111 INFORME FINAL Municipalidad de Lago Verde Número de Informe: 19/2014 10 de diciembre de 2014 1 www.contraloria.c1
PREG. N 11.002/2014 UCE N 551/2014 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA COYHAIQUE, 545 v1012.2014 Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final N 19, de 2014, debidamente aprobado, sobre auditoría de transacciones y conciliaciones bancarias, en la Municipalidad de Lago Verde. Sobre el particular, corresponde que esa autoridad adopte las medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas. Saluda atentamente a Ud., LINE DEL VALLE INOSTROZA Al101110 Contralor PlepeleAel cse Aysén conworea GENERAI.D LA REPÚBLICA nb :1,4r ADMINIST -Aesw AL SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE LAGO VERDE LAGO VERDE Obispo Vreimo 275 Coyhaique/ Fono (67) 22642001 wvvw.contraloria.gi E-mail aysenecontraforia.gi
PREG. N 11.002/2014 UCE N 552/2014 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA. COYHAIQUE, 4 5 4 6 *10,12.2014 Adjunto, remito a Ud., Informe Final N 19, de 2014, debidamente aprobado, con el fin de que, en la primera sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción, se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo. Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría General, en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada la sesión. Saluda atentamente a Ud., ACQUELINE DEL VALLE INOSTROZA Abowado CONTIATOVGICIDEct REPSBLICA AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL DE LA MUNICIPALIDAD DE LAGO VERDE LAGO VERDE Obispo Vielmo 275 Coyhaiquel Fono Fax (67) 2264200 / www.contraloria.c1 / E-mail aysen@contraloria.c1
PREG. N 11.002/2014 UCE N 553/2014 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA COYHAIQUE, 4 5 4 7 *1 0.12. 2014 Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final N 19, de 2014, debidamente aprobado, sobre auditoría de transacciones y conciliaciones bancarias, en la Municipalidad de Lago Verde. Saluda atentamente a Ud., JACQUEL1NE DEL VALLE 1NOSTROZA AlloWdzfr Aysho Contralor contrateria GENERAL DE LA REPOBLICA AL SEÑOR ENCARGADO DE CONTROL DE LA MUNICIPALIDAD DE LAGO VERDE LAGO VERDE Obispo Vielmo 275 Coyhalque/ Fono (67) 2264200 / www.contraloria.c1 / E-mail aysen@contraloria.cl
PREG. N 11.002/2014 UCE N 554/2014 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA COYHAIQUE, 4 54 5 10.12.2014 Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final N 19, de 2014, debidamente aprobado, sobre auditoría de transacciones y conciliaciones bancarias, en la Municipalidad de Lago Verde. Saluda atentamente a Ud., JACQUELINE DEL VALLE INOSTROZA Allowo Contralor RftkInnal GIe3 Ayo CONTRALORÍA GENERAL DE LA MPOBLIOA A LA UNIDAD DE SUMARIOS PRESENTE Obispo Vielmo 275 Coyhaique/ Fono (67) 2264200 / www.contraloria.c1 / E-mail aysen@contraloria.c1
PREG. N 11.002/2014 UCE N 555/2014 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA COYHAIQUE, 4 5 4 9 *10,12_2014 Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final N 19, de 2014, debidamente aprobado, sobre auditoría de transacciones y conciliaciones bancarias, en la Municipalidad de Lago Verde. Saluda atentamente a Ud., JACQUELINE DEL VALLE INOSTROZA Afloodo Contralor Reciental de Ayer» cohltrawria GENERAL DE LA REPOsucA A LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO PRESENTE Obispo Vielmo 275 Coyhaique/ Fono (67) 2264200 / www.contraloria.cl / E-mail aysen@contraloria.cl
PREG. N 11.002/2014 UCE N 556/2014 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA COYHAIQUE, 4 5 5 O *10.12.2014 Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final N 19, de 2014, debidamente aprobado, sobre auditoría de transacciones y conciliaciones bancarias, en la Municipalidad de Lago Verde. Saluda atentamente a Ud., UELINE DEL VALLE 1NOSTROZA Abowd.) Contralor est de Aysén COI MIALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA A LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO PRESENTE Obispo Vielmo 275 Coyhaique/ Fono (67) 2264200 / www.contraloria.cl / E-mail aysen@contraloria.cl
PREG N 11.002/2014 INFORME FINAL N 19, DE 2014, SOBRE AUDITORÍA DE TRANSACCIONES Y CONCILIACIONES BANCARIAS EN LA MUNICIPALIDAD DE LAGO VERDE. COYHAIQUE, 1 0 DIC. 2014 ANTECEDENTES GENERALES En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría Regional para el año 2014, y en conformidad con lo establecido en los artículos 95 y siguientes de la ley N 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, y el artículo 54 del decreto ley N 1.263, de 1975, Ley Orgánica Constitucional de Administración Financiera del Estado, se efectuó una auditoría de transacciones relacionada a las materias de Anticipos a Rendir y Conciliaciones Bancarias en la Municipalidad de Lago Verde. El equipo que ejecutó la fiscalización fue integrado por don Germán Varas Grandón, en calidad de auditor, y las señoras Raquel Zaida Roa Hernández y María Penélope Gutiérrez López, como supervisoras. La Municipalidad de Lago Verde es una corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, responsable de la administración de la comuna del mismo nombre, y cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la comunidad local y asegurar su participación en el progreso económico, social y cultural de su territorio, y se encuentra regida por la ley N 18.695. Cabe mencionar que, con carácter reservado, el 17 de noviembre de 2014, fue puesto en conocimiento de la Municipalidad de Lago Verde, el Preinforme de Observaciones N 19, de 2014, con la finalidad que esa entidad formulara los alcances y precisiones que, a su juicio procedieran, sin que se diera respuesta en el plazo establecido, por lo que corresponde mantener todas las observaciones originalmente planteadas. OBJETIVO La fiscalización tuvo por objeto verificar que los fondos por rendir otorgados a terceros, e imputados a la cuenta 114-03 "Anticipos a Rendir", durante el año 2013, se ajusten, entre otros, a lo dispuesto en el citado decreto ley N 1.263, de 1975, y a la normativa contable dictada por la Contraloría General de la República. Además de verificar la integridad de la información y A LA SEÑORA CONTRALOR REGIONAL PRESENTE
exactitud de las operaciones contenidas en las conciliaciones bancarias del período de noviembre y diciembre de 2013. La finalidad de la revisión fue determinar si los montos otorgados a terceros se encuentran debidamente autorizados, contabilizados y oportunamente rendidos y si cuentan con los respaldos correspondientes. Adicionalmente, efectuar las reconciliaciones bancarias para verificar el adecuado registro de ingresos y egresos de fondos y sus respectivos saldos. Todo lo anterior, en concordancia con la Ley de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República. METODOLOGÍA La labor se practicó de acuerdo con la Metodología de Auditoría de este Organismo Fiscalizador y los procedimientos de aprobados mediante las resoluciones exentas N" 1.485 y 1.486, ambas de 1996, de la Contraloría General de la República, considerando los resultados de las evaluaciones de control interno respecto de las materias examinadas, determinándose la realización de pruebas de auditoría en la medida que se estimaron necesarias. Asimismo, se practicó un examen de las cuentas relacionadas con la materia en revisión. UNIVERSO Y MUESTRA De acuerdo con los antecedentes proporcionados por la entidad fiscalizada, los montos otorgados bajo el concepto de anticipos a rendir y asociados a la cuenta contable 114-03, durante el año 2013, ascienden a un total de $67.114.936, realizándose el examen sobre el 100% del señalado monto, el que corresponde a 68 egresos. UNIVERSO MATERIA ESPECÍFICA $ # Anticipos a rendir 67.114.936 68 Fuente: Elaboración propia, a partir de información proporcionada por la Municipalidad de Lago Verde Adicionalmente, se analizó la información de las conciliaciones bancarias de los meses de noviembre y diciembre de 2013. La información utilizada fue proporcionada por el Departamento de Finanzas de la Municipalidad de Lago Verde, según consta en el acta de entrega de 16 de septiembre de 2014. RESULTADO DE LA AUDITORÍA siguientes situaciones: Del examen practicado, se determinaron las I. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO 1. Sobre procedimientos de control interno 2
1.1. No existe un libro banco en que se registren los movimientos de fondos, tanto de ingresos como de egresos, que sustente la información contenida en las conciliaciones bancarias, utilizándose solo el libro mayor de la cuenta contable de disponibilidad, lo que vulnera lo dispuesto en el punto 3, letra c), de la circular N 11.629, de 1982, de la Contraloría General de la República, que imparte instrucciones al sector municipal sobre manejo de cuentas corrientes bancarias. Sobre la materia, cabe manifestar que esta situación había sido previamente observada por este Organismo Fiscalizador en el informe final N 33, de 2013. 1.2. La Municipalidad de Lago Verde no cuenta con un manual de procedimientos administrativos, lo que fue certificado por ese municipio el 12 de septiembre de 2014, lo que contraviene lo establecido en el numeral 44 de la mencionada resolución exenta N 1.485, de 1996, sobre normas de control interno. 1.3. Se verificó que el organigrama de la entidad edilicia no se encuentra debidamente formalizado y aprobado por medio del correspondiente acto administrativo, lo que no se ajusta a lo dispuesto en el artículo 3 de la ley N 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, y en el artículo 12 de la ley N 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades. 1.4. Se constató que el Reglamento de Organización Interna no se encuentra sancionado por el decreto alcaldicio correspondiente, que otorgue respaldo jurídico-administrativo a la definición de su estructura y organización interna, asignando funciones a las respectivas unidades, de forma de procurar su efectivo y coordinado ejercicio, lo que contradice el citado artículo 12 de la ley N 18.695. 1.5. Durante el período examinado no existió una Unidad de Control, sin que dicha función hubiere sido refundida con otro departamento de esa Municipalidad o asignada a un funcionario en particular. Por lo tanto, durante el referido lapso, no se efectuaron auditorías internas con el objeto de fiscalizar la legalidad de los actos de la administración municipal, prever y detectar situaciones anómalas, ni se aplicaron programas tendientes a evaluar el sistema de control interno, que permitieran a la entidad determinar riesgos en sus procedimientos y las áreas críticas, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias, incumpliendo el principio de control consagrado en el artículo 3 de la ley N 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, y lo establecido en la aludida resolución exenta N 1.485, de 1996. 1.6. Del examen a los decretos de pago, se observan casos en los cuales estos no son visados por el Alcalde o por el Encargado de Finanzas, como se indica a continuación: 3
DECRETO DE PAGO NÚMERO FECHA 581 600 698 729 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA MONTO ($) FIRMA FALTANTE GLOSA Cancela rendición de gastos, según 16-05- 120.000 anticipo autorizado por el decreto 2013 Alcalde alcaldicio N 451, de 10 de mayo de 2013. 23-05- Cancela anticipo autorizado por el 65.467 2013 Alcalde decreto alcaldicio N 487, de 22 de mayo de 2013. 06-06- Cancela viático y anticipa fondos 2013 654.507 Alcalde según el decreto alcaldicio N 516, de 31 de mayo de 2013. Rendición de gastos, según 13-06- 778. 548 2013 Alcalde anticipos autorizado por el decreto alcaldicio N 516, de 31 de mayo de 2013. Total Observado 1.618.522. _.. oracion propia, a partir de la información aportada por la Municipalidad de Lago Verde. Al respecto, es dable señalar que la firma del Alcalde es un elemento esencial por el cual se manifiesta su voluntad expresa, ejerciendo con ello, no solo las atribuciones que le confiere la ley, sino que emitiendo un acto administrativo, por lo que no resulta procedente su omisión, ya que con ello se infringe lo establecido en los artículos 1 y 3 de la referida ley N 19.880 y lo previsto en el numeral 46 de la citada resolución exenta N 1.485, de 1996, que señala que la documentación sobre transacciones y hechos significativos debe ser completa y exacta. 1.7. La conciliación bancaria de noviembre de 2013 fue elaborada por la tesorería municipal, vulnerando las instrucciones impartidas por este Organismo Fiscalizador sobre el manejo de cuentas corrientes, establecidas en el punto tres, letra e), del citado oficio N 11.629, de 1982, de esta Contraloría General, en la que se señala que estas deben ser practicadas por funcionarios que no participen directamente en el manejo y/o custodia de los fondos. 1.8. La conciliación bancaria de diciembre de 2013 no se encuentra firmada por los responsables de su confección y aprobación, lo que no permite verificar que ellas hayan sido practicadas por servidores que no participen directamente en el manejo y/o custodia de los fondos, contraviniendo lo establecido en el punto 3, letra e), del citado oficio N 11.269, de 1982. 1.9. De la revisión a las conciliaciones bancarias se advirtió que en Ilas no se consigna la fecha de elaboración, lo que impide constatar que se dé cumplimiento a lo dispuesto en el mencionado punto 3, letra e), de la circular N 11.629, de 1982, en orden a que las conciliaciones deberán ser practicadas a lo menos una vez al mes. 1.10. De acuerdo a lo informado por el Secretario Municipal, mediante su certificado de 16 de septiembre de 2014, el municipio no cuenta con información sobre los deudores o beneficiarios pendientes de rendición, lo que no se ajusta al antedicho numeral 46 de la resolución exenta 4
N 1.485, de 1996, el cual señala que la documentación sobre transacciones y hechos significativos debe ser completa y exacta y facilitar el seguimiento de la transacción o hecho (y de la información concerniente) antes, durante y después de su realización. 1.11.Asimismo, se determinó que no se han efectuado las acciones de cobranza correspondientes, respecto de los recursos que no han sido rendidos, lo que, por su parte, vulnera los principios de eficiencia y control establecidos en el artículo 3 de la ley N 18.575. 2. Sobre seguridad y confidencialidad de documentos electrónicos Se constató que la entidad no cuenta con perfiles de usuarios y contraseñas de conocimiento reservado para acceder a la información procesada computacionalmente. De igual modo, el Encargado de Administración y Finanzas informó que los perfiles no se usan exclusivamente por quienes tienen asignados los accesos, vulnerando lo establecido en el artículo 28 del decreto supremo N 83, de 2004, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que Aprueba la Norma Técnica para los Órganos de la Administración del Estado sobre Seguridad y Confidencialidad de los Documentos Electrónicos. II. EXAMEN DE CUENTAS 1. Análisis de la Cuenta 114-03-00-000-000-000, anticipos a rendir cuenta De acuerdo al libro mayor del período enero a diciembre de 2013, la cuenta en análisis presentaba una cifra inicial de $58.276.234, reflejando, a su vez, un monto de $8.838.702 en anticipos otorgados, lo que arroja un total de $67.114.936 de recursos entregados con cargo a la cuenta. siguientes situaciones: De la revisión efectuada se determinaron las 1.1. El saldo inicial considerado en el asiento de apertura 2013, por $58.276.234, carece del respaldo que permita acreditar el detalle de los fondos pendientes de rendición, lo que impide identificar a quiénes les fueron entregados durante el año 2012, contraviniendo el principio de exposición contenido en el oficio circular N 60.820, de 2005, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, de esta Contraloría General, y el punto 1 de la resolución N 759, de 2003, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, de igual origen. 1.2. A la fecha de la fiscalización se ha acreditado la rendición de un monto de $6.900.000, respecto de los anticipos a rendir otorgados durante el año 2012, y de $7.658.702 correspondiente al año 2013, no obstante que el monto inicial de 2013, más los anticipos otorgados durante ese mismo período, dan como resultado la suma de $67.114.936, determinándose una diferencia pendiente de rendición de $52.556.234, lo que no se ajusta a los principios de eficiencia y control establecidos en el citado artículo 3 de la ley N 18.575. A saber: 5
DETALLE MONTO ANTICIPOS ($) RENDICIONES ACREDITADAS ($) Saldo inicial al 01-01-2013 58.276.234 6.900.000 Anticipos otorgados año 2013 8.838.702 7.658.702 Totales 67.114.936 14.558.702 Saldo pendiente de rendición al 31-12-2013 52.556.234 Fuente: Información contable, elaboración propia. Cabe hacer presente que las rendiciones efectivamente acreditadas, con su documentación de respaldo, fueron registradas contablemente durante el período 2013, según se detalla en el anexo N 1, de este documento. A su vez los anticipos no rendidos se desglosan en el anexo N 2, del presente informe. 1.3. El libro mayor de la cuenta en análisis, del período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2013, presenta un abono por un monto de $630.000, asociado al comprobante N 562, de 24 de mayo de 2013, sin que dicho registro se sustente con la documentación de respaldo correspondiente, lo que no permite comprobar la veracidad y fidelidad de ese registro, transgrediendo lo señalado en el artículo 95, letra b), de la aludida ley N 10.336, el artículo 55 del mencionado decreto ley N 1.263, de 1975, y el punto 3.1, letra b), de la citada resolución N 759, de 2003. 2. Conciliaciones bancarias 2.1. En el lapso examinado se pudo verificar, de acuerdo a la nómina de cheques girados y no cobrados de la cuenta corriente N 84309049992, del Banco Estado, la existencia de cheques caducados por vencimiento del plazo de cobro, por un monto total de $5.721.197, vulnerando lo dispuesto sobre la materia en el aludido oficio N 60.820, de 2005, y en el oficio N 36.640, de 2007, sobre Procedimientos Contables para el Sector Municipal, de este Organismo de Control, según detalle del anexo N 3, de este informe. 2.2. En relación con las conciliaciones bancarias de la gestión municipal de la cuenta corriente N 84309049992, del Banco Estado, se determinó que durante los meses de noviembre y diciembre de 2013, ese municipio realizó pagos masivos en línea con cargo a ella, involucrando más de un decreto de pago contable, sin que haya sido puesto a disposición de esta comisión fiscalizadora el detalle bancario de las transacciones, lo que no permite realizar el cruce de los abonos contables con sus respectivos cargos bancarios, siendo este el proceso esencial de una conciliación bancaria, incumpliendo lo dispuesto en la referida circular N 11.629, de 1982, la letra b) del numeral 3.1 de la citada resolución N 759, de 2003, el principio de exposición contenido en el antedicho oficio N 60.820, de 2005, y los principios de eficiencia y control que consagra el artículo 3 de la anotada ley N 18.575. 6
3. Análisis de rendiciones 3.1. Tratos directos sin fundamentación Se efectuaron adquisiciones por montos mayores a 3 UTM, que no fueron realizadas a través del Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, ni se emitió el decreto fundado que autorice y justifique la contratación directa, lo que contraviene lo establecido en los artículos 8 de la ley N 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, y 51 del decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de la mencionada ley, según se detalla en el anexo N 4, de este documento. 3.2. Ausencia de acta de recepción 3.2.1.No existe respaldo de la entrega a los beneficiarios de calzado, vestuario y útiles escolares adquiridos mediante el decreto N 393, de 3 de abril de 2013, por un monto de $84.802, destinados a ayudas sociales otorgadas por la Municipalidad de Lago Verde, lo que impide verificar la efectividad del gasto, vulnerando lo establecido en el artículo 55 del aludido decreto ley N 1.263, de 1975, y en la letra b) del punto 3.1 de la precitada resolución N 759, de 2003, de esta Contraloría General. 3.2.2.EI decreto alcaldicio N 1.917, de 2013, de esa Municipalidad, por un monto de $634.769, relativo a la rendición de gastos en materiales para la construcción de basureros, carece del acta de recepción de los bienes por parte del municipio, contraviniendo lo indicado en el citado artículo 55 del decreto ley N 1.263, de 1975, y la señalada letra b) del punto 3.1 de la resolución N 759, de 2003. jineteadas 3.3. Contratos a honorarios por premios en Mediante el decreto N 202, de 27 de febrero de 2013, de la Municipalidad de Lago Verde, se rindió el monto de $1.000.000, cuya documentación de respaldo corresponde a contratos de prestación de servicios a honorarios, aprobados por los decretos alcaldicios NOS 113,114, 115, 116, 117 y 118, todos de 2013, de igual origen. No obstante, según los antecedentes tenidos a la vista, dicha suma fue destinada a premios en las jineteadas desarrolladas en el contexto del Proyecto XI Festival Costumbrista de Lago Verde por $250.000, $150.000, $100.000, $250.000, $150.000, $100.000, respectivamente. Sobre el particular, es útil recordar que, de acuerdo al artículo cuarto de la ley N 18.883, que Aprueba el Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, podrá contratarse sobre la base de honorarios, cuando deban realizarse labores accidentales y que no sean las habituales de la municipalidad, además de la realización de cometidos específicos, situaciones que no se configuran en la especie, toda vez que, al tenor de la documentación revisada, no hubo en estos casos prestación de servicios alguna. 7
Lo anterior infringe el principio de legalidad del gasto previsto en los artículos 6, 7 y 100 de la Constitución Política de la República y 2 y 5 de la antedicha ley N 18.575. respaldo 3.4. Sobre falta de documentación de A través del decreto N 1.606, de 20 de noviembre de 2013, de ese Municipio, por un monto de $1.000.000, se rindieron servicios de transporte y alojamiento por $564.000, sin que existan antecedentes de los beneficiarios que hicieron uso de ellos, lo que vulnera lo dispuesto en el punto 5.3 de la citada resolución N 759, de 2003. A saber: DECRETO ALCALDICIO DOCUMENTO NÚMERO FECHA TIPO NÚMERO FECHA MONTO (S) DETALLE 1606 20-11-2013 Factura 30 1606 20-11-2013 Boleta 522.902 7-12- 2012 7-12- 2012 450.000 114.000 TOTALES 564.000 Transporte Clara Ruth Acuña Vargas Alojamiento Colegio de Profesores de Chile A.G. - uen e: intormacion ' -- contable, elaboración propia. III. OTRAS OBSERVACIONES Del examen efectuado a la documentación que respalda los gastos por concepto de anticipos a rendir, se determinó que -en su totalidad- no son inutilizados, con indicación del número de rendición, fecha u otro antecedente que permita su anulación, a fin de minimizar el riesgo de que pueda ser utilizada posteriormente como respaldo de otros egresos, vulnerando el principio de control establecido en el artículo 3 de la referida ley N 18.575. CONCLUSIONES Respecto de las siguientes observaciones que se mantienen en el presente Informe Final, se deberán adoptar, a lo menos, las medidas que a continuación se indican, con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen: 1. Implementar un libro banco por cada una de las cuentas corrientes que maneja la Municipalidad, según lo señalado en el acápite I, numeral 1.1. 2. Confeccionar, sancionar e implementar un manual de procedimientos administrativos relacionado con el funcionamiento 8
general de la Municipalidad de Lago Verde, conforme a lo indicado en el acápite I, numeral 1.2. 3. Formalizar y aprobar el organigrama de la entidad edilicia, según lo expuesto en el acápite 1, numeral 1.3. 4. Sancionar mediante un decreto alcaldicio el Reglamento de Organización Interna, de modo de otorgar respaldo jurídicoadministrativo a la definición de su estructura y organización interna, al tenor de lo señalado en el acápite I, numeral 1.4. 5. Crear la Unidad de Control, conforme a lo dispuesto en el artículo 16 de la referida ley N 18.695, precepto que la considera dentro de las unidades mínimas que deben tener tales entidades, atendida la modificación introducida a dicho texto legal por la ley N 20.742, que perfecciona el rol fiscalizador del Concejo; fortalece la transparencia y probidad en las municipalidades; crea cargos y modifica normas sobre personal y finanzas municipales, de acuerdo a lo expresado en el acápite 1, numeral 1.5. 6. Arbitrar las medidas tendientes para que los decretos de pago cuenten con la firma de los responsables de su autorización, ateniéndose a lo establecido en los artículos 1 y 3 de la referida ley N 19.880, y lo previsto en el numeral 46 de la citada resolución exenta N 1.485, de 1996, tal como se precisó en el acápite I, numeral 1.6. 7. Dar cabal cumplimiento a lo dispuesto en la circular N 11.629, de 1982, en lo relativo a que las conciliaciones bancarias deben ser practicadas una vez al mes por funcionarios que no participen directamente en el manejo y/o custodia de fondos, y encontrarse firmadas por los responsables de su confección y aprobación, conforme se indicó en el acápite 1, numerales 1.7, 1.8 y 1.9. 8. Confeccionar un registro con los deudores o beneficiarios pendientes de rendición, ajustándose al numeral 46 de la mencionada resolución exenta N 1.485, de 1996, ello acorde se observó en el acápite I, numeral 1.10. 9. Implementar un mecanismo de cobranza respecto de los recursos que no han sido rendidos, conforme a lo manifestado en el acápite I, numeral 1.11. 10. Adoptar las medidas necesarias para contar con perfiles de usuarios y contraseñas de conocimiento reservado, con el objeto de ceñirse a lo señalado en el artículo 28 del citado decreto supremo N 83, de 2004, según se detalló en el acápite I, numeral 2. 11. Sobre la falta de respaldo de los fondos pendientes por rendición por la suma de $58.276.234, correspondiente al saldo inicial 9
considerado en el asiento de apertura 2013, este Ente de Control formuló un reparo sobre esta materia, el que ya fue presentado ante el Juzgado de Cuentas, por lo que lo observado en el acápite II, numeral 1.1., se resolverá en dicha instancia. 12. Acreditar la regularización de los cheques caducados por un monto de $5.721.197, como se señala en el acápite II, numeral 2.1. 13. Elaborar la conciliación bancaria de los meses de noviembre y diciembre de 2013, identificando por separado las transacciones efectuadas, debiendo acompañar la documentación de respaldo que justifique cada uno de los montos, conforme a lo indicado en el acápite II, numeral 2.2. 14. Justificar las adquisiciones vía trato directo acompañando la documentación de respaldo correspondiente, de acuerdo al acápite II, numeral 3.1. 15. Acreditar documentalmente la efectiva recepción de los beneficios entregados por parte de la entidad edilicia, según se expuso en el acápite II, numeral 3.2.1 y 3.2.2. 16. Inutilizar la documentación que respalda los gastos rendidos por concepto de anticipos a rendir, al tenor de lo detallado en el acápite III, numeral 1. 17. En lo que se refiere a los gastos objetados en el acápite II, numerales 1.2, 1.3, 3.3 y 3.4, por un total de $3.374.000, esta Contraloría Regional formulará el reparo correspondiente. 18. En relación con la conducta establecida en el acápite II, numeral 3.3, en orden a haberse respaldado el gasto de $1.000.000, por concepto de premios en las jineteadas desarrolladas en el contexto del Proyecto XI Festival Costumbrista de Lago Verde, a través de la supuesta contratación de prestaciones de servicios, esta Contraloría Regional instruirá un procedimiento disciplinario. Finalmente, para las observaciones que se mantienen, habiéndose indicado una acción a realizar por parte de esa entidad, se deberá remitir el "Informe de Estado de Observaciones", de acuerdo al formato adjunto en anexo N 5, en un plazo máximo de 30 días hábiles, a partir del día siguiente de la recepción del presente oficio, informando las medidas adoptadas y acompañando los antecedentes de respaldo respectivos. Respecto de aquellas no incluidas en dicho documento, las materias de que tratan serán consideradas en una futura auditoría que se practique en ese municipio.
Saluda atentamente a Ud., MOLLER AGÜERO Jef idad de Control Externo Contraloría Regional de Aysén Del General Carlos Ibáñez del Campo 11
ANEXO N 1 DETALLE DE RENDICIONES ACREDITADAS ANTICIPOS OTORGADOS RENDICIÓN DE ANTICIPOS NÚMERO MONTO FECHA NÚMERO DE FECHA MONTO DE ANTICIPO DECRETO COMPROBANTE DECRETO RENDIDO ($) DE RETO ( $) 1.038 17-12-2013 400.000 1.612 20-11-2013 400.000 1.606 15-11-2012 1.000.000 1.606 20-11-2013 1.000.000 1.624 03-12-2012 1.500.000 1.605 20-11-2013 1.500.000 1.626 03-12-2012 1.500.000 1.604 20-11-2013 1.500.000 1.683 11-12-2012 2.500.000 1.607 20-11-2013 2.500.000 40 21-01-2013 165.000 134 14-02-2014 165.000 119 08-02-2013 1.000.000 202 27-02-2013 1.000.000 203 27-02-2013 367.000 222 28-02-2013 367.000 252 28-02-2013 80.000 393 30-04-2013 80.000 278 11-03-2013 300.000 396 30-04-3013 300.000 582 16-05-2013 200.000 934 30-07-2013 200.000 541 10-05-2013 120.000 581 24-05-2013 120.000 600 23-05-2013 65.467 709 10-06-2013 65.467 698 06-06-2013 500.000 729 13-06-2013 500.000 710 11-06-2013 164.934 761 20-06-2013 164.934 762 20-06-0213 100.067 770 25-06-2013 100.067 771 24-06-2013 66.623 864 10-07-2013 66.623 865 05-07-2013 120.000 1045 19-08-2013 120.000 926 25-07-2013 200.000 1064 27-08-2013 200.000 992 02-08-2013 111.178 992 02-08-2013 111.178 1048 20-08-2013 122.778 1048 20-08-2013 122.778 1084 28-08-2013 344.556 1089 29-08-2014 344.556 1091 30-08-2013 400.000 1188 06-09-2013 400.000 1178 05-09-2013 134.931 1195 06-09-2013 134.931 1194 06-09-2013 400.000 1252 30-09-2013 400.000 1237 24-09-2013 63.645 1247 27-09-2013 63.645 1403 11-10-2013 200.000 1492 5-11-2013 200.000 1425 18-10-2013 600.000 1529 6-11-2013 600.000 1525 05-11-2013 52.523 1608 21-11-2013 52.523 1614 22-11-2013 500.000 1748 09-12-2013 500.000 1783 12-12-2013 400.000 1919 31-12-2013 400.000 1801 13-12-2013 800.000 1917 31-12-2013 800.000 1863 19-12-2013 80.000 1922 30-12-2013 80.000 Total 14.558.702 Total 14.558.702 Fuente: Información contable (elaboración propia). 12
ANEXO N 2 ANTICIPOS NO RENDIDOS ANTICIPOS SALDO NO NÚMERO DECRETO / FECHA MONTO ($) RENDIDO ($) NOMBRE Saldo de apertura al 01-01- 2013 58.276.234 51.376.234 Sin identificar 176 / 20-02-2013 80.000 80.000 81 / 25-01-2012 120.000 120.000 1167 / 30-08-2013 150.000 150.000 1248 / 27-09-2013 200.000 200.000 Total Anticipos al 18-12-2012 58.826.234 51.926.234 uen e: Informacion contable (elaboración propia). Guk 13
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA ANEXO N 3 CHEQUES CADUCADOS FECHA Abril de 2012 Abril de 2012 NÚMERO DE CHEQUE 5372605 DETALLE MONTO ($) 26.958 Abril de 2012 5372606 5372694 1.496 174.675 Mayo de 2012 5736131 50.000 Junio de 2012 5736258 141.874 Junio de 2012 6163294 Julio de 2012 Julio de 2012 6163171 8.500 148.257 Julio de 2012 Julio de 2012 6163172 6471001 250.000 46.100 276.986 Julio de 2012 6471005 6471006 Agosto de 2012 6271210 40.000 Agosto de 2012 Septiembre de 2012 Septiembre de 2012 6471282 6794507 11.600 843 6794508 Septiembre de 2012 6794509 3 198 Septiembre de 2012 6794557 20.000 Octubre de 2012 Noviembre 2012 7144005 7744158 Noviembre de 2012 7744095 35.127 20.000 5.290 Febrero de 2012 7546127 18.000 Abril de 2013 Abril de 2013 8077200 8077238 8077298 134.885 Abril de 2013 Abril de 2013 Mayo de 2013 Mayo de 2013 20.000 783.020 54.594 8077302 250.000 1.363.857 7546377 Mayo de 2013 7546378 7546379 108.281 Mayo de 2013 7546395 200.000 Mayo de 2013 8717855 8717856 8717934 30.000 173.700 157.080 158.704 Mayo de 2013 Junio de 2013 Julio de 2013 Julio de 2013 Julio de 2013 Julio de 2013 Julio de 2013 573.873 8717987 8718027 8718030 9146735 Aseg 9146837 Total Fuente: Conciliación bancaria y su respaldo mes de diciembre de 2013 (elaboración propia). cak 14 200.000 70.000 10.078 157.218 $ 5.721.197
ANEXO N 4 TRATOS DIRECTOS SIN FUNDAMENTACIÓN DECRETO ALCALDICIO DOCUMENTO NÚMERO FECHA TIPO NÚMERO FECHA MONTO ($) DETALLE PROVEEDOR 396 04-04-2013 Factura 34.518 13-03-2013 200.000 761 20-06-2013 Factura 2.930.036 11-06-2013 164.934 770 24-06-2013 Factura 29.230.152 20-06-2013 265.001 Adquisición de libros Programa Chile Crece Contigo. Repuestos y accesorios para mantenimiento y reparación. Repuestos y accesorios para mantenimiento y reparación. Proveedor La Librería. Proveedor Kaufmann S.A. Vehículos Motorizados. Proveedor Kaufmann S.A. Vehículos Motorizados. 934 30-07-2013 Factura 212.916 31-05-2013 200.000 Combustible. Proveedor Jaime Rene Carrillo Vera. 1188 06-09-2013 Boleta 223 01-09-2013 222.200 Mantenimiento y reparación de maquinaria y equipos. Proveedor Maestranza San Sebastián. 1252 30-09-2013 Factura electrónica 5.893 07-09-2013 151.996 Ampolletas para Gimnasio Amengual. Proveedor Repuestos Richard Candia _ Muñoz E.I.R.L. 1917 30-12-2013 Factura 57.694.875 14-12-2013 634.769 Compra para PMU Basureros. Proveedor SODIMAC S.A. 1529 06-11-2013 Factura 217/59 23-10-2013 544.470 Combustible. Proveedor Jaime Rene Carrillo Vera. TOTALES 2.383.370 uen e: intormacion contable (elat oracion propia).
ANEXO N 5 ESTADO DE OBSERVACIONES DE INFORME FINAL N 19 DE 2014 NÚMERO DE LA OBSERVACIÓN MATERIA DE LA OBSERVACIÓN REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA OBSERVACIÓN FORMULADA POR CONTRALORÍA GENERAL EN INFORME FINAL MEDIDA IMPLEMENTADA Y SU DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO FOLIO O NUMERACIÓN DOCUMENTO DE RESPALDO OBSERVACIONES Y/0 COMENTARIOS DE LA ENTIDAD 1.1.1 Sobre Procedimientos de Control Interno. 1.1.2 Sobre Procedimientos de Control Interno. 1.1.3 Sobre Procedimientos de Control Interno. 1.1.4 Sobre Procedimientos de Control Interno. 1.1.5 Sobre Procedimientos de Control Interno. 1.1.7 Sobre Procedimientos de Control Interno. Implementar un libro banco por cada una de las cuentas corrientes que maneja la Municipalidad. Confeccionar, sancionar e implementar un manual de procedimientos administrativos relacionado con el funcionamiento de ese municipio. Formalizar y aprobar el organigrama de la entidad edilicia. Sancionar mediante decreto alcaldicio el Reglamento de Organización Interna que otorgue respaldo jurídicoadministrativo a la definición de su estructura y organización interna. Crear la Unidad de Control, conforme a lo dispuesto en el artículo 16 de la referida ley N 18.695. Acreditar que las conciliaciones bancarias sean practicadas mensualmente por funcionarios que no participen directamente en el manejo y/o custodia de fondos, 16
NÚMERO DE LA OBSERVACIÓN MATERIA DE LA OBSERVACIÓN REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA OBSERVACIÓN FORMULADA POR CONTRALORÍA GENERAL EN INFORME FINAL MEDIDA IMPLEMENTADA Y SU DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO FOLIO O NUMERACIÓN DOCUMENTO DE RESPALDO OBSERVACIONES Y/0 COMENTARIOS DE LA ENTIDAD 1.1.8 1.1.9 Sobre Procedimientos de Control Interno. Sobre Procedimientos de Control Internos. 1.1.10 Sobre Procedimientos de Control Interno. 1.1.11 Sobre Procedimiento de Control Internos. 1.2 Sobre Procedimiento de Control Internos. además de que se encuentren firmadas por los responsables de su confección y aprobación. Acreditar que las conciliaciones bancarias sean practicadas mensualmente por funcionarios que no participen directamente en el manejo y/o custodia de fondos, además de que se encuentren firmadas por los responsables de su confección y aprobación. Acreditar que las conciliaciones bancarias sean practicadas mensualmente por funcionarios que no participen directamente en el manejo y/o custodia de fondos, además de que se encuentren firmadas por los responsables de su confección y aprobación. Confeccionar un registro con los deudores o beneficiarios pendientes de rendición. Implementar un mecanismo de cobranza respecto de los recursos que no han sido rendidos. Adoptar las medidas necesarias para contar con perfiles de usuarios y contraseñas de conocimiento Cw- 17
NÚMERO DE LA OBSERVACIÓN MATERIA DE LA OBSERVACIÓN REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA OBSERVACIÓN FORMULADA POR CONTRALORÍA GENERAL EN INFORME FINAL MEDIDA IMPLEMENTADA Y SU DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO FOLIO O ' NUMERACIÓN DOCUMENTO DE RESPALDO OBSERVACIONES Y/0 COMENTARIOS DE LA ENTIDAD reservado. Cw- 11.2.1 11.2.2 Análisis de la Cuenta 114-03-00-000-000-000, anticipos a rendir cuenta. Análisis de la Cuenta 114-03-00-000-000-000, anticipos a rendir cuenta. 11.3.1 Análisis de rendiciones. 11.3.2.1 Análisis de rendiciones. 11.3.2.2 Análisis de rendiciones. _ Acreditar la regularización de los cheques caducados por un monto de $ 5.721.197. Rehacer las conciliaciones bancarias de los meses de noviembre y diciembre de 2013, identificando por separado las transacciones efectuadas, debiendo acompañar la documentación de respaldo que justifique cada uno de los montos. Justificar las adquisiciones vía trato directo acompañando la documentación de respaldo correspondiente. Acreditar documentalmente la efectiva recepción de los beneficios entregados, mediante el decreto alcaldicio N 393, de 2013. Acreditar documentalmente la efectiva recepción de los beneficios entregados, mediante el decreto alcaldicio N 1.917, de 2013. 18
www.contraloria.c1