Premio de la Federación Internacional al Fomento del Servicio Voluntario Nombre de la Sociedad Nacional Categoría a la que se presenta la convocatoria 1 Cuáles son las repercusiones de los servicios específicos que han prestado los voluntarios a las personas vulnerables? Cruz Roja Española A. Empleo de las tecnologías de la información y la comunicación para la movilización y la gestión de los voluntarios. La misión recogida en el plan de acción 2011-2015 de Cruz Roja Española indica lo siguiente: Estar cada vez más cerca de las personas vulnerables en los ámbitos nacional e internacional, a través de acciones integradas, realizadas por voluntariado y con una amplia participación social. El voluntariado es, por tanto, un medio para conseguir algo (la misión de Cruz Roja Española) y un fin en sí mismo (ciudadanía, democracia activa y participativa). Teniendo esto en cuenta, la gestión del voluntariado requiere de una serie de principios que faciliten el trabajo para alcanzar esa misión, a la vez que promuevan la participación activa de las personas voluntarias en el fortalecimiento de la organización. Esos principios, de forma secuenciada, son los siguientes: 1. Establecimiento de un plan de acción centrado en el desarrollo del voluntariado que nos muestre el camino a seguir en un período temporal determinado, con indicadores que nos permitan medir su grado de ejecución. 2. Establecimiento de un proceso de gestión de voluntariado donde, además, se identifiquen hitos dirigidos a facilitar una rápida y adecuada incorporación de las personas voluntarias a la actividad así como su permanencia en Cruz Roja Española. 3. Implantación del proceso en toda la red territorial de Cruz Roja Española. 4. Organización de la actividad en torno a un árbol plan / programa / proyecto, homogéneo para toda la red territorial. 5. Seguimiento de la ejecución del proceso mediante la implantación de sistemas que nos permitan monitorizar los puntos anteriores. Si la gestión de personas voluntarias incorpora herramientas tecnológicas, su uso nos facilita la obtención de información clave como: 1. Grado de cobertura de las necesidades de captación de personas voluntarias (plazas ocupadas / plazas existentes). 2. Estadísticas relativas a personas que quieren incorporarse como voluntarias (solicitantes). 3. Estadísticas relativas al número de personas incorporadas como voluntarias. 1
4. Perfil de las personas voluntarias. 5. Número de personas voluntarias por plan / programa / proyecto y volumen de actividad. 6. Seguimiento de indicadores de gestión: tiempo medio para la incorporación de solicitantes como voluntarios, tiempo medio para el inicio de la actividad voluntaria tras el alta como voluntario/a, etc. 2 En qué forma han contribuido las personas vulnerables y los asociados a la actividad, el servicio, etc.? 3 Sírvanse describir el sistema de gestión de los voluntarios de Esto redunda en una mayor agilidad en la captación e incorporación de personas voluntarias en Cruz Roja Española, en su capacitación y en su encuadre en la actividad. Facilita, además, que la organización, en cualquiera de sus ámbitos territoriales, tome decisiones rápidas y precisas relativas a la promoción y desarrollo del voluntariado. El hecho de asegurar la cobertura de todos nuestros servicios que demandan voluntarios, y la atención a las personas vulnerables con las que nos hemos comprometido, implica que el encuadre voluntario-servicio deba ser lo más eficiente posible, y esto se puede conseguir mediante el uso de las tecnologías de la información (TIC). Además, es importante destacar que en el ámbito local, las personas que utilizan y gestionan las aplicaciones y recursos tecnológicos relacionados con la gestión del voluntariado son básicamente personas voluntarias, y son estos perfiles de personas los que, a través de nuestros ámbitos provinciales y autonómicos, hacen propuestas de mejora de las diferentes herramientas que hemos implantado o que estamos diseñando. En este sentido, más allá de la utilización de las TIC para la gestión del voluntariado y de la actividad, la tecnología utilizada en varios de los proyectos que prestan servicios a colectivos vulnerables ha sido desarrollada gracias a que tanto voluntarios como usuarios y personal laboral han contribuido con sus aportaciones a realizar el análisis funcional definitivo de estas aplicaciones. Al respecto, son de destacar: la teleasistencia móvil, la aplicación para alertar a los Equipos de Respuesta de Intervención en Emergencias, la aplicación para facilitar información a la población sobre el estado de las playas, la teleasistencia para personas con discapacidad auditiva o el servicio de video-atención para colectivos vulnerables. También se están desarrollando proyectos que ayuden a paliar la llamada brecha digital. Estamos desarrollando proyectos que se centran en la captación de voluntarios para acompañamientos digitales donde voluntarios y voluntarias explican a las personas usuarias (fundamentalmente personas mayores) cómo entrar y moverse en Internet, cómo utilizar cámaras, vídeos, DVD, descodificadores digitales, etc. Uno de los principios clave de la implantación de sistemas centrados en las tecnologías de la información es que lo que no está registrado en ellos, no existe. Otro de los principios clave es la descentralización de su uso en la red territorial de Cruz Roja Española. 2
la Sociedad Nacional y los principales elementos que le imparten eficacia y sostenibilidad y que habilitan a los voluntarios para que aporten una contribución en todos los niveles. Qué características especiales fomentan la innovación y alientan la diversidad en el servicio voluntario (por ejemplo, los jóvenes, las personas de edad, el género, etc.)? La arquitectura en la implantación de aplicaciones informáticas tiene como elemento central la base de datos de recursos humanos de Cruz Roja Española. Esta base de datos incorpora información de todas las personas vinculadas de alguna forma con la organización (voluntarios, personal remunerado, socios, alumnos, etc.) En lo relativo a las personas voluntarias, la base de datos incorpora información sobre la fecha de antigüedad, formación que ha recibido de Cruz Roja, y datos personales como teléfono móvil, e-mail, formación reglada, idiomas, etc. Otro elemento clave que recoge la base de datos de recursos humanos es el registro de la actividad voluntaria realizada por cada individuo. La información recogida en esta aplicación tiene un gran potencial para la organización, ya que nos permite: 1. Conocer en tiempo real el perfil de un voluntario/a de Cruz Roja. Esto tiene grandes repercusiones, ya que nos permite medir elementos clave como el índice de diversidad, la edad media, el tipo de actividad preferida por las personas voluntarias. Además, los datos se pueden obtener agregados para el ámbito nacional o para cualquier ámbito territorial. 2. Nos permite saber el índice de ocupación de determinados proyectos, lo que nos facilita información de gran importancia para dirigir la captación en un sentido u otro. 3. Nos permite conocer el impacto de las campañas de captación ejecutadas por la organización. 4. Mediante la identificación de voluntarios y voluntarias en el servicio de Autogestión, los propios voluntarios pueden actualizar sus datos personales, informar de su disponibilidad o apuntarse a actividades propuestas, lo que facilita que las personas voluntarias sean protagonistas de ciertos aspectos relacionados con su propia gestión (autogestión) e incide en una mayor calidad de los datos contenidos en la base de datos. La existencia de esa base de datos ha permitido a Cruz Roja Española diseñar e implantar las siguientes aplicaciones: 1. Aplicación de gestión de la actividad voluntaria. Esta herramienta es utilizada por los gestores de actividad en las filiales de Cruz Roja Española, permitiéndoles registrar cualquier nueva actividad dirigida a los voluntarios de la Sociedad Nacional, así como lanzar propuestas de actividad a los voluntarios de las filiales que cumplen los requisitos determinados por la tipología de actividad. Esta aplicación permite además gestionar la participación de los voluntarios finalmente seleccionados para tomar parte en la actividad hasta que esa actividad ha finalizado. 3
2. Aplicaciones de Proximidad Local: Conjunto de aplicaciones para la activación de servicios a demanda del usuario de Cruz Roja Española. Este conjunto de aplicaciones incluye la atención telefónica a través de centro de contacto, la activación de servicios y la propia gestión de éstos. Cabe señalar que la activación de un servicio supone la propuesta del servicio a distintos voluntarios/as a través del envío de un SMS, propuesta que los voluntarios/as pueden aceptar o rechazar mediante distintos canales. 4
3. Aplicación de Autogestión: Esta herramienta se dirige a los voluntarios de Cruz Roja Española. La aplicación les ofrece los servicios y actividades voluntarias ofertadas por la filial y permite, además, actualizar sus datos personales así como registrar su disponibilidad. El voluntario, de esta forma, accede a las actividades propuestas por el gestor de actividad, y puede proponerse para esas actividades, en función del perfil requerido. La aplicación dispone tanto de versión Web como de versión móvil para Android e ios. Los códigos QR para que los voluntarios puedan descargarse las aplicaciones móviles son las siguientes: Android ios Las ventajas de este sistema son las siguientes: - Mejora sustancialmente la eficiencia del proceso de gestión de actividad. - Reduce el tiempo dedicado a la gestión de la actividad y permite llegar a un mayor número de voluntarios en un espacio de tiempo más reducido sin necesidad de realizar llamadas telefónicas a los voluntarios. - Mejora el control sobre las actividades voluntarias. - Incrementa la implicación de los voluntarios en la gestión de la actividad. - Facilita la rotación en lo relativo a la participación de los voluntarios en la actividad. - Permite un mejor registro de la actividad voluntaria. 4. Aplicación BI: Cuadro de mando que incorpora información relativa al 5
seguimiento del voluntariado (altas / bajas solicitantes, altas / bajas voluntarios/as, perfil del voluntariado, índice de penetración del voluntariado en la población y en otros colectivos, indicadores de calidad para la gestión del voluntariado, etc.). El informe que se extrae de esta aplicación se lanza cada mes y está disponible para todos los ámbitos territoriales. En el futuro próximo, el uso intensivo de las tecnologías de la información, nos permitirá además la implantación de un sistema de microactividad voluntaria on-line, que reconfigurará muchos de los paradigmas de la gestión del voluntariado clásica, y que permitirá a muchas personas que tienen dificultades de desplazamiento (por tener alguna discapacidad, o por no tener tiempo para desplazarse por razones familiares o laborales) a realizar ciertas actividades de gestión desde sus casas. 6
Es importante destacar que la gestión de estas aplicaciones son principalmente manejadas por voluntarios de las filiales de Cruz Roja Española. 4 Si reciben el premio, de qué manera difundirán las prácticas que sirvan de inspiración y las enseñanzas extraídas con otras Sociedades Nacionales? Todo lo anterior se complementa con otros usos, como los que destacamos a continuación: 1. El uso de las nuevas tecnologías para el manejo de la marca de Cruz Roja Española en redes sociales, como Facebook (donde nuestra organización cuenta con 86.042 seguidores), o Twitter (con 38.686 seguidores). Destaca también la propia red social de Cruz Roja Española (mundocruzroja.org), que en la actualidad incorpora a cerca de 20.000 miembros o simpatizantes de la organización. Estas redes sociales son, también, básicamente gestionadas por voluntarias y voluntarios, y son una fuente de información sobre la organización y de posible captación. 2. El uso de plataformas de e-learning para facilitar la rápida incorporación de personas voluntarias. El ejemplo más claro es el del curso de inducción para nuevos voluntarios que necesariamente tiene que atender cualquier persona interesada en ser voluntaria de Cruz Roja. Este curso se ofrece en modalidad presencial o en modalidad on-line. La sistemática on-line para este curso facilita que voluntarios y voluntarias de filiales con bajo nivel de incorporación de personas voluntarias, no deban esperar a que haya un volumen mínimo de personas para organizar el curso, y puedan realizar la capacitación inmediatamente. Este es un ejemplo que se complementa con una oferta formativa amplia y dirigida a las personas voluntarias de Cruz Roja Española. Y todo lo expuesto anteriormente, siempre teniendo como horizonte la misión de Cruz Roja Española, y la búsqueda de la satisfacción de las personas voluntarias de la organización. Cruz Roja Española, en el caso de recibir el premio, elaborará un study case de alguno de los proyectos mencionados donde detallará los pasos y herramientas que nuestra Sociedad Nacional ha desarrollado para alcanzar lo descrito en esta propuesta. Además se valorará la posibilidad de organizar un seminario sobre gestión de voluntariado y TIC. 7