CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA Informe de Auditoría Interna INF-03 (04-2009) Abril, 2009
CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 1 2. RESULTADOS... 2 3. CONCLUSIÓN... 5 4. ANEOS... 6
1. INTRODUCCIÓN El estudio consistió en dar seguimiento al informe INF-02 (04-2008) Evaluación de la administración y manejo de Fondos Públicos del CeNAT a través de FunCeNAT, emitido por la Unidad de Auditoría Interna, en abril del 2008. Dicho estudio se realizó en cumplimiento del Plan de Trabajo de la Auditoría Interna del 2008 y de conformidad con lo indicado en el artículo Nº 22, inciso g) de la Ley General de Control Interno, Nº 8292, la norma 206, inciso 01) del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, M-2-2006-CO-DFOE. Normativa que dicta lo siguiente: Ley General de Control Interno, Ley No. 8292: Artículo 22.- Competencias: Compete a la auditoría interna, primordialmente lo siguiente: ( ) g) Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten. Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, M-2-2006-CO-DFOE: Norma 206: Seguimiento de disposiciones o recomendaciones 01. Cada organización de auditoría del sector público debe establecer e implementar los mecanismos necesarios para verificar oportunamente el cumplimiento efectivo de las disposiciones o recomendaciones emitidas. 1.1 Alcance: Seguimiento a las recomendaciones del informe INF-02 (04-2008), que han sido implementadas por la FunCeNAT a diciembre de 2008. 1.2 Procedimientos: a. Se realizó una entrevista con el Director Administrativo de la Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología, para obtener información sobre las recomendaciones indicadas en el informe, al cual se le está dando seguimiento. INF-03 (04-2009) 1
b. Se aplicaron pruebas físicas y oculares para documentar la implementación de las recomendaciones indicadas por la Administración de la FunCeNAT. 2. RESULTADOS De conformidad con el seguimiento realizado a las recomendaciones emitidas en el informe Evaluación en la administración y manejo de Fondos Públicos del CeNAT a través de FunCeNAT, se verificaron las siete recomendaciones que el Director Administrativo de la FunCeNAT nos indicó que ya habían sido implementadas, por la administración (mismas que se muestran en el Anexo No.1). También se analizaron otras tres recomendaciones que el Director Administrativo nos indicó que correspondían a otras instancias, sin embargo, le compete a la Fundación su implementación, el resto de las recomendaciones no fueron analizadas ya que las mismas a la fecha de nuestra revisión aún estaban pendientes de implementar. Las recomendaciones de los hallazgos, a las cuales se les dio seguimiento son: Hallazgos No.9-13- 20-22- 24-26 y 28 clasificadas por el director administrativo como "Medidas Correctivas Aplicadas". Hallazgos No.14-17 y 23 clasificadas por el director administrativo como "Acciones que compete a otras instancias diferentes al CENAT o FunCeNAT". Como resultado de la verificación efectuada, mostramos un cuadro resumen con el estado en que se encontraron dichas recomendaciones y posteriormente efectuamos un comentario sobre las mismas: INF-03 (04-2009) 2
2.1 Cuadro Resumen: Seguimiento a las Recomendaciones Implementadas por la FunCeNAT No Hallazgo Riesgo Implemen tado En Proceso Pendiente Implementar 9 Los proyectos ejecutados con Fondos Públicos no se mantienen en archivos separados e independientes de los Fondos Privados, y tampoco se administran en cuentas bancarias separadas de los Fondos Privados. Medio 13 No existen días específicos para pago a proveedores y confección de transferencias, distorsionando las otras labores que deben realizar los funcionarios de la Fundación. Medio 20 La Fundación no cuenta con una cuenta bancaria dedicada exclusivamente para el manejo de fondos públicos. Medio 22 Aún no se han presentado a la Contraloría General de la República los requisitos para la calificación de idoneidad como sujeto privado apto para el manejo de fondos, a pesar que dicha directriz fue emitida por el ente contralor desde el 10 de junio 2006. 24 Los estados financieros y sus auxiliares cuentan con información y registros que no han sido depurados para reflejar la verdadera situación contable y financiera de la Fundación. Tampoco cuentan con la información necesaria para su claro entendimiento. Alto Alto 26 No quedan documentados los préstamos de fondos entre proyectos, donde se evidencie la razón por la que se realizó el préstamo, las condiciones, el plazo y la persona que lo solicita y autoriza. Medio (parcial) 28 Convenio Marco de Cooperación suscrito entre CONARE y FunCeNAT, se mantiene como vigente en el archivo de la Dirección Ejecutiva del CONARE, a pesar de que fue rechazado por la Contraloría General de la República y por el asesor legal de la institución. Alto 2.2 Comentarios: a. El Hallazgo No.09, Implementado. b. El Hallazgo No.20, Implementado. INF-03 (04-2009) 3
c. El Hallazgo No.13, "Carencia de un cronograma de actividades y fechas para el registros y pagos de proveedores y/o clientes. La forma de administrar las cuentas corrientes es semejante al manejo de una caja chica, en que se desembolsa en el momento que se solicita, entorpeciendo las labores diarias al no estar debidamente estructuradas las actividades" A pesar que aparece como implementado, a la hora de hacer la consulta se nos indicó que se sigue realizando de la misma manera y no se ha formalizado las actividades mediante un cronograma de actividades para la FunCeNAT. d. El Hallazgo No.22, "Requisitos para el manejo de fondos públicos ante la Contraloría General de la República" El Director de la FunCeNAT comenta que según criterio del Asesor Legal de la Institución, la FunCeNAT no está obligada a cumplir dichos requisitos. No obstante, no se presentó el documento del Asesor en donde se muestre las razones que exonera a la Fundación de dichos requisitos. e. El Hallazgo No.24, "Sobre partidas antiguas pendientes de depurar en los estados financieros y auxiliares contables, que no reflejan la verdadera situación contable y financiera". El Director Administrativo de la FunCeNAT comenta que hasta que se vuelva a reunir la Junta y sean aprobadas, se procederá con el ajuste que corresponda. Al estar la contabilidad de la Fundación atrasada al 31 de mayo 2008, no se pudo verificar si en los primeros meses del año 2009 (después de haberse reunido la Junta Directiva), se habían realizado las correcciones respectivas. f. El Hallazgo No.26, "Préstamos entre proyectos", no se implementó ningún procedimiento al respecto, solo se eliminó dicha práctica, aunque no se pudo observar contablemente dicha solución por el atraso en la contabilidad. g. El Hallazgo No.28, " Convenio improcedente y nunca refrendado, entre FunCeNAT y CONARE", aún se encuentra pendiente de realizar la gestión para inactivarlo. h. Los Hallazgo 14, 17 y 23, no han sido implementados porque la Dirección Administrativa de FunCeNAT consideró que corresponden a otras áreas, por lo tanto, aún está pendiente su implementación. INF-03 (04-2009) 4
3. CONCLUSIÓN El estado de la implementación de las recomendaciones no fue satisfactorio, ya que la mayoría están aún pendientes de aplicar. No se obtuvo evidencia si con respecto a las recomendaciones pendientes en las que intervienen otras dependencias o áreas, ya han iniciado conversaciones para mejorar la situación de la Fundación, misma que debe garantizar eficiente desempeño y adecuado control interno en el manejo de los fondos del CeNAT. Del total de las 30 recomendaciones que fueron realizadas a la Fundación en abril del 2008, únicamente 2,5 han sido implementadas, obteniendo un 8,33% de satisfacción del cien por ciento. Se observó un débil y lento seguimiento a las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, mismas que han sido efectuadas en mira de mejorar el control interno de la Institución y sus entes relacionados. Es necesario que se brinde el debido acatamiento y cumplimiento de la normativa que les rige, poniendo en primer lugar la Ley General de Control Interno, Ley 8292 y el Manual de Normas Generales de Control Interno, M-1-2002-DDI. Normativa que establece el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna en un tiempo prudencial, así como la obligación y responsabilidad de la administración de evaluar y mejorar su control interno, contemplando a cabalidad los cinco componentes de control. Es de suma importancia que se retomen los temas y recomendaciones pendientes, se analicen las mejores soluciones a las debilidades encontradas y se programe su implementación o una mejora significativa, con la cual se beneficien las actividades y el control interno de la FunCeNAT. INF-03 (04-2009) 5
4. ANEOS Anexo 1 Se adjunta el cuadro elaborado y brindado por el Director Administrativo de la FunCeNAT, que contiene el estado de las recomendaciones del INF 02 (04-2008). Actividad Hallazgos relacionados Vigencia del Manual de Procedimientos Administrativos 1 2 11 12 Vigencia del Manual de Funciones, responsabilidades y características del personal 1 6 Instalación de un nuevo sistema de información contable 3 5 7 19 25 29 Medidas correctivas aplicadas 9 13 20 22 24 26 28 Medidas correctivas por aplicar 4 14 15 16 21 31 Actualización de la documentación relacionada 8 Acciones que competen a otras instancias diferentes al CeNAT o FunCeNAT 10 14 16 17 23 27 Asuntos pendientes de definición 18 30 Teniendo este cuadro como fuente de información brindado por la dependencia auditada, se aclara que: a. El estado de las recomendaciones que se relacionan con un nuevo sistema contable, no pudo ser validado, debido a que a la fecha de la revisión aún no se había actualizado la contabilidad en dicho sistema. Solamente se habían levantado el saldo inicial de las cuentas con fecha 31 de mayo 2008. b. Las recomendaciones a las cuales se les brindó seguimiento son las que se indican como ya implementadas. c. Las demás recomendaciones, como se indica en el mismo cuadro, no han sido implementadas, por lo tanto, serán revisadas en la siguiente intervención de la Auditoría en la FunCeNAT, en cumplimiento de nuestro Plan Anual de Trabajo, solicitando a los responsables la implementación a satisfacción de todas y cada una de ellas. INF-03 (04-2009) 6