PA / 1 PROCEDIMIENTO REGLAMENTARIO Y ADMINISTRATIVO

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1 SERVICIO BIENESTAR CODELCO VENTANAS PA / 1 PROCEDIMIENTO REGLAMENTARIO Y ADMINISTRATIVO FONDOS A RENDIR CUENTA, PRÉSTAMOS Y SUBSIDIOS 1.- OBJETIVO: Emitir procedimiento reglamentario y de administración para el control de los dineros asignados por Fondos a Rendir, Préstamos y Subsidios a los socios del Servicio de Bienestar. 2.- RESPONSABILIDAD DE CUMPLIMIENTO: Este procedimiento debe ser aplicado en el Servicio de Bienestar, siendo responsables de su aplicación El Directorio del Servicio de Bienestar El Jefe del Servicio de Bienestar y las personas designadas en el Servicio de Bienestar, serán los responsables de entrega y recepción de fondos, verificando la autenticidad de comprobantes, vistos buenos y aprobaciones necesarias Todos los socios, activos o jubilado pertenecientes al Servicio de Bienestar de Codelco División Ventanas, deberán cumplir con lo establecido en este procedimiento en materia de Fondos a Rendir Cuenta, Préstamos y Subsidios. 3.- DOCUMENTOS RELACIONADOS: 3.1. Estatutos del Servicio de Bienestar. 4.- DEFINICIONES: 4.1. Fondo a Rendir: el Fondo a Rendir Cuenta representa en sí una disponibilidad de dinero para los socios del Servicio de Bienestar, en efectivo o en cheque, en moneda nacional, para hacer frente a gastos derivados de imprevistos de salud Préstamos: El Servicio de Bienestar podrá conceder préstamos a sus afiliados cuando sus recursos lo permitan, por las siguientes causales: Asistenciales y Auxilio Subsidios: El Servicio de Bienestar, ajustándose a sus disponibilidades presupuestarias, podrá otorgar ayuda social no reembolsable a sus afiliados frente a los siguientes hechos: Matrimonio, Nacimiento, Escolaridad y Fallecimiento. APROBÓ ( nombre) AUTORIZÓ (nombre) PIE DE FIRMA PIE DE FIRMA DIRECTOR PA / 1 Puchuncaví, 31 de octubre de 6

2 6.- OPERACIÓN : 6.1. Fondos Entregados a Rendir Cuenta: Se podrá entregar dinero en calidad de Fondo a Rendir Cuenta exclusivamente en los casos que el socio requiera cancelar gastos derivados de necesidades de salud propia u originados por sus cargas familiares acreditadas y debidamente autorizado por el Jefe de Bienestar Estos gastos médicos pueden ser de carácter ambulatorio, hospitalización, intervención quirúrgica, gastos dentales, adquisiciones de aparatos ortopédicos, adquisición de lentes ópticos y medicamentos, debidamente recetados por un médico si corresponde Montos máximos autorizados Será aquel que se determine anualmente, a través del presupuesto autorizado por el Directorio y que se establezca en el Manual de Beneficios respectivo Aprobación de un Fondo a Rendir Cuenta El socio es quien debe presentar al Servicio de Bienestar su caso, acreditando su requerimiento de financiamiento para gastos de salud, con los respaldos originales del gasto a efectuar, éstos programas de intervenciones quirúrgicas y hospitalarias, presupuestos dentales, presupuestos por la adquisición de artículos ortopédicos, consultas médicas, compra de medicamentos, etc El Servicio de Bienestar revisa los documentos originales, para verificar los montos, legalidad de éstos, vigencia de las cargas familiares, si corresponde, evaluando el caso desde el punto de vista de urgencia de salud y económico Entrega de un Fondo a Rendir Cuenta El Socio debe confeccionar y firmar, formulario denominado Solicitud de Beneficio de Bienestar, indicando requerimiento por Fondo a Rendir Cuenta, registrando monto y firma, adjuntando las fotocopias de los documentos visados el Servicio de Bienestar Una vez entregados dichos antecedentes al Servicio de Bienestar se procede a ingresar los datos al Sistema SAP: monto del Fondo a Rendir Cuenta, registrando si el Fondo será pagado, con cheque, en efectivo o con cargo a su cuenta bancaria (corriente o vista) Como medida de control, se emite el pago a nombre de la entidad en la cual se debe realizar el gasto, más aun si estas cantidades exceden el $ (quinientos mil pesos) Si el monto es menor de $ , y se justifica como gasto menor de salud, ya sea compra de lentes ópticos, compra de un medicamento, exámenes médicos, éstos montos podrán ser pagados directamente al socio, en efectivo debiendo retirar dicho monto en Caja del Banco Chile sucursal Codelco Ventanas, o cargo directo a su cuenta bancaria (corriente o vista) si así lo indica el socio. PA / 1 2 de 6

3 Es el funcionario, quien debe retirar los montos en efectivo (caja Banco Chile), con cheques (Servicio Bienestar) y proceder a efectuar los pagos directamente a la institución que corresponda Plazos de Rendición Una vez que el socio recibe el Fondo a Rendir Cuenta, procede a cancelar donde corresponde sus requerimientos de salud, ya sea en su institución provisional (Fonasa, Isapre), consultas médicas, compra de bonos, medicamentos, distribuidoras de artículos médicos, etc Posteriormente, para acreditar que el gasto se realizó efectivamente donde corresponde, tiene un plazo máximo de 30 días para presentar los documentos correspondientes en el Servicio de Bienestar Será responsabilidad del Socio restituir al Servicio de Bienestar los dineros en los siguientes casos: a) Depositar en cuenta corriente Servicio Bienestar los reembolsos de su institución de salud (Isapre - Fonasa) o Seguro médico. b) Diferencias entre documentos que originaron la solicitud del Fondo y el gasto real incurrido. c) Restituir en su totalidad el monto solicitado, en el más breve plazo, si dicho evento de salud no se efectúo. Si de alguna u otra forma este plazo se cumpliera y el funcionario no haya presentado los respaldos, Bienestar está facultado para enviar a descuento en 1 cuota el préstamo otorgado Liquidación de un Fondo a Rendir Cuenta Cuando el funcionario ha rendido al 100% el gasto efectuado, ya sea con bonos de atención, con boletas particulares, con ingresos de dinero por caja, etc., se procede a liquidar el Fondo a Rendir Cuenta Bienestar ingresa al sistema y verificar que las cantidades coincidan, buscar el FRC y realizar la rendición respectiva, detallando cada documento cuidadosamente, hasta completar el monto real En este procedimiento se sabrá si la bonificación del Servicio Bienestar, cubre el total del monto, en el caso contrario se debe generar un préstamo en cuotas por la diferencia no cubierta El sistema no permite que se ingrese un monto inferior al original, el gasto debe estar completamente cuadrado. PA / 1 3 de 6

4 6.2. Préstamos Reglamentarios y Préstamos Persona l: El servicio de bienestar podrá conceder préstamos a sus afiliados cuando sus recursos lo permitan, por las siguientes causales: Asistenciales: Se otorgaran para solventar los gastos de orden médico asistencial del afiliado y de sus cargas familiares, que no hubieran alcanzado a ser cubiertos íntegramente por las prestaciones del régimen general de salud ni por los beneficios otorgados por el servicio de bienestar Préstamos médico y dental: Se otorgarán como complemento a los gastos derivados de enfermedad del afiliado y/o cargas familiares y que no hayan sido cubiertos por las bonificaciones reglamentarias no reembolsables contempladas en el Procedimiento Administrativo Reembolsos Gastos Médicos PA 001/ Tope máximo anual: Será aquel que se determine anualmente, a través del presupuesto autorizado por el Directorio Número de cuotas: Plazo máximo para devolución por diferencias de hospitalizaciones e intervención quirúrgica : 20 cuotas. Plazo máximo para devolución por préstamo dental: 18 cuotas De auxilio: Se otorgarán por necesidades urgentes, calificadas como tales por la Jefatura del Servicio. Estos préstamos se desglosan en : Préstamos Personales: Se otorgará al socio para atender necesidades médico asistenciales y problemas económicos del afiliado Préstamo Escolar. Se otorgará a aquellos afiliados que deban asumir gastos imprevistos derivados por estudios de sus hijos, debiendo exigirse el certificado de matrícula correspondiente Préstamo por siniestro. Se otorgará en caso de incendio, sismo, inundación u otra catástrofe Préstamo por cambio de residencia. Se concederá para pagar gastos por cambio de residencia particular, el cual sé acreditará con el salvoconducto correspondiente Préstamo por garantía de arrendamiento. Se otorgará para cubrir los gastos de garantía de arrendamiento en caso de cambio de residencia particular. Su monto se acreditará con el contrato de arrendamiento y el recibo de garantía Préstamo por traslado ante situaciones médicas. Se concederá para solventar gastos de traslado del afiliado, carga familiar o acompañante que, por prescripción médica, deban trasladarse de una ciudad a otra y cuyo monto exceda de la bonificación por traslado (viáticos y pasajes). PA / 1 4 de 6

5 Préstamo por régimen alimenticio. Se otorgará para cubrir regímenes alimenticios prescritos por orden médica en casos calificados Préstamo por situaciones calificadas. Se otorgará para cubrir situaciones calificadas excepcionales, autorizadas por el Jefe del Servicio de Bienestar Tope máximo anual: Este préstamo no puede sobrepasar el tope máximo y único anual de $ para el conjunto de todos los préstamos enumerados anteriormente Número de cuotas: Plazo máximo para devolución 12 cuotas para préstamos personales, a contar del mes siguiente de su servicio El derecho a solicitar los beneficios que conceda el Servicio de Bienestar, caducará luego de transcurridos seis meses desde la fecha en que haya ocurrido el hecho constitutivo de la causal que se invoque al efecto Subsidios: El pago de subsidio, monto o porcentaje lo determinará el directorio una vez al año, de acuerdo a las disponibilidades presupuestarias del Servicio El derecho a solicitar los beneficios que conceda el Servicio de Bienestar en materia de Subsicios, caducará luego de transcurridos seis meses desde la fecha en que haya ocurrido el hecho constitutivo de la causal que se invoque al efecto Matrimonio: Si ambos contrayentes son afiliados se otorgará este beneficio a cada uno de ellos Nacimiento Se otorgará este beneficio por el nacimiento de cada hijo. En caso de nacimiento multiple, se otorgará este subsidio por cada hijo nacido vivo. Si ambos padres fueren afiliados, el beneficio lo percibirán ambos socios. Los afiliados tienen derecho a este auxilio por los hijos adoptados y reconocidos como tales. Deben adjuntar el certificado extendido por el Registro Civil, para comprobar la situación legal. Para los efectos reglamentarios de pago se considerará la fecha de la adopción como fecha de pago por nacimiento de hijo Escolaridad: Se otorgara al afiliado que acredite seguir estudios regulares en establecimientos de enseñanza básica, media, técnica, especializada o superior en instituciones del estado o reconocidas por éste. Las becas de estudio que concede Bienestar son compatibles con las que pueda otorgar la empresa por el mismo concepto. El afiliado que habiendo recibido este beneficio de Bienestar no apruebe sus estudios del año, no podrá acogerse a las becas de Bienestar al año siguiente. Para hacer uso de este beneficio el socio estudiante deberá presentar certificado de alumno regular anual y comprobante de pago de matrícula. No necesariamente los dos documentos son originales, uno puede ser original y el otro en foto-copia legalizada. PA / 1 5 de 6

6 Fallecimiento: Se otorgará, tanto por el deceso del afiliado como de alguna de sus cargas familiares. También se otorgará este beneficio en caso de mortinato. En caso de fallecimiento del afiliado, este beneficio se pagara conforme a la designación que haya efectuado el socio en la solicitud de ingreso a la corporación y que se encuentre vigente al momento del deceso. Si el afiliado no hubiere hecho esta designación se estará al siguiente orden de precedencia: cónyuge sobreviviente, hijos ascendientes y en ausencia de la totalidad de estos a quién acredite fehacientemente haber efectuado los gastos funerales del afiliado. En caso de fallecimiento de un hijo, si ambos padres fueran afiliados, el beneficio lo percibirán ambos socios. 7.- CASOS ESPECIALES: 7.1. Finiquito Socio (Por despido, Fallecimiento o Renuncia Voluntaria) En caso de finiquitos, el Departamento de Administración Operativa de Codelco Ventanas, es quien solicita informe de deudas al Servicio de Bienestar. El Servicio de Bienestar detalla el total de deuda del socio finiquitado al Departamento. de Administración Operativa quienes procederán a realizar el descuento correspondiente en su finiquito y enteran los montos en arca del Servicio de Bienestar. PA / 1 6 de 6