CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- AUDITORIA INTERNA CUA No.: 32816

Transcripción

1 AUDITORIA INTERNA CUA No.: EXAMEN ESPECIAL VILLA DEPORTIVA ( CASA Y GIMNASIO) DE SACATEPEQUEZ, AREAS CAJA CHICA Y BANCOS, INVENTARIOS Y ALMACEN DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 GUATEMALA, NOVIEMBRE DE 2014

2 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 2 GENERALES 2 ESPECIFICOS 2 ALCANCE 3 INFORMACION EXAMINADA 3 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 4 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 8 6 7

3 ANTECEDENTES La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, fue creada de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997, como primera instancia crea el Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación, que se identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado, siendo este último el que cuenta con autonomía. Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sisitema del Deporte Federado. La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Se considera deporte federado aquel que se practica bajo las normas y reglamentos avalados por la Federación Deportiva Internacional correspondiente y que en el ámbito nacional se practica bajo el control y la supervisión de la federación o asociación deportiva nacional de su respectivo deporte, siendo el órgano rector la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, CDAG. Para su funcionamiento, la CDAG ha creado instalaciones deportivas departamentales, entre estas, la Villa Deportiva de Sacatepéquez. El Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, mediante Acuerdo No. 14/2014-CE-CDAG, instituyó el Fondo Rotativo Institucional; la Gerencia mediante el Acuerdo No. 10/2014-G-CDAG, hizo efectiva la creación del Fondo Rotativo Interno por un monto de Q 1,500,000.00; la Sub-Gerencia Financiera mediante Resolución CDAG-SGF , autorizó la creación de la caja chica para la Villa Deportiva de Sacatepéquez por Q 3, El 04 de febrero de 2014, la Sub-Gerente Financiera emite el Nombramiento CDAG-SGF-FRI en el cual se nombra como responsable del fondo de caja chica de la Villa Deportiva de Sacatepéquez al señor Marco Antonio Gómez Castellanos. Pág. 1

4 OBJETIVOS GENERALES Verificar la razonabilidad del saldo de caja chica y bancos, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, y si este se encuentra adecuadamente ejecutado, registrado y liquidado. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la instalación deportiva de la CDAG, así como el cumplimiento de los procedimientos autorizados, en las áreas de caja chica, bancos, inventarios y almacén. Verificar la razonabilidad del registro, resguardo, control y entrega de los bienes fungibles y no fungibles de la instalción deportiva, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. Verificar el adecuado resguardo del efectivo de la caja chica y bancos, los bienes inventariables y de los bienes o suministros del almacén. ESPECIFICOS Verificar que al crear la caja chica, se haya emitido la resolución de la Sub-Gerente Financiera, así como el vale y el nombramiento correspondiente a nombre de la persona encargada del manejo de la misma. Verificar que la constitución, ampliaciones y reintegros de la caja chica, se hayan realizado de conformidad con los preceptos legales aplicables. Verificar que la caja chica haya sido adecuada y oportunamente liquidada. Verificar que si hubo cambio de encargado de la caja chica, por parte de la Sub-Gerencia Financiera, se haya realizado la liquidación del encargado saliente y emitido el vale y nombramiento para el encargado entrante. Evaluar los posibles errores, irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos en las áreas de caja chica y bancos. Verificar que todos los bienes que se encuentran en uso, tengan emitida tarjeta de responsabilidad. Determinar si los procesos establecidos, permiten tener un adecuado control interno en el área de inventarios. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de registro y resguardo de los bienes de la instalsción deportiva, en tarjetas de responsabilidad y codificación de bienes. Pág. 2

5 Verificar que los bienes se encuentren a cargo de los empleados de la instalación deportiva. Verificar los bienes que se encuentren en mal estado. Comprobar que todos los bienes registrados en tarjetas de responsabilidad se encuentren físicamente. Verificar que los bienes y suministros se encuentren ingresados en el Libro de Almacén, autorizado para el efecto. Verificar que en el almacén se cuente con controles determinados para la recepción, entrega y custodia de los bienes adquiridos en la entidad. Verificar que los libros de control de caja chica, bancos y almacén, así como las tarjetas de responsabilidad de la entidad, se encuentren autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Verificar que las operaciones de caja chica, bancos, inventarios y almacén, se encuentren adecuadamente operadas y actualizadas a la fecha de la auditoría. ALCANCE La auditoría abarcó la evaluación administrativa de la constitución, ejecución, incrementos, ampliación, liquidación y custodia de la caja chica y bancos del 01 de enero al 15 de mayo de 2014; y financieramente la caja chica vigente. Además, se evaluó el control interno, obteniendo las pruebas de cumplimiento que corresponden. Se verificaron los ingresos y egresos al almacén de bienes y/o suministros de la última liquidación, así como los bienes de carácter inventariable que se encontraron en la instalación deportiva, cargados en las tarjetas de responsabilidad a cargo de cada empleado. INFORMACION EXAMINADA La Villa Deportiva de Sacatepéquez, para realizar el control y registro de los ingresos y egresos, utiliza los libros de Caja Chica y de Bancos, ambos autorizados por la Contraloría General de Cuentas. El Libro de Caja Chica, refleja al 31 de marzo de 2014 un saldo de Q 1, Pág. 3

6 (1) VILLA DEPORTIVA DE SACATEPÉQUEZ (2) RESUMEN DEL LIBRO DE CAJA CHICA (3) PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE MARZO DE 2014 (4) (EXPRESADO EN QUETZALES) INGRESOS EGRESOS (5) Saldo Inicial 3, (7) Gastos realizados 3, (6) + Ingresos 1, Total Ingresos 4, Total Egresos 3, (8) Saldo 1, Suman los Ingresos 4, Suma igual a Ingresos 4, NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA NOTA 1 Nombre de la Entidad: Villa Deportiva de Sacatepéquez. NOTA 2 Para los registros de control utiliza el Libro de Caja Chica con número de registro , autorizado por la Contraloría General de Cuentas. NOTA 3 El período auditado es del 01 de enero al 31 de mayo de Sin embargo, la auditoría reflejó el saldo al 31 de marzo de 2014, ya que por estar suspendido por el IGSS el Administrador de la Villa Deportiva de Sacatepéquez, la caja chica no tuvo movimiento durante los meses de abril y mayo de NOTA 4 La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal. Pág. 4

7 NOTA 5 Monto inicial del fondo de caja chica de la Villa Deportiva de Sacatepéquez, para el período 2014, a nombre del señor Marco Antonio Gómez Castellanos, por Q 3, entregados con cheque No de fecha 04 de febrero de 2014 y recibido en la instalción deportiva por medio del Vale de Fondo Rotativo Interno No. 31. NOTA 6 Reintegro de la única rendición de gasto de fondo rotativo interno y/o cajas chicas presentada, y que se recibió en la cuenta de depósitos monetarios No del Banco G&T Continental, a nombre de CDAG Caja Chica Villa Deportiva de Sacatepéquez; lo que constituye los ingresos del período del 01 de enero al 31 de marzo de 2014, en concepto de transferencias corrientes. NOTA 7 Corresponde a los gastos realizados, en el período del 01 de enero al 31 de marzo de NOTA 8 Corresponde al saldo del Libro de Caja Chica al 31 de marzo de Pág. 5

8 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Derivado del Examen Especial de Auditoría en las áreas de Caja Chica, Bancos, Inventarios y Almacén, practicado a la Villa Deportiva de Sacatepéquez, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, en cumplimiento del Nombramiento y CUA de fecha 22 de mayo de 2014, se realizó el seguimiento al registro de recomendaciones emitidas según informe DAI-A , de Examen Especial de Auditoría en las áreas de Caja Chica, Bancos, Inventarios y Almacén, realizada por parte de la Auditoría Interna de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, del 01 de enero al 15 de agosto de 2013, el cual no contiene ningún hallazgo. En relación al informe de la Contraloría General de Cuentas, el señor Marco Antonio Gómez Castellanos, indicó que a la fecha, dicho ente no ha practicado auditoría. Pág. 6

9 DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 MARCO ANTONIO GOMEZ CASTELLANOS ADMON. CASA DEL DEPORT. DE ANTIGUA, SACATEPEQUEZ 01/01/ /05/ VICTOR MANUEL ORTIZ CASTELLANOS ENCARGADO ACTIVOS FIJOS 01/01/ /05/2014 Pág. 7

10 COMISION DE AUDITORIA JOSE ANTONIO GIRON GUILLEN Auditor HERBER AROLDO MIRANDA VEGA Supervisor AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ Sub Director ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME Director Pág. 8