Guía de utilización del sistema MEDIARE Versión 3.0 Marzo 2013
CONTENIDO: Sección 1 - MENU PRINCIPAL o Mediaciones o Sorteos o Informes o Próximas Audiencias o Estadísticas o Alertas o Agendas o Consultas o Consultar o Hacer una pregunta. o Pago de Matrícula o Opciones Sección 2 - REGISTRO SEGUIMIENTO Y CIERRE DE UNA MEDIACION o Ingreso de la Mediación o Aceptar o Excusarse de la mediación o Imposibilidad de Iniciar la Mediación o Registro de Datos de las Partes y Abogados o Audiencias o Resultado de Audiencias o Notificaciones o Notificación x Cedula o Resultado de la Notificación o Eliminar una Notificación o Cierre de la Mediación o Reapertura o Encuesta sobre la Mediación Guía de utilización del sistema MEDIARE 1
DESCRIPCION DEL MENU PRINCIPAL Mediaciones En esta opción podrá consultar un listado de TODAS las mediaciones. Existe la posibilidad de filtrar por mediaciones abiertas o finalizadas seleccionando la opción correspondiente del menú desplegable e imprimir un Listado de las mismas. Para registrar una nueva mediación deberá presionar el botón INICIAR MEDIACION (ver sección 2) Sorteos Muestra un listado de los sorteos informado por la Receptoría. Se utiliza para consultar el cruce de la información suministrada por la Oficina de Receptoría de la S.C.B.A con los datos registrados por el medidor para verificar la correcta carga de los expedientes de mediación. Guía de utilización del sistema MEDIARE 2
Informes Próximas audiencias Se observa un breve resumen con los datos básicos de las próximas audiencias registradas en el sistema con la información de la mediación correspondiente. Estadísticas Muestra un resumen estadístico de las Mediaciones Cerradas divididas por tipo de fin. También se puede observar cantidad y porcentajes sobre las encuestas realizadas. Guía de utilización del sistema MEDIARE 3
Se observa un listado de las preguntas contestadas en las encuestas, que permitirá hacer click sobre ellas y visualizar una representación gráfica de los porcentajes de las opciones seleccionadas. Alertas Desde aquí podrá consultar distintos tipos de alerta automáticos que le recordaran sobre el cumplimiento del registro de la información. - Mediaciones finalizadas con encuestas pendientes, - Audiencias de fechas anteriores sin resultado, - Notificaciones sin resultado informado. - Notificaciones entregadas en el Colegio Departamental devueltas por la Oficina de Notificaciones sin retirar Agenda Se visualizan los datos (teléfonos, mails) de todas las partes y abogados registrados en todas las mediaciones ingresadas en el sistema Consultas Este espacio pretende ayudar a los mediadores en lo que está siendo el desarrollo de la Mediación en la Provincia de Buenos Aires. El objetivo es generar un sistema que permita a los mediadores presentar sus preguntas y/o dudas en relación a diversos aspectos de su actividad y obtener respuestas, comentarios o reflexiones que puedan servirles para facilitar y mejorar su intervención. Guía de utilización del sistema MEDIARE 4
Hacer una pregunta Mediante esta opción podrá ingresar una nueva pregunta, las cuales se encuentran divididas en las siguientes temáticas: 1. Blog de Sistemas. Preguntas vinculadas con el sistema Mediare. 2. Blog Procesal. Preguntas relacionadas con cuestiones procesales. 3. Blog de Ética. Dudas o problemas referidos a temas éticos vinculados con las personas y profesionales implicados en el proceso. 4. Blog de Técnica. Preguntas que tengan por objeto consideraciones de carácter técnico del proceso de mediación. Pago de Matrícula Mediante esta opción podrá informar los pagos realizados. Ahí mismo se visualizará un resumen de todos los pagos informados, pendientes de confirmación del ministerio o ya confirmados. Guía de utilización del sistema MEDIARE 5
Opciones Cambiar Contraseña El sistema permite modificar la contraseña actual. Salir Permite cerrar la sesión actual. Guía de utilización del sistema MEDIARE 6
REGISTRO SEGUIMIENTO Y CIERRE DE UNA MEDIACION Ingreso de la Mediación Para registrar los datos de una mediación en la que fue notificado deba realizar un click sobre el botón Iniciar Mediacion que le permitirá acceder al formulario de carga de datos de la Mediacion. Causa Nº: es de suma importancia registrar correctamente la zona del expediente como así también su número y año, ya que esta información se utilizará para la confección de los formularios y notificaciones y la validación de los datos registrados en el sistema. En descripción detallar, en caso de contar, información sobre el caso a mediar, muchas veces es importante registrara aquí el número de siniestro, patente del vehículo, etc. Esta información se copiara a la cédula de notificación debajo del monto reclamado. En Juzgado ingresar el nombre completo ya que es el que se transcribirá para la confección del texto de las Notificaciones EJ. "Juzgado Civil y Comercial Nro. 4" En Monto debe ingresar el monto sin utilizar los puntos para miles ni "$". (Si es indeterminado ingresar 0 en pesos y 0 en dólares) Ej. Para $ 10.300,00 Ingresar 10300 Al Confirmar estos datos YA cumple con el requisito de informar en 48 hs. la mediación recepcionada. Es posible imprimir un resumen de los datos ingresados presionando el botón IMPRIMIR PAGINA En caso que desee modificar o complementar los datos ingresados relativos a la Causa podrá acceder a los mismos presionando el botón MODIFICAR debajo de los datos de la Mediación. Guía de utilización del sistema MEDIARE 7
Aceptar o Excusarse de la mediación. Luego de la confirmación de los datos básicos de la mediación se le presentarán 2 botones ACEPTAR o EXCUSARSE: En caso de excusarse deberá indicar el motivo y le habilitará la posibilidad de imprimir un formulario de Cierre de Mediación con una leyenda en la parte inferior PROCESO NO REALIZADO para entregar a la parte requirente y que este solicite un nuevo sorteo en receptoría. (La solicitud de un nuevo sorteo x medio de este formulario incorpora nuevamente al mediador sorteado a la lista de los sin sortear) La impresión de este formulario será solo con los datos básicos ingresados, en caso que lo desee, puede cancelar la impresión para luego cargar las partes y reimprimir el formulario (NO ES OBLIGATORIO), de esta otra manera saldrá los datos de las partes requirentes y requeridos. En caso de no estar seguro de excusarse, es posible aceptar la mediación y excusarse en otro momento, utilizando la opción de PROCESO NO REALIZADO. Luego de aceptar la mediación, el sistema, automáticamente le solicitará fijar fecha de la 1er audiencia. En caso de no tener confirmada la fecha puede cancelar y establecer luego la fecha de audiencia. Guía de utilización del sistema MEDIARE 8
Imposibilidad de Iniciar la Mediación Existe la posibilidad de finalizar el proceso, (UNA VEZ ACEPTADO) informando que no pudo iniciarse la mediación, por los siguientes supuestos: EXCUSACIÓN MEDIADOR: Deberá registrar el motivo en el sistema. RECUSACIÓN AL MEDIADOR: Deberá registrar los motivos y adjuntar la presentación al cierre. NOTIFICACIÓN EXTEMPORÁNEA: Cuando la parte notifica al mediador transcurrido el plazo legal. FALTA DE DATOS (REQUIRENTE/REQUERIDO) El abogado requirente no denuncia los datos. IMPOSIBILIDAD DE EMITIR NOTIFICACIONES: No se notificó a las partes. (Se trata del supuesto en que nunca se libraron las notificaciones por el motivo que fuere. (Aclarar en el Acta de Cierre el motivo) Para estos supuestos se debe utilizar el botón PROCESO NO REALIZADO de esta forma queda correctamente registrado e informado que nunca se efectuó el proceso de la mediación dejando constancia que NO puede continuar la causa por vía judicial debido a que no se cumplió con lo estipulado por ley. Guía de utilización del sistema MEDIARE 9
Registro de Datos de las Partes y Abogados. Una vez aceptado el cargo el sistema le permitirá ingresar los datos de los requirentes, requeridos, abogados requirentes y/o terceros. Esto se realiza ingresando en la opción Agregar dentro del menú: Requirente/Requerido Importante: El primero que registre en el sistema es el que figurará en la carátula, los siguientes quedarán como Y OTRO/S Para el registro de las partes, puede ingresar el número del cuit (o documento) y presionar buscar, en caso de no encontrar ninguna coincidencia podrá ingresar los datos manualmente. Este procedimiento resulta útil para los casos que la parte sea una cia de seguros, banco u otra institución, ya que el sistema cuenta con los datos informados de otra mediación, de todas formas es posible modificar los datos obtenidos ya que los domicilios y teléfonos denunciados pueden variar. En el Recuadro de la izquierda podrá registrar los datos del Apoderado en caso que este no sea el mismo que el abogado patrocínate. Es de suma importancia la registración del número de CUIT o DNI para la correcta identificación de la persona/empresa en el sistema. En el caso de no contar con mayores datos del/los requerido/s, podrá ingresarlos en el futuro presionando el botón EDITAR a la derecha de los datos de cada parte ingresada en el expediente. En caso de cargar erróneamente una parte podrá presionar el botón ELIMINAR para quitar la misma de la mediación. Guía de utilización del sistema MEDIARE 10
Una vez presentadas las partes en la oficina del mediador podrán fijar nuevos domicilios a fines de cualquier futura notificación y deberán ser registrados en el sistema antes de Imprimir el Acta de la Audiencia para que consten los domicilios denunciados. También deberá prestar atención al tipo de domicilio, ya que el sistema verifica la información del tipo de domicilio al momento de generar las Cédulas de Notificación para informar al respecto. Abogado Requirente/Requerido Para la registración de los abogados, deberá indicar tomo folio y depto judicial y presionar buscar, de todas formas es posible modificar los datos obtenidos ya que los domicilios y teléfonos denunciados pueden variar. Guía de utilización del sistema MEDIARE 11
Patrocinados Se puede seleccionar los requeridos/requirentes que el abogado patrocina. 1. Ingresar en la opción Patrocinados del abogado que corresponda para poder registrar los mismos 2. Click sobre el tilde de cada requerido/requirente que representa 3. Click sobre el tilde para eliminar algún requerido/requerido que se quiera desvincular 4. Guardar los cambios Audiencias Para registrar una nueva audiencia, deberá informar fecha y hora de inicio, el sistema automáticamente fijara la audiencia en el domicilio denunciado ante el Ministerio, en caso de realizar al audiencia en otro lugar es posible modificar esta información. Guía de utilización del sistema MEDIARE 12
En caso de tener que modificar la fecha de la audiencia, deberá presionar el botón EDITAR e ingresar una nueva fecha y hora de realización de la misma. (Puede dejar constancia en el campo OBSERVACIONES explicando que la audiencia había sido fijada para una fecha y tuvo que cambiarla) Resultado de Audiencias Se deberá registrar el cierre de la audiencia, para realizarlo deberá ingresar por el botón RESULTADO AUDIENCIA a la derecha de los datos de la misma. 1. Ingresar la hora de finalización y el motivo del fin de la audiencia. 2. Seleccionar los presentes haciendo click sobre el tilde a la izquierda de cada nombre Podrá informar de incomparecencias (solo a la 1er Audiencia), presionando el botón INCOMPARECENCIA sobre el renglón del nombre de la Persona/Empresa El sistema permite imprimir un certificado de asistencia para entregar a la parte interesada. En caso de haber firmado el consentimiento de confidencialidad podrá indicarlo tildando el recuadro correspondiente. Guía de utilización del sistema MEDIARE 13
El sistema le permite utilizar un campo Observaciones, (que no saldrá impreso en el acta) que servirá para dejar registrado alguna referencia, como por ejemplo, un cambio de fecha en la audiencia. Luego de confirmar los datos de la audiencia, el sistema habilitará la impresión del ACTA presionando el botón IMPRIMIR a la derecha de la Audiencia. En caso de fijar una nueva audiencia se recomienda dar de alta la misma en el sistema, antes de imprimir el formulario de cierre, para que salga impreso la fecha y hora y lugar de esta nueva audiencia en el Acta. Notificaciones La generación de las notificaciones, se realiza con la opción junto al registro donde se encuentra la audiencia que desea notificar. Es necesario registrar el envío de las notificaciones y/o las notificaciones efectuadas en forma personal. Ejemplo, en caso de notificar al abogado requirente en el momento que entregó el sorteo, crear la notificación en el sistema e indicar en las observaciones del resultado que fue notificado personalmente y/o por una simple nota emitida por el mediador y firmada por el notificado (en este caso no es necesario imprimir nada). Esto permitirá consultar, en caso de incomparecencias la correcta labor del mediador involucrado. Para poder generar las notificaciones, deberá tener correctamente registradas todas las partes y abogados intervinientes en la Mediación. Al momento de generar la notificación podrá seleccionar a que partes desea notificar y la fecha en que esta será despachada. Guía de utilización del sistema MEDIARE 14
En el recuadro NOTIFICACIÓN, el sistema propone un texto modelo para la misma, este texto puede ser modificado solamente antes de confirmar la notificación, una vez generada NO es posible efectuar ninguna corrección o incorporación de información a la misma. Al presionar CONFIRMAR LAS NOTIFICACIONES registrara en el sistema tantas notificaciones como partes haya seleccionado. Para la impresión existen 3 posibilidades, Notificación Ad-Hoc, Cédula, Carta Documento (Recuerde que no es necesario imprimir las C.D. con el sistema, puede emitir las notificaciones con el sistema que utilice habitualmente y registrar simplemente el envió de la Notificación a cada parte) Notificación x Cedula En caso que desee diligenciar las Cedulas por la Oficinas de Notificaciones de la S.C.B.A. deberá imprimir las mismas utilizando la opción y entregar en el Colegio de Abogados. Podrá efectuar el seguimiento del estado de la notificación con una leyenda que surgirá a la izquierda de los botones utilizados para imprimir la CÉDULA. En cuanto se registre la devolución al colegio de la cedula, Ud. visualizara un Alerta indicando tal situación en la parte superior. En caso de querer enviar la notificación a un domicilio bajo responsabilidad de parte, es necesario modificar el tipo de domicilio de la persona a notificar, seleccionando BAJO RESP.DE.P. Resultado de la Notificación Una vez notificada la parte, es necesario que ingrese al sistema y registre el éxito o fracaso de la notificación. Aquí se podrá aclarar el método utilizado para notificar en caso de creer necesario (Personalmente, Nota, CD, etc.). Eliminar una Notificación Si una notificación fue generada por error o no fue enviada debe registrar el resultado de la misma como ANULADA y desaparecerá del sistema. Guía de utilización del sistema MEDIARE 15
Cierre de la Mediación Una vez registrado el resultado de la última audiencia deberá proceder a cerrar la mediación con el fin de imprimir el Formulario de Cierre exigido en el Juzgado para continuar la via Judicial u Homologar el acuerdo arribado. Presionando el Botón CERRAR MEDIACION el sistema habilitará el formulario de Cierre. Se deberá registrar el fin del proceso de la mediación indicando la fecha y el resultado del mismo, en caso de existir, deberá transcribir el acuerdo a homologar. Este proceso generara un comprobante similar al acta de audiencia para ser presentado en el lugar que radique la causa. Luego de confirmar los datos el sistema habilitara la impresión del formulario de cierre para entregar a las partes. ESTE PROCESO NO PUEDE ANULARSE Guía de utilización del sistema MEDIARE 16
Reapertura En caso de que le sea solicitado realizar un reapertura de la mediación deberá informarlo presionando el correspondiente botón a la derecha del cierre de la mediación. Aquí deberá indicar la fecha de la reapertura, explicar el motivo por el cual se le pidió la reapertura e informar si las Actas que fueron entregadas a las partes del Cierre anterior están en poder del Mediador o No están en poder del mediador. Una vez confirmados estos datos el sistema quedará habilitado para ra continuar con el transcurso de la Mediación (Registrar nuevas audiencias, notificaciones, partes, etc.) Encuesta sobre la Mediación Luego de cerrar una mediación, para los casos en que se realizó la audiencia y se cerró con o sin acuerdo, visualizara en el menú Mediación la opción COMPLETAR ENCUESTA, para informar sobre el proceso de mediación finalizado. Guía de utilización del sistema MEDIARE 17