito a. Información Privilegiada: Los directivos y trabajadores de la Unión de Crédito se abstendrán de utilizar en provecho propio, directa o indirectamente, o de terceros, aquella información a la que hubieran accedido por su condición o por el ejercicio de su función. Asimismo, los directivos y trabajadores de la Unión de Crédito están obligados a respetar el secreto profesional y garantizar la adecuada preservación de la reserva de aquella documentación que las leyes hayan calificado como tal. Esta prohibición no alcanza a los documentos de carácter público que obren en la institución ni a las labores de difusión que la institución realiza respecto de sus atribuciones. Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 7 de 15
b. Adelanto de opinión: Los directivos y trabajadores de la Unión de Crédito deberán abstenerse de expresar su opinión ante terceros respecto al sentido del pronunciamiento que se habrá de expedir en un asunto o materia que estuvieran conociendo en el ejercicio de sus funciones. 4.4. Del Obrar de los Integrantes de la Unión de Crédito a. Intereses personales: Los directivos y trabajadores de la Unión de Crédito evitarán que sus intereses personales se encuentren en conflicto con el cumplimiento de los deberes que en el ejercicio de sus funciones, les hayan sido encomendados. En ese sentido, deberán adoptar las medidas necesarias para que bajo ninguna circunstancia sus intereses personales dificulten el normal ejercicio de sus obligaciones y responsabilidades. Por la misma razón, se encuentran prohibidos de mantener relaciones de naturaleza laboral, civil, de negocios o comercial con socios, empresas contratistas o proveedores de bienes y servicios de la empresa, exceptuando aquellos casos en que las relaciones estén asociadas a la contratación por parte del trabajador o directivo, de servicios públicos u otros que se ofrecen bajo similar condición en el mercado. Por otro lado, los directivos y personal de la Unión de Crédito se encuentran prohibidos de obtener o procurar beneficios o ventajas indebidas para sí o para otros, mediante el uso de su cargo, influencia o apariencia de influencia. b. Dádivas y obsequios: En el ejercicio de su cargo, los directivos y trabajadores de la Unión de Crédito no aceptarán obsequios o beneficios, presentes o futuros, de parte de aquellas personas naturales o jurídicas que tengan relación contractual con la Unión de Crédito, o que se encuentren en proceso de evaluación, negociación o contratación, así como de aquellas personas naturales o jurídicas que tengan relación directa o indirecta con las referidas anteriormente. Bajo algunas circunstancias, un regalo ofrecido puede ser aceptado, siempre que no sea en efectivo o en medio de pago equivalente, y que no tenga valor comercial o que sea un objeto o artículo coherente con las prácticas de promoción o publicidad de la empresa que lo brinda. En los casos que el obsequio no cumpla con lo señalado y no pueda ser devuelto a la empresa o persona que lo entregó, quedará bajo custodia del Director General, hasta que pueda ser donado a una institución de caridad, o hacer del conocimiento del Consejo de Administración esta situación para que se manifieste en su oportunidad. Las personas a quienes los trabajadores y directivos de la Unión de Crédito soliciten un donativo, una promesa o cualquier ventaja indebida para favorecer, realizar u omitir un Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 8 de 15
trámite, ya sea en cumplimiento o en violación de sus funciones, podrán denunciar tales hechos, indistinta o conjuntamente, a Director General y/o a la Gerencias, sin perjuicio de las acciones civiles o penales a que hubiera lugar. 4.5. De la Información Solicitada al Trabajador a. Transferencia de cargo: Los trabajadores responsables de las dependencias de la Unión de Crédito, deberán conducir, en su respectivo nivel y con la anticipación posible, procesos de transferencia del cargo de forma ordenada, eficaces y documentados, para garantizar la continuidad del servicio. b. Declaración Bajo Protesta de Decir la Verdad de Ingresos, Bienes y Ganancias: Los trabajadores de la Unión de Crédito obligados a presentar su Declaración de Ingresos, Bienes y Ganancias, lo efectuarán en forma oportuna y completa, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. 4.6. De actividades Fuera de lo Contemplado en el Puesto a. Patrocinio en la Empresa y contra la Unión de Crédito: Mientras dure el ejercicio de sus funciones, los trabajadores de la Unión de Crédito se abstendrán de ejercer por sí mismos patrocinios, asesoramientos, asistencias o representaciones, ya sea directa o indirectamente, a cualquier persona dedicada a la actividad comercial incursionada por la Unión de Crédito en cualquier materia o asunto que éstos demanden o requieran. Asimismo, los trabajadores de la Unión de Crédito se abstendrán de patrocinar, asesorar, asistir o representar, directa o indirectamente, a cualquier persona en cualquier materia en procesos judiciales en los que la Unión de Crédito sea demandante o demandada. b. Litigio contra la Unión de Crédito: Los trabajadores de la Unión de Crédito se abstendrán de patrocinar, asesorar, asistir o representar, directa o indirectamente, a cualquier persona en cualquier materia o asunto que éstos demanden o requieran ante órganos administrativos, arbítrales o judiciales, en contra de los intereses de la Unión de Crédito. Asimismo, los trabajadores de la Unión de Crédito se abstendrán de intervenir en los procesos administrativos o judiciales de casos o asuntos específicos en los que el funcionario o servidor haya tenido decisión, opinión o participación directa, hasta un año después de su renuncia, cese, resolución contractual, destitución o despido. Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 9 de 15
4.7. De la relación con Accionistas, la Comunidad, Responsabilidad Social y Medio Ambiente a. Compromiso con las necesidades de los Accionistas: Deberá reflejarse en el respeto a sus derechos y en la búsqueda de soluciones que atiendan a sus intereses, siempre en concordancia con los objetivos de la Unión de Crédito. b. Compromiso con la Comunidad, Responsabilidad Social y Medio Ambiente: Los trabajadores deben preocuparse por realizar una operación segura, eficiente y responsable, sobre la base de un cohesionado trabajo en equipo, trabajadores, contratistas y proveedores. Asimismo, y siempre que su puesto se lo permita, deberá buscar brindar herramientas que permitan la mejoría del estándar de vida de los habitantes de la comunidad, y generación de oportunidad, respetando las diversas culturas existentes especialmente las relacionadas con las etnias originarias. 4.8. De las relaciones en el ambiente de trabajo a. Interacción Adecuada: Las relaciones en el ambiente de trabajo se regirán por la cortesía y el respeto. Existe el compromiso implícito de colaborar para que predomine la lealtad, la confianza, la tolerancia y, en general, el comportamiento compatible con los valores y el Código de Ética del Personal y Directivos de la Unión de Crédito, aunados a la búsqueda de resultados. Queda prohibido ejercer presiones, amenazas o acoso que puedan afectar la dignidad de la persona o inducir a la realización de acciones dolosas. b. Reconocimiento y oportunidades: Es fundamental reconocer el mérito de cada uno y fomentar la igualdad de acceso a las oportunidades de desarrollo profesional existentes, según las características, cualidades y contribuciones de cada trabajador. No se admite ninguna decisión que afecte la carrera profesional de subordinados basada en las relaciones personales. 5. Sanciones El Código de Ética de los Directivos y Personal de la Unión de Crédito configura una serie de obligaciones que deberán ser asumidas por los trabajadores y directivos. Una vez que sea aprobado por el Consejo de Administración, la observación y cumplimiento de dicho código, compete a cada uno de sus trabajadores, siendo extensivo a sus directivos, al personal que brinda servicios bajo contratos distintos a los de trabajo, así como a los practicantes profesionales y pre profesionales. El Director General y cada Gerente asume la responsabilidad de guiar a su personal hacia el cumplimiento del Código de Ética establecido. El incumplimiento del código de Ética Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 10 de 15
será considerado, según corresponda, como falta laboral conforme a las normas laborales y el Reglamento Interno de Trabajo, como falta administrativa o falta de carácter societario de conformidad con el Acta Constitutiva y sus Reformas, la Ley de Uniones de Crédito y la Ley General de Sociedades Mercantiles; según se determine que las conductas constituyan acciones sancionables conforme la normatividad vigente. Cuando deba aplicarse alguna sanción relacionada con el incumplimiento al Código de Ética, ésta deberá ser informada al Director General, de forma tal que paulatinamente puedan unificarse los criterios de acción más adecuados en los casos donde ocurra una infracción. Cada Director y Gerente asume responsabilidad en los casos donde, siendo consciente de un hecho que atente contra lo establecido en el Código de Ética, no haya aplicado las medidas pertinentes. 6. Obligación de Denunciar Los directores y los trabajadores de la Unión de Crédito que en el ejercicio de sus funciones tomen conocimiento de actos de corrupción en la administración y gestión de la Unión de Crédito, bajo responsabilidad, tienen el deber de comunicar los actos contrarios a lo normado en el presente Código de Ética ante el Comisarios y/o Auditoría Interna de la Unión de Crédito. Las personas que hayan presentado denuncias que sean desestimadas por indebidas o infundadas, serán responsables de los daños y perjuicios que pudieran haber causado. Los directivos o el trabajador de la Unión de Crédito que formule debidamente una denuncia tienen el derecho de que su identidad sea reservada, en los casos que así lo considere necesario. Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 11 de 15
Anexo N 1: Glosario de Términos Con el fin de facilitar la comprensión de este Manual, a continuación se presentan algunas definiciones de términos que se utilizan en el documento; es posible que en otras empresas algunas de las definiciones puedan tener otra interpretación, en la Unión de Crédito se dan, a los términos que se indican más adelante, la interpretación o significado que en ellos se describe. Actitud: Estado de la mente reflejado en el comportamiento, los sentimientos o las opiniones respecto a las cosas, circunstancias y otros acontecimientos. Predisposición física o mental del empleado para llevar a cabo o no un trabajo. Actualización: Deber que tiene el personal de mantenerse actualizado en el área de su ejercicio profesional. La actualización debe ser periódica y en función de las nuevas tendencias laborales. Es una responsabilidad individual. Ambiente Ético: Ambiente que prevalece en la Unión de Crédito y que se relaciona con los grupos de estándares de conducta socialmente aceptados entre sus colaboradores. Autodisciplina: Estrategia que debe considerar el personal tanto para su actividad laboral como privada. La autodisciplina es necesaria para un mejor logro de los objetivos en estas dos facetas. La autodisciplina genera confianza, seguridad y un óptimo desempeño profesional. Castigo o Sanción: Estrategia que utiliza el superior inmediato para hacer reflexionar al colaborador acerca de una situación o conducta particular. El castigo no debe generar angustias ni exceso de trabajo en este. Por el contrario, debe ser utilizado para generar conductas asertivas y positivas posteriores. Código de Ética: Es el conjunto de los mejores criterios, conceptos y actitudes que debe guiar el proceder humano por razón de los más elevados fines que puedan atribuirse a la profesión o negocio que se ejerce. Tiene lugar como parte de las buenas prácticas en el gobierno corporativo y es una herramienta administrativa para la Unión de Crédito como generador de una competencia leal, y un comportamiento organizacional ético, capaz de crear un desarrollo y crecimiento en el valor del capital humano que se traduce en eficiencia y productividad. Comisión: Se denomina así a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 12 de 15
Compromiso: Competencia que se adquiere, tanto en la formación académica (tiene su origen en la vocación) como en el desempeño de las actividades propias de la misma. Compromiso que se ratifica con el óptimo desempeño de sus funciones. Comunicar: Transmitir informaciones o instrucciones a los distintos miembros y niveles de la organización. Consejo: Se denomina así al Consejo de Administración de la Unión de Crédito. Controlar: Vigilar, examinar o inspeccionar la ejecución de algún trabajo, comparando los resultados obtenidos con los previstos. Descentralización: Tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada. Diligencia: El cuidado o esmero con que el personal ejerce su actividad por responsabilidad y tomando en cuenta a quien va dirigida, es necesario para el logro de lo que se le ha encomendado o solicitado por parte de la sociedad y principalmente por la Empresa. Disciplina: Tiene que ver con el cumplimiento de sus actividades profesionales y con la meticulosidad y rigurosidad en su aplicación. Se asocia a la observancia de las Leyes y Reglamentos. Ética: Es la realidad y el saber que se relaciona con el comportamiento responsable donde entra en juego el concepto del bien o del mal del hombre. Evaluación: La evaluación forma parte del proceso de trabajo diario del empleado. Es continua, integral y cooperativa. Registra el rendimiento del personal, tomando en cuenta los rasgos de su personalidad. Honestidad: La honestidad se demuestra con el cumplimiento del trabajo en cualquiera de sus fases. Es un valor que se demuestra con la práctica diaria. Horario de Trabajo: El personal debe cumplir con el horario de trabajo asignado, independientemente de su carga horaria: Tiempo completo, medio tiempo o por horas. Nepotismo: Es la preferencia que algunos gobernantes o funcionarios públicos tienen para dar gracias o empleos públicos a familiares. Un ejemplo de nepotismo sería que el encargado de recursos humanos en una empresa o incluso el empresario, contratara a su pariente en lugar de alguien más calificado sólo por el hecho ser familia. Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 13 de 15
Planificación: Actividad que se ejecuta a los largo de todo el año, con énfasis a principios de año, a objeto de establecer el cronograma de actividades, por áreas o departamentos. La planificación obedece a los lineamientos que emanan de las autoridades de la Empresa y debe entregarse de acuerdo a unos lapsos preestablecidos. Política: La política es un modo de actividad que intenta resolver conflictos y promueve ajustes. Así como promueve el orden, es también fuente de conflicto al presentarse conflicto de intereses entre las partes. Entre quienes conforman una misma organización política así como los que pertenecen a otra y difieren entre sí en sus concepciones, misión y visión. Productividad: La productividad se puede medir o asociar en acciones concretas en el área de trabajo individual o colectiva. La productividad se asocia con salarios apropiados, el cumplimiento de sus tareas, y la dotación adecuada para el logro de sus objetivos previamente planificados. Puntualidad: Es una condición inherente a la función que le es asignada al personal. Es un deber cumplir con el horario de trabajo, esto con el fin lograr los objetivos generales y específicos que diariamente deben cumplir de acuerdo a la planificación, tanto mensual, semanal y diaria. Es una ciencia práctica, porque no se detiene en la contemplación de la verdad, sino que se aplica ese saber a las acciones humanas. Reglas de Conducta: Son una de las mejores herramientas para la autorregulación de las empresas, proveen una guía clara del hacer y no hacer para los funcionarios y empleados de la Unión de Crédito. Además ofrecen al superior o supervisor una fuente de análisis de la conducta de los empleados con respecto a la compresión de sus responsabilidades Responsabilidad: Obligación o compromiso que tiene todo miembro de una organización de cumplir con las disposiciones establecidas, destinadas al logro de una actividad y/o proceso. Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 14 de 15
Rutina: Representa las costumbres o hábitos adquiridos para la realización de determinados trabajos. Estos trabajos se realizan generalmente más por la práctica que por métodos científicos. Secreto Profesional: Es aquella que genera la información que se obtiene del diario quehacer profesional, tanto de los compañeros, jefes y superiores de la Unión de Crédito como organización. En fin toda aquella que genera la actividad profesional en sus distintas acepciones, la cual obliga al reguardo de la misma, para proteger los intereses tanto de personas como de las instituciones involucradas. Socio: En singular o plural, aquella persona que participe en el capital social de la Entidad. Supervisión: Nivel específico de dirección de una estructura organizacional. Guía y dirección proporcionada a una o más personas para realizar un trabajo determinado. Tarea: Acción única y completa realizada por una persona en un tiempo determinado. La tarea tiene una acción de inicio y otra de fin, perfectamente caracterizables. Fecha de Emisión: 11-09-06 Página 15 de 15