Administración de Fincas. Gestión eficiente de facturas.

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Lorena Chávez Contreras
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1 Administración de Fincas Gestión eficiente de facturas

2 Índice 1. Dinámica actual de trabajo 2. Objetivo de ahorro deseado 3. Uso real del formato PDF 4. Tratamiento automático formato PDF Soluciones tratamiento PDF 5. API PDF Extractor 6. PDFConta 7. Paperless ADF 6. PDFactura

3 Dinámica actual de trabajo A pesar de que la mayoría de proveedores utilizan programas informáticos para generar sus facturas, el tratamiento por parte del administrador de fincas se sigue realizando de forma manual y archivando el papel. Si bien es cierto que existen soluciones, basadas en OCR, que permiten automatizar parcialmente el proceso, la realidad es que las opciones comerciales con un mejor rendimiento exigen una inversión significativa

Objetivo de ahorro deseado Resulta indudable que

facturas de sus proveedores en formato digital y

automática, es un objetivo de ahorro irrenunciable

factura puede basarse en múltiples formatos (PDF,

4 Objetivo de ahorro deseado Resulta indudable que para el administrador de fincas, recibir las facturas de sus proveedores en formato digital y realizar la extracción de datos y archivo de forma automática, es un objetivo de ahorro irrenunciable Desde el punto de vista fiscal, la e.factura puede basarse en múltiples formatos (PDF, Excel, XML), pero para generar ahorro en destino debe ser interoperable

5 Capacidades de los proveedores El problema es que para automatizar la recuperación de datos de las facturas, éstas deben basarse en un formato estructurado, que la aplicación empleada en destino, sea capaz de interpretar. PDF SI XML NO

6 Uso real del formato PDF Más del 90% de las e.facturas emitidas adoptan el formato PDF... y más del 95% de las facturas emitidas en papel, puede emitirse en este formato si el cliente lo solicita al proveedor 10% 5% 90% 95% PDF Estándar Adoptar PDF Mantener Papel A diferencia de los formatos EDI, factura.e, UBL,... el envío de facturas en PDF, firmadas o sin firmar, no genera costes para el proveedor ni el uso de tecnologías que excedan su capacidad tecnológica actual

Validez y tratamiento Para que una factura emitida en PDF sea válida como e.factura y además permita el tratamiento automático se requiere aplicar dos procesos al documento original efactura.

7 Validez y tratamiento Para que una factura emitida en PDF sea válida como e.factura y además permita el tratamiento automático se requiere aplicar dos procesos al documento original efactura.net Integrar un servicio de facturación delegada que genere la firma electrónica de las facturas emitidas por el proveedor autorizado Aplicar una tecnología de extracción de datos diseñada, específicamente, para las facturas en PDF emitidas desde aplicaciones

Firma electrónica La firma electrónica es un recurso que intenta aportar una solución para dotar al documento digital de

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el momento de recibir la firma o, idealmente, al generarla.

8 Firma electrónica La firma electrónica es un recurso que intenta aportar una solución para dotar al documento digital de integridad e identidad cierta Integridad Identidad Titular Vigencia CRL/OCSP TSA Mediante la aplicación de algoritmo SHA sobre la estructura binaria del documento se calcula su código hash y éste permitirá comprobar que el contenido no ha variado Incluir los datos del solicitante en la clave pública del certificado, permite que éstos sean verificados por el receptor de la firma generada con dicho certificado Dado que un certificado puede perder su vigencia antes de caducar, debe comprobarse su vigencia en el momento de recibir la firma o, idealmente, al generarla. El sello de tiempo permite establecer el momento cier to de generación de firma para garantizar la trazabilidad del proceso

9 Opciones de firma La normativa original del año 2003 establece la posibilidad de aplicar la firma al emisor y, alternativamente, a un tercero autorizado por éste. La directiva UE aplicable a partir Enero 2013 habilita también al receptor. efactura.net

Los documentos PDF generados desde aplicaciones, incorporan una capa de texto intermedia.

10 Interoperabilidad La clave para maximizar la reducción de costes en la gestión de facturas recibidas, consiste en partir del formato PDF que los proveedores pueden emitir, y aplicar la tecnología necesaria para recuperar los datos clave de la factura de forma automática. Los documentos PDF generados desde aplicaciones, incorporan una capa de texto intermedia. Esta capa reproduce la ubicación visual de los elementos, por lo que no puede considerarse interoperable, pero resulta más eficiente su análisis que las técnicas OCR basadas en la imagen

factura para alcanzar el 100% de eficacia Detectar.

11 Interoperabilidad (II) Paperless aplica reglas que se cumplen en más del 85% de facturas y permite optimizar los criterios en función de cada diseño de factura para alcanzar el 100% de eficacia Detectar... Nº Factura Factura Nº Su Factura Localizar valor... A la derecha... Debajo... Comparar filtros... Recuperar...

para evitar conservar los originales en papel 1. Resolución 2. Formato 3.

12 Digitalización certificada En aquellos casos en que el proveedor no pueda o quiera remitir sus facturas en formato PDF, podremos aplicar la digitalización certificada para evitar conservar los originales en papel 1. Resolución 2. Formato 3. Cabecera XMP 4. Firma electrónica 5. Registro BBDD 6. Firma BBDD 7. Entorno auditoría 8. Plan de calidad

13 Orden EHA/962/2007 Resolución de la imagen 1 pulgada = 2,54 cms pixels La norma establece un mínimo de resolución para las imágenes de factura de 200 ppp (puntos por pulgada) Es un resolución elevada en comparación con la resolución de imágenes para pantalla (72 ppp), pero cuando se pretende aplicar sistemas OCR se trabaja habitualmente con resoluciones de 300 ppp La exigencia de una resolución mínima de 200 ppp es la que determina que las aplicaciones auxiliares para la captura de tickets con móvil, requieran cámaras de 5 o más MPX

Orden EHA/962/2007 Formato del archivo La norma ofrece diversas opciones con respecto al formato de imagen en el que podrán conservarse las facturas: - PDF/A (ISO 19005) - TIFF 6.

14 Orden EHA/962/2007 Formato del archivo La norma ofrece diversas opciones con respecto al formato de imagen en el que podrán conservarse las facturas: - PDF/A (ISO 19005) - TIFF 6.0 ó Posterior - JPG - PNG El objetivo de este requerimiento es evitar formatos propietarios que puedan resultar inaccesibles con el paso del tiempo Otro factor que condiciona la posibilidad de uso de formatos reside en su capacidad de contener la cabecera informativa XMP que se explica en el siguiente apartado

El código de acreditación otorgado por la AEAT a la aplicación empleda 2.

15 Orden EHA/962/2007 Cabecera XMP La cabecera XMP es un contenedor de información de texto que incluyen algunos formatos de fichero de imagen La cabecera XMP debe contener dos valores obligatorios: 1. El código de acreditación otorgado por la AEAT a la aplicación empleda 2. Una marca de tiempo No debe confundirse el concepto de marca de tiempo con el denominado sello de tiempo, habitual en los procesos de firma electrónica. En este caso la hora se toma del ordenador

16 Orden EHA/962/2007 Firma electrónica La normativa establece dos requerimientos clave sobre la forma de generar la firma electrónica de las facturas digitalizadas: 1. Debe realizarse como continuación del proceso de escaneado sin dar opción al usuario a acceder al fichero entre ambos procesos 2. Emplear un certificado acreditado por la Agencia Tributaria El certificado de firma electrónica empleado puede ser del obligado tributario receptor de las facturas digitalizadas o de un tercero, autorizado por el primero, para realizar el proceso

17 Orden EHA/962/2007 Registro Base de Datos Las facturas digitalizadas no pueden quedar almacenadas meramente con un fichero en el sistema de carpetas del ordenador La solución de digitalización debe gestionar el registro de cada factura en base a sus datos identificativos, incluyendo el detalle de importes por tipos impositivos contenidos en ésta. La imagen de la factura puede quedar contenida en la propia base de datos o en el sistema de carpetas del ordenador. En este caso la base de datos deberá contener el enlace al fichero

Orden EHA/962/2007 Firma base de datos La solución de digitalización certificada debe incluir un proceso que permita generar la firma de una imagen de la base de datos coincidiendo con los cierres

18 Orden EHA/962/2007 Firma base de datos La solución de digitalización certificada debe incluir un proceso que permita generar la firma de una imagen de la base de datos coincidiendo con los cierres impositivos de la entidad Los cierres podrán ser trimestrales o mensuales en función del tratamiento fiscal de la entidad receptora de las facturas digitalizadas La normativa no establece un formato concreto para la imagen de la base de datos, las opciones más habituales serán el formato original.sql o un XML con todos los elementos de ésta

Orden EHA/962/2007 Entorno auditoría En caso de inspección, la entidad que haya aplicado la digitalización certificada deberá facilitar un acceso

Este requerimiento puede atenderse bien mediante un entorno permanente en el que quedan alojadas las facturas, bien mediante un proceso de

19 Orden EHA/962/2007 Entorno auditoría En caso de inspección, la entidad que haya aplicado la digitalización certificada deberá facilitar un acceso en línea a las mismas. Este requerimiento puede atenderse bien mediante un entorno permanente en el que quedan alojadas las facturas, bien mediante un proceso de exportación automático de las facturas sometidas a inspección al entorno que permita el acceso En función del perfil de empresa, no resultaría económico mantener las facturas en un repositorio externo sólo a efectos de potencial inspección. No debe olvidarse el objetivo de ahorro

Orden EHA/962/2007 Plan de calidad La entidad que realice la digitalización certificada de facturas deberá aplicar y documentar un Plan de Calidad. Los principales aspectos a tener en cuenta serán: 1.

20 Orden EHA/962/2007 Plan de calidad La entidad que realice la digitalización certificada de facturas deberá aplicar y documentar un Plan de Calidad. Los principales aspectos a tener en cuenta serán: 1. Verificar la calidad del scanner a lo largo del tiempo 2. Verificar la validez y vigencia de uso de los certificados 3. Formación adecuada de usuarios No existe un formato específico de documento para protocolizar el Plan de Calidad. La solución comercial adoptada o el responsable interno deberán proponer un modelo de aplicación

21 Esquema de eficiencia Optimizar el tratamiento de facturas en PDF ofrece un nivel de eficiencia mayor que las alternativas de solicitar las facturas a proveedores en formato estándar o aplicar la digitalización certificada a facturas en papel Formato Disponible Éxito Ratio Emisión Emisor extracción Eficiencia Papel 100 % 0 % 0% PDFh 95 % 90 % 85,5 % XML 8 % 95 % 7,6 % DC 100 % 80 % -10% (*) 70 % (*) La extracción queda lastrada por los trabajos de manipulación

Estimación de ahorro Aplicando un modelo conservador de ahorro, esta estrategia de tratamiento de facturas ofrece un beneficio cierto para cualquier perfil de empresa

22 Estimación de ahorro Aplicando un modelo conservador de ahorro, esta estrategia de tratamiento de facturas ofrece un beneficio cierto para cualquier perfil de empresa dado que el coste de operación por factura se reduce en un 90% Coste Coste gestión archivo facturas Papel 1,1 0, Paperless 10% 5 %

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