a. Utilizar el menú. Para ello, se seleccionan las columnas a modificar el ancho. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la se encuentra la celda activa. Menú Formato Columna - Ancho b. Utilizar el ratón. Se sitúa el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que se desea modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado. Insertar filas Desde la Barra de menús, Menú Insertar - filas. Es importante determinar sobre que fila se quiere añadir la nueva, ya que las filas por defecto se añaden por encima de la fila seleccionada. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Calc toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada. Insertar columnas Desde la Barra de menús, Menú Insertar - columnas. Es importante determinar sobre que columna se quiere añadir la nueva, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada. Rellenar datos en filas y columnas En caso de ser necesario ingresar grandes cantidades de información en las celdas, se cuenta con la opción rellenar. a. Completar la fila o columna con el mismo número o texto. Se ingresa en dos celdas continuas de la fila o la columna los mismos números, se los selecciona. Al quedar el puntero como una cruz, se mantiene presionado el botón izquierdo del ratón hasta la última celda donde se desea la información. b. Completar la fila o columna con números, días de la semana o meses continuos. Se ingresa en la celda el valor inicial, por ejemplo 1 (1, 2, 3, 4,5...), lunes (lunes, martes, miércoles,..) o enero (enero, febrero, marzo...). Al quedar el puntero como una cruz, se mantiene presionado el botón izquierdo del ratón hasta la última celda donde se desea la información. c. Completar la fila o columna con una serie numérica. Se ingresa en la celda el valor inicial y en la siguiente el valor consecutivo, por ejemplo 10, 20. (10, 20, 30, 40...). Al quedar el puntero como una cruz, se mantiene presionado el botón izquierdo del mouse hasta la última celda donde se desea la información. 4_funciones I Calc permite realizar diferentes cálculos, tanto a través de fórmulas básicas como de funciones. Para crear las fórmulas necesarias para obtener el resultado deseado, se utilizan operadores. Operadores básicos válidos: + (suma), - (resta), * (multiplicación) y / (división). Un elemento que es fundamental conocer para poder utilizar estas opciones de cálculo, es la sintaxis de las fórmulas. Las fórmulas tienen la siguiente sintaxis: 1. Símbolo de igual (=) 2. Operando (ya sea nombre de la celda o número). 3. Operador matemático. 4. Otro operando (ya sea nombre de la celda o número). El resultado sería algo similar a: =B4+B8 (utilizando nombre de celda) =45+56 (utilizando número) 13
Es importante conocer algunos conceptos básicos de las fórmulas antes de comenzar a crearlas: 1. En primer lugar ubicarse en la celda donde se quiere ubicar el resultado. Luego se debe ingresar el símbolo de igual (=) en la celda donde se quiere obtener el resultado. Esto informa a Calc de que se va a introducir una operación matemática o una fórmula en la celda, y no un valor o un rótulo. 2. No incluir ningún espacio en las fórmulas, ya que si se pulsa la barra espaciadora mientras introduce una fórmula, Calc, mostrará un mensaje de error. 3. Es recomendable introducir primero los valores en la hoja de cálculo y después las fórmulas. Copiar fórmulas Calc permite que una fórmula creada se aplique a varias celdas, facilitando el trabajo ya que no es necesario ingresar la fórmula en cada caso. Para esto, es necesario tener en cuenta que las fórmulas tienen que haber sido creadas tomando como referencia el nombre de la celda donde se ubican los valores y no los valores numéricos. Al hacerlo así el programa copia la función, manteniendo la relación, por tanto al copiarla quedaría =B3*C3. I Funciones I Una función es una fórmula predefinida por el programa, que opera con uno o más valores. Todas las funciones comparten una misma sintaxis: =nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumenton) Al igual que con las fórmulas es importante conocer las características de las funciones para poder utilizarlas de forma eficiente. Siguen las siguientes reglas: El primer paso siempre, es ubicarse en la celda activa donde se desea que aparezca el resultado. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se debe dejar espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. Ejemplo: =SUMA(A3;A4) En caso de querer aplicar la función a rangos de celdas, en lugar de punto y coma (;) los operadores se separan por el signo de puntuación dos puntos (:). Ejemplo: =SUMA(A3:C8) Siendo esto equivalente a la fórmula: =A3+A4+A5+A6+A7+A8+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) siendo esto sumar el rango desde A1 a B4 y dividir el resultado por la suma del rango C1 a D4. Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan, y las podemos organizar por categorías. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. I Asistente para funciones I Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si se conoce su sintaxis, pero se dispone además de una ayuda o asistente para utilizarlas, así resultará más fácil trabajar con ellas. 14
Se accede al Asistente desde: Insertar Función o desde el atajo del teclado: CTRL + F2, con las dos opciones se despliega el siguiente cuadro: Desde el cual se podrá elegir la función que se necesita (ordenadas por categorías). A la vez que el asistente guiará nuestros pasos sobre cómo utilizarla. El cuadro en detalle: Seleccionar categoría Lista de funciones Descripción de la fórmula y argumentos Vista previa de la fórmula Funciones básicas SUMA: =SUMA(número1;número2;...) - Devuelve la suma de los valores indicados. PROMEDIO: =PROMEDIO(número1;número2;...) - Devuelve la media aritmética de la lista de valores. MAXIMO: =MAX(número1;número2;...) - Devuelve el valor máximo de la lista de valores. MINIMO: =MIN(número1;número2;...) - Devuelve el valor mínimo de la lista. Funciones de fecha y hora En varias funciones el argumento que se le indica o el valor que nos devuelve es un número de serie. Calc llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir toma la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, se podrá poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. HOY: =HOY() Nos devuelve la fecha de hoy, nos permite trabajar en conjunto con otras funciones. AHORA: =AHORA() Devuelve fecha y hora actual. AÑO: =AÑO(numero de serie) Nos devuelve el año correspondiente a ese número de serie. Ejemplo: =AÑO(28450) nos muestra 1977. DÍA: =DÍA(numero de serie) Nos devuelve el día correspondiente a ese número de serie. Ejemplo: =año(28450) nos muestra 21. MES: =MES(numero de serie) Nos devuelve el mes correspondiente a ese número de serie. Ejemplo: =año(28450) nos muestra 11. A su vez se dispone de una función para calcular el número de serie de una fecha: =FECHANÚMERO( 21/11/77 ) devuelve el número de serie: 28450 Otras funciones =DÍAS360(fecha inicio; fecha final; método) Calcula los días transcurridos entre dos fechas. Donde, por ejemplo, en fecha final se puede introducir la función Hoy() si es que se quiere saber los días transcurridos hasta el día de hoy. En método se deberá poner 0, ya que es el utilizado en América. Ejemplo: =DÍAS360(21/11/77;HOY();0) 15
=DÍASEM(número de serio;tipo) Función de fecha y hora, devuelve el día de la semana. Tipo: de acuerdo a un formato (de 1 a 7) Tipo 0 (el 0 equivale al domingo y sucesivamente) y Tipo 1 (el 1 equivale al lunes y sucesivamente). Función lógica SI Especifica una prueba lógica que debe llevarse a cabo. =SI (prueba;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Donde: Prueba: es cualquier valor o expresión que pueda ser verdadera o falsa (en general se utilizan los operadores >, <, >=, <=, =). Valor si verdadero (opcional): es el valor que se devuelve si la prueba lógica es verdadero (puede ser número o texto). Valor si falso (opcional): es el valor que se devuelve si la prueba lógica es falso (puede ser número o texto). Ejemplo: =SI(C2>10000; al día ; debe ) Función de Hojas de cálculo BUSCAR Se utiliza esta función cuando es necesario buscar un dato desconocido, relacionado con otro que sí se conoce. Por ejemplo: en un listado de estudiantes, buscar el número de cédula de identidad de uno en particular. =BUSCAR (criterio de búsqueda;vector de búsqueda;vector resultado) Es necesario indicarle: Criterio de búsqueda: qué dato buscar (indicando la celda o el dato directo) Vector de búsqueda: rango en el cual buscar ese dato. Vector resultado: qué dato se desea que devuelva. IMPORTANTE: la tabla tiene que estar ordenada en base a lo que se está usando como criterio de búsqueda. Ejemplo: Donde el objetivo es hallar qué vendedor realizó la venta en noviembre. Recordando la sintaxis de la función: =BUSCAR (criterio de búsqueda;vector de búsqueda;vector resultado), quedaría: =BUSCAR( noviembre ;B2:B5;A2:A5) Criterio de búsqueda: noviembre (entre comillas por ser texto). Vector de búsqueda (el rango donde se encuentra ese dato). Vector de resultado (el rango donde está el resultado que se busca). Como ya se mencionó, existe la posibilidad de dos funciones, o más para obtener un resultado. En el caso anterior, si se quisiera saber quién fue el vendedor que realizó la mayor venta, se necesitaría unir dos funciones. =MÁX(argumento1;argumento2...) =BUSCAR(argumentos) A esto se lo denomina funciones anidadas, en donde una función es utilizada como argumento de otra (en el ejemplo =MAX es argumento de la función =BUSCAR). Ejemplo: Donde el objetivo es hallar qué vendedor realizó la mayor venta. =BUSCAR(MÁX(C3:C6);C3:C6;A3:A6) También se cuenta con las funciones BUSCARV y BUSCARH, que realizan búsqueda vertical y horizontal. A continuación se menciona brevemente la sintaxis de cada una: =BUSCARH(criterio de búsqueda;matriz;índice;ordenado) =BUSCARV(criterio de búsqueda;matriz;índice;ordenado) I Ejercicio de autoevaluación I 1. Para ingresar una fórmula usar el símbolo es igual (=) F V 2. Se pueden dejar espacios en la sintaxis de las fórmulas. F V 3. =SUMA(A3:B6) es lo mismo que =A3+B6 F V 4. Para insertar la función debo ubicarme en la celda donde quiero el resultado. F V 5. No se pueden unir fórmulas con funciones. F V 6. No se puede modificar el nombre de una hoja de la planilla de cálculo. F V 7. La planilla de cálculo no puede tener menos de 3 hojas. F V 16
I Referencias en funciones I El tema se vincula directamente con lo ya visto sobre copiar fórmulas y funciones. Cuando se copian celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =B2+8, la fórmula variará, dependiendo de donde se la copie. Esto ocurre porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que se denomina referencias relativas (son relativas a la celda que las contiene). Existe otro tipo de referencia, denominada referencia absoluta. Lo que implica que esa referencia no variará más allá de copiar la fórmula. Para generar una referencia absoluta, se debe poner el signo $ delante del número de la fila y de la letra de la columna, por ejemplo =$B$2+A3. La referencia mixta, es la unión de la relativa y la absoluta, por ejemplo =B$2+8 o =$B2+8 Para clarificar esto lo mejor es verlo en un ejemplo: Suponiendo que se tiene la planilla de escalas de IRPF (al 2008), que permite realizar los cálculos sobre el IRPF. Todos los datos son en relación al BPC (Base de Prestaciones y Contribuciones). Ordenar datos Calc permite realizar el orden (por columnas) tanto numérico como alfanumérico, de forma ascendente (ordena los datos de menor a mayor) y descendente (de mayor a menor). Al ordenar una tabla que contiene más de una columna, es necesario seleccionar todas las columnas, de forma que el nuevo orden dado mantenga la relación entre las celdas (toma la referencia de la primera columna). En las tablas siguientes, se puede ver como en el caso de la tabla 3 se mantiene la relación, cuando en la tabla 2 no es así (como referencia se debe usar que adrian por ejemplo siga correspondiendo el número 125). Tabla 1 Tabla 2 Tabla 3 adrian 125 ana 29 isabel 5885 juan 284 manuel 58 pedro 466 pedro 125 manuel 29 juan 5885 isabel 284 ana 58 adrian 466 pedro 466 manuel 58 juan 284 isabel 5885 ana 29 adrian 125 Indicar de acuerdo a qué columna se hará el orden En J3 =E3*H1 En caso de querer copiar la fórmula al resto de los valores si no se indica una referencia absoluta, haría =E4*H2 Por eso se debe hacer que H1 sea una referencia absoluta =E3*$H$1 por tanto solo cambiaría E4, E5, E6 todo por el valor del BPC En caso de necesitar ordenar los datos, teniendo como criterio una columna diferente de la primera, se debe recurrir al menú Datos - Ordenar... Es importante recordar seleccionar toda la tabla (sin los encabezados) de forma de mantener la relación. 17
Uso de filtros Auto filtros La herramienta Auto filtro inserta, en una o más columnas de datos, una lista desplegable con todos los datos que se presenten en cada columna. Esto permite seleccionar uno de esos valores como criterio de búsqueda, de forma tal que muestre solo las filas que contienen ese valor y oculta las demás. Allí se selecciona el formato Predeterminado, se hace clic derecho, opción Nuevo... Desde allí se determina, el nombre del estilo, fuente, efectos de fuente, atributo de la celda, alineación, borde, fondo (similar a lo visto en el procesador de texto). Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccionar los datos que se desean filtrar. 2. Menú Datos Filtro Filtro Automático. 3. En las celdas de encabezado de columna, aparecerá una flecha que despliega un menú con las opciones que se pueden usar como criterio de búsqueda. 4. Solo se verán las filas que cumplan ese criterio. 5. Para volver a verlas todas, se selecciona la opción Todo. 6. Para dejar de utilizar el filtro Menú Datos Filtro Ocultar Autofiltro. I Formato condicional I La herramienta formateado condicional permite definir estilos de formato de acuerdo a ciertas condiciones dadas por el usuario. Se pueden especificar hasta tres condiciones que tienen en cuenta el contenido de las celdas, sean valores o fórmulas. Luego se seleccionan los datos a los cuales se les quiere aplicar el formato, y se despliega el Menú Formato, opción formato condicional. Se seleccionan las tres condiciones seleccionando si se tendrá en cuanto el valor de la celda o fórmula, la condición y el estilo de la celda. Si la condición 1 se cumple, se utiliza el estilo definido. En caso contrario se evalúa la condición 2 y se utiliza el estilo definido para ella. Si esta condición no se cumple, se evalúa la condición 3. Por ejemplo: si el valor es mayor que 8 que el estilo sea fondo rojo, texto verde; si el valor es menor que 8 que el estilo sea fondo verde, texto rojo, si el valor es igual a 8 que el estilo sea el predeterminado. Para poder utilizar de mejor manera esta opción, es conveniente crear estilos de acuerdo a los intereses del usuario. Crear estilo personal Para esto se debe recurrir al Menú Formato Estilos y formato o F11 (desde el teclado). Determinar si la condición se aplicara sobre el valor de la celda o la fórmula (indicar) Indicar el valor o el rango Determinar igual, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, entre, no entre 18
Seleccionar el estilo de celda 5_gráficos I 2. Se indica el rango de datos seleccionado. Desde aquí es posible indicar que el gráfico siga la serie de datos indicado por las filas o las columnas, que la primera fila sea la etiqueta o la primera columna (o las dos). Se puede definir un gráfico como la representación de los datos de una hoja de cálculo, que brinda una ayuda importante porque facilita la interpretación de los datos. Pasos para la creación de un gráfico: 1. Seleccionar el rango de datos a graficar. 2. Desplegar el Menú Insertar, opción Gráfico. 3. Se despliega el asistente para gráficos, desde donde se pueden determinar las características que tendrá el mismo. Paso a paso: 1. Se selecciona el tipo de gráfico: columnas, barra, círculo, área, etc. Esta elección está determinada tanto por los datos, como por lo que se busca representar con los mismos. 3. Se indica la serie de datos, de acuerdo al rango seleccionado previamente. 19