MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 PH1 Colonia Lomas Altas, C.P. 11950 Contáctanos Tel: + 52 (55) 50 81 12 12 Fax:+ 52 (55) 50 81 12 13 Web Site www.intelisis.com Software velopment Contacto Daniel Soria dsoria@intelisis.com Pedro Rodríguez prodriguez@intelisis.com.mx 2008
MANUAL EMBARQUES Edición 01
Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2008 Fecha de Emisión 13/06/2008 Elaboró Araceli Mendoza Actualizó Eduardo Esteban Revisó Noemi Ramirez Pedro Rodríguez
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 4 de 48 INDICE KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 I. INTRODUCCION... 6 1.1 Objetivo... 6 II. ACCESO A... 7 2.1 scripción de campos... 7 III. ESTRUCTURA DEL ERP... 9 3.1 Movimientos del módulo... 9 IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL... 10 4.1 Elementos que integran el Tablero de Control... 11 4.1.1 Filtros de Búsqueda... 11 4.1.2 Área de Movimientos Realizados... 11 4.1.3 Formas de Presentación... 11 4.1.4 Botones de Acceso... 11 V. PANTALLA DE CAPTURA... 12 5.1 Barras menú y herramientas de... 14 5.1.1 Menú Archivo... 14 5.1.2 Menú Edición... 20 5.1.3 Menú Ver... 24 5.2 Carpeta Datos Generales... 27 5.3 Carpeta Estadísticas... 28 VI. MOVIMIENTOS DEL MODULO DE EMBARQUES... 29 6.1 Embarque... 29 6.1.1 Clave de afectación... 29 6.1.2 Funcionalidad... 29 6.1.3 Pantalla de Captura... 30 6.1.4 Afectación del Movimiento... 31 6.2 Orden de Cobro... 32 6.2.1 Clave de afectación... 32 6.2.2 Funcionalidad... 32 6.2.3 Afectación del Movimiento... 32 VII. EXPLORADORES... 33 7.1 scripción de la ventana Explorador... 34 7.1.1 Barra de Herramientas... 34 7.1.2 Filtros de Búsqueda... 34 7.1.3 Filtros de Árbol... 35 7.1.4 Área de Trabajo... 35 7.2 Exploradores del Módulo... 36 VIII. REPORTES... 36 8.1 Reportes del módulo... 39 8.1.1 General de Movimientos... 39 IX. ASISTENTE DE EMBARQUES... 41 ANEXO 1 - FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE EMBARQUES... 44
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 5 de 48 ANEXO 2 CLAVES DE AFECTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE EMBARQUES... 45 TABLA DE IMAGENES... 46 GLOSARIO Y SIGLAS... 48 KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 6 de 48 I. INTRODUCCION El Módulo de Embarques se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en el traslado de productos que manufactura y comercializa una empresa, tales como: fecha de emisión, fecha de salida, vehículos, ruta, agente, paquetes y destino de los productos. También se puede embarcar una nota, un pedido, y realizar un cobro. etc. Entre las ventajas que proporciona el módulo de Embarques están: Permite consultar el estatus en el que se encuentran los embarques. Manejo fácil y seguro del transporte de materiales así como del responsable de llevarlo. Control de salidas de los destinos de embarque y de las cantidades que se llevan. Registro y asignación de rutas de entrega. Registro de entregas realizadas y revisadas. Se tiene un control total en el proceso de embarques, inclusive entre sucursales. Facilita la consulta rápida de los embarques a través de reportes específicos, los cuales reflejan el comportamiento diario de esta actividad. Permite transportar datos a Excel y Acrobat. Los datos de entrada serán aquellos que provienen directamente del Módulo de ventas con el movimiento tipo factura, especificando lugar de entrega, fechas, condiciones y cantidades solicitadas que se entregarán al cliente. Algunos otros datos de entrada provienen del Modulo de Cuentas por Cobrar cuando se trata del movimiento Orden de Cobro. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 También el Módulo de Embarques recibe entradas de información del Módulo de Inventarios por medio de los movimientos Orden de Traspaso, Transferencia, y algún otro, que son utilizados para enviar la mercancía entre almacenes o sucursales. Compras es otro de los módulos de los que se genera información, ya que el sistema permite generar embarques a partir de los movimientos Orden de Compra y Requisición. 1.1 Objetivo Registrar y controlar los pedidos embarcados en rutas específicas para su entrega al cliente, a otros almacenes o sucursales de la misma empresa. Así como, generar el cobro por importe total de la entrega en caso de que la empresa maneje anticipos.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 7 de 48 II. ACCESO A Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis. Imagen 1 Icono Intelisis. En la ventana Acceso Intelisis registre los siguientes datos. 2.1 scripción de campos USUARIO: Registre el nombre de usuario correspondiente. CONTRASEÑA: Ingrese la contraseña KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 2 Acceso Intelisis. USUARIO CONTRASEÑA DEMO DEMO NOTA: Se puede utilizar este usuario y contraseña, sin embargo es necesario que el administrador del sistema establezca permisos, roles y usuarios adecuados.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 8 de 48 EMPRESA: Seleccione la Empresa Correspondiente Imagen 3 Selección de empresa. SUCURSAL: Seleccione el número de sucursal correspondiente. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Presione el botón Imagen 4 Selección de sucursal.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 9 de 48 Imagen 5 Ejemplo Acceso Intelisis. III. ESTRUCTURA DEL ERP Imagen 6 Pantalla Principal Intelisis. La estructura del ERP esta dada por Cuentas, Módulos y Movimientos. Cuentas: Se refiere a los diferentes catálogos de información con los que cuenta Intelisis. P. ej. Artículos, Personal, Proveedores, etc. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Módulos: Son las diferentes áreas que conforman una empresa y que controlan una serie de operaciones vitales e interrelacionadas. P. ej. Ventas, Inventarios, Compras, Cuentas por Pagar, Recursos Humanos, etc. Movimientos: Son las operaciones que realizan los módulos. P. ej. Pedido, Factura, Transferencia, Gasto, etc. 3.1 Movimientos del módulo Los movimientos que se pueden realizar en el modulo de Embarques son: Embarque Orden de Cobro
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 10 de 48 IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL 1. Para acceder el tablero de control ir a: Ruta de Acceso: Menú principal / Procesos / Módulo Embarques spués de acceder a la ruta antes indicada la primera pantalla que aparecerá será, el Tablero de Control. 2. Se abrirá el Tablero de Control La barra azul de la pantalla es la Barra de Título, la cual indica el nombre de la ventana y el módulo al cual pertenece el tablero de control. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 7 Tablero de Control. Al desplegarse el Tablero de Control se mostraran todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo. acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 11 de 48 4.1 Elementos que integran el Tablero de Control A continuación se mencionarán las partes que integran el tablero, así como se describirá la funcionalidad de los mismos: 4.1.1 Filtros de Búsqueda Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro. 4.1.2 Área de Movimientos Realizados Además de mostrar la información de los movimientos registrados cuenta con un menú secundario que aparece al presionar el botón derecho del Mouse sobre esta área. 4.1.3 Formas de Presentación ICONO NOMBRE DESCRIPCIÓN Actualizar Al presionar este botón se actualiza la información generada en el sistema. Iconos grandes Indica al tablero generar una vista de la información en forma de botones grandes. Iconos pequeños Vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegará la información en forma de botones pequeños. Vista con detalles Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus detalles en forma de lista. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 4.1.4 Botones de Acceso BOTÓN DESCRIPCIÓN Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de los movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en él. Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo movimiento de un cliente en específico. Al presionar este botón se cerrara la pantalla del tablero de control automáticamente.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 12 de 48 V. PANTALLA DE CAPTURA 1. Para ingresar a la pantalla de Captura debemos seguir la siguiente ruta: Menú principal / Procesos/ Embarques KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 8 Ruta de Acceso Embarques. 2. Aparecerá el Tablero de Control, damos clic en el botón Nuevo.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 13 de 48 Imagen 9 Tablero de Control Embarques. 3. La pantalla de captura de los Movimientos esta integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el talle. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 10 Pantalla Principal Embarques. La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 14 de 48 5.1 Barras menú y herramientas de Por omisión la Barra del Menú y la Barra de Herramientas se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús. A continuación se hace una descripción de los menús y sus opciones. 5.1.1 Menú Archivo Imagen 11 Menú Archivo. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 12 Opciones del Menú Archivo. A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú:
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 15 de 48 OPCIÓN TECLAS DESCRIPCIÓN RÁPIDAS Nuevo Ctrl+N Esta opción permite capturar un nuevo movimiento. Imagen 13 Opción Nuevo del Menú Archivo Copiar Shift+F11 Esta opción le permite copiar los datos de un movimiento registrado hacia un movimiento nuevo, la diferencia es que al afectarlo el sistema le asigna un consecutivo diferente del movimiento original, tratándolo como un movimiento diferente. Abrir Ctrl+A spliega el tablero de control para que elija el movimiento que desee abrir para continuar su flujo, revisarlo o concluirlo. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 14 Opción Abrir del Menú Archivo Localizar Shift+F3 Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. (Para más detalles ver punto 1.2 Área de movimientos realizados de este manual). Imagen 15 Opción Localizar del Menú Archivo Guardar Cambios Ctrl+G Guarda todos los cambios que se hayan efectuado en la pantalla de captura.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 16 de 48 Imagen 16 Opciones del Menú Archivo. A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú: OPCIÓN Personal involucrado TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Permite capturar el personal que esta involucrado en el movimiento. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Evaluaciones Propiedades Imagen 17 Opción Personal Involucrado del Menú Archivo Muestra la pantalla de evaluaciones del movimiento, donde se permite consultar las realizadas o hacer nuevas evaluaciones. Imagen 18 Opción Evaluaciones del Menú Archivo Esta opción muestra la pantalla con las propiedades de un movimiento.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 17 de 48 Imprimir Ctrl+P Abre el cuadro de diálogo Imprimir que permite editar las opciones de configuración de la(s) impresora(s) instaladas. Presentación Preliminar Alt+F11 Imagen 19 Opción Imprimir del Menú Archivo Muestra una vista previa del movimiento que tenga abierto. Imagen 20 Opción Presentación Preliminar del Menú Archivo Plantillas Office Ctrl+F11 Permite utilizar plantillas (contratos, facturas) realizadas en las aplicaciones de Microsoft Office con los datos generados por Intelisis. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 21 Opción Plantillas Office del Menú Archivo Formas Anexas Alt+F10 Esta nueva funcionalidad permite manejar plantillas de Microsoft InfoPath desde intelisis, abrir la aplicación Microsoft InfoPath, guardar plantillas, rellenar formularios, así como asociar las plantillas a un movimiento. Aquí se puede hacer una asignación de uno o varios formularios a un tipo de movimiento, al asignarle los formularios correspondientes al movimiento.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 18 de 48 Cada movimiento puede guardar su propia información, y funciona de manera similar a los anexos, puede ser una forma de captura extra del sistema, pero asociada a un movimiento. El formulario de InfoPath debe ser diseñado por el usuario a sus necesidades, y debe estar en un directorio compartido donde se haya publicado la plantilla InfoPath. Imagen 22 Opción Formas Anexas del Menú Archivo KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 23 Opciones del Menú Archivo. A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú: OPCIÓN TECLAS DESCRIPCIÓN RÁPIDAS Verificar Esta opción le hace una revisión completa del movimiento que este realizando antes de afectarlo y de existir algún problema se le comunicara por medio de una ventana de Información. Situación Ctrl+F12 Si un movimiento presenta el requerimiento de una autorización, el usuario con privilegios suficientes deberá elegir esta opción para abrir la ventana situaciones y proceder a la validación del movimiento. Las situaciones frenan el flujo de una operación lo que hacen
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 19 de 48 es requerir la validación de un usuario en específico para poder continuar con el flujo del movimiento. Sucursal Ctrl+U Esta opción despliega la siguiente ventana donde se podrá realizar el cambio de sucursal aplicada a un movimiento generado, siempre y cuando no haya sido concluido. Imagen 24 Opción Sucursal del menú Archivo Afectar F12 Afecta el movimiento que se este generando y lo cambia de estatus automáticamente. Asignar consecutivo Esta opción permite asignarle un consecutivo al movimiento antes de afectarlo. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 25 Opción Asignar Consecutivo del Menú Archivo Eliminar Esta opción permite eliminar del sistema aquellos movimientos que han sido capturados pero que no fueron afectados. Los movimientos afectados no podrán eliminarse, en este caso se deberá elegir la opción Cancelar. Cancelar Cuando este habilitada esta opción se podrán cancelar los movimientos. Al cancelarse el movimiento se marcará automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre de dicho movimiento, lo cual se puede ver en la pantalla del Tablero de control. Cerrar Alt+F4 Esta opción cerrara automáticamente la pantalla de captura del módulo correspondiente.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 20 de 48 5.1.2 Menú Edición Imagen 26 Menú Edición. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 27 Opciones del Menú Edición. A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú:
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 21 de 48 OPCIÓN Asignar Embarques TECLAS RÁPIDAS F7 DESCRIPCIÓN ntro de esta opción se seleccionan las facturas a Embarcar con lo cual se asignara la selección realizada al movimiento de embarque. Imagen 28 Opción Asignar Embarques del Menú Edición Embarque Parcial Ctrl+D Opción que funciona con movimientos propiciados en el módulo de Ventas. Asistente F7 spliega una ventana en la cual se pueden elegir la cantidad de números y su rango, esto se desplegará en el área de detalle. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 29 Opción Asistente del Menú Edición Características Ctrl+1 Esta opción muestra las características de los artículos de un determinado almacén que se encuentran definidos en un determinado movimiento. Imagen 30 Opciones del Menú Edición
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 22 de 48 A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú: OPCIÓN TECLAS DESCRIPCIÓN RÁPIDAS Tareas Ctrl+T Muestra la siguiente pantalla que permite agregar actividades necesarias para llevar a cabo un movimiento. Imagen 31 Opción Tareas del Menú Edición Anexos F4 Sirven para incluir a los movimientos, referencias, comentarios, imágenes, archivos, o direcciones de Internet. Esta funcionalidad permite digitalizar (mediante un scanner), formatos de gastos, como son, recibos de teléfono, luz, renta, etc., que le permitan al usuario consultar todo tipo de anexos que se quieran registrar que intervengan en los Gastos. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 32 Opción Anexos del Menú Edición Agregar Evento Ctrl+E A través de esta opción se puede agregar un evento, ya sea un comentario, una llamada o en su caso alguna nota. En la agregación del evento se declara el asunto del mismo especificando fecha y hora, así como su duración. Imagen 33 Opción Agregar Evento del Menú Edición
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 23 de 48 Gastos Ctrl+F4 Se permitirá asignar los gastos generados en algún movimiento específico dentro del módulo de Embarques hacía el módulo de Gastos, emitiendo el tablero de control de Gastos para generar el movimiento acorde. Imagen 34 Opción Gastos del Menú Edición Guías Ctrl+E Opción que permite enlistar puntos importantes de información que servirán como guía dentro del movimiento generado. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 35 Opción Guías del Menú Edición
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 24 de 48 5.1.3 Menú Ver Imagen 36 Menú Ver. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 37 Opciones del Menú Ver. A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú: OPCION TECLAS DESCRIPCION RAPIDAS Anterior Ctrl+, Muestra el movimiento que se haya generado antes de darle la opción de afectar. Siguiente Ctrl+. Muestra el movimiento que se haya generado después de darle la opción de afectar. Examinar Movimiento Shift+Ctrl+I Permite examinar un movimiento de manera detallada, analizando los puntos que cubren los campos para ver la manera en que afectará el mismo.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 25 de 48 Información del Proyecto Le permite conocer al usuario los datos registrados en Cuentas / Proyectos, los cuales son el nombre, la descripción, la categoría, fechas de inicio y de fin y el estatus. Imagen 38 Opción Información del Proyecto del Menú Ver. Bitácora Ctrl+B Se utiliza para la existencia de quejas, sugerencias, y problemas, como una forma de recopilación de la Información. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 40 Opciones del Menú Ver. Imagen 39 Opción Bitácora del Menú Ver.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 26 de 48 A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú: OPCIÓN TECLAS RAPIDAS DESCRIPCIÓN Tiempos Opción que muestra el tiempo que utiliza un determinado usuario en generar un movimiento. Política de Movimiento Shift + Ctrl + O Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración para Conceptos, Tipos de Movimientos, Cuentas. Imagen 41 Opción Política Movimiento del Menú Ver. Política Concepto Shift + Ctrl + N Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración en función al tipo de concepto utilizado en el movimiento. Posición del Movimiento Imagen 42 Opción Política Concepto del Menú Ver. Muestra todo el flujo de un proceso en el cual esta involucrado un movimiento en cuestión. En otras palabras describe los movimientos origen y/o destino generados del mismo. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 43 Opción Posición del Movimiento del Menú Ver. Nota: Algunas de las opciones de los diferentes menús antes descritas podrán no estar habilitadas para seleccionarse, esto puede deberse a la configuración del sistema o del usuario que no tenga los atributos para utilizarlas, del movimiento que se este ejecutando o del estatus en que se encuentre este.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 27 de 48 5.2 Carpeta Datos Generales Imagen 44 Pantalla Captura Datos Generales. Los campos que presenta esta pestaña son: KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 NOMBRE Movimiento Proyecto UEN Moneda Fecha emisión Vehículo Agente Cuenta Dinero Ruta Referencia Concepto Observaciones DESCRIPCIÓN Campo que indica el movimiento a realizar dentro del modulo correspondiente. Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las personas que se están contratando. La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a criterios de una planeación estratégica. Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento. Indica la fecha en que se origino el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del Servidor. Selecciona el vehículo a asignar al embarque. Indica el agente que realizo la venta. En caso de cobro del pedido indica la cuenta de dinero a la cual ingresara el importe cobrado. Indica la ruta de distribución que corresponda. Registra el código o forma de identificación del pedido. Indica el término mediante el que se realiza el movimiento. Campo abierto para el registro de algún comentario o característica sobre el pedido.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 28 de 48 5.3 Carpeta Estadísticas Imagen 45 Pantalla Captura Estadísticas. Los campos que presenta esta pestaña son: KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 NOMBRE Fecha Salida Fecha Retorno Termo Inicio Termo Fin Kilómetros Salida Kilómetros Retorno DESCRIPCIÓN Indica la fecha en que parte el vehículo para la entrega del pedido. Indica la fecha en que regresa el vehículo después de la entrega del pedido. Este campo se utiliza para registrar la temperatura que indica el termómetro de una caja de refrigeración al enviar un embarque. Este campo se utiliza para registrar la temperatura que indica el termómetro de una caja de refrigeración después de entregar un embarque. Registra el número de kilómetros recorridos por el vehículo para realizar la entrega de mercancía. Registra el número de kilómetros recorridos por el vehículo para regresar al lugar de origen una vez entregada la mercancía.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 29 de 48 VI. MOVIMIENTOS DEL MODULO DE EMBARQUES Ruta de Acceso: Menú principal / Procesos/ Embarques/ Nuevo/ Seleccionar Movimiento a Realizar NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 46- Movimientos Embarques. A continuación se detalla la funcionalidad de los movimientos a realizar en este módulo. 6.1 Embarque 6.1.1 Clave de afectación EMB.E 6.1.2 Funcionalidad Este movimiento inicia con una Factura en el Módulo de Ventas ingresando al menú Archivo/ Embarcar.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 30 de 48 Imagen 47 Menú Archivo del Módulo de Ventas/Movimiento Embarque. En la pantalla Embarcar Menú selecciona la opción Embarcar y presiona el botón Aceptar. Imagen 48 Opciones Embarcar. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Se muestra la siguiente pantalla de seguridad, presiona el botón SI. Imagen 49 Confirmación movimiento. Una vez indicada la o las facturas a embarcar ingresa al Menú Principal / Procesos / Embarques/ Nuevo. 6.1.3 Pantalla de Captura El sistema muestra la pantalla de captura Embarques Movimiento Nuevo captura los datos requeridos en el encabezado de la pantalla e ingresa al Menú Edición / Asignar Embarques.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 31 de 48 inmediato se despliega la pantalla Asignar Embarques en la cual se seleccionan las facturas a Embarcar activando el y se presiona el botón lo cual, como su nombre lo indica asignara la selección realizada al movimiento de embarque. Imagen 50 Asignar Embarques. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 6.1.4 Afectación del Movimiento Imagen 51 Embarque asignado. Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Pendiente en el campo Estado cambia el estatus del Embarque y afecta nuevamente para concluir el movimiento.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 32 de 48 Imagen 52 Embarque Concluido. 6.2 Orden de Cobro 6.2.1 Clave de afectación EMB.OC 6.2.2 Funcionalidad KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 El movimiento Orden Cobro se utiliza cuando es necesario enviar un documento a cobro, por ejemplo una Factura, aunque la funcionalidad es muy similar al movimiento de embarque, en este caso la diferencia es que no se lleva a cabo el traslado de productos. En otras palabras cuando se envía una factura a cobro, o en su caso se mete a revisión con el cliente. El antecedente se define en el módulo de Cuentas por Cobrar, donde aparece la Factura generada en el módulo de Ventas en estatus de Pendiente y el movimiento es embarcado. 6.2.3 Afectación del Movimiento Al registrar la información correcta y necesaria en los campos de la pantalla de captura se deberá presionar el botón, o la tecla de función F12 para afectar el movimiento, acción que cambiara el estatus del movimiento a Pendiente. En el detalle de la pantalla de captura se abrirá el campo Estado con la leyenda en Transito. Para poder concluir el movimiento se tiene que cambiar del estado Transito a Cobrado, adicional a eso se deberán llenar los siguientes campos habilitados en el detalle de la pantalla de captura: Fecha y Hora, Persona, Identificación, Forma Importe Cobrado, Referencia, y Causa.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 33 de 48 VII. EXPLORADORES Ruta de Acceso: Menú principal / Exploradores/ Embarques/ Seleccionar el explorador deseado KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 53 Ruta de Acceso Exploradores Embarques. NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos. Los Exploradores son reportes dinámicos ya que incluyen filtros de búsqueda para requerir solo la información necesaria, el usuario podrá utilizar dichos filtros para visualizar la información de acuerdo a sus necesidades. Para poder realizar consultas en los exploradores es necesario indicar al sistema los usuarios con los privilegios suficientes para utilizar esta parte del menú en Menú principal Configurar / Usuarios / Accesos. Para configurar el acceso de los usuarios refiérase al Manual de Configuración.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 34 de 48 7.1 scripción de la ventana Explorador En la siguiente imagen se presentan las partes principales de un explorador, las cuales se detallarán a continuación: 7.1.1 Barra de Herramientas Imagen 54 Partes del Explorador Embarques. A continuación se describe la funcionalidad de los botones de la barra de herramientas: BOTÓN DESCRIPCIÓN Permite cerrar la ventana del explorador. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 7.1.2 Filtros de Búsqueda Imprime los datos presentados en el explorador a la(s) impresora(s) configurada. Muestra la vista preeliminar del explorador. Traslada los datos mostrados en el explorador a una hoja de Microsoft Excel. Muestra las propiedades del movimiento seleccionado. Abre la ventana de Información del Acreedor. Permite personalizar la vista del explorador. Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 35 de 48 7.1.3 Filtros de Árbol Este filtro muestra agrupados todos los movimientos, en forma de carpetas, de las diferentes Clasificaciones, Subclasificaciones y Conceptos según sea el explorador que este en uso. 7.1.4 Área de Trabajo Imagen 55 Filtros de Árbol. Muestra la relación de movimientos realizados en el módulo. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 56 Área de Trabajo.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 36 de 48 7.2 Exploradores del Módulo EXPLORADOR Pendientes por Embarcar Embarques (Por Cliente) Embarques (Por Proveedor) Embarques (Por Vehículo) DESCRIPCIÓN Muestra la información de los movimientos pendientes de embarcar. La vista por omisión de este explorador despliega el Movimiento, Zona, Ruta, Cliente, Sucursal, Nombre de Envió, Importe Total, Días, y Throughput. Esta opción de exploración nos permite ver los embarques asignados por cliente. La vista por omisión del explorador despliega las columnas: Embarque, Movimiento, Estado, Días, Zona, Ruta, Proveedor, Importe y Observaciones. Esta opción de exploración nos permite ver los embarques asignados por Proveedor. La vista por omisión del explorador despliega las columnas: Embarque, Movimiento, Estado, Días, Zona, Ruta, Proveedor, Importe y Observaciones. Esta opción de exploración nos permite ver los embarques asignados por Vehículo. La vista por omisión del explorador despliega las columnas: Embarque, Movimiento, Estado, Días, Zona, Ruta, Proveedor, Importe y Observaciones. VIII. REPORTES Ruta de Acceso: Menú principal / Reportes/ Embarques/ General de Movimientos KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 57 Ruta de Acceso Reporte General de Movimientos.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 37 de 48 Los Reportes son una forma de presentación de la información de los movimientos realizados, y que se encuentra guardada en la base de datos, como un informe delimitado por filtros. En todas las opciones que se presentan, el usuario debe determinar los rangos que desea desplegar en el reporte. Además es posible establecer el orden en que la información será distribuida, o bien, si se prefiere un reporte detallado. Imagen 58 Reportes de Embarques. A continuación se describirán los iconos de la pantalla de Reportes: KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 BOTÓN Cierra la ventana. Imprime los datos seleccionados. DESCRIPCIÓN Muestra una vista preeliminar de la información solicitada. ntro del Reporte y como encabezado, aparecen el Nombre del Reporte, el Ejercicio y el nombre de la Empresa, debajo de este encabezado se presentan las columnas que organizan la información con base a los filtros y variables seleccionadas, y en la parte inferior, aparecen los Subtotales, Totales y Gran Totales de la información.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 38 de 48 Imagen 59 Vista Preliminar del Reporte. En la vista preliminar de los reportes aparecen los siguientes iconos para el manejo del mismo: BOTÓN Cierra el Reporte. Envía el reporte a impresión. DESCRIPCIÓN Envía la información del reporte a Excel para su tratamiento. Asigna márgenes o recuadro a toda la información del reporte. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Guardar el reporte como documento portátil (.PDF) en la ruta que se designe. Genera un correo electrónico y agrega el archivo del reporte (PDF) listo para que se envíe a un destinatario. Muestra el reporte en formato de Acrobat (PDF). Se va a la primera hoja del reporte. Regresa a la hoja anterior. Avanza a la siguiente hoja. Se va a la última hoja del reporte. A continuación se detalla la funcionalidad de cada uno de los reportes de este módulo.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 39 de 48 8.1 Reportes del módulo General de Movimientos 8.1.1 General de Movimientos Este reporte muestra los saldos acumulados por movimientos del módulo, los cuales se pueden filtrar y elegir de acuerdo a los siguientes criterios: Imagen 60 Reporte General de Movimientos. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 A continuación se describirá cada uno de los campos que integran la pantalla para la generación del Reporte General de Movimientos: l Agente Al Agente l Cliente Al Cliente Categoría Grupo Familia CAMPO DESCRIPCIÓN Seleccionar al Agente desde donde se desea realizar el reporte. Seleccionar al Agente hasta donde se desea realizar el reporte. Seleccionar al Cliente desde donde se desea realizar el reporte. Seleccionar al Cliente hasta donde se desea realizar el reporte. Seleccionar la Categoría de Clientes de la que se desea sacar el reporte. Seleccionar el Grupo de Clientes del que se desea sacar el reporte. Seleccionar la Familia de Clientes de la que se desea sacar el reporte.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 40 de 48 Sucursal UEN Tipo de Movimiento Estatus la Fecha A la Fecha sglosar Seleccionar la sucursal de donde se desea sacar el reporte. Indicar el tipo de UEN que se desee consultar. Seleccionar el movimiento específico del que se desea elaborar el reporte. Seleccionar el estatus en el que se debe encontrar el movimiento para elaborar el reporte. Indicar la fecha a partir de la que se desea el reporte. Indicar la fecha hasta la cual se desea el reporte. Indicar si se desea que los movimientos que aparecerán en el reporte muestren a detalle los conceptos por los cuales se realizaron. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 41 de 48 IX. ASISTENTE DE EMBARQUES Para utilizar esta herramienta se requiere dar acceso al usuario a Herramientas / Embarques. Ruta de acceso: Menú principal / Configurar / Usuarios/ Accesos Movimientos/ Seleccionar Usuarios/ Menú principal KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 61 Ruta de Acceso Accesos Movimientos. Una vez que se tiene acceso se procede a utilizar el Asistente de Embarques a través de la siguiente ruta. Ruta de acceso: Menú Principal/ Herramientas/ Embarques/ Asistente Embarques
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 42 de 48 Imagen 62 Ruta de Acceso Asistente Embarques. Una vez que se ha dado el acceso, en el Asistente Embarques, será posible buscar una Factura en un Embarque y se podrán actualizar los siguientes campos: KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 63 Asistente del Embarque.
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 43 de 48 Al presionar Aceptar en el asistente, se actualizaran los datos del movimiento del modulo de Embarques. En dicho movimiento dentro del detalle se encuentra registrada la Factura ó Pedido modificado en el asistente. Se puede visualizar el asistente desde un movimiento de Embarques dentro del menú Edición, donde se encuentra los mismos campos que en Herramientas, la diferencia radica que solo será para el movimiento Embarque al que se acceso; validará que la Factura ó Pedido se encuentre en el detalle del mismo movimiento. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 44 de 48 ANEXO 1 - FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE EMBARQUES KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 45 de 48 ANEXO 2 CLAVES DE AFECTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE EMBARQUES Embarque Orden Cobro MOVIMIENTO CLAVE DE AFECTACIÓN EMB.E EMB.OC KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 46 de 48 TABLA DE IMAGENES KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008 Imagen 1 Icono Intelisis... 7 Imagen 2 Acceso Intelisis... 7 Imagen 3 Selección de empresa... 8 Imagen 4 Selección de sucursal... 8 Imagen 5 Ejemplo Acceso Intelisis... 9 Imagen 6 Pantalla Principal Intelisis... 9 Imagen 7 Tablero de Control... 10 Imagen 8 Ruta de Acceso Embarques... 12 Imagen 9 Tablero de Control Embarques... 13 Imagen 10 Pantalla Principal Embarques... 13 Imagen 11 Menú Archivo... 14 Imagen 12 Opciones del Menú Archivo... 14 Imagen 13 Opción Nuevo del Menú Archivo... 15 Imagen 14 Opción Abrir del Menú Archivo... 15 Imagen 15 Opción Localizar del Menú Archivo... 15 Imagen 16 Opciones del Menú Archivo... 16 Imagen 17 Opción Personal Involucrado del Menú Archivo... 16 Imagen 18 Opción Evaluaciones del Menú Archivo... 16 Imagen 19 Opción Imprimir del Menú Archivo... 17 Imagen 20 Opción Presentación Preliminar del Menú Archivo... 17 Imagen 21 Opción Plantillas Office del Menú Archivo... 17 Imagen 22 Opción Formas Anexas del Menú Archivo... 18 Imagen 23 Opciones del Menú Archivo... 18 Imagen 24 Opción Sucursal del menú Archivo... 19 Imagen 25 Opción Asignar Consecutivo del Menú Archivo... 19 Imagen 26 Menú Edición... 20 Imagen 27 Opciones del Menú Edición... 20 Imagen 28 Opción Asignar Embarques del Menú Edición... 21 Imagen 29 Opción Asistente del Menú Edición... 21 Imagen 30 Opciones del Menú Edición... 21 Imagen 31 Opción Tareas del Menú Edición... 22 Imagen 32 Opción Anexos del Menú Edición... 22 Imagen 33 Opción Agregar Evento del Menú Edición... 22 Imagen 34 Opción Gastos del Menú Edición... 23 Imagen 35 Opción Guías del Menú Edición... 23 Imagen 36 Menú Ver... 24 Imagen 37 Opciones del Menú Ver... 24 Imagen 38 Opción Información del Proyecto del Menú Ver... 25 Imagen 39 Opción Bitácora del Menú Ver... 25 Imagen 40 Opciones del Menú Ver... 25 Imagen 41 Opción Política Movimiento del Menú Ver... 26 Imagen 42 Opción Política Concepto del Menú Ver... 26
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 47 de 48 Imagen 43 Opción Posición del Movimiento del Menú Ver... 26 Imagen 44 Pantalla Captura Datos Generales... 27 Imagen 45 Pantalla Captura Estadísticas... 28 Imagen 46- Movimientos Embarques... 29 Imagen 47 Menú Archivo del Módulo de Ventas/Movimiento Embarque... 30 Imagen 48 Opciones Embarcar... 30 Imagen 49 Confirmación movimiento... 30 Imagen 50 Asignar Embarques... 31 Imagen 51 Embarque asignado... 31 Imagen 52 Embarque Concluido... 32 Imagen 53 Ruta de Acceso Exploradores Embarques... 33 Imagen 54 Partes del Explorador Embarques... 34 Imagen 55 Filtros de Árbol... 35 Imagen 56 Área de Trabajo... 35 Imagen 57 Ruta de Acceso Reporte General de Movimientos... 36 Imagen 58 Reportes de Embarques... 37 Imagen 59 Vista Preliminar del Reporte... 38 Imagen 60 Reporte General de Movimientos... 39 Imagen 61 Ruta de Acceso Accesos Movimientos... 41 Imagen 62 Ruta de Acceso Asistente Embarques... 42 Imagen 63 Asistente del Embarque... 42 KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008
MV-MC-EMB-2008 13/06/2008 1 48 de 48 GLOSARIO Y SIGLAS CONCEPTO Centro de Costos Embarcar Filtro Gasto Requisición Transferencia Traspaso UEN SIGNIFICADO Clasificación de las unidades de negocio para la aplicación de movimientos contables. Registro de información y/o actividad involucrada en el traslado de productos que manufactura y comercializa una empresa. Sistema de selección en un proceso según criterios previamente establecidos. Todo pago u obligación imputable al período en que se contraiga, mientras no tenga la consideración de activo. Es el camino para obtener cotizaciones de diversos proveedores de productos y/o servicios, donde se puede escoger la mejor para optimizar costos de operación. Operación por la que se transfiere una cantidad de una cuenta a otra. Cesión a favor de otro el derecho o dominio de una cosa. Unidad Estratégica de Negocios; es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc., de acuerdo a criterios de una planeación estratégica. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2008