Departament de Treball, Comerç, Industria i Noves Tecnologies Av. d Espanya, 49 07800 Eivissa (Illes Balears) tel. 971 19 59 00 ext 1336 dep.industria@conselldeivissa.es PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DE VARIAS SOLUCIONES DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA EN EL CONSELL INSULAR D EIVISSA.
Contenido del Documento 1 ANTECEDENTES... 5 2 ANÁLISIS DE NECESIDAD... 5 3 OBJETO DEL CONTRATO.... 6 4 SITUACIÓN ACTUAL... 6 4.1.1 Sistema Gestor de Base de Datos.... 7 4.1.2 Entorno Hardware.... 7 4.1.3 Entorno Software.... 7 4.1.4 Puesto de Trabajo de cliente.... 8 5 ALCANCE Y REQUISITOS DEL PROYECTO... 8 5.1 REQUISITOS GENERALES... 10 5.1.1 Parametrización... 10 5.1.2 Administración.... 10 5.1.3 Indicadores de Gestión y de tomas de decisiones.... 11 5.1.4 Seguridad y Auditoria... 11 5.1.5 Hardware y Software.... 12 5.1.6 Definición de entornos... 12 5.2 MÓDULO CIUDADANO.... 12 5.2.1 Catálogo de procedimientos del CIE.... 13 5.2.2 Trámites... 14 5.2.3 Autoliquidaciones y pasarela de pago... 14 5.2.4 Tablón de anuncios electrónico.... 14 5.2.4.1 Perfil del contratante.... 15 5.2.5 Área privada, carpeta ciudadana (ciudadanos, empresas y entidades públicas).... 15 5.2.6 Notificación electrónica.... 16 5.2.7 Validación de documentos electrónicos.... 16 5.3 MÓDULO FUNCIONARIO... 17 5.3.1 Gestor de tramitación de expedientes... 17 5.3.2 Tipologias de Expediente... 18 5.3.2.1 Registros Insulares... 18 5.3.2.1.1 Registro de familia numerosa.... 18 5.3.2.1.2 Registro de Licencias de caza.... 18 5.3.2.1.3 Expedientes del área de Ordenación Turística... 18 5.3.2.1.4 Cédulas de Habitabilidad... 19 5.3.2.1.5 Registros de Agricultura, Ganaderia y Pesca... 19 5.3.2.1.6 Contratación... 20 5.3.2.1.7 Juventud... 20 5.3.2.1.8 Patrimonio... 20-2 -
5.3.2.1.9 Industria... 20 5.3.2.2 Expediente de libre tramitación.... 20 5.3.2.3 Expedientes de Compras y de Contratación.... 21 5.3.2.4 Expedientes de Ayudas, Subvenciones, Premios.... 21 5.3.2.5 Gestión de ingresos.... 21 5.3.3 Base de datos de terceros (BDT)... 22 5.3.4 Gestión de acuerdos.... 22 5.4 MÓDULO OAC... 23 5.4.1 Funcionalidades... 23 5.5 COMPONENTES COMUNES... 24 5.5.1 MÓDULO COMPONENTE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ELECTRÓNICO. 24 5.5.2 Módulo firma... 25 5.5.2.1 Componente de firma... 25 5.5.2.2 Portafirmas... 25 5.5.3 BUS DE INTEGRACIÓN PARA INTEROPERABILIDAD.... 26 6 IMPLANTACIÓN DE PROCESOS.... 26 6.1 Plan de implantación... 26 6.2 Primera Fase... 27 6.3 Segunda Fase... 27 7 PLAN DE MIGRACIÓN.... 28 8 SOPORTE JURÍDICO.... 28 9 FORMACIÓN... 28 10 GESTIÓN DEL PROYECTO.... 29 10.1 CONTROL DEL PROYECTO... 29 10.1.1 Reuniones de seguimiento y revisión del proyecto.... 30 10.1.2 Estructura de los equipos de trabajo... 30 10.1.3 Calendario.... 32 10.1.4 Hitos del Proyecto... 32 10.2 DESARROLLO DEL PROYECTO... 37 11 MEJORAS.... 37 12 SUBCONTRATACIONES... 38 13 PRESENTACIÓN DE LA OFERTA TÉCNICA.... 38 13.1 PLAN DE CALIDAD.... 38 13.2 PRESENTACIÓN DE TRABAJOS... 38 14 CONDICIONES EN LA EJECUCIÓN... 40 15 PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS... 40 16 GARANTIA Y MANTENIMIENTO.... 41 17 PENALIZACIONES... 41 18 DURACIÓN DEL CONTRATO... 41-3 -
19 IMPORTE DE LICITACIÓN... 42 20 FACTURACIÓN... 42-4 -
1... A NTECEDENTES La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (LAECSP) reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos. Además regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, así como en las relaciones con los ciudadanos, con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica. Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias. El Consell Insular d Eivissa, en adelante CIE, está centrando buena parte de sus preocupaciones en mejorar la agilidad en la tramitación, ampliar los canales de acceso a la información y que está sea homogénea y esté unificada. La aprobación de la ordenanza reguladora de la administración electrónica del CIE (publicada definitivamente en el BOIB núm. 105 de 9 de julio de 2011) es una de las normas precisamente a aplicar en este sentido. El CIE es consciente de que para conseguir un buen rendimiento en la implantación de la Administración electrónica se hace necesario adecuar los procedimientos administrativos, dotar de los medios adecuados y revisar la organización y las funciones de las distintas unidades que prestan servicio al ciudadano. Además para la ejecución de este proyecto, se busca maximizar el ahorro de costes, por lo que de las propuestas recibidas se tendrán en cuenta especialmente aquellas que aporten cualquier tipo de ahorro presente y futuro, como puedan ser: - Propuestas que maximicen el uso de software sin coste de licenciamiento. - Propuestas que aporten reutilización de activos de software existentes. - Procesos desarrollados para otras Administraciones que puedan ser reutilizados en el presente proyecto. - Propuestas que aporten beneficios tangibles e inmediatos. También es necesario garantizar el mantenimiento y evolución en el futuro de las soluciones ofertadas por lo que el proyecto deberá incluir durante el periodo de duración del contrato, el mantenimiento. 2 ANÁLISIS DE NECESIDAD En la actualidad, el CIE presenta una serie de circunstancias que dificultan el cumplimiento efectivo de la Ley: - Falta de integración entre los sistemas de información ya implantados. - Gran parte de los servicios electrónicos son de carácter informativo, muchos de los cuales no se informan en la web llegando al nivel 2 de madurez electrónica (descarga de formularios que el ciudadano debe presentar por medios tradicionales). - Las herramientas de tramitación y gestión actualmente en producción en el CIE no permiten gestionar documentos o expedientes en formato electrónico, y existe poca o - 5 -
nula interacción entre ellos, lo que obliga en muchos casos a introducir la misma información en diversos sistemas. - El archivo de documentos, al no disponer de un sistema de gestión documental eficiente, obliga a almacenar en papel los expedientes completos. - Se dan tiempos excesivos en la resolución de trámites iniciados por ciudadanos, y poca comunicación de su estado. - Poca integración entre los sistemas de información interna del CIE, además de en materia de interoperabilidad con otras Administraciones. - No existen herramientas de medición que permitan el control eficaz de la tramitación de los procedimientos. Otro de los motivos que justifican la necesidad de este contrato es la cada vez mayor necesidad de ofrecer y acceder a servicios de interoperabilidad entre las diversas administraciones públicas a nivel insular, balear, nacional y europeo. 3 OBJETO DEL CONTRATO. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, establece el marco legal del presente proyecto. El objeto del contrato es la implantación, instalación, configuración, puesta en marcha y mantenimiento de varias soluciones software y hardware en el ámbito de la administración electrónica. Será responsabilidad de la empresa adjudicataria la ejecución de los trabajos descritos en el presente pliego Este contrato tiene como objetivo asimismo el cumplimiento de los requerimientos y funcionalidades definidos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, así como el cumplimiento de las prescripciones contempladas en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), además de sus normativas complementarias. La empresa adjudicataria será responsable de la ejecución de los trabajos descritos en este pliego de prescripciones técnicas, que están orientados a 1. Diseñar e implantar, a partir del Catálogo de Procedimientos, la totalidad de los expedientes del CIE mediante un modelo de gestión y organización basado en la gestión de políticas, procesos y personas, orientados a cumplimento de objetivos y mejora de la calidad del trabajo diario. 2. Dotar al CIE de un sistema de información para la gestión automatizada de sus procesos y procedimientos administrativos, que contemple el ciclo completo de la gestión administrativa de expedientes y permita la progresiva implantación del expediente electrónico en su tramitación. 3. Diseñar e implantar las bases de datos asociadas a registros insulares del CIE. 4. Formar al personal técnico en las herramientas de diseño y configuración de la solución que se adopte 5. Formar a los usuarios finales. - 6 -
4 SITUACIÓN ACTUAL En este punto se realizará una descripción de los elementos actualmente instalados en la institución que puedan ser de interés para el objeto del presente pliego. En caso de que se necesite hardware o software adicional al relacionado a continuación, aquel se habrá de contemplar en la oferta técnica que presente el licitador. Actualmente el CIE dispone de un entorno de gestión que le permite ejecutar informáticamente las funciones que tiene encomendadas y que se enumeran a continuación: Sistema de Registro de entrada/salida de documentos, suministrado por TAO v1.0 Sistema de Gestión de expedientes, suministrado por TAO v1.0 Sistema de gestión de actas, decretos y notificaciones, suministrado por TAO v 1.0 Sistema de Gestión Tributaria, suministrado por TAO v1.0. Sistemas de gestión económica, suministrado por ATM. Gestión de Nóminas y RRHH, suministrado por Grupo Castilla 4.1.1 Sistema Gestor de Base de Datos. El Sistema Gestor de Base de Datos corporativo del CIE actualmente instalado es: ORACLE RAC 11.2.0.3.0 Estándar. Configuración en cluster instalado en dos servidores físicos Red Hat Enterprise Linux Server release 5.4 (Tikanga). Es requisito la utilización de un S.G.B.D. ORACLE en la solución ofertada dado que es el estándar utilizado por el CIE. Será responsabilidad del adjudicatario el soporte técnico, configuración y optimización de la instalación actualmente instalada para garantizar el óptimo funcionamiento con las soluciones instaladas. 4.1.2 Entorno Hardware. Dentro de la infraestructura Hardware de que dispone el CIE, se podrán utilizar para la solución ofertada los siguientes elementos: 4 servidores físicos IBM HS23 con doble procesador Intel Xeon, 192MB de RAM y 1TB de HD. Cabina de almacenamiento IBM DS-3400 con capacidad disponible de 3,5 Tb. 2 balanceadores de carga Barracuda Balancer 340. 4.1.3 Entorno Software. Infraestructura basada en dominio Windows 2008 Standard de 64 bits. Entorno de virtualización Citrix XenServer v 6.0 Entorno Citrix para la publicación de aplicaciones. Citrix XenApp v 5.0 sobre Windows Server 2003 R2 Standard Edition de 32 bits. Los servidores dedicados a la plataforma no disponen de sistema operativo, por lo que será - 7 -
necesario que el licitador contemple en su oferta el suministro e instalación de los mismos. 4.1.4 Puesto de Trabajo de cliente. El puesto de trabajo tipo de usuario dispone de: Ordenador PC con SO Windows XP, 7 y 8 Teclado con lector tarjetas criptográficas Certificado de empleado publico de camerfirma en soporte tarjeta criptográfica. 5 ALCANCE Y REQUISITOS DEL PROYECTO A continuación se detalla el alcance del proyecto y los requerimientos de alto y bajo nivel que éste debe cumplir. El proyecto contempla dotar al Consell de un sistema de información para la gestión del conjunto de sus procesos y procedimientos administrativos, que contemple el ciclo completo de la gestión administrativa de los expedientes, permitiendo la incorporación de la tramitación electrónica a sus expedientes de acuerdo con las exigencias de la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. No obstante, un proyecto de tal magnitud comporta una aproximación prudente y por ello planteamos una implementación de los procedimientos en dos fases muy diferenciadas. - FASE I: Tras la instalación del hardware y software necesario se implementará un modelo de procedimento no reglado, que permita la libre tramitación de expedientes, desde la creación del mismo hasta la adopción de los correspondientes acuerdos, y la presentación de los trámites en sede (Notificación, publicación, estado,...). Esta fase debe permitir que todos los departamentos puedan empezar a gestionar expedientes en formato electrónico a partir de trámites generados a petición del interesado o de oficio. En algunos casos en los que procedimientos estén muy reglados y puedan adaptarse de una forma sencilla (p.e. contratación, subvenciones, ) los procedimientos se podrán implantar en toda su complejidad siempre y cuando el proveedor disponga de los mismos. - FASE II (ver hito 5). En esta segunda fase se personalizarán los diferentes procedimientos creando flujos de trabajo en el procedimiento o subprocedimientos en aquellos casos que se crea necesario automatizando su gestión y mejorando por lo tanto la productividad. Independientemente de la solución presentada por cada uno de los licitadores, se estructura este pliego, únicamente a nivel conceptual, en cuatro módulos principales, CIUDADANO, FUNCIONARIO, OAC y COMPONENTES COMUNES. cada uno de ellos con sus correspondientes submódulos, que son los que se detallan a continuación: MÓDULO CIUDADANO. Portal Corporativo: En este portal se ofrecerán todas aquellas informaciones relacionadas con el CIE que no corresponda situar en la Sede Electrónica, como pueden ser, por ejemplo, Notícias de Prensa, Convocatorias, Ayudas y Subvenciones y en general todo tipo de información corporativa del CIE. Sede electrónica: módulo de relación con el ciudadano integrado con el Portal institucional donde se ofrecerán de forma pública todos los servicios ofrecidos por cualquier órgano del CIE, accesibles sin certificado digital. Además se contempla un área privada dónde, mediante certificado digital se podrán realizar trámites, - 8 -
consultar su estado, pago de tasas y recibos y recibir notificaciones. MÓDULO FUNCIONARIO. Gestor de expedientes: Gestión de expedientes electrónicos que permitirá al funcionario la completa tramitación del expediente en todas sus fases. Ha de facilitar la organización de los flujos de trabajo para gestionar cada trámite, pero sobre todo ha de permitir definir cómo se estructuran las tareas, cómo y quienes las realizan, cuál es su orden, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y como se realiza el seguimiento del cumplimiento de tareas, permitiendo el seguimiento del expediente. Este Gestor es el núcleo de toda la Administración Electrónica, y debe interactuar con casi todos los elementos de la futura Plataforma de Administración Electrónica. Gestión de acuerdos. Éste módulo incluirá la gestión de los acuerdos del CIE, tanto unipersonales como colegiados, y la creación de los libros de acuerdos electrónicos. Gestión de ingresos. Es el módulo desde donde se gestionarán las autoliquidaciones, pequeños padrones para la emisión de recibos y expedientes sancionadores en voluntaria y ejecutiva. Portal del Administrador. Permitirá gestionar la plataforma de forma global e incluirá herramientas de monitorización, trazabilidad y Cuadro de Mando como apoyo a la toma de decisiones. MÓDULO OAC. Registro presencial y electrónico. Se implantará una solución de registro presencial y electrónico de entrada/salida de documentos del CIE. Deberán contemplarse necesariamente funcionalidades de escaneo y digitalización certificada de documentos con sello de órgano, y permitir la compulsa electrónica. Asimismo se contemplarán funcionalidades encaminadas a la mejora en la gestión. COMPONENTES COMUNES, elementos comunes a todos los módulos. MÓDULO FIRMA. Componente de firma. Incluirá el applet y los servicios necesarios para efectuar la firma electrónica de los documentos, que se ofrecerá de forma desacoplada y que podrá ser usado (además de por los módulos objeto de este proyecto) por otros sistemas del CIE. Portafirmas. Permitirá funcionalidades de bandeja de documentos a firmar, consulta de documentos firmados, definición de circuitos de firma, firma desatendida, gestión de delegaciones y/o sustituciones. Éste módulo será utilizado por otros sistemas del CIE. BUS DE INTEGRACIÓN PARA INTEROPERABILIDAD: Sistema que facilite el intercambio de datos entre sistemas dentro del propio CIE, de otras Administraciones o de otros organismos o empresas (por ejemplo la pasarela de pagos). - 9 -
GESTOR DE FORMULARIOS: Engloba al conjunto de herramientas que facilitan la construcción, conservación, presentación y utilización de formularios dentro de la plataforma de administración electrónica. Los formularios han de permitir presentar y enviar la información de solicitudes, escritos o comunicaciones por parte del interesado hacia el registro, así como deben incluir la funcionalidad de anexado, es decir, aportar documentación asociada a trámites o solicitudes. GESTOR DE PROCESOS: Módulo que permita la definición y modificación de los flujos de trabajo (WorkFlow). GESTOR DE INFORMES. Módulo que permita la definición de informes sobre las soluciones instaladas. IDENTIFICACIÓN ELECTRÓNICA: La plataforma de identificación y autenticación electrónica (firma electrónica) ha de ofrecer servicios de autenticación/validación y de generación de firma electrónica sobre los documentos. Por autenticación se entiende la verificación de la identidad de quien interactúa. Podrá utilizar los servicios de una autoridad de sellado de tiempo para asegurar con exactitud el instante de tiempo en el que la firma tiene lugar. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA: Este sistema ha de permitir el envio de comunicaciones escritas y mensajes en general a los interesados siguiendo las reglas y protocolos oficiales de la notificación electrónica (Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero) y de acuerdo con lo estipulado en la ordenanza reguladora de la administración electrónica del CIE. MÓDULO COMPONENTE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO ELECTRÓNICO. Es el sistema que ofrece almacenamiento para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permitirá la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento. 5.1 REQUISITOS GENERALES 5.1.1 Parametrización Para todos los módulos, los requisitos serán. Uso de herramientas ofimáticas estándar, al menos Libreoffice y Microsoft Word. Multi-idioma. Todos los componentes de la propuesta deberán contemplar el uso de las dos lenguas oficiales de las Islas Baleares al menos. Solución Multientidad y multisede. Sincronización de sistemas y aplicaciones con la hora oficial (ROA). 5.1.2 Administración. La gestión y administración del sistema se realizará mediante herramientas e interfaces gráficas, que deben permitir la autonomía de la Administración en el diseño, creación, actualización y organización de todos los componentes y servicios incluidos en los diferentes - 10 -
módulos, contemplando entre otros el de control de usuarios, perfiles, roles, grupos, permisos y accesos de una forma sencilla. La gestión de usuarios estará integrado con el LDAP de la organización, el cual está basado en Active Directory. 5.1.3 Indicadores de Gestión y de tomas de decisiones. Se desea poder tener información sobre la gestión que se realice para lo cual se desea contar con un módulo de gestión de indicadores del estado de ejecución y gestión de expedientes que se integre con la información histórica del gestor. Los resultados serán exportables a entornos ofimáticos y deberán ser accesibles desde otras plataformas, para lo cual se habrán de definir los mecanismos de aceso desde otros sistemas a los indicadores. El acceso a este módulo y a sus indicadores se realizará en función del perfil y la jerarquia establecida en el CIE, de forma que cada miembro pueda gestionar sus propios indicadores. 5.1.4 Seguridad y Auditoria Tratándose de una aplicación de contenidos sensibles y protegidos por la ley, los sistemas ofertados han de incorporar las lógicas medidas de seguridad establecidas en la legislación vigente, específicamente en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y la correspondiente normativa de desarrollo, así como el RD 3/2010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. La propuesta debe indicar qué mecanismos de privacidad y seguridad proporcionará a los usuarios y deberá ser plenamente conforme con los requisitos de protección de datos personales indicados en la mencionada Ley. En todo caso, las medidas de seguridad incluirán validación de nombres y contraseñas de usuarios, auditorias en las cuales se registre quién realiza y cuándo cada operación, permitiendo asignar a cada usuario dado de alta en el sistema su propio perfil que le facultará para acceder a determinados procesos y datos y le impedirá el acceso y la modificación de contenidos de otros. Los sistemas a implantar deberán incluir de forma estándar, determinados perfiles tipo con sus permisos correspondientes. Todos estos perfiles y permisos podrán ser modificados, eliminados o ampliados por el administrador de la aplicación. El sistema de menús se adaptará en función de los permisos asignados a los diferentes usuarios de forma que permita o impida la realización de diferentes tipos de operaciones. La asignación de permisos se podrá realizar individualmente o por grupos de usuarios. La aplicación estará desarrollada combinando tecnologías y desarrollos específicos de tal forma que garanticen la seguridad de los datos y las acciones en todos los procesos de la aplicación: Acceso autentificado a la aplicación: mediante usuario/contraseña, certificado digital emitido por una AC reconocida y DNI electrónico. Control de acceso a todos los recursos de la aplicación. Ningún usuario podrá acceder a distintos puntos o recursos de la aplicación de una forma o en un orden diferente al que se haya establecido de antemano. - 11 -
Control de acceso de interesados a los expedientes. Cada ciudadano o empresa sólo podrá acceder a la información particular y recursos asignados al mismo, no pudiendo interferir con la información y recursos de otros ciudadanos o empresas Adicionalmente a los requisitos indicados anteriormente en el presente pliego en materia de protección de datos, el Sistema deberá cumplir los requisitos exigidos en la legislación vigente en materia de Administración Electrónica así como otras normas que los desarrollen: Ley 11/2007, de 22 de junio de Acceso Electrónico De Los Ciudadanos A Los Servicios Públicos. RD 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico De Los Ciudadanos A Los Servicios Públicos. RD 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional De Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. RD4/2010, de 8 de enero, por el que se regla el Esquema Nacional De Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. Ordenanza reguladora de la Administración Electrónica del CIE (BOIB núm. 105 de 9 de julio de 2011) 5.1.5 Hardware y Software. La oferta deberá contemplar el suministro e instalación del Hardware, software y licencias necesarias, incluyendo sistemas operativos, librerias, utilidades y otros elementos necesarios para la puesta en servicio de los sistemas objeto de la oferta que no se hayan previsto en el presente pliego. La oferta estará dimensionada para un volumen de 300 usuarios que utilizarán alguno de los módulos del sistema. 5.1.6 Definición de entornos Las características de la implantación del proyecto donde está prevista la coexistencia temporal de la definición, la implantación, y la explotación de las soluciones contempladas en la oferta, requiere de la implantación contemple al menos los siguientes entornos de trabajo, Entorno de desarrollo y pre-producción, que es dónde se realizarán las funciones de desarrollo, parametrización, así como las pruebas de aceptación y de rendimiento, éste entorno deberá simular en lo más posible, al Entorno de producción, que es dónde se conectarán los usuarios finales al sistema. La existencia de estos dos entornos, requiere tener definido los procesos de actualización y migración de un entorno a otro. 5.2 MÓDULO CIUDADANO. El módulo Ciudadano contempla la creación del Portal Corporativo y de la Sede Electrónica del CIE, que estará constituida, como mínimo por los siguientes componentes: - 12 -
1. Registro Telemático 2. Catálogo de procedimientos del CIE. 3. Solicitudes. 4. Autoliquidaciones. 5. Tablón de anuncios electrónico. 6. Perfil del Contratante. 7. Área privada, carpeta ciudadana (Ciudadanos, empresas y entes públicos). 8. Registro de facturas. desarrollo WS registro en ATM 9. Notificación electrónica. 10. Validación de documentos electrónicos. A efectos de diseño de las diferentes páginas de la Sede electrónica se mantendrán las características formales y de imagen corporativa del CIE Se garantizará la compatibilidad al menos con los navegadores más populares, Internet Explorer, Mozilla Firefox y Google Crome. En cuanto al Portal Corporativo, tendrá que diseñarse con el objetivo de que todas las personas puedan navegar por sus contenidos sin encontrar dificultades en el acceso. Así, la política de accesibilidad aplicada por el CIE está alineada con las exigencias del Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento sobre las condiciones básicas para el acceso de las personas con discapacidad a las tecnologías, productos y servicios relacionados con la sociedad de la información y medios de comunicación social. El Portal Corporativo del CIE, al igual que todos los sitios web de las administraciones públicas tiene el deber de cumplir los criterios de accesibilidad indicados en la norma nacional UNE 139803:2012, que ha tomado como punto de partida para su realización las Directrices para la Accesibilidad de los contenidos en la Web 2.0 (WCAG 2.0) de la Iniciativa para la Accesibilidad Web (WAI), del Consorcio de la Web (W3C). Se situarán en el Portal Corporativo del CIE todas aquellas informaciones relacionadas con el CIE que no corresponda situar en la Sede Electrónica, como puedan ser, por ejemplo, Notícias de Prensa, Convocatorias, y en general todo tipo de información corporativa del CIE. El Portal habrá de ser fácilmente mantenible por personal no técnico, para lo cual habrá de proveer un gestor de contenidos. La capa de presentación estará separada de la de negocio. Así mismo, el licitador habrá de incluir en su oferta la migración de los contenidos actuales del Portal corporativo del CIE y realizar el diseño gráfico del nuevo Portal corporativo. 5.2.1 Catálogo de procedimientos del CIE. El catálogo de procedimientos del CIE se actualizará mediante el módulo de administración de la plataforma y será común con el catálogo de procedimientos del sistema de gestión de expedientes, indicando la información administrativa del procedimiento, canales de tramitación, etc. El catálogo de procedimientos será completo y mostrará toda la información necesaria para - 13 -
poder realizar la tramitación mediante cualquiera de los canales definidos. Se permitirá mostrar los trámites del catálogo agrupados según una clasificación realizada en distintas familias. 5.2.2 Trámites Mediante el gestor de formularios que permitirá la definición, diseño y modificación de formularios de tramitación de forma autónoma. Se permitirá anexar a la solicitud documentos en distintos formatos. Se permitirá la firma de la solicitud y/o documentos por parte del ciudadano mediante el uso de firmas electrónicas avanzadas o reconocidas dependiendo del tipo de trámite. La sede electrónica permitirá iniciar la tramitación de los expedientes con o sin certificado digital por parte del ciudadano, en función de la configuración del trámite. Debe generarse justificante de apunte registral firmado con sello electrónico y accesible por parte del solicitante. Acreditación telemática de la representación: La herramienta deberá permitirla tanto por autorización expresa, como en base a convenios con otras entidades. Relaciones con otros componentes Integración con Registro Electrónico. Integración con Módulo de firma. Integración con Gestión documental 5.2.3 Autoliquidaciones y pasarela de pago El sistema permitirá al interesado: Generar los documentos de ingreso de las tasas o precios públicos asociados a un trámite, pudiéndose descargar el documento de ingreso para su pago físico en una entidad bancaria. Realizar el pago telemático mediante la pasarela de pagos que el CIE tenga contratada. El sistema contemplará además integración con la pasarela de pagos de Red.es. Realizar pagos de recibos o liquidaciones generados por los sistemas internos del CIE dentro de su entorno privado (Carpeta ciudadana) del interesado. El sistema deberá integrarse con los sistemas de gestión de ingresos contemplados en el presente pliego, así como con el sistema de gestión contable existente en el CIE. 5.2.4 Tablón de anuncios electrónico. Según lo dispuesto en el artículo 26 de la Ordenanza reguladora de la Administración electrónica del CIE, el tablón electrónico de edictos y anuncios, es el área de la Sede electrónica destinada a la publicación de actos y comunicaciones que por disposición legal o - 14 -
reglamentaria deban ser publicados. El tablón electrónico de edictos y anuncios dispondrá de los sistemas y mecanismos que garanticen la autenticidad, la integridad y la disponibilidad del contenido. En especial a los efectos del cómputo de plazos que corresponda, se establecerá el mecanismo que garantice la constatación de la fecha y la hora de la publicación de los edictos y de los anuncios. El acceso al tablón electrónico de edictos y anuncios no requerirá de ningún mecanismo especial de acreditación de la identidad del ciudadano o ciudadana. Relaciones con otros componentes Integración con el gestor de expedientes administrativos, en el trámite de publicación de edictos/anuncio. Condiciones Control de plazos de publicación. 5.2.4.1 Perfil del contratante. La Sede electrónica del CIE incorporará los servicios del Perfil del Contratante, de acuerdo a la legislación de contratación pública vigente. El Perfil del Contratante es el lugar de la sede electrónica en que se publica la información relativa a la contratación administrativa, anuncios de licitación, adjudicaciones provisionales y definitivas, pliegos de contratación, y es de aplicación la normativa vigente, y deberá garantizar de forma fehaciente la fecha y hora de publicación en la sede. Relaciones con otros componentes Integración con el gestor de expedientes administrativos de contratación, en el trámite de publicación en el Perfil. Condiciones Control de plazos de publicación. Control de fechas y horas 5.2.5 Área privada, carpeta ciudadana (ciudadanos, empresas y entidades públicas). La Sede electrónica del CIE dispondrá de una zona llamada Carpeta Ciudadana, de acceso restringido a los titulares que se identifiquen utilizando un certificado electrónico o mediante los mecanismos que se habiliten para su acceso. La Carpeta ciudadana es un medio virtual de comunicación personal con el CIE, a través del cual las personas físicas o jurídicas, así como sus representantes registrados, titulares de intereses legítimos relacionados con la actividad del CIE, podrán utilizar sistemas y procesos telemáticos para, entre otros servicios: a) Acceder a su información particular registrada en las bases de datos del CIE. b) Acceder, de forma personalizada, a información de carácter general del CIE. c) Realizar operaciones y/o trámites administrativos ante el CIE. - 15 -
d) Realizar pagos de recibos, liquidaciones, etc. Como mínimo se incluirán en la Carpeta Ciudadana los datos de la persona titular y el estado de tramitación de los expedientes en que tenga la condición de interesado o interesada, además de información de tipo económico, documentación aportada.. Relaciones con otros componentes Integración con el gestor de expedientes administrativos Integración con registro. Integración con módulo de Ingresos Integración con módulo de estado de tramitación facturas Integración con módulo de firma. Registro de Facturas 5.2.6 Notificación electrónica. Se realizará según lo indicado en el capítulo III de la Ordenanza telemática del CIE, en sus artículos 64, 65 y 66 dónde se regula la notificación por medios electrónicos. La implantación de un servicio de Notificaciones Electrónicas tiene como objetivo permitir que las comunicaciones enviadas a los ciudadanos a través de medios electrónicos tengan total validez administrativa y se agilicen los intercambios de información. En concreto, las funcionalidades más significativas que son: Permitir el acceso electrónico seguro y confidencial a la lectura de las notificaciones enviadas al interesado, gestionando los avisos que deben de generarse en el proceso de notificación. Igualmente, y de forma interna, el sistema deberá ofrecer la información relativa a la recepción, acceso y lectura de las notificaciones por parte del interesado. Habilitar la posibilidad de configurar la aplicación para que siempre se opte por la notificación telemática si el interesado así lo ha autorizado (para cada procedimiento) y contar con un entorno de usuario que permita acceder a notificaciones pendientes, aceptadas, rechazadas o caducadas. La misma herramienta debe ofrecer también la capacidad de trabajar de forma independiente al Sistema, pudiendo comportarse como un Sistema de Notificaciones Corporativo con el cual sea posible, siempre, el envío, recepción y almacén de las distintas notificaciones entre los propios usuarios del CIE a partir de la propia herramienta. Relaciones con otros componentes Integración con el gestor de expedientes administrativos Integración con registro de salida. 5.2.7 Validación de documentos electrónicos. Los documentos emitidos por el CIE dirigidos a ciudadanos, empresas o entidades jurídicas - 16 -
deberán suministrarse para su envio al ciudadano en formato PDF/A y tendrán su origen en los documentos originales, incluyendo el correspondiente código seguro de verificación (CSV), que deberá dar garantía de autenticidad e integridad de documento electrónico. El sistema dispondrá en la Sede electrónica de un validador de documentos electrónicos emitidos por el CIE y que incorporen CSV. Para la validación del documento se solicitará al usuario la introducción de parte del CSV que incorpora el documento a validar, y se mostrará el documento original firmado electrónicamente que deberá estar almacenado, junto con su CSV, que formará parte del los metadatos del documento, en el gestor documental del CIE. Relaciones con otros componentes Integración con el gestor de expedientes administrativos. Integración con registro de Salida. Integración con Gestor Documental. 5.3 MÓDULO FUNCIONARIO 5.3.1 Gestor de tramitación de expedientes El módulo de gestión de expedientes electrónicos es el elemento central del sistema y debe permitir la gestión completa de la tramitación electrónica del expediente en todas sus fases, y realizar una completa gestión del ciclo de vida, independientemente de su tipo (electrónico, papel o mixto). La gestión de los expedientes partirá del catálogo de procedimientos y el adjudicatario deberá proporcionar asesoramiento para la mejora de los procesos de gestión del CIE. Para ello se abordarán, conjuntamente, personal del consell y adjudicatario, procesos de: Análisis y racionalización de los procedimientos contemplados en el catálogo. Definición de los flujos y circuitos de trabajo necesarios para la coordinación El sistema incorporará un sistema de control de plazos con preaviso de cumplimiento de los mismos por diferentes canales, tanto para el ciudadano como para el tramitador. La herramienta de gestión de flujos de trabajos (Workflow) deberá estar basada en estándares interoperables y abiertos. Este tramitador debe contemplar necesariamente la implementación de gestión sin workflow predefinido y, por tanto, con libre envío de cualquier tarea o encargo sobre el expediente a cualquier usuario y, opcionalmente, permitirá la gestión del expediente con workflow predefinido, en el mejor de los casos, la implementación de procedimientos o tipos de expedientes mixtos, es decir, reglados por workflow parcialmente para cierto tipo de subprocesos. Por ello cada tramitador poseerá una bandeja de entrada donde tendrá información de sus tareas pendientes, estado de sus expedientes, plazos de ejecución, órdenes de trabajo, etc. Mediante éste tipo de expedientes se pretende realizar durante la primera fase, una implantación masiva de expedientes que permita con posterioridad en una segunda fase, y mediante un nuevo versionado, una parametrización más detallada de los nuevos expedientes. Control de versiones: Durante el ciclo de vida de la solución instalada, será habitual realizar cambios en la parametrización de los diferentes expedientes, por lo que se hará necesario realizar modificaciones sobre éstos. Dichas modificaciones serán versiones del mismo tipo de expedientes y se deberá poder tramitar/consultar expedientes del mismo tipo - 17 -
con versiones diferentes. Agrupación de trámites: Otra de las capacidades que debe poseer el gestor de expedientes es la relacionada con la agrupación de trámites, ésto es, en algunos tipos de expedientes, (Subvenciones, Selección de personal, Convocatorias, ) existen actos administrativos (Acuerdo, Informes, ) que se realizan sobre un conjunto de expedientes (sobre cada uno de ellos), con lo que seria necesario poder realizar esta operación en un único paso y no una vez por cada expediente. Relaciones con otros componentes: Existirá integración con el módulo ciudadano a fin de poder reflejar en la Sede Electrónica el estado de la tramitación de un expediente iniciado o del que sea interesado un ciudadano o Empresa. La visibilidad de dichos estados serán de habilitación potestativa del CIE, de acuerdo con la ley. Análogamente, la iniciación de un proceso desde la sede electrónica por parte de un ciudadano o empresa podrá servir para iniciar un procedimiento administrativo o expediente. 5.3.2 Tipologias de Expediente 5.3.2.1 Registros Insulares En el ámbito de la gestión interna de cada servicio, es necesario poder definir una serie de bases de datos (registros insulares), cuya gestión está asociada a la tramitación de una serie de expedientes administrativos. En el marco del presente proyecto, se contempla la definición y puesta en servicio de una serie de registros insulares asociados a la gestión administrativa de los servicios, que son los indicados expresamente en los puntos siguientes. Formación al personal del Consell para que éste esté capacitado para la definición de nuevos registros insulares. La información relacionada con estos registros podrá solicitarse al servicio de Nuevas Tecnologías del Consell Insular d'eivissa 5.3.2.1.1 Registro de familia numerosa. El CIE tiene competencias sobre el registro y la gestión de los títulos de Familia numerosa, por lo que se hace necesario el desarrollo de un sistema que permita la gestión de estos títulos. Así mismo, el CIE debe proveer del servicio de consulta y verificación de los títulos emitidos por el CIE a través de la plataforma de intermediación de datos de las Islas Baleares (PINBAL), además de acceder al servicio ofrecido por otras CCAA. En el marco de este proyecto se debe desarrollar: Un sistema que permita la gestión de los títulos de familias numerosas. Desarrollo de los servicios de intermediación de verificación y consulta de datos de familias numerosas. 5.3.2.1.2 Registro de Licencias de caza. El CIE tiene competencias sobre la emisión de licencias de caza en el ámbito de la isla de Ibiza. En el marco de este proyecto se debe desarrollar: - 18 -
Un sistema que permita la gestión de las licencias de caza emitidas. Integración con la Sede electrónica (Solicitudes) 5.3.2.1.3 Expedientes del área de Ordenación Turística La tramitación de expedientes de éste área contempla la gestión y el registro de los establecimientos turísticos en el ámbito de la isla de Ibiza. Para esta gestión se requiere disponer de una base de datos que incluya las características de éstos establecimientos (Ficha) organizados por su tipo, Hostelería, apartamentos, estancias turísticas, Restauración, además del registro de Agencias de Viaje y guías turísticos, así como de las diferentes actuaciones administrativas de las que ha sido objeto. También es necesario disponer de información estadística y detalle para proporcionar a diferentes organismos. En la actualidad, la gestión de esta base de datos se realiza mediante un sistema muy ligado al actual sistema de gestión de expedientes, de forma que la tramitación de un expediente produce el correspondiente cambio en la ficha, dicho sistema era muy eficiente en el sentido en que era posible tener la situación actual de un establecimiento y su histórico, pero a la vez complica la realización de cambios. Por este motivo, es objeto de este contrato Definir la/s base/s de datos. Migrar la información existente a la nueva base de datos. Definir los formularios de consulta/modificación sobre las fichas de los establecimientos. Definir los informes necesarios para explotar la base de datos Implementar los procedimientos del área que actualizan dicha base de datos. La información del modelo de datos y procedimientos puede solicitarse a los Servicios de informática del CIE. 5.3.2.1.4 Cédulas de Habitabilidad En el marco de este proyecto se debe realizar la aplicación de Gestión de las Cédulas de habitabilidad de primera ocupación, renovación y carencia. Otros Registros El CIE, en el ámbito de sus competencias también gestiona otros Registros cuya implantación no se exige en este pliego, pero el personal del Consell deberá estar capacitado y formado para su definición, se valorará como mejora el desarrollo de estos registros a dos niveles Inclusión de una herramienta que facilite la creación de registros asociados a los expedientes. Definición de éstos registros en el marco del proyecto Una relación de registros del CIE son los indicados a continuación: - 19 -
5.3.2.1.5 Registros de Agricultura, Ganaderia y Pesca El área de Agricultura gestiona diversos registros, entre ellos. Explotaciones Agrícolas Transportistas y Medios de transporte animal. Núcleos Zoológicos. Identificación animal: Bovino Equinos Explotaciones Agrícolas Maquinaria Agrícola Registro Vinícola Registre SAT Registro ROPO Registro embotelladores/envasadores de Ibiza. Registro garantía Asociaciones de criadores. Licencias de pesca 5.3.2.1.6 Contratación Registro de Convenios. 5.3.2.1.7 Juventud Censo de asociaciones. 5.3.2.1.8 Patrimonio Bienes de interés Cultural (BIC) Bien Catalogado 5.3.2.1.9 Industria Registro de Controladores Ambientales Registro de Artesanos. 5.3.2.2 Expediente de libre tramitación. Como se ha mencionado anteriormente, y con objeto de garantizar una rápida implantación de la solución instalada, el sistema deberá permitir el despliegue de expedientes genéricos, - 20 -
sin una definición previa de los flujos de tramitación, que corresponderá a una primera versión para cada uno de los tipos de expedientes del catálogo. En versiones posteriores, y para los casos en que se identifiquen tipos de expedientes susceptibles de tramitación mediante flujos predefinidos, se procederá a su definición. 5.3.2.3 Expedientes de Compras y de Contratación. La oferta deberá contemplar la implantación de un módulo prediseñado de acuerdo a la legislación existente de contratación administrativa de las AAPP. Éste sistema contemplará: Gestión de gastos menores, de acuerdo a las bases de ejecución de presupuesto del CIE. Gestión de licitaciones de contratos, en las diferentes variantes contempladas de Obras. Servicios. Suministro. Administrativos especiales Concesión de obras públicas. Colaboración entre sector público y sector privado. Privados y todos aquellos contemplados en la legislación. El sistema deberá contar al menos con las siguientes funciones: Tramitación de los diferentes tipos de expedientes económicos de ejecución del gasto. Integración con perfil del Contratante, anuncios electrónicos, licitación, mesas de contratación... Se valorará que el sistema contemple las interfaces o conectores necesarios para poder: capturar desde otro sistema externo la información de los datos económicos contenidos en un expediente. insertar datos económicos en el sistema procedentes de otros sistemas externos. Finalización del Contrato (recepción de la última factura) 5.3.2.4 Expedientes de Ayudas, Subvenciones, Premios. Dentro de los expedientes de cada uno de los departamentos, este tipo es común a varias áreas, con lo que se definirá un modelo de gestión común en la tramitación para cada una - 21 -
de ellas, con la posibilidad de particularizar la información asociada a cada uno de ellos. Deberá tenerse en cuenta poder realizar tramitación masiva sobre algunas solicitudes. Deberá analizarse integración con el sistema de gestión contable 5.3.2.5 Gestión de ingresos. En la actualidad, el CIE dispone de una aplicación para la gestión tributaria y la recaudación, Voluntaria y Ejecutiva que cubre los ingresos y la tramitación del proceso de recaudación en todas sus fases de la empresa T-systems. El presente pliego requiere la evolución de este sistema para adaptarlo e integrarlo en nuevo entorno de gestión definido en el presente pliego, por lo que deberá contemplarse en la oferta su evolución o sustitución. Las funcionalidades requeridas al sistema de gestión de ingresos son, además de las existentes actualmente, Integración con el módulo de Autoliquidaciones y Pasarela de Pago de la Sede. Integración con el módulo de gestión de expedientes, cuando éstos requieran de haber pagado una tasa o liquidación. Integración con el módulo de Gestión de expedientes para expedientes sancionadores o en ejecutiva La aplicación deberá integrarse, al menos a nivel de intercambio de ficheros, con el programa actual de contabilidad del CIE (ATMConta). Este sistema permitirá la interconexión con otras aplicaciones del CIE Los tipos de ingresos del CIE son básicamente Autoliquidaciones asociadas a expedientes administrativos. Recibos asociados a padrones Liquidaciones Hospital Residencia Asistida. Liquidaciones de la Xarxa d'escoletes del CIE. Expedientes sancionadores. Expedientes de cobro en Voluntaria y Ejecutiva. 5.3.3 Base de datos de terceros (BDT) La Base de datos de terceros será el núcleo dónde residirá la información sobre terceros (Personas Físicas, Jurídicas, entidades o cualquier otra figura administrativa que tenga relación con el CIE). El objeto de esta base de datos es proporcionar los datos de identificación y de localización a efectos de poder notificar de forma correcta. Para la correcta validación de los datos se podrán usar los servicios de verificación de datos que el MAP proporciona a las EELL u otros que se determinen: Sistema de Verificación de Datos de Residencia y Sistema de Verificación de Datos de Identidad, a través de la Red Interadministrativa o los mecanismos que se determinen. El sistema que gestione la BDT deberá contemplar los conectores necesarios para que sea accesible por otros sistemas de información. En el desarrollo de la BDT se deberán aplicar los mecanismos de seguridad y registro de - 22 -
accesos que determina la LOPD y el reglamento que la desarrolla. 5.3.4 Gestión de acuerdos. Este módulo incluirá la gestión de los acuerdos del CIE, tanto unipersonales como colegiados, la gestión de los decretos y resoluciones y la creación de los libros electrónicos de acuerdos. Se contemplarán funcionalidades de: Numeración de decretos o resoluciones por órgano unipersonales. Para órganos colegiados Orden del dia Convocatorias a asistentes Redacción de actas. Posibilidad de incluir propuestas de acuerdo realizadas fuera del entorno del gestor de expedientes. Relaciones con otros componentes: Este módulo estará integrado con la gestión de expedientes, gestor documental y los componentes de firma y portafirmas. 5.4 MÓDULO OAC Este módulo consiste en la implantación de una solución de registro presencial y electrónico de entrada y salida de documentos, éste módulo deberá incluir funcionalidades de escaneo y digitalización certificada de documentos con sello de órgano de la documentación aportada en la entrada de registro presencial. La solución debe permitir el escaneado en el momento de registro así como en diferido, permitiendo un escaneado masivo que identifique automáticamente la separación entre distintos documentos. En virtud de optimizar el funcionamiento de éste módulo en relación al sistema de digitalización de documentos, el adjudicatario deberá incluir en su oferta el suministro de los dispositivos de escáner, para los seis puestos de atención al ciudadano, además de siete para dependencias externas. 5.4.1 Funcionalidades El sistema dará solución de registro presencial y electrónico de entrada/salida, con objeto de registrar las solicitudes de los interesados y las respuestas de la Administración. El sistema dará garantía de la fecha y hora oficial de Registro conforme a lo establecido en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. La solución propuesta deberá generar justificantes de apuntes registrales firmados electrónicamente y accesibles por parte del solicitante. Se deberá garantizar la integración con el resto de módulos y componentes - 23 -