Mejoras en modernización del Estado para un Pago Oportuno Manual pago oportuno: Incorporación de folio SIGFE y recepción conforme en órdenes de compra Julio 2018
Índice 1. Introducción... 2 1.1. Objetivo... 2 2. Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)... 2 3. Ingresar Recepción Conforme... 6 3.1. Recepción Conforme para el Proveedor.... 9 4. Ingresar solicitud de pago... 10 4.3. Seguimiento de pagos... 16 7. Descargar Recepción... 18 9. Notificación hacia el Proveedor... 20 Anexo N 1, Origen valor Folio organismos SIGFE... 22 1
1. Introducción Este instructivo, es un apoyo para la mejor comprensión y contextualización de las mejoras introducidas, dentro de la plataforma de Mercado Público. Las principales actividades que contendrá el proyecto se indican a continuación: 1. El primer paso vincula el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria a su respectiva Orden de Compra. 2. El segundo paso implica la Recepción Conforme de los Bienes o Servicios requeridos con la Orden de Compra. 3. El tercer paso asocia la factura electrónica a la Orden de Compra, lo que puede ser gestionado en el módulo Mis Pagos. El primer y segundo paso se encontrarán disponible en el Orden de Compra Búsqueda y Gestión de Órdenes de Compra y el tercer paso podrá ser revisado en el Módulo MisPagos, todo ello vinculado a MercadoPúblico. 1.1. Objetivo Incentivar el cumplimiento del pago oportuno por parte de los organismos públicos. 2. Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) El comprador podrá agregar el CDP en cualquier estado de la Orden de Compra, de la siguiente manera: Iniciar sesión como comprador de Mercado Público. Acceder al menú Orden de Compra Búsqueda y Gestión de Órdenes de Compra. Al cargarse la grilla de resultados, en la columna de Acciones se visualizará el botón CDP, tal como se menciona en la siguiente pantalla: 2
Al presionarlo, se levantará la interfaz de ingreso, la cual solicitará al Comprador, 2 campos: o o Folio 1 : folio del compromiso presupuestario que se obtiene desde SIGFE, en el caso de los organismos que operan con dicho sistema, o imputación presupuestaria en el caso de organismos que operan en otros sistemas financiero contables Monto: Donde se ofrecerá seleccionar la moneda y luego, el monto total correspondiente. 1 En Anexo n 1, se identifica el origen del valor Folio para los usuarios SIGFE. 3
Para revisar el contenido avance a la siguiente página: Una vez ingresados los valores, se debe confirmar la acción presionando el botón INGRESAR DATOS : Luego, el sistema informará que la acción se ha realizado exitosamente con el siguiente mensaje: 4
Por otro lado, si el Comprador presiona el botón CDP y esta Orden de Compra ya cuenta con la información del CDP previamente ingresada, el sistema informará al usuario con el siguiente mensaje: 5
3. Ingresar Recepción Conforme El encargado de dar la Recepción Conforme en el organismo comprador debe iniciar su sesión en Mercado Público y acceder en el menú, a la opción Orden de Compra Búsqueda y Gestión de Órdenes de Compra : Se debe buscar una Orden de Compra a la cual se desea dar Recepción Conforme, la cual debe estar previamente Aceptada por el proveedor. Como caso de ejemplo, se usa el código 2241-150-SE18 : 6
En la columna de Acciones estará la opción de Recepción Conforme : Al seleccionar la opción Recepción Conforme, el sistema levantará una ventana que permitirá realizarla de 2 maneras: donde la primera solicitará ingresar el Código de autenticación de 6 dígitos de la firma de SEGPRES y la segunda sin ella, como lo muestra la siguiente imagen: Al ingresar los números correctamente y presionar la opción de confirmación MARCAR COMO RECIBIDO, el sistema automáticamente actualizará la OC al nuevo estado Recepción Conforme. Tal como se señala en la siguiente pantalla: 7
En la misma ventana modal de Recepción Conforme estará visible la segunda opción que permitirá marcar los productos o servicios como recibidos sin firma de SEGPRES. Al marcar el check y presionar la opción de confirmación MARCAR COMO RECIBIDO, el sistema automáticamente actualizará la OC al nuevo estado Recepción Conforme. 8
3.1. Recepción Conforme para el Proveedor. El usuario proveedor, visualizará en la columna Acciones un vínculo que lo llevará al módulo de Mis pagos para aquellas OC en estado Recepción Conforme : 9
4. Ingresar solicitud de pago El usuario proveedor puede ingresar una Solicitud de Pago si cuenta con OC en estado Recepción Conforme para agilizar el proceso de pago del organismo comprador. Para esto, se puede generar de dos maneras, carga automática o manual. Para la primera, debe seguir los siguientes pasos: 4.1. Automático. El proveedor debe enviar una copia del archivo XML que genera el sistema de facturación electrónica, al correo dte@chilecompra.cl. Es indispensable adjuntar dentro del documento, el número de Orden de Compra, ya que esta información permite que los Servicios Públicos puedan visualizarlos. Terminado lo anterior el siguiente paso será realizar el Seguimiento de Pagos como se observa en la imagen: 10
4.2. Manual. Para el caso manual, debe iniciar sesión en Mercado Público. Acceder al menú Mis Pagos y al sub-menú Ingreso de Solicitud de Pago : El sistema mostrará un formulario denominado solicitud de pago que debe ser completado con la siguiente información obligatoria: o o o o o Número de la factura. Monto de la factura. Fecha de emisión de la factura. Fecha de entrega de la factura. Orden de compra asociada. 11
Dicho formulario y sus respectivos campos se muestran en la siguiente imagen: Adicionalmente, hay 2 campos que son opcionales que, si son completados, otorgan contexto al encargado de Pagos del organismo comprador al momento de gestionar los pagos: o o o Comentario u observación. Adjuntar documentos sobre la solicitud. Archivos que no superen los 20 Mb. Al ingresar el código de la Orden de Compra, el sistema realizará la validación correspondiente: 12
Al completar toda la información de manera correcta, se debe presionar el botón Siguiente que está al costado inferior derecho del formulario. Los datos quedarán guardados automáticamente al cambiar al paso 2: 13
Al validar que todos los datos ingresados sean correctos, se debe presionar el botón del costado inferior derecho llamado Confirmar para avanzar al paso 3 y terminar de ingresar la solicitud. De no ser correctos los datos, es posible volver atrás y editar los campos del paso 1, desde el botón Volver del costado inferior izquierdo. Al presionar Confirmar, el sistema solicitará validar la acción. De modo que al presionar Aceptar se avanzará al paso 3 o en su defecto, al presionar Cancelar, se volverá al paso 2, tal como se refleja en la siguiente imagen: 14
Ya en el paso 3 y final llamado Comprobante, se confirma que la solicitud de pago fue ingresada correctamente en el sistema, indicando el N asignado para facilitar la búsqueda de la solicitud en caso de no tener a disposición la OC o el N de factura. 15
4.3. Seguimiento de pagos El usuario comprador puede realizar seguimiento de las solicitudes de pago que ha ingresado el proveedor de productos y servicios del organismo. Para esto, debe ingresar con su cuenta a Mercado Público y acceder al Mis Pagos Revisar estado de pagos. 16
5. Para simplificar la visualización de solicitudes de pago listas para ser pagadas o gestionadas, se agrega a la grilla de gestión de pagos las 2 siguientes columnas: 5.1. Disponibilidad Presupuestaria : se marcará con un visto bueno en la casilla, cuando la OC cuente con el CDP (explicado en el punto 2). 5.2. Recepción Conforme : se marcará con un visto bueno en la casilla, la OC esté en este estado, (explicado en el punto 3.5). 6. Se agrega una opción para descargar un archivo en formato Excel llamada OC Recibidas conforme con CDP, donde se incluyen todas las solicitudes de pago que cuenten con CDP y Recepción Conforme en la OC asociada. 17
7. Descargar Recepción Para el usuario comprador, en la grilla de gestión de OC en el módulo Orden de Compra Búsqueda y Gestión de Órdenes de Compra, para todas aquellas OC en estado Recepción Conforme, se visualizará en la columna Acciones el botón Descargar Recepción : 18
8. Al hacer click sobre el ícono Descargar Recepción, el sistema entregará un archivo en formato PDF con los principales antecedentes de la OC: Para todas aquellas OC en estado Recepción conforme y sin firma SEGPRES, se visualizará en la columna Acciones el botón Descargar Recepción. Al presionar el icono desplegará un mensaje indicando que la orden de compra no tiene un certificado de recepción conforme. 19
9. Notificación hacia el Proveedor En la grilla gestión de OC en el módulo Orden de Compra Búsqueda y Gestión de Órdenes de Compra, para todas aquellas OC en estado Recepción Conforme, Se enviará una notificación que se visualizará en la sección Notificaciones en el Escritorio del Proveedor. 20
Para visualizar el total de notificaciones enviadas al proveedor, se podrán ver haciendo click en el botón ver más Desplegará en pantalla todas las notificaciones enviadas al proveedor. 21
Anexo N 1, Origen valor Folio organismos SIGFE Al momento de Generar compromiso presupuestario en SIFGE, ir a la opción Orden de Compra El folio del compromiso presupuestario en SIGFE aparece luego de la aprobación del compromiso y se visualiza de la siguiente forma: 22
El folio del compromiso presupuestario en SIGFE, que en este caso, tiene el valor de 01684, es el valor que debe ser ingresado como Folio al momento de crear el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria. 23