VISTOS: CONSIDERANDO: DECRETO:

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1 ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE BULNES VISTOS: APRUEBA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DECRETOS DE PAGO. DECRETO jalcaldicio N _/ ~ t, BULNES, O 5 Jun 2015 a) Memorandum N 08 de fecha 03 de junio de 2015 de la Dirección de Control Interno. ' b) Las facultades que me confiere la Ley N ,'- Orgánica Constitucional de Municipalidades refundida con sus textos modificatorios. CONSIDERANDO: Que la Municipalidad de Bulnes y su Dirección de Control Interno debe contar con Manuales de Procedimientos para regularizar sus actos. DECRETO: 1.- Apruebese en cada una de sus partes el Manual de Procedimientos de la Dirección de Control Interno que a continuación se detalla: 1.- INTRODUCCION: La Unidad de Control Interno de la Ilustre Municipalidad de Bulnes, ha elaborado el presente manual- con el fin de mantener un registro actualizado de los procedimientos que ejecuta esta Unidad, que permita alcanzar los objetivos encomendados y contribuir a orientar al personal adscrito a esta área sobre la ejecución -de las actividades establecidas, cotribuyendo asi, en una guia de la forma en que se opera e interviene. Cabe señalar que el presente manual se mantendrá actualizado dependiendo de las modificaciones efectuadas a las leyes que lo rigen y/ o esturctura organica. Il.- OBJETIVOS DEL MANUAL Contar con un instrumento de trabajo que describa los procedimientos que desarrolla la Unidad de Control, como a su vez sea una herramienta práctica que permita inducir al nuevo personal sobre las actividades de los trabajos a desarrollar. Controlar que los trabajos encomendados a esta Unidad se ejecuten de acuerdo a los procesos establecidos en el Manual de Procedimientos de la Dirección de Control Interno.

2 PROCEDIMIENTOS: 1.- PROCEDIMIENTOSDE DECRETOS DE PAGOS Poposito del procedimiento: Establecer los pasos a seguir para dar curso a la cancelación de un Decreto de pago, controlando la fiscalización correspondiente Alcance: El proceso inicia con la emision del Decreto de pago en la Dirección de Finanzas y posterior visación de este por parte del Director de Control Responsabilidades: Son las Unidades que 'solicitan la cancelación del gasto los responsables de adjuntar la documentación de respaldo necesaria. A la Dirección de Control le corresponde revisar, analisar y visar este pago de acuerdo a las normas legales establecidas Definiciones: Decreto de Pago: Acto administrativo mediante el cual- se dispone o decreta efectuar un egreso, lo cual se materializa mediante este documento, que ordena a las unidades que correspondan el pagar a un proveedor determiando, o girar a una determinada persona natural o juridica, cierta cantidad de dinero por un motivo que se individualizara en cada caso Documetos relacionados con la revisión: Factura o boletas de proveedores de empresas, de servicios básicos, etc. Nota de credito o debito según corresponda, de proveedores. Solicitud de compra, orden de compra, cotizaciones. Decreto alcaldicio, cuando correponda Contratos a honorarios, Contratos de obras, etc Descripción del procedimiento: Emisión del Decreto de pago: - Todo gasto será autorizado a traves de la dictación de un "Decreto de Pago" de acuerdo al formato vigente. El decreto de pago será preparado por la dirección de administración y finanzas. En la preparación del decreto de pago deberá asignarse le la impu tación prespuestaria y/o contable que corresponda en la obligación financiera u según corresponda, verificando previamente que existe disponibilidad prespuestaria para ello. Luego, el decreto de pago debe ser visado con su firma por el Director de Administración y Finanzas, quien verificará que además de la disponibilidad presupuestaria, exista tambien disponibilidad financiera para su cancelación. Cursado conforme el decreto de pago por la unidad de Administración y Finanzas, este se deberá remitir a Control Interno para la revisión y aprobación del gasto con su firma.

3 Para su examen y revisión de documentos y legalidad se utilizan los siguientes pasos: Cotejar que el Decreto de pago corresponda a una operación previamente autorizada para su posterior pago, ya sea a traves de Decreto Alcaldicio, Contrato, solicitud de Orden de Compra, Convenio. Cotejar que el procedimiento administrativo para la contratación del servicio o para la compra del bien, haya sido oportuna y de acuerdo a lo establecido en la ley. Chequear que la imputación presupuestaria del egreso responda a la clasificación del gasto, es decir, velar por la correcta clasificación o registro de la información contable. Cotejar que el Decreto de Pago y el cheque esten bien extendidos (monto, razon social, cheque nominativo).:. '. De acuerdo al examen de legalidad y eficiencia del gasto que' practique Control municipal el decreto de pago seguirá el siguiente tramite: a) Si es aprobado, el Director de Control deberá firmarlo y luego esa unidad en tregarlo en Alcaldia, para con tin uar su tramite regular. b) Si es aprobado con alcance, el Director de Control- Municipal deberá firmarlo y adjuntar el oficio de alcance repectivo, registrandolo a su vez en el decreto de pago. Toda esta documentación deberá ser entregada por la Dirección de Control Municipal en Alcaldia, para continuar su trámite regular. Copia del oficio de alcance se remitirá a la Dirección de Administración y Finanzas y a las otras unidades involucradas en el gasto. c) Si es observado, la Dirección de Control Municipal devolvera el Decreto de pago con las observaciones pertinentes a la Dirección de Administración y Finanzas para que esta proceda a subsanarlas. Luego de subsanadas las observaciones se debe remitir nuevamente a Control Interno Municipal, para proseguir su tramite de acuerdo a las letras a) o b), anteriores. d) Si es reparado, Control-Interno remitira el decreto de pago con el oficio de reparo a la Alcaldía. El Alcalde podrá insistir de oficio sobre el cursamiento del decreto de pago, en cuyo caso, Control Municipal le dará curso regular, adjuntando el referido oficio de insistencia en el decreto de pago. Copias de los oficios de reparo y de insistencia deberán ser remitidos por Control Interno al Concejo Municipal., La facultad en la firma de los decretos de pago puede ser delegada por el alcalde en el administrador municipal por lo que en ese caso el procedimiento sería, luego de firmado por Control Interno Municipal, a Administración. De ser asi de igual modo se envia copia de cualquier observación o reparto a Alcaldía, entendiendo se así que se a tomado conocimiento por esta de la observación realizada por Control Interno Municipal Firmado el decreto de pago por el Alcalde, este será remitido a Tesoreria Municipal, quien liquidará el pago fimando el respectivo decreto de pago, incorporando el número de egreso y la fecha de pago,

4 previa verificación de la disponibilidad financiera en las correspondientes cuentas corrientes bancarias para luego proceder a la emisión de cheques Para dar curso al decreto de pago, la tesorería municipal, deberá verificar que el decreto de pago este visado por todas las partes involucradas, considerando firma y timbre de todos quienes participan en la autorización del pago Para el caso de los servicios traspasados de Educación, Salud y cementerio, se regiran por el mismo procedimiento que se ha señalado anteriormete, agregando que el decreto de pago debe ir, además, firmado por el director del servicio traspasado correspondiente, previa remisión a la Dirección de Control Interno Municipal. Nota: La Dirección de Control Municipal es responsable de revisar y visar la legalidad de la documentación 'adjunta de los decretos de pago de Dirección de Obras, que cancelan estados de pago, sin embargo el responsable de la supervisión técnica, calidad de la entrega de la obra, cumplimiento de plazos y supervición de certificación de inspección del trabajo y/ o cantidad de trabajadores, es responsabilidad de la Dirección de obras Los Decretos de Pago respecto a la naturaleza de la actividad deben adjuntar la documentación que a continuación se detalla: Decretos de pago por conepto de ejcución de obras o prestacion de servicios: Decreto alcaldicio Factura de estado de pago a cancelar Estado de pago Certificado de inspección del trabajo Garan tia si procediere - Toda aquello documentación señalada en las BAG para la cacelación de los estados de pago Decretos de pago por concepto de honorarios: Boleta prestación de servicios Decreto alcaldicio que aprueba contrato Contrato de prestación de servicios Certificado del jefe de servicio y/o programa petinente que certifica el cumplimiento de la funciones contratadas Informe de gestión debidamente firmado por el prestador de servicio y por el jefe de servicio y/o programa, según corresponda Nota: El decreto alcaldicio que aprueba contrato de prestación de servicios, debe señalar el decreto alcaldicio que aprueba el programa de actividades, cuando este gasto sea imputable al item "Prestación de Servicios Comunitarios" Decretos de pago por concepto de adquisición menor a 3 UTM:

5 Decretos de pago por concepto de adqusición mayor a 3 UTM y menor a 10 UTM. Decreto alcaldicio que autoriza trato directo hasta 10 UTM Decretos de pago por concepto de compra o contratación de un bien o servicio mayor a 10 UTM u otra causal contemplada en la ley de compras publicas: Decreto alcaldicio que autoriza trato directo Garan tia, si procediere. '. ANÓTESE, COMUNÍQUESE Y ARCHÍVESE CCO/RST / CCO/ cug. Distribución: Unidades Municipales Of. Partes Archivo Control Interno