ADMINISTRACIÓN Y AUDITORIA INFORMÁTICA Mgs. Jorge Bladimir Rubio Peñaherrera E- mail: jorge.rubio@utc.edu.ec Telf: 0995220308
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Y AUDITORIA INFORMÁTICA Mgs. Jorge Bladimir Rubio Peñaherrera E- mail: jorge.rubio@utc.edu.ec Telf: 0995220308
AUDITORIA La palabra auditoria viene del latín auditorius y de esta proviene auditor, que tiene la virtud de oír y revisar Auditoria: Es una disciplina expresada en conceptos, normas, técnicas, procedimientos y metodologías, que tiene como objetivo examinar y evaluar determinada realidad, para emitir una opinión sobre un aspecto o la totalidad del objeto estudiado.
AUDITORIA DE SISTEMAS Es la revisión y evaluación de los controles, sistemas, procedimientos de informática; de los equipos de computo, su utilización, eficiencia y seguridad, de la organización que participan en el procesamiento de la información, a fin que por medio del señalamiento de cursos alternativos se logre una utilización mas eficiente y segura de la información que servirá para una adecuada toma de decisiones.
AUDITORIA DE SISTEMAS Es el proceso de recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema informatizado salvaguarda los activos, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organización y utiliza eficientemente los recursos.
Objetivos generales de la Auditoria de Sistemas Informáticos Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información. Seguridad del personal, los datos, el hardware, el software y las instalaciones. Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de información Conocer la situación actual del área informática para lograr los objetivos.
Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización. Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informático. Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas informáticos. Capacitación y educación sobre controles en los Sistemas de Información. Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos. Decisiones de inversión y gastos innecesarios.
SÍNTOMAS DE NECESIDAD DE UNA AUDITORIA INFORMÁTICA Las empresas acuden a las auditorias externas cuando existen síntomas bien perceptibles de debilidad. Estos síntomas pueden agruparse en clases:
Síntomas de descoordinación y desorganización No coinciden los objetivos de la Informática de la Compañía y de la propia Compañía. Los estándares de productividad se desvían sensiblemente de los promedios conseguidos habitualmente.
Síntomas de mala imagen e insatisfacción de los usuarios No se atienden las peticiones de cambios de los usuarios. Ejemplos: cambios de Software en los terminales de usuario, variación de los ficheros que deben ponerse diariamente a su disposición. No se reparan las averías de Hardware ni se resuelven incidencias en plazos razonables. El usuario percibe que está abandonado y desatendido permanentemente. No se cumplen en todos los casos los plazos de entrega de resultados periódicos. Pequeñas desviaciones pueden causar importantes desajustes en la actividad del usuario, en especial en los resultados de aplicaciones críticas y sensibles.
Síntomas de debilidades económico-financiero Incremento desmesurado de costos. Necesidad de justificación de Inversiones Informáticas (la empresa no está absolutamente convencida de tal necesidad y decide contrastar opiniones). Desviaciones Presupuestarias significativas. Costos y plazos de nuevos proyectos (deben auditarse simultáneamente a Desarrollo de Proyectos y al órgano que realizó la petición).
Síntomas de Inseguridad: Evaluación de nivel de riesgos - Seguridad Lógica - Seguridad Física - Confidencialidad Los datos son propiedad inicialmente de la organización que los genera. Los datos de personal son especialmente confidenciales Centro de Proceso de Datos fuera de control. Si tal situación llegara a percibirse, sería prácticamente inútil la auditoria. Esa es la razón por la cual, en este caso, el síntoma debe ser sustituido por el mínimo indicio.
RIESGO Son errores o irregularidades que pueden causar daños a los estados financieros de una organización.
RIESGO DE AUDITORIA Es la posibilidad de que se omita un informe inadecuado, por no haberse detectado errores o irregularidades significativas a través del proceso de auditoria.
CONTROLES Es una serie de normas, técnicas y procedimientos, a través de las cuales se mide y corrige el desempeño de una actividad para asegurar la consecución de los resultados esperados.
TIPOS DE AUDITORIA Entre los principales enfoques de Auditoría tenemos los siguientes:
Financiera: Veracidad de estados financieros. Preparación de informes de acuerdo a principios contables. Es un proceso cuyo resultado final es la emisión de un informe, en el que el auditor da a conocer su opinión sobre la situación financiera de la empresa, este proceso solo es posible llevarlo a cabo a través de un elemento llamado evidencia de auditoria, ya que el auditor hace su trabajo posterior a las operaciones de la empresa.
Operacional Evalúa la eficiencia Eficacia. Economía. De los métodos y procedimientos que rigen un proceso de una empresa. Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemático de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversión o contrato en particular, sus unidades integrantes u operacionales específicas. Su propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados por la organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas. Relacionada básicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y economía.
Sistemas Se preocupa de la función informática. Se ocupa de analizar la actividad que se conoce como técnica de sistemas en todas sus facetas. Hoy, la importancia creciente de las telecomunicaciones ha propiciado que las comunicaciones, líneas y redes de las instalaciones informáticas, se auditen por separado, aunque formen parte del entorno general de sistemas. Su finalidad es el examen y análisis de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la compañía auditada.
Fiscal Se dedica a observar el cumplimiento de las leyes fiscales. La auditoría fiscal es el proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones y hechos relacionados con actos y acontecimientos de carácter tributario, a fin de evaluar tales declaraciones a la luz de los criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes interesadas; ello implica verificar la razonabilidad con que la entidad ha registrado la contabilización de las operaciones resultantes de sus relaciones con la hacienda pública, su grado de adecuación con Principios y Normas Contables Generalmente Aceptados, debiendo para ello investigar si las declaraciones fiscales se han realizado razonablemente con arreglo a las normas fiscales de aplicación.
Administrativa Logros de los objetivos de la Administración. Desempeño de funciones administrativas. Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operación de los reportes y asegurar que la organización los este cumpliendo y respetando.
Calidad Métodos Mediciones. Controles de los bienes y servicios. La auditoría de calidad es una herramienta de gestión empleada para verificar y evaluar las actividades relacionadas con la calidad en el seno de una organización. Organizaciones de todo tipo pueden tener la necesidad de demostrar su responsabilidad con el sistema de gestión de calidad implantado (SGC) y la práctica asociada de Auditoria de calidad se ha tornado como una forma de satisfacer esta necesidad. La intención de estos sistemas es la de ayudar a una organización a establecer y mejorar sus políticas, objetivos, estándares y otros requerimientos de calidad.
Social Revisa la contribución a la sociedad así como la participación en actividades socialmente orientadas. La auditoría social es un proceso que permite a una organización evaluar su eficacia social y su comportamiento ético en relación a sus objetivos, de manera que pueda mejorar sus resultados sociales y solidarios y dar cuenta de ellos a todas las personas comprometidas por su actividad.
CAMPO DE ACCIÓN DEL AUDITOR INFORMÁTICO: La evaluación administrativa del departamento de procesos electrónicos La evaluación de los sistemas y procedimientos y la eficiencia que se tiene en el uso de la información La evaluación del proceso de datos y de los equipos de cómputo Para logra los puntos antes señalados necesita: Evaluación administrativa del departamento de informática
PROCESO GENERAL DE AUDITORIA El interés principal no radica en las transacciones y saldos individuales sino en los estados financieros en su conjunto. La auditoria no comienza con el examen de las transacciones o documentos individuales, comienza centrándose en el tipo de negocio de la empresa, en su organización, en la forma en que funcionan sus áreas importantes, de que manera son dirigidas, controladas y registradas sus transacciones.
ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN FINALIZACIÓN