SISTEMA ACTIVOS CLARIO SOFTWARE RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS AUTOR: Claudia Rivera Oqueli TEL: 2550-8915 9944-9138
Generalidades del Sistema de Activos El sistema de Activos le permite controlar y depreciar todos los activos fijos de la empresa. Organizando los activos por departamento o proyectos. En cada departamento se clasificarán los activos por rubros contables como ser: vehículos, mobiliario y equipo, maquinaria, etc. El sistema depreciara los activos mensualmente usando la forma de Lina recta. La administración estableció que el activo se depreciara en el mes de compra, si fue comprado dentro de los primeros quince días del mes, si no se depreciara hasta el siguiente mes.
MENU DE ARCHIVOS Por medio de este menú se ingresan los datos.
Activos Por medio de esta opción se ingresan los activos nuevos al sistema. Los datos a ingresar son: Depto./Proyecto: los activos se pueden agrupar en departamento o proyectos según la empresa. Rubro Contable: los activos también se clasifican por rubro contable en: vehículos, maquinaria y equipo, mobiliario y equipo, etc. Código: Este es el código del activo, el cual es un número correlativo. NOTA: EL NUMERO QUE ESTA AL EXTREMO DERECHO DEL CODIGO, ES EL SIGUIENTE NUMERO CORRELATIVO EN ESTE GRUPO DE ACTIVOS. Descripción: es la descripción del activo. Fecha de Compra: fecha en la que se adquirió el activo, fecha de la factura. Valor de Compra: valor del activo Proveedor: Factura No.: el número de la factura de compra. Vida Útil: la vida útil del activo se indica en meses Factor de Depreciación: al ingresar un activo la vida útil y el factor de depreciación deben ser iguales.
NOTA: Al ingresar un activo nuevo, estos dos campos se dejarán en blanco. Status: al ingresar el activo nuevo, este campo se deja vació. Este campo se utilizará para marcar un activo como totalmente depreciado, averiado o vendido Fecha de retiro: se llenará al vender un activo o retirarlo del inventario de activos fijos.
Departamentos/Proyectos Esta es la tabla de proyectos o departamentos. Si desea ingresar un nuevo proyecto Digite el código y la descripción y después presione el botón grabar. Si desea borrar/modificar un proyecto Búsquelo en la lista desplegable y presione un clic izquierdo con el mouse sobre la descripción del proyecto y los datos se moverán a la parte superior de la pantalla y se activan los botones de modificar y borrar.
Tipo de Activo Esta es la tabla de rubros contables. Este código debe ser igual a los caracteres 4 y 5 del código contable. Si desea ingresar un nuevo tipo de activo. Digite el código contable del activo fijo, la descripción y el código control; después presione el botón grabar. Si desea borrar/modificar tipo de activo. Búsquelo en la lista desplegable y presione un clic izquierdo con el mouse sobre la descripción del proyecto y los datos se moverán a la parte superior de la pantalla y se activan los botones de modificar y borrar.
Ubicaciones Si desea ingresar una nueva ubicación Digite el código correlativo de la ubicación y la descripción. Se utiliza ubicación cuando la empresa tiene varias sucursales o están los activos en diferentes locaciones. Si desea borrar/modificar un rubro Búsquelo en la lista desplegable y presione un clic izquierdo con el mouse sobre la descripción de la ubicacion y los datos se moverán a la parte superior de la pantalla y se activan los botones de modificar y borrar.
MENU DE REPORTES Este es el menú de reportes del sistema de activos.
Listado de Activos Esta opción permite visualizar o imprimir dos reportes: El reporte de activos detallado El reporte de activos, el cual será un anexo a los estados financieros. Debe escoger el departamento o proyecto y el grupo o rubro contable, si no escoge grupo, el programa listará todos los rubros del proyecto seleccionado. ** Formato detallado
A continuación, podrá observar un ejemplo del listado de activos, formato anexo.
**Formato Balance de Saldos
Tarjeta Activo Este reporte nos muestra los datos generales del activo, así como su historial de depreciación. Si el activo es comprado en los primeros 15 días del mes, se depreciará el mes de la compra.
Activos por Status Este reporte detalla los activos según su status, el cual puede ser: Depreciado, Dañado/Averiado o Vendido. Para listar este reporte escoja el departamento o proyecto y después escoja en la lista desplegable el status.
MENU DE OTROS PROCESOS Depreciar Por medio de esta opción se realiza la depreciación mensual de todos los activos. Si es la primera vez que se deprecia un activo el sistema hace lo siguiente: 1. Calcular el valor residual, es el 1% del valor del activo 2. Calcular la depreciación mensual aplicando esta fórmula: Valor del Activo valor residual = valor neto Depreciación Mensual = Valor Neto/ factor de depreciación en meses Los siguientes meses, el sistema acumulara el valor de depreciación mensual en depreciación acumulada, y generara con este dato el historial del activo. La palabra clave para realizar la depreciación es DEPRE El sistema controlara si el usuario trata de depreciar dos veces el mismo mes.
Enlace Contabilidad Por medio de esta opción se imprimen dos reportes: 1. Detalle de depreciaciones por activo, en este reporte el usuario puede ver la depreciación del mes en proceso para cada activo. 2. Resumen de depreciaciones por tipo de activo (Mobiliario, Maquinaria, etc.) Por medio de esta opción se envía el resumen de la depreciación acumulada a la Contabilidad General, presionando el botón de Procesar. La clave para este proceso es POSTEO.
Este es un ejemplo del reporte resumen.
Este es un reporte del Reporte Detallado de depreciaciones de un mes específico.
Reindex Por medio de esta opción se reconstruyen las bases de datos. Palabra clave para este proceso: REIN MENU DE ADMINISTRADOR
Datos Compañía En esta opción se registra el nombre de la empresa y el mes a depreciar. Además, se configura la textura de las pantallas y se inserta el logo de la empresa a la pantalla inicial de la aplicación. Presione el botón para configurar textura y logo.
Realizar Respaldos del Sistema. Presione el botón guardar para escoger la ubicación donde se guardará el respaldo. Después presione el botón para Respaldos.
Acceso de Usuarios Por esta opcion se registran los usuarios del sistema, dando permiso solo a algunas funciones del sistema.
REVERSAR LA ULTIMA DEPRECIACION Clave: REVERSAR
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