INFORME DE AUDITORÍA DE GASTOS EN COMBUSTIBLE

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORÍA DE GASTOS EN COMBUSTIBLE MUNICIPALIDAD DE LOS VILOS

2 TABLA DE CONTENIDO I. OBJETIVOS... 2 II. METODOLOGIA... 2 III. ALCANCE... 2 IV. ANTECEDENTES GENERALES... 2 V. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO... 3 VI. PROCEDIMIENTOS Y OBSERVACIONES... 3 VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... 9 VIII. ANEXO

3 I. OBJETIVOS 1. Evaluar el grado de cumplimiento de los gastos realizados por concepto de gasto es combustibles. 2. Validar la documentación de respaldo de los gastos. 3. Determinar el correcto de uso de los fondos asignados. 4. Analizar rendiciones de los montos asignados. II. METODOLOGIA El examen se practicó de acuerdo a la metodología de auditoria generalmente aceptada por esta unidad, e incluyo, entre otros el análisis de la normativa legal y reglamentaria, la evaluación del control interno del departamento en estudio y la revisión de la documentación pendiente. III. ALCANCE En esta oportunidad para evaluar el cumplimiento de la acreditación de los gastos y de acuerdo con los antecedentes el monto total por concepto de Combustible para vehículos asciende a la suma de $ comprendido en el periodo entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año Para efectos de la de la auditoria se analizó una muestra que asciende a la suma de $ equivalente al 67.3% del total de los desembolsos del periodo Anexo N 1. IV. ANTECEDENTES GENERALES Teniendo en conocimiento los artículos 20, 21,22 y 31 del Reglamento Interno Municipal sancionado por Decreto Alcaldicio N 325, del 28 de Enero del 2009 en el cual estipula y señala las funciones del Departamento de Administración y Finanzas; Decreto Alcaldicio N 3223, del 27 de Agosto de 2009 en el cual dicta las funciones y las cuales son notificadas al jefe del departamento. 2

4 V. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El municipio cuenta con el Reglamento Interno Municipal, sancionado por Decreto Alcaldicio N 325, del 28 de Enero del Dicho documento regula la estructura y organización interna, así como las funciones generales y especificas asignadas a las distintas dependencias involucradas en la gestión municipal. El departamento no cuenta con una formalización de sus procedimientos y tareas a realizar por cada funcionario por lo cual cada uno de los integrantes de esta unidad realiza funciones de acuerdo a las instrucciones verbales emanadas desde la jefatura. Es de suma importancia que exista una formalización al respecto, puesto que esto permite delimitar las funciones y responsabilidades de cada cargo. VI. PROCEDIMIENTOS Y OBSERVACIONES 1. Evaluación del grado de cumplimiento de los decretos de pagos. El análisis de los decretos de pago a realizar deberá determinar lo siguiente en términos generales: Correcta imputación contable de los decretos de pago. Rendición de montos asignados para los gastos de combustible. Documentación de respaldo de los mismos para la acreditación del gasto (Boletas y/o facturas) Determinación de los reintegros en casos que correspondan. 3

5 Para un análisis más detallado y/o específico el análisis de un decreto de pago por Cometido de Servicio se debe respaldar con la siguiente documentación: Autorización o V B del Alcalde para dicha solicitud. Orden de cometido de Servicio con su respectivo Decreto de Cometido. Planilla de viatico Rendición del gasto en Combustible (Se adjuntan Boletas) Comprobante de Reintegro o Devolución. Para un análisis más detallado y/o específico el análisis de un decreto de pago por Compra de Combustible se debe respaldar con la siguiente documentación: Autorización o V B del Alcalde para dicha solicitud. Orden de Compra Factura Certificado de recepción Comprobante de depósito 4

6 La información obtenida y la documentación analizada fueron entregadas oportunamente por el Director de Administración y Finanzas por medio de correo electrónico. La información entregada fue clasificada en planillas las cuales se adjuntan en el Anexo N 2 en el cual se determina el monto asignado contrastado con el gasto acreditado por documentación adjunta, la determinación de las diferencias, los montos a reintegrar y si dichos reintegros fueron realizados. De la información analizada se presentan los siguientes decretos con observaciones identificando al funcionario que se hace cargo de la asignación en combustible o la Rut Nombre Monto Decreto Observaciones COMPAÑIA PETROLEOS DE CHILE COPEC SA DARWIN GODOY COLLAO OC enviada al proveedor Aclarar si reintegro N 585 de fecha corresponde a viatico o combustible INGRID RIVEROS FLORES No se adjunta solicitud de autorización COMERCIALIZADORA Y DISTRIBUIDORA SANTA M COMPAÑIA PETROLEOS DE CHILE COPEC SA COMERCIALIZADORA Y DISTRIBUIDORA SANTA M COMPAÑIA PETROLEOS DE CHILE COPEC SA No se adjunta factura -Falta certificado de recepción -Decreto de pago debe ser firmado por el beneficiario OC enviada al proveedor No se adjunta OC Falta solicitud de autorización la compra INGRID RIVEROS FLORES Falta solicitud de autorización COMPAÑIA PETROLEOS No se adjunta OC DE CHILE COPEC SA INGRID RIVEROS FLORES Falta solicitud de autorización 5

7 JORGE EDUARDO No rinde combustible GAMBOA CORNU NIBALDO ANTONUCCI No rinde combustible HERNANDEZ INGRID RIVEROS FLORES No se adjunta solicitud de autorización -No rinde combustible SEBASTIAN BERRIOS ROLDAN PATRICIO HERNANDEZ DOMINGUEZ SEBASTIAN BERRIOS ROLDAN No rinde combustible No rinde combustible No hay comprobante de rembolso $6.000 por combustible a favor del funcionario INGRID RIVEROS FLORES No rinde combustible INGRID RIVEROS FLORES No adjunta autorización -No rinde combustible k JACOB FERNANDEZ MACIAS No adjunta autorización -No rinde combustible INGRID RIVEROS FLORES No rinde combustible MACKARENA EUGENIA No rinde combustible ARAYA ROCO INGRID RIVEROS FLORES No rinde combustible JORGE EDUARDO GAMBOA CORNU k JACOB FERNANDEZ MACIAS MATIAS IGNACIO CARRASCO FIERRO No rinde combustible -Falta firma de Secretario Municipal a la O. de Cometido Rinde 4 peajes fuera de plazo No se adjunta solicitud de autorización -Falta O. de cometido -No rinde combustible k JACOB FERNANDEZ No rinde combustible MACIAS INGRID RIVEROS FLORES No se realizó rembolso por $ a favor del funcionario -No se adjunta solicitud de autorización CESAR LEON TRIGO No se realizó rembolso por 1800 en combustible a favor del funcionario 6

8 k JACOB FERNANDEZ MACIAS NIBALDO ANTONUCCI HERNANDEZ JORGE EDUARDO GAMBOA CORNU AUDITORIA A GASTOS EN COMBUSTIBLE No se adjunta rendición de combustible No se adjunta rendición de combustible No se adjunta rendición de combustible INGRID RIVEROS FLORES Rendición de combustible no corresponde a fecha de cometido NIBALDO ANTONUCCI HERNANDEZ No se adjunta O. de cometido -No rinde combustible COMPAÑIA PETROLEOS DE CHILE COPEC SA ELIZABETH MUÑOZ ARENAS NIBALDO ANTONUCCI HERNANDEZ k JACOB FERNANDEZ MACIAS Falta comprobante de depósito No se realizó reembolso por $9.557 a favor del funcionario No rinde combustible No se adjunta memo de autorización -Falta O. de cometido -No rinde combustible - Decreto de pago falta firma de Secretario Municipal El monto total objetado asciende a la suma total de $

9 MUESTRA TOTAL Decretos sin obvservaciones Decretos con observacion OBSERVACIONES: Documentación incompleta en la mayor parte de los casos. 8

10 VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En mérito de lo expuesto anteriormente, cabe concluir y recomendar por esta unidad lo siguiente: 1. En relación a la solicitud: Cabe señalar que no existe un procedimiento formal o estandarizado según información entregada por el Director de Administración y Finanzas, en relación a las solicitudes de autorización para Cometidos de Servicio estas son por medio de un memorando o correo electrónico ambas aceptadas y emitidas por el mismo funcionario o por el jefe directo. Se recomienda formalizar este proceso donde los cometidos deberán ser solicitados a la jefatura directa del o los funcionarios, para posteriormente y mediante memorando ser autorizados por el alcalde o quien lo subrogue antes de su cumplimiento. Para la adquisición de combustible que se efectúa para provisionar los vehículos municipales tiene un proceso sistematizado donde la solicitud se realizan mediante un memorando emitido por el encargado de movilización el que va dirigido al Alcalde para autorizar dicha compra, tal proceso se cumple en todo el periodo observado. 2. En relación al Combustible: De la cantidad autorizada de combustible para el vehículo particular se establece de conformidad al cilindraje de la unidad según la solicitud del funcionario, para los vehículos de propiedad de la Municipalidad de Los Vilos su carga se realiza mediante tarjetas recargables en la Compañía de Petróleos de Chile Copec s.a, sistema que permite el control de combustible, donde es posible visualizar el detalle en línea de cada transacción de consumo (Fecha, hora, estación de servicio, precio, volumen y monto). 9

11 3. En Relación a la Rendición: Se comprobó que la mayor parte de los funcionarios no la presenta. Esto puede ocurrir por los siguientes motivos: el funcionario no entrega el respaldo correspondiente o como dicha rendición en posterior al decreto de pago es posible que sean entregada pero no sea adjuntado al documento. 4. Plan de Organización El departamento de Administración y finanzas al no contar con una formalización expresa de sus procedimientos y tareas a realizar, no permite delimitar las funciones y responsabilidades de cada funcionario, ni los procedimientos a aplicar en los casos que los funcionarios le sean asignados fondos para combustible. Al respecto, sobre la observación indicada, se recomienda crear una formalización de un manual de procedimientos. 5. Decretos de pago sin respaldo, con diferencias o problemas de rendición. El Departamento de Administración y Finanzas deberá adoptar las medidas pertinentes para la obtención de la documentación de respaldo de los decretos con observaciones; para este fin se remitirá al Director de la unidad una copia de este informe para que en un plazo prudente informe a esta unidad de las medidas adoptadas, copia de la documentación de respaldos faltantes y/o reintegros realizados por los funcionarios 10

12 VIII. ANEXO 11