Primeros Pasos GIO INTELLIGENT

Primeros Pasos GIO INTELLIGENT

0» El nuevo entorno de GIO...3 1» Crear Pacientes y sus datos...4 2» Buscar Pacientes...7 3» Ficha Optométría...8 4» Ficha Contactología...9 5» Encargos...10 6» Bonificaciones...14 7» Promociones TCHIN-TCHIN...15 8» Realizar pagos...20 9» Pedidos...22 10» Devoluciones...24 11» Formas de pago...26 Índice

0» El nuevo entorno de GIO 3 Barra de herramientas Barra de herramientas organizada por pestañas (Inicio - Herramientas - Ayuda) con acceso directos a las fichas más usuales del programa Cuando entramos en una ficha, por ejemplo Pacientes, se añade una pestaña con los iconos específicos de esa ficha. Fichas Puede tener varias fichas activas y acceder a ellas con un simple clic. Cómodo, rápido, fácil. Menú Principal Menú principal de acordeón con todas las fichas que necesita para la gestión de su óptica, con una organización más coherente que en la versión anterior.

Menú 1. Pestaña Inicio > Icono Pacientes También puede acceder desde el Menú Acordeón Gabinete > Pacientes. 2. Pestaña Pacientes > Nuevo 3. Comience a rellenar los datos personales. Cuando haya terminado de guardar los datos personales, Clic en el icono GUARDAR 1 1» Crear Pacientes y sus datos 2 4 Podemos añadir fotos desde un archivo o hacerla con la webcam 3 Cuando vea el icono de puntos suspensivos al lado de una casilla, quiere decir que se abrirá una ventana emergente para introducir datos especiales.

Crear pacientes y sus datos 5 4. Clic en el icono OPTOMETRÍAS Fíjese que después de guardar, aparecen todos los iconos de la pestaña superior Paciente activos. 5. Clic en NUEVA FICHA Comience a rellenar lo datos optométricos del paciente. Al finalizar, clic en el icono GUARDAR 4 5 La nueva ficha Optométrica posee una pestaña nueva que muestra la ficha completa del paciente, con información adicional de su historial en la misma ventana.

Crear pacientes y sus datos 6 6. Clic en el icono CONTACTOLOGÍA 7. Clic en NUEVA FICHA Comience a rellenar lo datos contactológicos del paciente. 6 8. Clic en GUARDAR al finalizar 7 8

Menú 1. Menú Gabinete > Paciente o también Pestaña Inicio > Icono Paciente 2» Buscar Pacientes 7 2. Escribir apellidos + Enter. Al escribir y pulsar ENTER la lista inferior irá actualizándose con los resultados. 3. Doble Clic en el Paciente En ese momento verá la ficha del paciente con todos sus datos en una misma ventana. Observe que en la parte inferior tiene varias pestañas con una vista rápida de sus visitas médicas, su Historial de Ventas y Presupuestos y sus Encargos Pendientes. 1 2 3

Menú 1. Busque al paciente (ver Buscar Pacientes) 2. Icono Optometrías Contiene dos pestañas principales al lado del menú de acordeón: Ficha: con los datos principales del paciente Completa: podremos ver un informe más detallado de los datos del paciente. 3» Ficha Optométría 1 8 2 2

Menú 1. Busque al paciente (ver Buscar Pacientes) 4» Ficha Contactología 2. Icono Contactología 2 9

5» Encargos 10 1. Busque al paciente (Ver Buscar Paciente) 2. Clic Botón IR A ENCARGOS 1 2 3. Clic en NUEVO ENCARGO 4. Elija el tipo de venta (graduado, sol, contacto...) 5. En la columa Código, utilice el lector de código de barras o pulse F4 Si el paciente tiene varios encargos pendientes, verá una lista con todos los encargos asociados a dicho paciente. 3 5 4

Encargos 11 6. Escriba una descripción o un código de artículo y luego ENTER 7. Doble Clic en el artículo elegido 8. Escriba las unidades a encargar 6 7 8

Encargos 12 9. CTRL + T para comenzar la búsqueda de lentes 10. Elija todas las características de la lente Aquí podrá observar la principal mejora de la nueva versión, donde puede ir configurando las características de las lentes desde la misma ventana mediante desplegables que se van actualizando automáticamente según las propiedades que vaya eligiendo. 9 10

Encargos 13 11. Clic en COPIAR OD Una vez termine con el Ojo Izquierdo (OI) clic en este botón para que se rellenen de forma automática los datos en dicho ojo. 12. Clic en ACEPTAR 12 11 13. Clic en GUARDAR (F7) Ya ha terminado de realizar un encargo. El siguiente paso puede ser añadir una promoción a este encargo, por ejemplo, un segundo par de gafas a 1 con la promoción Tchin-Tchin. 13

Menú Las bonificaciones se añaden cuando está creando un encargo (ver Encargos). En la columna al lado de unidades podrá ver una columna que se llama DTO. Siga los siguientes pasos para configurar las bonificaciones: 1. Pulse F4 cuando esté en esa casilla. 6» Bonificaciones 14 2. Marque las bonificaciones adecuadas a la izquierda 3. Clic en la flecha para agregarlas 4. ACEPTAR cuando haya terminado 1 Clic F4 en esta casilla para abrir la ventana de Bonificaciones 4 En el caso especial de marcar la bonificación Monturas Variables, se abrirá una ventana en la que podrá cambiar el descuento o la cantidad de manera manual. 2 3

Menú Supongamos que va a realizar un encargo de un equipamiento con un tipo de venta Graduado (encargo Padrino), el cual va a beneficiarse de la promoción TCHIN-TCHIN, la cual permite comprar otro par de gafas a 1 (encargo Ahijado). Veamos el procedimiento habitual. 7» Promociones TCHIN-TCHIN 1 15 Creación encargo Padrino 1. Cree un nuevo encargo Recuerde, vaya a menú Ventas > Encargos y Ventas Directas > Nuevo Encargo 2. Busque al paciente (Ver Buscar Paciente) 3. Seleccione tipo de venta GRADUADO 4. Busque la montura y las lentes Recuerde, F4 o utilice el lector de código de barras para buscar la montura y CTRL+T para asignar las lentes (ver Encargo) 4 2 3

Promociones TCHIN-TCHIN: Padrino 16 5. En la siguiente fila, pulse F9 Con esto, lo que va a hacer es asociar una tarjeta TCHIN-TCHIN al encargo 6. Marque Entrega Tarjeta (Padrino) 7. Introduzca el número de la Tarjeta 1 y Tarjeta 2 (si procede) 8. ACEPTAR. 5 8 6 7 Observe que ahora el encargo tiene asociado el número de la tarjeta.

Promociones TCHIN-TCHIN: Padrino 17 9. GUARDE los cambios 10. Clic en WEBTT 11. Introduzca los datos de Usuario y Contraseña 12. Verifique los datos del encargo 13. ACEPTAR 9 10 Ya ha terminado de crear el encargo Padrino con su correspondiente tarjeta TCHIN-TCHIN asociada. Ahora, lo que ocurrirá es que el cliente vendrá otro día con su tarjeta para crear el encargo del 2º par de gafas (encargo Ahijado), el cual va a realizar en el siguiente apartado. 11 12 13

Encargo TCHIN-TCHIN: Ahijado 18 Creación encargo Ahijado Como ya vio en el apartado anterior, este es el momento en el que el cliente ha vuelto a la tienda con su tarjeta TCHIN-TCHIN para realizar el encargo del 2º par de gafas (Encargo Ahijado). Haga lo siguiente: 1 1. Cree un Encargo nuevo con el cliente que ha venido con su tarjeta TCHIN-TCHIN. 3 2 5 2. En tipo de Venta, selecciones 2ª GAFA PADRINO O AHIJADO 3. En la primera fila, pulse F9 4. Active el check Consume tarjeta (Ahijado) y escriba el número de la tarjeta que trae el cliente. 5. Clic en ACEPTAR 6. Active los suplementos de las lentes que desee. Finalmente ACEPTAR. 4 6

Encargo TCHIN-TCHIN: Ahijado 19 7. Utilice el lector de código de barras o Pulse F4 en la primera fila para añadir una montura (vea Añadir monturas) Aunque añada una montura que tenca un coste de, por ejemplo 104, puede observar que en el encargo aparece el coste de 1, ya que ha introducido el nº de la tarjet TCHIN-TCHIN que traía el cliente y automáticamente el coste de la montura se actualiza con el valor de la promoción. 7 8. En la segunda fila, CTRL+T para añadir las lentes (vea Añadir Lentes) Igual que en las monturas, puede observar que el precio de la lente es, por ejemplo 70, pero al estar asociada a la promoción TCHIN-TCHIN, observe cómo el precio coincide con el suplemento que añadió en el paso 6 de este apartado, y en vez de 70 pasan a tener un precio de 15 cada lente. 9. GUARDE el encargo 8 9 10. Clic en WEBTT e introduzca el usuario y la contraseña. Verifique los datos del encargo ahijado y ACEPTAR. 9

Menú 1. Busque al paciente (ver Buscar paciente) 8» Realizar pagos 20 2. En la parte inferior, Doble Clic en el Encargo pendiente Fíjese que en la parte inferior hay una pestaña con un símbolo de advertencia que le indica los encargos pendientes de ese paciente. 1 3. Clic en el icono COBRAR 2 3

Realizar pagos 21 4. Elija el método de pago y al lado rellene el importe a entregar Recuerde pulsar INTRO para que el importe se ingrese y se actualice la casilla FALTA PAGO, que le indicará el dinero que le resta por pagar. 4 5 5. Clic en ACEPTAR Puede ver el total del pago y la cantidad pendiente de pago de este encargo.

Menú 1. Pestaña Inicio > Pedidos (también en Menú Compras > Proceso compras de Cristales > Pedidos de Lentes) 2. Desplegable PROVEEDOR 3. Marcar ESTADOS que quiera visualizar 4. Botón BUSCAR A continuación, verá los resultados de la búsqueda. 1 9» Pedidos 22 4 2 3

Pedidos 23 5. Botón PEDIDO En ese momento, se realizará el pedido seleccionado. 5 El icono TRAZABILIDAD muestra la ruta del pedido, indicándole el nombre del paciente, la graduación que posee y el encargo al que corresponde este pedido. Si hace Clic en alguna de las opciones, se abrirá automáticamente la ficha correspondiente. NOTA: En caso de que el producto este temporalmente fuera de stock se informará al usuario de la situación y se le permitirá continuar con el proceso de pedido o bien anular el mismo. En el caso que decida anularlo, deberá realizar, primero, el encargo completo con otro proveedor que tengas todos los artículos que necesite, para terminar repitiendo el proceso de Pedido que ha aprendido.

10» Devoluciones 24 1. Menú Ventas > Proceso de Ventas > Devoluciones 2 3 2. Busque la venta con los filtros que puede ver en la parte superior (fechas, sucursal, nº de venta, cliente...) 3. Si busca por Cliente, Clic en... y escriba nombre y apellidos 4. Doble clic en el encargo del que quiera devolver. Este es el listado de encargos que ha realizado el cliente. 5. Clic en SÍ 4 5

Devoluciones 25 6. Indicamos las unidades a devolver de cada artículo Al pulsar INTRO verá que en la parte inferior la cantidad A DEVOLVER se actualiza automáticamente. 7. Clic en DEVOLVER 6 7

Menú 1. Ir a Menú Ventas > Configuración > Formas de pago 2. Clic en NUEVO 3. Configure cada casilla para definir la forma de pago 4. Clic en el Icono de GUARDAR 2 1 11» Formas de pago 26 4 3