TAREAS PROJECT 2007 Manual de Referencia para usuarios Salomón Ccance CCANCE WEBSITE
TAREAS Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos comenzar a ingresar las tareas o eventos. Para esto ya no nos será de utilidad el panel así que lo cerraremos. INGRESAR TAREAS En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, sólo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duración. La duración de las tareas puede ser en días (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 días. Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duración se representa por medio de una barra y comienza el día en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres días pero justo comienza un viernes y nosotros nos basamos en el calendario estándar, la barra marcará una duración de cinco días. Hay que tener en cuenta que el día laboral es de 8 hs. de lunes a viernes por lo que al sábado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea lo cual veremos más adelante. DURACIÓN ESTIMADA Y DURACIÓN REAL Cuando creamos una tarea, Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día, se identifica con un signo de interrogación cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogación desaparece, con ello estamos diciendo que esa duración es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cuál va a ser la duración de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duración sacamos el signo y listo. DURACIÓN TRANSCURRIDA Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duración como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 días de secado. Tan sólo debemos agregar la 't' al final de la duración. Quedará de esta manera: 2dt 2 HITOS Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algún lugar de nuestro proyecto podemos
ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duración cero, esto hará que la tarea se muestre automáticamente como hito. TAREAS REPETITIVAS A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado. Ingresar una tarea repetitiva. 1. Ir al menú Insertar Tarea repetitiva. 2. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde especificaremos nombre e intervalos de repetición. En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunión con una duración de 4 hs., la misma se repite cada dos días laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cual quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las siguientes imágenes). 3
MODIFICAR DATOS DE TAREAS Para modificar el nombre de una tarea podemos: Situarnos sobre ella y escribir. En la barra de función modificar lo que deseemos. Para modificar la duración podemos: Situarnos sobre ella y escribir. Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda. También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información de la tarea. Podemos acceder a él desde: Situándonos sobre la tarea y yendo al menú Proyecto Información de la tarea. Haciendo doble clic sobre la tarea. Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del menú la opción Información de la tarea. 4 Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de este cuadro.
ELIMINAR UNA TAREA Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar tarea. El resto se reacomoda. INSERTAR UNA NUEVA TAREA SOBRE LAS YA INSERTADAS Nos debemos situar en la tarea que quedaría debajo de la nueva, clic con el botón derecho y luego Nueva tarea o ir al menú Insertar Nueva tarea. Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos de la misma. TAREAS DE RESUMEN Y SUBTAREAS Con el fin de que el proyecto esté más organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas características o estén dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen. Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las subtareas. La información de ésta; duración, fecha de inicio y fin, etc. se obtendrá de sus subtareas. 5
En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangría, pudiéndose establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente. En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles: Aplicar sangrías. Para ello debemos: 1. Seleccionar las tareas que pasarán a ser subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangría. Automáticamente se le aplica una sangría a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen. Sacar sangrías. Para ello debemos: 1. Seleccionar las subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangría. Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las subtareas, tanto desde el signo +- que se encuentra a la izquierda del nombre como desde los signos +- de la barra de herramientas. TAREA DE RESUMEN DEL PROYECTO La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta. Para mostrarla debemos ir al menú Herramientas Opciones en la pestaña Vista tildar la opción Mostrar tarea de resumen de proyecto. Nuestro proyecto se verá así: 6
Nótese que se aplica una sangría a todo el proyecto, el indicador de fila es el número 0 y la barra en el diagrama de Gantt es de color gris. Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendrá los datos generales de todo el proyecto. VINCULAR TAREAS Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cuál es la tarea antecesora y cuál la predecesora. Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes según lo necesitemos: Fin Comienzo Cuando finaliza una tarea recién ahí puede comenzar la tarea predecesora. Comienzo Fin El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora. Comienzo Comienzo Ambas tareas deben comienzan juntas. Fin Fin Ambas tareas finalizan juntas. 7
Nótese que en todas las imágenes desde la primer tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quién la predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora. Como vincular tareas. 1. Seleccionar la tarea antecesora. 2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras. 3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Vincular tareas. 4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. 5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculación y Aceptar. Desvincular tareas. 1. Seleccionar las tareas a desvincular. 2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Desvincular tareas. TIEMPO DE POSPOSICIÓN Y TIEMPO ADELANTO Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposición o adelanto según necesitemos. Esto hará que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido. Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se mancharía con la pintura fresca, necesitaríamos un tiempo antes de colgar el cuadro. Como establecer el tiempo de posposición o adelanto. 1. Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. 2. En el cuadro de diálogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposición el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duración. 8
DIVIDIR TAREAS Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse, la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes etapas. Como dividir una tarea. 1. En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea. 2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea. La tarea quedará de esta forma. TAREAS CRÍTICAS Una tarea crítica es la tarea que si se retrasara haría que el proyecto en general se retrase. A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser críticas. RUTAS CRÍTICAS La ruta crítica es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la finalización del proyecto. Podríamos decir que la ruta está formada por las tareas más importantes o a las que deberíamos prestarle más atención. 9 Para visualizar la ruta crítica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vistas o desde el menú Ver.
En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta crítica en color rojo. TIPOS DE TAREAS Project nos permite definir tres tipos de tareas: Tareas de unidades fijas, tareas de duración fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades. Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duración o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados. Tarea de duración fija: Cuando se define una tarea como de duración fija la duración de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duración de la misma. Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en la duración de la tarea no afecta al trabajo de la misma. El tipo de tarea se calcula por medio de esta fórmula: TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES CAMBIAR EL TIPO DE TAREA 1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo. 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. 3. En Tipo de tarea desplegar el menú y seleccionar el tipo que queramos. 10
TAREAS CONDICIONADAS POR EL ESFUERZO Una tarea que está condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo, esta opción esta activa de manera predeterminada. Activar o desactivar la opción condicionada por el esfuerzo. 1. Hacer doble clic sobre la tarea. 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. 3. Tildar o destildar la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo. 11
DELIMITACIONES DE TAREA Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restricción ya sea en la fecha de comienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice después de una fecha determinada. Las delimitaciones pueden ser flexibles, no ligadas a una fecha determinada o inflexibles ligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin. Fecha límite: Ponemos una fecha límite cuando una tarea debe completarse si o si en un determinado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la programación de la tarea y tampoco es una delimitación. Si nos pasamos de la fecha y todavía la tarea no está completa, un indicador nos avisará. TIPOS DE DELIMITACIÓN Lo más tarde posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de fin del proyecto. Lo antes posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de comienzo del proyecto. No finalizar antes del: Esta delimitación moderada indica la fecha más cercana posible en la que debe completarse esta tarea. No puede finalizar antes de la fecha indicada. No finalizar después del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede finalizar durante o antes de la fecha indicada. Debe finalizar el: Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debe finalizar una tarea. Debe comenzar el: Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debe comenzar una tarea. No comenzar antes del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede comenzar antes de la fecha indicada. No comenzar después del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede comenzar durante o antes de la fecha especificada. Introducir una fecha límite y/o una delimitación a una tarea 1. Doble clic sobre la tarea 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. 3. En los campos Fecha límite y Tipo de delimitación introducir los datos necesarios. 12
Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programación del proyecto, por eso es recomendable delimitar (con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas. Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con fecha de fin las delimitaciones flexibles serán las inflexibles para un proyecto programado con fecha de comienzo. Lo mismo para las delimitaciones inflexibles. PRIORIDAD Podemos establecer mediante un número la prioridad de una tarea ante las demás tareas del proyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea con prioridad 0 la menos importante y 1000 la más importante. Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas iguales, no es recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente necesario. Esta función es muy útil para resolver las sobreasignaciones que veremos más adelante. Como cambiar la prioridad a una tarea. 1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadro Información de la tarea. 2. En la pestaña General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor. 13
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