SuperFactura 2.1 Manual de Usuario

Transcripción

1 SuperFactura 2.1 Alfonso López del Castillo Compart Software 06/06/2014

2 Compart Software Índice Introducción... 3 Qué es SuperFactura?... 3 Entrar a SuperFactura... 3 Interfaz de SuperFactura... 4 Ingresar y eliminar artículos... 5 Buscar un artículo... 8 Ingresar y eliminar clientes Buscar clientes Ingresar y eliminar vendedores Crear un documento Crear reportes Crear respaldos Cambiar usuarios Cambiar el valor de monedas extranjeras Información del sistema Salir del programa Contacto y créditos

3 SuperFactura 2.1 Introducción Qué es SuperFactura? SuperFactura es un software que permite hacer factura electrónica de manera rápida y sencilla. Entrar a SuperFactura Para entrar a SuperFactura hay que dar doble clic en el icono del escritorio que dice SuperFactura y aparecerá la ventana de inicio Para accesar al programa necesitara introducir los datos: 1. Empresa 2. Sucursal 3. Clave de Usuario 4. Contraseña 5. Botón de Entrar 6. Si no queremos entrar al programa, podemos dar clic en Salir El programa tiene una empresa de ejemplo que se puede usar para demostración o capacitación, los datos para accesar a esta cuenta son: Empresa: EJEMPLOSF, Sucursal: MATRIZ, Clave de Usuario: (se deja vacio), y Contraseña: REV: 1 06/06/2014

4 Compart Software Interfaz de SuperFactura La interfaz o menú principal de SuperFactura contiene todas las opciones disponibles para trabajar con el programa, y están agrupadas en categorías para que sea más fácil su ubicación. Las categorías disponibles son las siguientes: Catálogos: Nos permite agregar, buscar, modificar y eliminar los artículos, proveedores, clientes y vendedores o usuarios que manejen el programa. 2. Ventas: Nos permite crear documentos y reportes de ventas. 3. Mantenimiento: Nos permite crear respaldos. 4. Configuración: Nos permite agregar nuevas empresas, editar documentos y reportes. Sera utilizado principalmente por el personal de Compart Software. 5. Sistema: Nos permite modificar la información del sistema y salir de SuperTicket. 4

5 SuperFactura 2.1 Ingresar y eliminar artículos Menú A: Artículos / Lista de precios Clic en Nuevo 2. Ingresar la clave. Pueden ser letras o números. No se pueden repetir las claves de dos o más productos 3. Descripción. Nombre del artículo 4. Presentación. Ejemplos: Pieza, Litro, Kilo, Caja 5. En este botón vienen guardadas algunas de las presentaciones más comunes. También puede guardar nuevas presentaciones para poder seleccionarlas (posteriormente se ve como) 6. Seleccionar al IVA si aplica al producto 7. Seleccionar el IEPS si aplica al producto. SuperFactura cuenta con ciertos porcentajes de IEPS predeterminados. Más adelante se muestra como agregar un porcentaje nuevo. 8. Seleccionar la moneda a la que se vende el artículo, según se hayan seleccionado. Ejemplos: Pesos, Dólares, Euros 9. Ingresar el precio del producto. Debe ser el precio sin IVA 10. Cerrar la ventana de artículos. La información se va guardando automáticamente 11. Para eliminar un artículo, clic en el botón Eliminar 5 REV: 1 06/06/2014

6 Compart Software Agregar presentaciones Menú A: Artículos / Lista de precios Si queremos agregar una nueva presentación para los artículos, presionamos el botón 5 del menú A (la página anterior) y nos aparecerá una ventana de diálogo como la siguiente: Clic en Nuevo 2. Escribir el nombre de la nueva presentación y presionar Enter 3. Con el botón seleccionar 4. Si queremos eliminar alguna presentación, clic en Eliminar 6

7 SuperFactura 2.1 Agregar IEPS Si queremos agregar un nuevo porcentaje de IEPS, clic en la opción O Catálogos auxiliares, y clic en la pestaña Iva/Ieps Clic en Nuevo 2. Escribir el nombre del nuevo IEPS 3. Escribir el porcentaje en números enteros, ejemplo, si es el 10 % escribir , luego presionar Enter 4. Si queremos eliminar algún IEPS, clic en Eliminar 7 REV: 1 06/06/2014

8 Compart Software Buscar un artículo Menú A: Artículos / Lista de precios Dentro de SuperFactura usted puede buscar los elementos (artículos, clientes, proveedores, etc.) mediante filtros. De esta manera puede encontrarlos más rápidamente que buscándolos de uno en uno Clic para ir al primer artículo de la lista 2. Clic para ir al artículo anterior de la lista 3. Clic para ir al artículo siguiente de la lista 4. Clic para ir al último artículo de la lista 5. F1 para hacer una búsqueda especializada. (Ver siguiente imagen) 8

9 SuperFactura Seleccionar el campo que se desea buscar. Entre los campos donde se puede buscar podemos encontrar: Descripción, Clave, Departamento, Categoría, Observación, Proveedor, etc. 7. Seleccionar la condición por la que se quiere buscar. Las condiciones más comunes para buscar son: Empieza con, Contiene, Igual a, Diferente de, Mayor que, Menor que, etc. 8. Ingresar las palabras o números que se están buscando 9. En la tabla aparecen los resultados de la búsqueda. Se da clic en el artículo buscado 10. Clic en Seleccionar Si se encuentra en la empresa ejemplo de SuperFactura, hay un artículo llamado PASTA ITALIANA que tiene la clave Usted podría buscar ese artículo con las siguientes condiciones: CAMPO CONDICIÓN VALOR A BUSCAR Clave Es igual 0002 Descripción Empieza con Pasta Descripción Contiene Italiana 9 REV: 1 06/06/2014

10 Compart Software Ingresar y eliminar clientes Menú C: Clientes y cuentas por cobrar Clic en Nuevo 2. Ingresar la clave. Pueden ser letras o números. No se pueden repetir las claves de dos o más clientes Los datos obligatorios para facturar son los que tienen un asterisco (*) 3. RFC 4. Nombre 5. Dirección 6. Numero exterior 7. País 8. Estado 9. Ciudad (Municipio) 10. Colonia 10

11 SuperFactura Código postal 12. Correo electrónico (no es obligatorio pero si es necesario para poder enviar la factura a su cliente) 13. Cerrar la ventana de artículos. La información se va guardando automáticamente 14. Para eliminar un artículo, clic en el botón Eliminar 11 REV: 1 06/06/2014

12 Compart Software Buscar clientes Menú C: Clientes y cuentas por cobrar Clic para ir al primer cliente de la lista 2. Clic para ir al cliente anterior de la lista 3. Clic para ir al cliente siguiente de la lista 4. Clic para ir al último cliente de la lista 5. F1 para hacer una búsqueda especializada. (Ver siguiente imagen) 12

13 SuperFactura Seleccionar el campo que se desea buscar. Entre los campos donde se puede buscar podemos encontrar: Nombre, RFC, Dirección, Teléfono, Población, Colonia, CP, EntFed (Estado), País, etc. 7. Seleccionar la condición por la que se quiere buscar. Las condiciones más comunes para buscar son: Empieza con, Contiene, Igual a, Diferente de, Mayor que, Menor que, etc. 8. Ingresar las palabras o números que se están buscando 9. En la tabla aparecen los resultados de la búsqueda. Se da clic en el cliente buscado 10. Clic en Seleccionar 13 REV: 1 06/06/2014

14 Compart Software Ingresar y eliminar vendedores Menú D: Vendedores y usuarios Clic en Nuevo Los datos obligatorios para dar de alta un vendedor son: 2. Ingresar la clave. Se recomiendan algunas iníciales o números, el usuario introducirá su clave cada vez que quiera entrar al sistema. 3. Contraseña. No puede haber dos contraseñas iguales en el programa. Opcionalmente, podemos completar los siguientes datos del vendedor. 4. Nombre 5. Teléfono 6. Celular 7. Correo electrónico 8. Alguna nota u observación 9. Para eliminar un vendedor, clic en el botón Eliminar 14

15 SuperFactura 2.1 Crear un documento (Cotización, Factura electrónica, Recibo de honorarios, etc.) Menú E: Captura de documento de ventas Clic en la opción E (Captura de documento de ventas) 2. Aparece un menú, clic en el documento que se quiere crear, y luego presionar Enter 15 REV: 1 06/06/2014

16 Compart Software Clic en Nuevo 5. Se elige el vendedor que realiza el documento y se presiona Enter. Si el cliente ya tiene asignado un vendedor, se seleccionara automáticamente. 6. Se escribe la clave del cliente, o se presiona F1 para buscarlo. Luego se presiona Enter 7. Si el cliente no se ha dado de alta, se puede hacer desde este botón, sin salir de la factura. 8. Si el campo de clave del artículo está en verde, escribir la clave o presionar F1 para buscarlo. Luego presionar Enter 9. Si no está en verde, clic en el botón Nuevo que está debajo de la tabla, y luego hacer el paso anterior. 10. Aparecerán los datos del artículo, solo hay que escribir la Descripción, Presentación, Cantidad, Precio, Descuento, Importe e IVA según corresponda. 16

17 SuperFactura 2.1 Si quiere vender un artículo que no tiene agregado en el inventario, en la clave escriba 0. Luego llene todos los campos necesarios. Los artículos que ingrese aparecerán en la tabla. Puede elegir cualquier artículo que este en la tabla y eliminarlo desde el botón eliminar (Botón 11). O puede modificarlo presionando Enter sobre el campo de clave después de seleccionarlo. Si realiza alguna de esas acciones, y luego quiere escribir un nuevo artículo, presione otra vez en el botón Nuevo que está debajo de la tabla. Cuando termine de escribir los artículos, asegúrese de que el importe este bien calculado Para cobrar presione F10 o el siguiente botón. 13. Si quiere escribir cualquier observación lo puede escribir aquí. Presione de nuevo F10 para cobrar. IMPORTANTE: La observación saldrá impresa en el documento. 17 REV: 1 06/06/2014

18 Compart Software A continuación puede poner un descuento, este descuento afectará a todo el documento 13. Después da clic en los números del método de pago que utilizara el cliente. Escriba la cantidad y presione Enter. Si va a escribir la cantidad exacta, puede presionar la tecla de barra espaciadora o espacio y la cantidad se escribe automáticamente. En algunas opciones le pedirá datos extra, por ejemplo, si selecciona como método de pago Tarjeta el programa le pedirá que capture los últimos 4 dígitos de la tarjeta, o si elige la opción Por cobrar, el programa le pedirá la fecha de vencimiento y el método de pago (si no sabe cómo le van a pagar en el futuro, existe la opción No identificado ). 14. Si la cantidad es mayor a lo que se va a cobrar, el programa calculara el cambio 15. Todo lo anterior todavía no se ha guardado, si desea interrumpir y borrar el documento presione Escape, si lo quiere guardar, presione F10 o el botón señalado. 18

19 SuperFactura Si es un documento que no se timbra, ya está terminado. Si se debe de timbrar hay que presionar el botón rojo Genera CFDI Si el botón se vuelve de color verde, su documento ya fue timbrado 17. Clic en el botón para imprimir la factura (aparecerá una ventana de diálogo para elegir si queremos imprimir como Original o como Copia, y la cantidad de veces que la queremos imprimir). 18. Clic en el botón para enviar por correo la factura (aparecerá una ventana de diálogo para elegir si queremos enviar el archivo como Original o como Copia). Es muy importante enviar el archivo, porque aparte de la factura en PDF, se le envía a su cliente el archivo XML de la factura. 19. Clic para salir. 19 REV: 1 06/06/2014

20 Compart Software Crear reportes Menú G: Reportes de ventas Elegir el reporte que se quiere generar. Los reportes disponibles son: Productos vendidos x cliente, Reporte de documentos, Reporte de ventas, Reporte de ventas concentrado por cliente, Resumen de formas de pago, Ventas del día por producto, Ventas por artículo, Ventas x día, Ventas x mes, Ventas x tipo producto y Ventas x Vendedor. 2. Establecer las fechas de inicio y fin que se tomaran en cuenta en el reporte 3. Se eligen los documentos que se tomaran en cuanta en el reporte 4. Se recomienda primero una vista previa, para asegurarse de que la información sea la que necesitamos y saber cuántas hojas abarca el reporte 5. Imprimir el reporte 20

21 SuperFactura 2.1 Crear respaldos Menú M: Respaldos / exportar o importar 1 IMPORTANTE: Se recomienda que el respaldo se guarde en una USB o en un DISCO DURO EXTERNO, y que dicho dispositivo se utilice EXCLUSIVAMENTE para guardar el respaldo Además se recomienda que se realice el respaldo tan frecuentemente como sea posible. Con un respaldo actualizado, en caso de que su computadora falle, se puede recuperar la información de sus catálogos y documentos. 1. Elegir la opción Respaldar base de datos y presiona Enter 21 REV: 1 06/06/2014

22 Compart Software Elegir la ubicación donde se guardara el respaldo 3. Clic en Aceptar 22

23 Cambiar usuarios Menú S: Cambio de usuario y fecha SuperFactura Para cambiar el usuario con el que usamos el programa, sin necesidad de salir del programa, en el menú principal seleccionamos la opción S Cambio de usuario y fecha. 1. Escribimos la clave del usuario 2. Escribimos la contraseña correspondiente 3. Clic en Aceptar 23 REV: 1 06/06/2014

24 Compart Software Cambiar el valor de monedas extranjeras Menú T: Cotización de monedas extranjeras 1 2 Para modificar el tipo de cambio de las monedas extranjeras en el programa, en el menú principal seleccionamos la opción T Cotización de monedas extranjeras. 1. Seleccionamos alguno de los campos de cotización de compra/venta y cambiamos el valor 2. Clic en Aceptar 24

25 SuperFactura 2.1 Información del sistema Menú U: información del sistema Si damos clic en la opción U del menú principal, aparece una ventada con la información de contacto de Compart Software. 25 REV: 1 06/06/2014

26 Compart Software Salir del programa Menú X: Salir de SuperFactura Para salir del programa damos clic en la opción X del menú principal, si llevamos tiempo sin hacer un respaldo, aparecerá la siguiente ventana como recordatorio. Para seguir en SuperFactura presionar Si. Para salir en SuperFactura presionar No. 26

27 Contacto y créditos SuperFactura 2.1 Compart Software Av. Cruz del Sur 3346 Int. 1 Col. Loma Bonita Ejidal C.P Zapopan, Jalisco, México Teléfonos: (33) (33) (33) (33) SuperFactura fue elaborado por Alfonso López del Castillo Con la asesoría y correcciones de Antonio Valadez y Claudio Chilomer 27 REV: 1 06/06/2014