MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALA AUDITORIA INTERNA CUA No.: 58056

Transcripción

1 AUDITORIA INTERNA CUA No.: AUDITORIA DE GESTION Inventarios DEL 02 DE ENERO DE 2016 AL 01 DE ABRIL DE 2016 PETAPA - GUATEMALA, OCTUBRE, 2016

2 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 1 GENERALES 1 ESPECIFICOS 1 ALCANCE 2 INFORMACION EXAMINADA 2 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 3 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 6 ANEXOS 7 3 5

3 ANTECEDENTES El municipio de San Miguel Petapa, se encuentra situado en la parte sur del departamento de Guatemala, en la Región I o Región Metropolitana. Limita al Norte con el municipio de Villa Nueva (Guatemala); al Sur con el Lago de Amatitlán (Guatemala); al Este con el municipio de Villa Canales (Guatemala); y al Oeste con el municipio de Villa Nueva (Guatemala). Cuenta con una extensión territorial de 23 kilómetros cuadrados, y se encuentra a una altura de 1,285 metros sobre el nivel del mar, su clima es templado. Se encuentra a una distancia de 20 kms. De la cabecera departamental de Guatemala. La Constitución Política de la República reconoce y establece el nivel de Gobierno Municipal, con autoridades electas directa y popularmente, lo que implica el régimen autónomo de su administración, como expresión fundamental del poder local, y que la administración pública será descentralizada. El Código Municipal Decreto número en el artículo 9 habla del Gobierno Municipal y expone que El Concejo Municipal es el órgano colegiado superior de deliberación y de decisión de los asuntos municipales cuyos miembros son solidariamente y mancomunadamente responsables por la toma de decisiones. El Gobierno Municipal corresponde al Concejo Municipal, el cual es responsable de ejercer la autonomía del municipio y se integra por el alcalde, los síndicos y los concejales, todos electos directa y popularmente en cada municipio. Con fecha 15 de enero del año 2016 tomo posesión el Concejo Municipal de Municipio de San Miguel Petapa, para el período según el Acta No.9-16 de la Sesión Ceremonial y Solemne celebrada el día quince de enero del año OBJETIVOS GENERALES Evaluar la estructura y ambiente de Control Interno del Área de inventarios de la Dirección Administrativa y Financiera Municipal, con el objeto de detectar posibles debilidades de Control Interno, así mismo verificar el cumplimiento en la aplicación de las Leyes y Normas vigentes que regulan el que hacer del Área. ESPECIFICOS Pág. 1

4 Verificar que las formas, formularios, libros y sistemas se encuentren debidamente autorizados por el ente fiscalizador. Verificar que los registros de los bienes sea realizado correctamente en los sistemas y medios autorizados por la Contraloria General de Cuentas. Evaluar la aplicación oportuna del cumplimiento de las normativas y leyes vigentes. Verificar los registros y procedimientos aplicados en donaciones, pérdidas, deterioro o robo del mobiliario y equipo. Verificar los procedimientos realizados para el descargo de bienes activos al personal de la Municipalidad. Revisar los procesos que son realizados en los casos de activos extraviados o robados de acuerdo a las normativas legales. Realizar un muestreo selectivo del equipo a cargo del personal de la Municipalidad de acuerdo a su tarjeta de responsabilidad. ALCANCE El trabajo de evaluación a realizar por la Unidad de Auditoria Interna Municipal, se efectuara en el período correspondiente del 02 de enero al 01 de abril de año 2016, con el objetivo de verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos que realiza el Área de inventario, de acuerdo a lo establecido en las Normas de Auditoria del Sector Gubernamental, emitidas por la Contraloria General de Cuentas. INFORMACION EXAMINADA Se verificaron las cuentas que integran la Cuenta 1230 de Propiedad Planta y Equipo (Neto). Del Balance General. Se examinó el libro de Inventario verificando que los saldos coincidan con los saldos reflejados en el Balance General. Se revisó una muestra del mobiliario y equipo registrado en el libro de inventario y tarjetas de responsabilidad individual. Se verifico el cumplimiento de la existencia de tarjetas de responsabilidad individual. Se evaluó el registro correspondiente de las compras de mobiliario y equipo de enero a abril de Se revisó una muestra física del mobiliario y equipo según las tarjetas de responsabilidad y se verifico la codificación. Se verifico el cumplimiento de las recomendaciones de auditorías anteriores. Pág. 2

5 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA Al realizar la evaluación de las cuentas que integran la Cuenta 1230, se establecieron algunas diferencias, mismas que ya fueron objeto de hallazgo por parte de la Contraloría General de Cuentas en Informe del año 2014, para lo cual se giraron las recomendaciones y las acciones puntuales que debe realizar la Dirección Administrativa Integrada Municipal. Al verificar los saldos del libro de Inventario con el Balance General, se establecieron los puntos descritos en el numeral anterior. En la revisión de la muestra del mobiliario y equipo del libro de Inventario, se establecieron algunas deficiencias, en el registro de los bienes en las tarjetas de responsabilidad, y se giraron las recomendaciones para que se realicen las correcciones correspondientes. Se verifico que todo el mobiliario y equipo cuente con las tarjetas de responsabilidad y que se encuentren debidamente firmadas por los responsables. Se comprobó que las compras de mobiliario y equipo en los meses de enero a abril de 2016, estén debidamente registrado y cargado en las tarjetas de responsabilidad individual. Al verificar el mobiliario y equipo físicamente según tarjetas de responsabilidad individual, se encontró que en algunos casos el mobiliario y equipo había sido cambiado a otro colaborador, sin embargo estaba registrado en tarjeta individual de responsabilidad a otro colaborador, y se realizaron las recomendaciones al encargado de inventarios, para que no se realicen cambios sin la autorización del encargado de Inventario sin que se haya realizado el cambio en la tarjeta de responsabilidad individual. Según evaluación realizada no se ha cumplido con las recomendaciones de auditorías anteriores, lo cual corresponde a lo establecido e indicado en el inciso uno detallado anteriormente, para lo cual se han girado las recomendaciones mediante notas de auditoria. COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Según se estableció está pendiente el cumplimiento a las recomendaciones en relación a la conciliación de los saldos de la Cuenta 1230 de Propiedad Planta y Pág. 3

6 Equipo, para lo cual Auditoria Interna Municipal, giro Notas de Auditoria puntualizando lo inherente a lo recomendado por la Contraloria General de Cuentas. Pág. 4

7 DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 BERNABE QUEXEL CHOREQUE ENCARGADO DE CONTABILIDAD 19/01/ HECTOR ARMANDO CORTEZ GIRON DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO MUNICIPAL 19/01/ JONNATHAN EDILSAR URIAS MARTINEZ ENCARGADO DE INVENTARIOS 03/06/ LUIS ALBERTO REYES NORIEGA ALCALDE MUNICIPAL 16/01/ /01/2020 Pág. 5

8 COMISION DE AUDITORIA LUZ AMPARO SOLARES MAYEN Auditor LUZ AMPARO SOLARES Director Pág. 6

9 MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALA ANEXOS Cuestionario primera hoja Pág. 7

10 MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALA Cuestionario Segunda hoja Pág. 8