INDICE PRESENTACIÓN ACERCA DE CTRLWEB MAILING WORD AYUDA : Acceso a Panel de Control. 1.-Panel de control privado. 1.1.-MAILING. Herramienta de Mailing.. Gestor de Textos. E-mails.
MANUAL DE AYUDA ADMINISTRACIÓN PRESENTACIÓN Bienvenido al manual de ayuda de la aplicación CtrlWeb Mailing de Zonade. En este manual le indicaremos paso a paso las funciones y gestiones que puede realizar con su herramienta de administración, para que pueda controlar totalmente la gestión de sus envíos por correo electrónico. Seguramente no necesite este manual una vez haya utilizado varias veces las herramientas que describimos, observará muy pronto la sencillez en el manejo de estas herramientas. Si a lo largo del manual o en la práctica al utilizar las herramientas, encuentra algún problema o duda póngase en contacto con Zonade, le ayudaremos de inmediato. Consultas On Line siempre disponibles. ACERCA DE CTRLWEB MAILING WORD CtrlWeb Mailing Word es una aplicación desarrollada por Zonade que permite a cualquier usuario y sin necesidad de conocimientos informáticos la gestión total de un sistema de envíos por correo electrónico. Los envíos son realizados a e-mails que figuran en la Base de Datos asociada a la aplicación, Base de Datos que es alimentada por los usuarios que se suscriben a través de su página web, parte importante de la herramienta como capturadora de e-mails. Además también puede utilizar la herramienta para enviar comunicados a e-mails que no figuren en esta Base de Datos, mediante el copiado y pegado de estos datos desde fuentes externas. Mediante la edición de mensajes y gracias a la utilización de bases de datos el cliente podrá controlar totalmente sus envíos de mailing a sus clientes o suscriptores.
AYUDA Acceso a Panel de Control. Para acceder a su herramienta de Mailing deberá hacerlo desde su Panel de Control, pulsando la opción mailing. 1. Panel de control privado. Cuando usted acceda a Mailing observará que encuentra un menú en la parte central de la pantalla, este es su panel de Control de la herramienta Mailing. Desde aquí gestionará el envío de mailings a sus suscriptores, altas de nuevos e-mails de forma manual, bajas de forma manual,... El panel de Control dispone de un índice dónde se enumeran cada una de las funciones que puede realizar y que pasamos a detallar. 1.1. Mailing. Este acceso es utilizado para acceder a todas las utilidades-herramientas del Mailing, con la que podrá efectuar comunicados masivos a todos nuestros suscriptores y usuarios registrados. Todos los usuarios del web pueden suscribirse para recibir noticias o comunicados de elpiasliterario mediante la inserción de su e-mail en la casilla de suscripción de la web. Todos esos e-mails suscritos se almacenan en la Base de datos de Mailing para que podamos hacer comunicados masivos. Uso del Mailing: Haga clic sobre Mailing, le aparecerán en pantalla las siguientes utilidades : HERRAMIENTA DE MAILING : MAILING WORD -> Acceso FTP GESTOR DE TEXTOS: Textos - Agencia Protección de Datos Textos - Registro Mercantil Textos para envío a usuarios no suscritos E-MAILS Listado de E-mails almacenados Añadir E-mail a la BD Eliminar E-mail de la BD HERRAMIENTA DE MAILING : MAILING WORD --> Acceso FTP
Para mensajes con imágenes. Pulsamos en Mailing Word, accedemos a una pantalla donde encontramos: Listado de mensajes, para listar todos los mensajes que tengamos editados, de esta forma podremos utilizar un mensaje anterior para un nuevo envío, quizás sólo haya que retocar alguna fecha o dato y de esa forma podamos enviarlo de nuevo. Aconsejado para comunicados periódicos similares. Enviar mensaje, esta opción es la inicia el proceso de envío de un mensaje a los suscriptores. Si pulsamos en ella aparecerá una pantalla donde debemos indicar el mensaje que deseamos enviar, tendremos un desplegable con los títulos de todos los mensajes creados para elegir entre ellos el que deseamos enviar. Será necesario disponer de mensajes creados. Igualmente se nos informa del nº de usuarios a los que va a ser enviado. Añadir mensajes El Mailing Word se basa en el envío de documentos previamente creados por el cliente, el envío de estos documentos no se realiza como adjuntos sino visualizados directamente por el destinatario al abrir su correo. 1. El cliente deberá crear en primer lugar sus documentos publicitarios o comunicados en el formato que desee: Word, Excel,.html,... 2. Si estos documentos no son html deberá guardar estos documentos como documentos html, es decir, con el documento abierto diríjase a Archivo (Barra de Herramientas), elija la opción Guardar como html, elija una carpeta donde guardarlo y asignele un nombre identificativo y pulse Aceptar. 3. Una vez guardado el documento como html deberá trasladarlo al listado de mensajes de su herramienta de Mailing Word, para ello : 3.1. Diríjase al Menú Principal de Gestión de Mails, pulse sobre la mención FTP que aparece junto a la opción Mailing Word. 3.2. De esta forma habrá accedido a un espacio en nuestro servidor destinado para guardar sus documentos a enviar, copie aquí el documento que guardó como html. Al copiar este documento en el espacio FTP, este documento quedará disponible en su Mailing Word para asignarle un titulo y darlo de alta como mensaje y de esa forma tenerlo disponible cunado utilice la Opción Enviar Mensajes.. 3.3. Acceda a Mailing Word, indique un título para su mensaje (Por ej. PROMOCIÓN 2X1), elija de los existentes en el desplegable el documento que contiene esa información, el que va relacionado con el envío. Pulse Añadir Plantilla Word. Nota: En el desplegable tendrá disponible los documentos que haya copiado en el espacio FTP. Es necesario que primero copie los documentos en el FTP: Para enviar mensajes, pulsaremos sobre Enviar mensaje, accederemos a una pantalla donde encontramos un desplegable en el que están todos los mensajes editados (el listado de mensajes), seleccionamos el que deseamos enviar. Se nos muestra el nº de usuarios a los que va a ser enviado. Pulsamos enviar mail. A continuación se nos muestra una previsualización del mensaje que vamos a enviar, para comprobarlo. Para dar finalmente conformidad pulsaremos Confirmar mail, y el mensaje será enviado a todos los suscriptores.
Observaremos que al final de la página de envío, existe una casilla en blanco, esta casilla se utiliza cuando el mensaje que deseamos enviar vaya dirigido o bien a correos electrónicos no suscritos o bien a una parte de los suscritores, pero no a todos. Es decir, cuando queremos enviarlo a algunos mails. En este caso insertaremos en esta casilla los mails a los que deseamos hacer el envío, y solo será enviado el mensaje a estos, pero no a todos los suscritores. Para ver el listado de e-mails suscritos hay que acceder a : E-MAILS-Listado de E-mails almacenados. En este caso, habrá que tener en cuenta si el envío es a e-mail suscritos (algunos de ellos) o bien es a e-mails no suscritos, obtenidos de fuentes públicas, comprados a empresas privadas o procedentes de otras fuentes. En el caso de envío a e-mails no suscritos obtenidos de fuentes accesibles al público (internet, guías, directorios,..) NO DEBEREMOS pulsar sobre el checkbox de la parte inferior con el texto en color rojo, lo dejaremos SIN MARCAR, de esta forma la aplicación insertará automáticamente un pie legal disponible para estos casos. RECUERDE QUE LA LEY EXIGE PARA ESTOS CASOS UNA PETICIÓN PREVIA DE CONSENTIMIENTO, a la que se le acompañará de este pie legal automático. En cualquier caso consúltenos. En el caso de envío a e-mails no suscritos obtenidos por la compra a empresas privadas, habrá que pulsar sobre el checkbox de la parte inferior con el texto en color rojo, esto hará que la aplicación inserte automáticamente los textos que hayamos indicado en Textos para envío a usuarios no suscritos, textos que deberán indicar exactamente la procedencia de los datos (empresa vendedora) y los derechos que le asisten al usuario. Consúltenos. Igualmente, en el caso de envío parcial (no a todos) a e-mails suscritos, habrá que pulsar sobre el checkbox de la parte inferior con el texto en color rojo, esto hará que la aplicación inserte automáticamente los textos que hayamos indicado en Textos para envío a usuarios no suscritos, en este caso los textos deberán ser copia de los que habitualmente se insertan para usuarios suscritos, y que en este caso no se insertan automáticamente al usar la casilla para envíos parciales o a no suscritos. Recuerde que según el caso los textos legales a insertar serán distintos y además el mensaje también puede implicar la obligatoriedad de un mensaje previo de consentimiento exigido por la Ley. Le rogamos consulte ante estas actuaciones. Recomendaciones: Le aconsejamos comprobar siempre la visualización del mensaje y que se lo envíe a si mismo para comprobar la recepción. Y en caso necesario realice ajustes en el documento original donde diseñó el comunicado. Compruebe igualmente que el tamaño de las imágenes que inserte en el comunicado o documento es reducido, para reducir tiempo en el envío y en la descarga por parte del destinatario. GESTOR DE TEXTOS Textos para envio a usuarios no suscritos Estas opciones serán utilizadas con la supervisión de Zonade, de forma que sus mensajes y textos legales a enviar sean conformes a la normativa actual. Nosotros le asesoraremos. En principio los mailings que envíe a suscriptores (e-mails de la Base de Datos) llevarán automáticamente insertado un pie legal y no existirá ningún problema con su envío. Sin embargo, como antes hemos mencionado, es posible que quiera efectuar envíos a usuarios no suscritos, e-mails que no figuran en su Base de Datos o env ñios parciales a usuarios suscritos.
En ese caso sería necesario habilitar otro tipo de pie legal para esos envíos o incluso hacer un preenvío solicitando consentimiento. Existen distintas situaciones que pueden darse. Le recordamos : En el caso de envío a e-mails no suscritos obtenidos de fuentes accesibles al público (internet, guías, directorios,..) NO DEBEREMOS pulsar sobre el checkbox de la parte inferior con el texto en color rojo, lo dejaremos SIN MARCAR, de esta forma la aplicación insertará automáticamente un pie legal del que dispone para estos casos. RECUERDE QUE LA LEY EXIGE PARA ESTOS CASOS UNA PETICIÓN PREVIA DE CONSENTIMIENTO, a la que se le acompañará de este pie legal automático. En cualquier caso consúltenos. En el caso de envío a e-mails no suscritos obtenidos por la compra a empresas privadas, habrá que pulsar sobre el checkbox de la parte inferior con el texto en color rojo, esto hará que la aplicación inserte automáticamente los textos que hayamos indicado en Textos para envío a usuarios no suscritos, textos que deberán indicar exactamente la procedencia de los datos (empresa vendedora) y los derechos que le asisten al usuario. Consúltenos. Igualmente, en el caso de envío parcial (no a todos) a e-mails suscritos, habrá que pulsar sobre el checkbox de la parte inferior con el texto en color rojo, esto hará que la aplicación inserte automáticamente los textos que hayamos indicado en Textos para envío a usuarios no suscritos, en este caso los textos que deberán ser copia de los que habitualmente se insertan para usuarios suscritos, y que en este caso no se insertan automáticamente al usar la casilla para envíos parciales o a no suscritos. Recuerde que según el caso los textos legales a insertar serán distintos y además el mensaje también puede implicar la obligatoriedad de un mensaje previo de consentimiento exigido por la Ley. Le rogamos consulte ante estas actuaciones. E-MAILS Desde esta sección podrá dar de alta o baja de forma manual e-mails en su Base de datos. Listado de E-mails almacenados Desde aquí podremos listar todos los e-mails suscritos y por tanto seleccionar aquellos a los que queremos enviar el mensaje, en este caso, como hemos indicado antes, copiaremos los elegidos y los pegaremos en la casilla en blanco que aparece al final del proceso de envío. En este caso sólo se enviará el mensaje a estos e-mails. Añadir E-mail a la BD Disponemos con esta opción de añadir e-mails a la Base de Datos, es decir, el cliente directamente podrá incluir el e-mail de un usuario a la Base de datos y así este recibirá el mensaje en el próximo mailing, como si se tratara de un usuario suscrito. Esta opción sólo sería aconsejable para aquellos que sabemos que aceptan nuestra publicidad, como clientes, proveedores,..., nunca para desconocidos o mails obtenidos de forma aleatoria. Eliminar E-mail de la BD Con esta opción podremos eliminar mails de la Base de Datos, ya que aunque el usuario suscrito siempre tiene opción de borrarse automáticamente de la lista, en cualquier mensaje que recibe dispone de un enlace para borrarse automáticamente. Es posible que el usuario opte por enviarnos un e-mail, fax o petición de baja por otro medio, en ese caso utilizaremos esta herramienta.