SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA CUA No.:69661

Transcripción

1 LA REPUBLICA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA CUA No.:69661 SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Arqueo de Caja Chica y verificacion de productos de bodega GUATEMALA, NOVIEMBRE DE 2017

2 INDICE INTRODUCCION 1 OBJETIVOS 1 ALCANCE DE LA ACTIVIDAD 1 RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD 1

3 INTRODUCCION De conformidad con el nombramiento número DAI , de fecha 10 de agosto del 2017, nos constituimos en las oficinas del Centro de Atención Integral Retalhuleu de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia de la República, para ejecutar la entrega de bienes, valores y documentos por parte de la señora Juana Elizabeth Rodas Porras, quien desempeñaba el puesto funcional de Directora del Centro en mención, a la señora Evelyn Roxana Hernández Cruz, quien desempeña el puesto de maestra del referido centro. OBJETIVOS General Establecer mediante la verificación, el estado o situación general, tanto financiera como de los aspectos administrativos relevantes para delimitar la responsabilidad del funcionario que entrega como el que recibe los bienes, valores y documentos. Específicos 1. Comprobar la legalidad de la entrega del cargo. 2. Verificar que los bienes fungibles y no fungibles cargados en la tarjeta de responsabilidad sean entregados íntegra y adecuadamente. 3. Verificar y confirmar que los bienes, valores y documentos que se encuentran en poder del funcionario que entrega, sean entregados íntegramente a la persona que recibe. 4. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. ALCANCE DE LA ACTIVIDAD El examen especial abarcará la revisión y verificación de las operaciones y documentación al 14 de agosto RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD De conformidad con los objetivos de la auditoría de entrega de bienes, valores y Pág. 1

4 documentos, los resultados obtenidos se reportan en el Acta No. DAI , Folios No. 0252, 0253 y 0254, de fecha 14 de Agosto A continuación se menciona lo más relevante: a. ENTREGA DE BIENES Y ACTIVOS FIJOS La señora Juana Elizabeth Rodas Porras tenía a su cargo los bienes descritos en las tarjetas de responsabilidad números (13755) a la (13761) con un valor total de treinta y cinco mil seiscientos treinta y un quetzales con noventa y nueve centavos (Q.35,631.99); tarjetas de responsabilidad números (16790) a la (16791) con un valor total de setecientos quetzales exactos (Q ); las tarjetas de responsabilidad número (018765) a la (018766) con un valor total de diecisiete mil ochenta y cuatro quetzales con cincuenta y siete centavos (Q.17,084.57); la tarjeta de responsabilidad número (020284) a con un valor total de mil ciento cincuenta y siete quetzales con cincuenta centavos (Q.1,157.50); bienes asignados para el desempeño de sus labores en el Centro de Atención Integral Retalhuleu. En la revisión realizada por los señores Walter González Manzo y Ángel Amarildo Salazar Lemus, ambos analistas del departamento de Inventarios, indicaron un faltante de bienes, los cuales fueron detallados en el acta No. ( ). Como resultado de la verificación de bienes, tanto la señora Juana Elizabeth Rodas Porras, Directora saliente, como la señora Evelyn Roxana Hernández maestra de Repredec, nombrada por la Dirección de Recursos Humanos para recibir los bienes en custodia; se negaron a firmar el acta No La señora Juana Elizabeth Rodas Porras, argumentó que el faltante de bienes se debía a un robo sufrido en el Centro, el cual ella reportó ante la Policía Nacional Civil y el Ministerio Público, no obstante los señores González Manzo y Salazar Lemus, indicaron que los bienes mencionados en las denuncias correspondientes, detallan bienes con identificación distinta, por lo cual la señora Rodas Porras debe reponer los bienes faltantes. b. VALORES El fondo del Centro asciende a la cantidad de dieciséis mil quetzales exactos (Q.16,000.00) y al momento de hacer el arqueo de caja, se encontró integrado de la siguiente forma: Pág. 2

5 ARQUEO CAJA CHICA CENTRO DE ATENCIÓN INTEGRAL RETALHUELU AL 14 DE AGOSTO DEL 2017 Expresado en Quetzales SALDO EN EFECTIVO 0.00 SALDO EN LIBRO DE BANCOS DOCUMENTOS DE ABONO LIQUIDACIONES DE GASTOS PENDIENTES DE REEMBOLSO 15, T O T A L 16, FONDO AUTORIZADO 16, DIFERENCIA 0.00 El libro de bancos se encontraba operado al 14 de agosto 2017, con un valor de treinta y tres quetzales con cincuenta centavos (Q.33.50), al momento de la evaluación, se tienen cheques en circulación, por un valor de quince mil doscientos cincuenta quetzales exactos (Q.15,250.00). La conciliación bancaria del CAI Retalhuleu es la siguiente: CONCILIACIÓN BANCARIA CUENTA BANCARIA No /08/2017 Expresado en Quetzales SALDO DEL ESTADO DE CUENTA AL 14/08/ , (-) CHEQUES EN CIRCULACIÓN No. NOMBRE VALOR 2405 SIN 2412 SIN 2413 SIN 2414 SIN 2415 SIN 2416 SIN 2417 SIN 2418 SIN 2419 SIN 2420 SIN 2421 SIN DORA BEATRIZ CALDERON ANGEL MACARIO PEREZ SANTOS MINISTERIOS EL SHADDAI, S.A. MIRNA LETICIA OCHEITA MARTINEZ DE LOPEZ SENOVIA AMANDA GRAMAJO GIRON SANDRA YANETH LOPEZ GRAMAJO LISBETH PÈREZ EVELYNGARRIDO BLANCA LILI RIVAS MALDONADO , , ANULADO 0.00 LORENA HORTENCIA RAJO ERAZO DE MAZARIEGOS SANDRA YANETH LOPEZ GRAMAJO , S A L D O D E L L I B R O D E BANCOS.. 15, , TOTAL DIFERENCIAS 0.00 Pág. 3

6 c. DOCUMENTOS Dentro de los documentos que se hizo entrega la señora Juana Elizabeth Rodas Porras, se encuentran los siguientes: c.1 Liquidaciones de Gastos Pendientes de Reembolso Se tuvieron a la vista las siguientes liquidaciones que ya fueron presentadas pero que aún no habían sido reintegradas al momento de la auditoría: LIQUIDACIONES DE GASTOS PENDIENTES DE REEMBOLSO 14/08/2017 Expresado en Quetzales No. Fecha Número de Liquidación FR03 Valor 1 08/08/ , /08/ , /08/ Observaciones TOTAL DE LIQUIDACIONES DE GASTOS 15, c.2 Documentos Pendientes de Abono Documentos pendientes de liquidar, se tienen los siguientes: DOCUMENTOS DE ABONO (Pendientes de Liquidar) 14/08/2017 Expresado en Quetzales No. Fecha Número de Documento 1 08/08/ L I S B E T H EVELYNGARRIDO PÈREZ 2 08/08/ BLANCA LILI RIVAS MALDONADO Proveedor Valor OBSERVACIONES TOTAL DE DOCUMENTOS DE ABONO PENDIENTES DE LIQUIDAR Pág. 4

7 c. 3 D o c u m e n t o s P e n d i e n t e s d e P a g a r Al momento de la auditoría, se encontraron los siguientes documentos pendientes de pago por parte del Centro: DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGAR 14 DE AGOSTO DEL 2017 Expresado en Quetzales No. Fecha Número de Documento Proveedor Valor Observaciones 1 07/08/2017 B 2581 AGUA PURA BENDICIÒN 2 07/08/2017 B 1945 DISTRIBUIDORA LAS DELICIAS 3 07/08/2017 B 1946 DISTRIBUIDORA LAS DELICIAS TOTAL AGUA PURA PERECEDEROS PERECEDEROS c.4 Chequeras La señora Juana Elizabeth Rodas Porras hizo entrega de una chequera del Centro: CORTE DE FORMAS SECRETARIA DE BIENESTAR SOCIAL/CAI RETALHULEU CUENTA BANCARIA No /08/2017 CHEQUES USADOS CHEQUES PENDIENTES DE USAR No. DEL AL DEL AL TOTAL PENDIENTES DE USAR TOTAL 40 d. ÁREA DE ALMACÉN Se realizó verificación a los enseres de limpieza y útiles de oficina que se encuentran almacenados en las bodegas del Centro, ya que al momento de la evaluación no se encontraron alimentos "No Perecederos" almacenados. En el conteo físico se estableció que los libros no se encontraban al día, determinándose los siguientes resultados: Pág. 5

8 No. PRODUCTO FOLIO No. 1 DISPENSADOR DE PAPEL VENCIMIENTO ENSERES DE LIMPIEZA SALDO DEL LIBRO INVENTARIO FISICO DIFERENCIA 117 N/A PALAS PLÀSTICAS 114 N/A LIMPIADOR DE TELA 4 JABÒN LÌQUIDO PARA MANOS 5 CEPILLO TIPO GUSANO 109 N/A N/A N/A No. PRODUCTO FOLIO No. VENCIMIENTO UTILES DE OFICINA SALDO DEL LIBRO INVENTARIO FISICO DIFERENCIA 1 GANCHOS 18 N/A ENGRAPADOE AMEDIANA 3 PEGAMENTO GALÒN 4 CLIPS JUMBO ESTÀNDAR 5 RESMA DE PAPEL CARTA 6 RESMA DE PAPEL OFICIO 11 N/A N/A N/A N/A N/A Las diferencias encontradas en la bodega de enseres de limpieza, fueron subsanados inmediatamente, por medio de la reposición de productos por parte de la señora Juana Elizabeth Rodas Porras, según consta en el Acta DAI No. PRODUCTO FOLIO No. 1 DISPENSADOR DE PAPEL VENCIMIENTO ENSERES DE LIMPIEZA SALDO DEL LIBRO INVENTARIO FISICO DIFERENCIA 117 N/A PALAS PLÀSTICAS 114 N/A LIMPIADOR DE TELA 4 JABÒN LÌQUIDO PARA MANOS 5 CEPILLO TIPO GUSANO 109 N/A N/A N/A Pág. 6

9 e. LIBROS AUTORIZADOS Se realizó corte de formas de todos los libros autorizados por la Contraloría General de Cuentas, que son utilizados en el Centro, los cuales se detallan a continuación: No. NOMBRE DEL LIBRO No. DE AUTORIZACIÓN DE LA CGC USADOS FORMULARIOS PENDIENTES DE USAR DEL AL DEL AL TOTAL PENDIENTES DE USAR 1 DE BANCOS DE CAJA DE CONTROL DE ALIMENTOS (DIARIO) 4 DE CONTROL DE ALIMENTOS (DIARIO) 5 DE PRODUCTOS PERECEDEROS 6 DE PRODUCTOS PERECEDEROS 7 DE PRODUCTOS NO PERECEDEROS 8 DE ENSERES DE LIMPIEZA 9 DE ÚTILES DE OFICINA DE ACTAS DE ASISTENCIA DE INSCRIPCIONES D E CONOCIMIENTOS **** **** OBSERVACIONES: EL LIBRO DE CONOCIMIENTOS NO SE ENCUENTRA AUTORIZADO POR CONTRALORÌA GENERAL DE CUENTAS. f. EXPEDIENTES Se estableció que a la fecha de la entrega de documentos por parte de la Directora saliente, en el Centro hay un total de ciento cuarenta y seis (146) expedientes resguardados, los cuales pertenecen al total de niños inscritos y el día catorce de agosto 2017, hubo una asistencia de veintisiete (27) niños. g. SELLOS Y LLAVES La señora Juana Elizabeth Rodas Porras, hizo entrega de sello rectangular automático con la leyenda: Secretaría de Bienestar Social, Centro de Atención Pág. 7

10 Integral, Dirección, Retalhuleu, Guatemala. También se encontró en la Dirección del Centro, un sello con la leyenda DISTRIBUIDORA DEL SUR, el cual quedo en custodia de esta Dirección, ya que la señora Juana Elizabeth Rodas Porras indica ignorar la procedencia de dicho sello. Así mismo la señora Rodas entregó un juego con 17 llaves, las cuales quedaron en custodia de la señora Evelyn Roxana Hernández Cruz. h. GAFETE La señora Juana Elizabeth Rodas Porras, manifestó que nunca le entregaron el gafete que la identificaba como Directora del CAI Retalhuleu, por lo cual no lo entregó. i. RECEPCION DE BIENES, VALORES Y DOCUMENTOS Al terminar con el proceso de verificación de los bienes, documentos y valores, las señoras Juana Elizabeth Rodas Porras y Evelyn Roxana Hernández Cruz, no estuvieron de acuerdo con firmar el acta , correspondiente a la recepción de bienes; en relación al acta de auditoría DAI , tampoco fue firmada por la señora Hernández Cruz, quien estaba nombrada para recibir el resguardo de los bienes, valores, libros y documentos; en este caso únicamente fue firmada por la señora Juana Elizabeth Rodas Porras como entregado, debido a la responsabilidad que esto conlleva; únicamente recibió las llaves del centro, indicando que las custodiará de forma temporal en lo que se designa una nueva Directora. j. ASPECTOS GENERALES 1) Se tuvo a la vista el Nombramiento y Vale número 25, ambos de fecha 07 de febrero del 2017, en donde se hace responsable del fondo de caja chica a la señora Juana Elizabeth Rodas Porras, para administrar, verificar, controlar y realizar las operaciones contables en el libro correspondiente autorizado por la Contraloría General de Cuentas por los fondos asignados en la caja chica del Centro de Atención Integral de Retalhuleu. 2) También se le solicitó a la señora Juana Elizabeth Rodas Porras, fotocopia de finiquito emitido por la Contraloría General de Cuentas, Solvencia 2016 emitida por Pág. 8

11 el Departamento de Tesorería de la Secretaría de Bienestar Social y voucher de pago, con el fin de constatar el descuento de fianza en nómina, los cuales fueron entregados de forma inmediata. Al respecto únicamente hizo entrega de la fotocopia del finiquito emitido por la Contraloría General de Cuentas, ya que el año anterior (2016) no obtuvo solvencia por parte del Departamento de Tesorería, el voucher de pago tampoco fue entregado por la señora Rodas. CONCLUSIÓN De acuerdo a los resultados de la entrega de los bienes, valores y documentos por parte de la señora Juana Elizabeth Rodas Porras, Directora saliente del Centro de Atención Integral Retalhuleu; se presentan razonablemente en todos sus aspectos importantes, de conformidad a lo que establecen las leyes, normas, reglamentos y otros aspectos legales, a excepción de los temas indicados en las literales a) y la i). WENDY BORRAYO REYES Auditor SILVIA VANESSA DUARTE CABRERA DE MARTINEZ Auditor GABRIEL ANTONIO ALDANA RIVAS Supervisor JUAN CARLOS PATZAN BUCH Director Pág. 9