Digitalización de facturas 5 / 10 / 2010

REALIDAD Caracteres alfanuméricos Sonidos Fonemas Imágenes Píxeles Formato Binario + Archivo formato texto Carácter control Formato Binario + Archivo formato audio Carácter control Formato Binario + Archivo formato imagen Carácter control Visor Visor Visor Caracteres alfanuméricos Fonemas Sonidos Imágenes Píxeles REALIDAD

DOCUMENTOS FICHERO BINARIO RELACIÓN MENSAJE SOPORTE Permanente Circunstancial PRODUCTOR MENSAJE Mano Dispositivo mecanográfico Unidad aritmético lógica VINCULACIÓN SUBJETIVA / OBJETIVA Caligrafía, firma manuscrita o sello Firma electrónica Avanzada Reconocida

Firma de transacciones Datos Firma Clave pública FIRMA 66:28:8c:5a:c2:38:ec:fO:c3:b2:7f:b8:82:cl:4c:89:b9 :89:f3:3f:Of:bO:9f:dc:bc:78:bl:5b:bc:73:f4:42:d9:4 0:f3:27:68:f9:2b:bO:f2:bf:fd:4a:4d:02:dd:fa:58:22: ed:97:bl:69:1a:76:f5:84:f6:eo:o4:fe:f7:6a

Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Exposición de Motivos En el sentido opuesto, asistimos a una demanda creciente que solicita que se reconozca la validez de la digitalización de facturas recibidas en soporte papel y permita la sustitución de las facturas originales en papel por los correspondientes ficheros que contengan las imágenes gráficas de las mismas y, consecuentemente, pueda autorizarse la destrucción de ingentes cantidades de papel que constituyen las facturas originales, con los consiguientes ahorros en la gestión, manejo documental y de archivo, favoreciendo de esta manera la reducción de costes fiscales indirectos. Esta digitalización, sin embargo, debe efectuarse sin menoscabo de la seguridad y garantías documentales que, como justificantes, aportan las facturas originales en papel a las que se pretende sustituir, en cuyo soporte, generalmente, son expedidas y recibidas por los empresarios o profesionales..

Séptimo. Digitalización certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales. Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.

Factura digitalizada Por factura digitalizada se entenderá un archivo digital que represente de modo facsimilar la factura, ya sea ésta de una o varias páginas.

Digitalización Certificada Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. El proceso de digitalización deberá cumplir los requisitos enunciados en la Orden Ministerial

Proceso de Digitalización (I) Luz Foco de luz Documento Dispositivo de carga acoplado CCD Conversor analógico/digital DAC Luz reflejada Señal analógica Señal digital Archivo digital

Imagen fiel e íntegra Para que la imagen se considere fiel e íntegra ha de ser obtenida en un proceso informático automático en el que sin interrupción del mismo y sin intervención en momento alguno de operador se realicen, en el orden indicado las siguientes tareas:

Imagen fiel e íntegra -Digitalización de la factura por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga un archivo en memoria del sistema asociado al dispositivo. -Proceso de esa imagen para garantizar su legibilidad, de modo que todo el contenido del documento original pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, etc.) -Completar los campos de datos y/o metadatos que precise el software de digitalización y además la información exigida por la Administración Tributaria, que incluye la referencia identificativa de la homologación acordada y una marca de tiempo, así como el nombre y el número de versión del software de digitalización con el que se ha creado la imagen. -Firma electrónica avanzada del archivo resultante, que desde ese instante deben permanecer inalterado.

Proceso de Digitalización (II) Archivo digital Optimización Archivo digital Optimizado Generación de Metadatos Archivo digital Optimizado+ Metadatos Firma

Contenido de la Imagen digital Píxeles Metadatos Firma = f(píxeles, metadatos)

Propiedades de la Imagen digital 1.Facsímil 2.Perdurable 3.Independiente de los dispositivos. Debe poderse reproducir de forma fiable y consistente sin que importe la plataforma de programa o maquinaria que se use. 4.Autosuficiente en contenido. Todos los recursos y datos necesarios para su correcta reproducción se hayan dentro del documento. 5.Autodocumentado. Lleva dentro de si su propia descripción. 6.Accesible. 7.Las especificaciones que lo rigen deben ser públicas y conocidas.

Calidad de la imagen La calidad de la imagen durante la captura depende de la suma de resultados de la resolución aplicada al escaneo, la profundidad del bit de la imagen escaneada, los procesos de mejora y el nivel de compresión aplicada, el dispositivo de escaneo utilizado o técnicas usadas.

Nivel de Resolución La resolución es el nivel de definición que se puede dar de una imagen. En la imagen digitalizada se habla de píxeles para referirse a su nivel de resolución. Un píxel es la unidad mínima de información (luz, color, intensidad...) que contiene una imagen. Si se observa en el ordenador una imagen digital muy ampliada, se podrá ver que siempre está compuesta de minúsculas cuadrículas. Cada cuadrícula es un píxel. Por lo tanto, cuantos más píxeles tenga una imagen mayor será su resolución.

Nivel de Resolución

Nivel de Resolución En las imágenes de mapa de bits o en los dispositivos gráficos cada píxel se codifica mediante un conjunto de bits de longitud determinada (la llamada profundidad de color), Para poder transformar la información numérica que almacena un píxel en un color hemos de conocer, además de la profundidad de color (el tamaño en bits del pixel), el modelo de color que estamos usando. Por ejemplo, el modelo de color RGB (Red-Green-Blue) permite crear un color componiendo tres colores básicos: el rojo, el verde y el azul. De esta forma, en función de la cantidad de cada uno de ellos que usemos veremos un resultado u otro.

Nivel de Resolución Para nivel de resolución, como resolución óptica de la imagen se prevé establecer un mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada) tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro; color o escala de grises.

Profundidad del bit La profundidad del bit es la medida del número de bits utilizados para definir cada píxel. A mayor profundidad del bit, pueden representarse mayor número de tonos en grises y color. Existen tres modos: escaneo binario, utilizando un bit por píxel para representar el blanco o el negro escaneo en escala de grises, utilizando múltiples bits por píxel para representar las escalas de grises. El mejor nivel de escala de grises es de ocho bits por píxel, y en este nivel la imagen que se muestra puede seleccionar hasta 256 diferentes niveles de grises escaneo en color utilizando múltiples bits por píxel para representar el color;se considera un buen nivel de color 24 bits por píxel y permite una selección de hasta 16.7 millones de colores.

Profundidad del bit La profundidad de bit elegida ha de estar en consonancia con las características de los documentos originales y con el nivel necesario para transferir el contenido informativo: escaneo binario para documentos textuales que consistan en imágenes en negro sobre papel blanco; escaneo en escala de grises (8 bits) para documentos que contengan información significativa en escala de grises (incluidas las anotaciones a lápiz en el texto) y para materiales fotográficos; escaneo en color para documentos que contengan información en color, especialmente cuando se necesiten copias facsímiles de gran calidad.

Compresión Reducción de la medida del fichero de la imagen mediante algoritmos matemáticos que eliminan información redundante en la definición del gráfico. Esta técnica permite almacenar o transmitir estos ficheros con más rapidez y ocupando menos espacio.

Formato de imagen Norma que describe cómo estructurar los datos para generar un fichero gráfico. Modo de representación de una imagen en soporte electrónico. Hay formatos específicos para imágenes (como JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP, PDF)

Formato estándar de uso común Al respecto de lo establecido en el apartado 2 del articulo 7 de la citada Orden se entenderán como formatos estándares de uso común y serán admitidos como tales aquellos que estén publicados en la página web de la AEAT (www.aeat.es), que serán estándares públicos, similares a ISO 19005 (PDF/A), TIFF.

PDF/A El estándar PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005) se basa en la referencia de formato PDF de nivel 1.4 hecha por Adobe y especifica como usar un subconjunto de componentes PDF para desarrollar programas que creen, reproduzcan y procesen una forma de PDF que sea más adecuada para la preservación de archivos a largo plazo que el simple formato PDF. El resultado es un formato de fichero basado en el nivel 1.4 del formato PDF que es más adecuado para la conservación a largo plazo. Los documentos PDF/A-1 se describen mejor a si mismos, llevan en si todo el contenido necesario y son más independientes de los dispositivos de reproducción que los PDF 1.4 sin más.

XMP XMP define un modelo de metadatos que puede ser usado con cualquier conjunto definido de ítems (artículos) de metadatos. XMP también define un esquema particular para propiedades básicas útiles para registrar (grabar) la historia de un recurso a través de múltiples pasos en su procesamiento, desde tomar una fotografía, escanear o texto de autor... XMP permite a cada programa o dispositivo agregar su propia información al recurso digital, con lo que puede quedar incorporada en el archivo final. XMP registra o graba metadatos en una sintaxis formada por un subconjunto de la W3C, la cual es escrita en XML

Los documentos PDF/A-1 deben incluir Fuentes incrustadas. Color reproducible independientemente. Metadatos XMP. Los documentos PDF/A-1 no deben incluir Encriptamiento. Compresión LZW. Ficheros incrustados. Referencias a contenido externo. Transparencia PDF. Multimedia. Código JavaScript.

Autosuficiente en contenido Cualquier cosa que sea necesaria para reproducir o imprimir un documento PDF/A-1 debe estar dentro del documento. La cláusula sobre Independencia de los dispositivos las fuentes obliga a que todas las fuentes usadas para reproducir el PDF/A-1 impone que los componentes del un documento sean independientes de los dispotivos, de modo que su apariencia visual se reproduzca e imprima de forma fiable y constante sin importar la maquinaria o programas que se usen. La cláusula sobre gráficos, por ejemplo, incorpora requisitos que garantizan una contenido representación del color vayan predecible. PDF/A-1 incrustadas también prohibe el en uso de el componentes documento. que no estén definidos en las especificaciones del nivel 1.4 del formato PDF. Un programa creador de ficheros PDF/A-1 debe incrustar las fuentes siempre, y un programa lector que cumpla el estándar PDF/A-1 debe usar siempre las fuentes incrustadas. Esto quiere decir que el fichero se reproducirá siempre usando las fuentes que se especificaron y no las fuentes residentes en el aparato de turno.

Autodocumentado PDF/A-1 obliga al uso de Metadatos incrustados en formato Adobe Extensible Metadata Platform (XMP). Para permitir flexibilidad en la aplicación de este aspecto, PDF/A-1 incluye recomendaciones para documentar atributos como la identificación del documento, su origen, o los metadatos de fuentes tipográficas. Además, permite que se incluyan esquemas xml que no sean XMP siempre y cuando vayan incrustados. Los desarrolladores de soluciones PDF/A-1 pueden usar XMP de muchos modos para incluir la información necesaria sobre los registros electrónicos dentro del mismo documento. La incrustación de los metadatos en el fichero puede aumentar el valor informativo de los documentos electrónicos y mejorar la compresión por parte de un investigador futuro.

Metadatos Para describir imágenes digitales son necesarios lo metadatos que son datos estructurados acerca de los datos. Los metadatos también pueden definirse como datos que facilitan la gestión y el uso de otros datos. El uso de metadatos se encuentra estrechamente relacionado con las reglas de descripción y catalogación de publicaciones impresas, documentos de archivos. La diferencia es que en el mundo digital se necesitan categorías adicionales de metadatos para soportar la navegación y la gestión de los ficheros de datos. Los metadatos para la descripción de imágenes digitales pueden incluir distintos tipos de información.

Metadatos: Tipos Metadatos descriptivos para la descripción e identificación de los recursos de información Metadatos estructurales para la navegación y la presentación Metadatos administrativos para la gestión y el proceso

XMP Extensible Metadata Platform o XMP o Plataforma Extensible de Metadatos es un tipo de lenguaje especificado extensible de marcado (extensible Markup Language) usado en los archivos PDF (Portable Document Format - Formato de Documento Portable), fotografía y en aplicaciones de retoque fotográfico. Fue introducido en un principio por Adobe System en abril del 2001 como parte de la versión 5.0 del producto Adobe Acrobat. XMP puede ser usado en PDFs y otros fomatos gráficos como JPEG, JPEG 2000, GIF, PNG, HTML, TIFF, Adobe Illustrator, PSD, PostScript, and Encapsulated PostScript

XMP XMP define un modelo de metadatos que puede ser usado con cualquier conjunto definido de ítems (artículos) de metadatos. XMP también define un esquema particular para propiedades básicas útiles para registrar (grabar) la historia de un recurso a través de múltiples pasos en su procesamiento, desde tomar una fotografía, escanear o texto de autor... XMP permite a cada programa o dispositivo agregar su propia información al recurso digital, con lo que puede quedar incorporada en el archivo final. XMP registra o graba metadatos en una sintaxis formada por un subconjunto de la W3C, la cual es escrita en XML