5. Planning de Rejilla 5.1. Estructura del Planning Se trata de una cuadrícula en la que: Horizontalmente, se dan los días, indicando el número. Cuando se trata del día elegido como separador (domingo, por defecto) el fondo de la celda es rojo, y en el resto de la cuadrícula claro. El primer día que se visualiza es del de la fecha de hoy o de la fecha de ayer, según se haya seleccionado en la Parametrización del planning, para que se puedan controlar también las habitaciones con salida de hoy Verticalmente, se dan las habitaciones con los tipos y la orientación de cada una, siendo cada uno de los tipos de un color diferente, para facilitar la localización de una determinada habitación Cada celda representa una habitación en un día. En el planning se representan las distintas reservas y estados con diferentes colores, de forma que la localización sea fácil. Con fondo rojo se representan los alojados Con fondo verde oscuro, las habitaciones reservadas y fijadas Con fondo verde claro, las habitaciones reservadas sin fijar, y que están colocadas en habitaciones del tipo solicitado o superior. Con fondo amarillo, las habitaciones reservadas sin fijar, y que el programa solo las ha podido colocar en habitaciones de tipo inferior al solicitado. Con fondo azul, las garantías Con fondo negro, las habitaciones de baja Con fondo naranja, las habitaciones localizadas según un criterio de búsqueda (Ver opción de Búsqueda). 5.2. Las Reservas en el Planning Cada reserva abarca, desde el día de llegada hasta el día anterior a la fecha de salida, es decir, que abarca exactamente las noches que el cliente va a estar en el hotel. Cuando un cliente solo va a pasar una noche alojado, aparecerá una sola celda con su reserva. Cuando un cliente ocupa una habitación varios días, aparecerá e el planning de forma continua, sin separación de cada celda/día. Así se puede distinguir Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 1 -
perfectamente cuándo cambia el cliente en una determinada habitación cuando sus estancias son contiguas. Además, para cada reserva, sobre la celda del primer día se indica: El primer apellido del cliente El Número de Reserva que le corresponde 5.3. Las habitaciones del Planning Sobre las habitaciones del planning, existen varias opciones, que se ofrecen en la parte inferior de la pantalla: 5.3.1. Sobre la ordenación de las habitaciones Las habitaciones del planning se pueden ordenar de diferentes formas: Ordenar habitaciones por número. Esta es la opción que aparecerá seleccionada de forma predeterminada Ordenar las habitaciones por Tipo. Ordena el planning, colocando todas las habitaciones de un mismo tipo agrupadas. Ordenar habitaciones por Orientación. Ordena las habitaciones según la Orientación definida para cada una Cada vez que se selecciona un tipo de ordenación diferente, hay que pulsar el botón de Actualizar, para que dicha ordenación se lleve a cabo y se visualice en la pantalla. 5.3.2. Sobre el filtro de habitaciones Otra posibilidad es la de filtrar las habitaciones del planning de forma que solo se vean en pantalla las que interesan. Para ello, existen dos desplegables en los que seleccionar el grupo de habitaciones deseado: Seleccionar Tipo. Se permite seleccionar todos los tipos de habitación a la vez (predeterminado) o consultar solo uno determinado. Seleccionar Orientación. Se permite seleccionar todas las orientaciones definidas a la vez (predeterminado) o consultar solo las habitaciones con una de ellas Cada vez que se selecciona un filtro diferente, hay que pulsar el botón de Actualizar, para que dicha operación se lleve a cabo y se visualice en la pantalla. Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 2 -
5.4. Las Reservas y el planning Al entrar en el planning, por defecto, solo se ven las reservas que se corresponden con la posibilidad de Poner Fijo, es decir, que están ya alojadas o las que tienen habitaciones fijadas. La explicación de esto no es más que la velocidad de acceso a los datos, pero siempre se puede obtener la información deseada: 5.4.1. Situación Solo Fijo Esta es la situación que se da en el momento de entrar al planning. En este caso, solo se ven las reservas que en este momento y para las fechas señaladas están ocupadas, o bien que están reservadas pero con habitación fijada. También se ven las habitaciones de baja Se accede a esta situación al entrar o pulsando sobre el botón de Poner Fijo. 5.4.2. Situación Ver Todas Ver Fijas Pulsando sobre el botón de Ver Todas, se pintan en el planning todas las reservas, tanto las ocupadas como las reservadas. 5.4.3. Reservas no colocadas en el planning Cuando sobre un determinado tipo de habitación existen más reservas que habitaciones existentes, en el planning NO se pueden colocar. Aparece entonces un desplegable en el que se relacionan todas estas reservas y nos indica primero cuántas hay. Pulsando sobre el desplegable podemos ver la relación de todas ellas, indicando de cada una: Apellidos y Nombre del titular de la Reserva Fecha de llegada Fecha de salida Número de reserva Si se selecciona cualquiera de ellas se accede directamente a su Ficha de Reserva. 5.5. Más información sobre las Reservas Sobre el planning de la Rejilla se puede obtener además esta información Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 3 -
Haciendo <clic> en una celda ocupada o reservada, se obtiene más información sobre ella en la línea que hay debajo del planning. Esta línea será del mismo color de fondo que la reserva sobre la que se haya pulsado, e informa de la nota que tiene esa reserva. Pulsando sobre el botón de Ir a se accede directamente a la Reserva seleccionada, la factura o cuenta de mano corriente, si se trata de una reserva de alojado. 5.6. Fijar Habitación Al hacer <clic> sobre una celda de una reserva no fijada (color verde claro), aparece en la parte inferior del planning el botón de Fijar habitación. Pinchando sobre él, debajo aparece un desplegable con todas las habitaciones posibles en las que esta reserva se puede fijar, colocando en primer lugar a la que en este momento estaba. Una vez seleccionada la habitación deseada, basta con pulsar el botón de Confirmar que aparece justo debajo, para que esta reserva quede fijada en esta habitación elegida (que no hace falta que sea en la que previamente el programa la había colocado). 5.7. Modificar estancia Desde este planning es posible también realizar modificaciones sobre la estancia de un cliente. Para ello, basta con seleccionar una reserva en el planning y hacer <clic<>sobre ella y después hacer <clic> sobre las flechas que corresponden al cambio de estancia, pudiendo: Adelantar la fecha de llegada (solo para las reservas que no han llegado) Adelantar la fecha de salida Atrasar la fecha de llegada (solo para las reservas que no han llegado) Atrasar la fecha de salida Por cada <clic> en las flechas correspondientes, se modifica un día la estancia. Es importante tener en cuenta que, cuando se amplía o reduce la estancia de una reserva, el programa vuelve a colocar todas las reservas en el planning, y no necesariamente lo hará en la misma habitación que estaba si no la tenía fijada. Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 4 -
Y además, ello puede hacer que existan otras reservas que no puede colocar, por lo que es importante estar atento a las posibles Reservas sin colocar del desplegable. 5.8. Crear una reserva Es posible también crear una reserva desde el planning. Para ello basta con pulsar sobre el botón de Crear Reserva. La parte inferior de la pantalla cambia y se ven los campos mínimos que hay que rellenar para realizar la reserva: Nombre del cliente (apellidos) Número de adultos Número de niños Precio (sin IVA, de una noche) Número de días de estancia Tipo de régimen (H., HD, MP, PC) Estos son los campos imprescindibles para la reserva. Únicamente falta indicar la fecha de llegada (la de salida la calculará el programa con los días de estancia). Para ello, basta con seleccionar en el planning un día y una habitación, y después pulsar sobre el botón de Confirmar. En ese momento el programa crea la reserva, le da un número y la pone en el planning como fijada (verde oscuro). Posteriormente habrá que ir a esa reserva a completar los datos que faltan. Con el botón de Borrar pantalla se vuelve a la pantalla del planning inicial. 5.9. Buscar una Reserva Existe la posibilidad de localizar una o varias reservas en el planning. Para ello no hay más que pulsar sobre el botón de Buscar. Entonces, la parte inferior de la pantalla cambia y muestra las dos posibilidades que tenemos para localizar una reserva: Por la agencia a la que pertenece. En ese caso basta con seleccionar la agencia en el desplegable. El programa localizará todas las reservas que pertenezcan a esta agencia y las pondrá con fondo naranja para que sean fácilmente visibles. Debajo del desplegable se indica el número total de reservas localizadas que cumplen esta condición. Por el nombre del cliente o por su número de reserva. En este caso basta con teclear algunas letras del nombre del cliente o bien parte del número de la reserva, y el programa localizará todas aquellas que cumplen esta Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 5 -
condición mostrándolas en el planning con fondo naranja. Debajo del desplegable se indica el número total de reservas localizadas que cumplen esta condición. Con el botón de Borrar pantalla se vuelve a la pantalla del planning inicial. 5.10. Cambio en el primer día Por defecto, el planning empieza en el día de hoy o en el de ayer en función de lo que se haya fijado en la Parametrización del planning, y así es como lo vamos a encontrar cuando se entre en esta pantalla. Sin embargo, es posible cambiar el periodo de visualización. Para ello, basta con ir a la acción de Primer día y Marcar el e calendario el primer día que queremos ver en el planning Pulsar sobre el botón de planning, para que nos lo enseñe. 5.11. Ajustes del planning Existe la posibilidad de ver diferentes partes del planning completo, es decir, moverlo hacia arriba, hacia abajo o lateralmente para ver distintas fechas o habitaciones. Para ello, basta con utilizar los cursores lateral e inferior de la rejilla. Pero además, existe la posibilidad de modificar el tamaño de las celdas, para que abarque más o menos días y más o menos habitaciones. Para ello hay que utilizar las barras situadas en la parte inferior de la pantalla, donde está Ajustes, con las que se podrán realizar estas operaciones: Ajuste vertical: cuanto más alto esté el marcador, más filas se verán, porque serán más estrechas, y cuanto más abajo esté el marcador, se verán menos habitaciones pero de forma mucho más ancha. Ajuste horizontal: cuanto más a la derecha situemos el marcador, más días abarcamos en pantalla, a costa de que cada columna (día) será más estrecho. Por el contrario, cuanto más a la izquierda se sitúe el marcador, más anchos serán los días, y por tanto más corto el periodo que vemos en pantalla. 5.12. Más información del Planning Una vez el planning está en pantalla, además de la información visual que aporta, se puede obtener otra información. Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 6 -
5.12.1. Onomástica Haciendo <clic> sobre la celda de un día (primera fila) aparece una ventana en la que se informa de: Día de la semana Fecha completa (día/mes/año) Santos u onomásticas que se celebran ese día, para que el hotel pueda felicitar a los clientes cuyo nombre coincide con el santo del día. Si es el santo de algún cliente alojado, ver también en el Resumen del día. 5.12.2. Situación del planning Haciendo <clic> sobre la celda de un día (primera fila) aparece una ventana en la que se informa de la Situación del planning en ese día y ese momento. Sobre todas las habitaciones se cuenta el número de: Habitaciones con Reservas fijadas Habitaciones con Reservas no fijadas Habitaciones Ocupadas Habitaciones Garantizadas Habitaciones De Baja Habitaciones Libres Pza. Honduras,29 46022 valencia 963554654 96355.46.54 corfu@ghcorfu.com - 7 -