CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL ENTRE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE COLOMBIA Y SUNWARE LTDA Entre los suscritos a saber: FERNANDO ENRIQUE DEJANÓN RODRÍGUEZ, mayor de edad y vecino de la ciudad de Bogotá, identificado con cédula de ciudadanía No. 7 416.877 de Barranquilla, obrando en su condición de Presidente y Representante Legal de la UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE COLOMBIA, institución de educación superior, de carácter privado, de utilidad común, sin ánimo de lucro, con Personería Jurídica reconocida mediante Resolución Número 264 del 4 de Febrero de 1972, expedida por el Ministerio de Justicia, reconocida como Universidad, mediante la Resolución Número 3279 del 25 de Junio de 1993, expedida por el Ministerio de Educación Nacional, vigilada por el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior ICFES, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, NIT. 860034667-9, debidamente autorizado por el Consejo Directivo en sesión del Acta No. (articulo 30 literal h), quien en adelante se denominará UNIVERSIDAD y CLARA INES MONTAÑEZ SOSA, mayor de edad, vecina de la ciudad de Bogotá, identificada con la cédula de ciudadanía No.38.254.876 expedida en Ibagué, en su calidad de Gerente y Representante Legal de SUNWARE LTDA con NIT 830.049.959-0, según consta en el certificado de la Cámara de Comercio de Bogotá que, en adelante se denominará SUNWARE, hemos acordado suscribir el siguiente Convenio de Cooperación, previas las siguientes consideraciones: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Que las partes han definido conjuntamente la manera de ofrecer servicios de asesoría presencial a las entidades del Gobierno Nacional, Distrital y Territorial del país. Que las partes están interesadas en dar una respuesta oportuna y asequible económicamente a dichas entidades en aspectos contables, presupuestales, de operación diaria de gestión y de tesorería y de producción apropiada de informes a las diferentes entidades de control, al Ministerio de Hacienda y la Contaduría General de la Nación. Que es necesario propiciar la conectividad de dichas entidades y un paso para lograrlo es desarrollar herramientas que respondan de manera puntual, continua y efectiva a sus necesidades. Que SUNWARE cuenta con la experiencia y un programa software que facilita soluciones de información para todas las entidades gubernamentales, aparte de la experiencia en capacitación en el manejo del programa. Que la Universidad Autónoma cuenta con una infraestructura académica, investigativa y de proyección social y con el personal idóneo para garantizar la prestación eficiente y eficaz de servicios 1
(vi) profesionales y tecnológicos, objeto del presente convenio a las entidades gubernamentales, en relación con la consultoría presencial, instalación, configuración y capacitación. Que la Universidad tiene una experiencia en el manejo del Software Libre y de sus aplicaciones. (vii) Que la Universidad busca formar profesionalmente sus estudiantes en el área relacionada con la contabilidad pública, el manejo presupuestal y la gestión administrativa del gobierno nacional y territorial. (viii) Y que la Universidad tiene modalidades para desarrollar las pasantías y prácticas empresariales. CLAUSULA PRIMERA: OBJETO.- El presente Convenio tiene como objeto la unión de recursos técnicos, humanos y de infraestructura de las partes para ofrecer de manera conjunta a las entidades gubernamentales del orden nacional y territorial, servicios de apoyo y soporte para desarrollar e implementar procedimientos administrativos, asistencia y asesoría en la gestión de los recursos empresariales de una organización de esta naturaleza. CLAUSULA SEGUNDA: DURACIÓN.- El término de duración del presente Convenio será de un (1) año contado a partir de la fecha de suscripción, prorrogable automáticamente por períodos iguales, a menos que alguna de las partes manifieste por escrito, a la otra su intención de no prorrogarlo con una antelación no inferior a un (1) mes al vencimiento del término inicial o al de cualquiera de sus prórrogas. No obstante el vencimiento del término del Convenio, las partes deberán garantizar la continuidad de los servicios contratados por los clientes hasta su terminación, de manera que las partes deberán seguir cumpliendo con sus obligaciones. CLAUSULA TERCERA: OBLIGACIONES DE LAS PARTES.- Las obligaciones de las partes son las siguientes: Ambas entidades se comprometen a compartir sus recursos humanos y de infraestructura para instalar el software que se denominará SIAFI GRP y dar soporte a las entidades públicas que contraten la asesoría presencial. 1. De UAC: a) proveer el personal experto y de apoyo en las áreas de conocimiento definidas por las partes para la capacitación por parte de SUNWARE y transferir el conocimiento a las entidades, objeto del convenio; b) dar respuesta adecuada a las solicitudes presentadas por las entidades dentro de los términos de tiempo establecido; c) prestar el apoyo administrativo por sí o por convenio con otras instituciones de educación superior y logístico para el funcionamiento del Convenio; d) compartir los costos de servicios de publicidad, 2
marketing y ventas requerido para el adecuado desarrollo del Convenio, según su participación en las utilidades; e) Velar por el respeto a los derechos de propiedad intelectual; y f) realizar convenios interinstitucionales con las universidades del país para la ejecución del Convenio, de común acuerdo con Sunware. 2. De SUNWARE: a) facilitar el programa software SIAFI GRP; b) capacitar a docentes y estudiantes de la UAC para que sean certificados en la prestación de los servicios de soporte a las entidades gubernamentales; c) prestar apoyo al personal de las demás universidades con la cual se suscriban convenios interinstitucionales, objeto del convenio; y d) facturar y recaudar de las entidades los servicios prestados. PARAGRAFO: El programa software SIAFI GRP cumple con las garantías de ser de propiedad intelectual de Sunware y tiene la titularidad correspondiente ante las entidades gubernamentales u organismos que tienen relación con el asunto y ha llenado todos los requisitos exigidos por las disposiciones legales. CLAUSULA CUARTA: PARTICIPACIONES.- Por la ejecución del presente Convenio las partes percibirán una participación sobre las utilidades con base en la aprobación de los costos por el Comité Directivo, de la siguiente manera: UAC: 40 % SUNWARE: 60 % CLAUSULA QUINTA: VALOR DEL CONVENIO.- El presente Convenio no tiene cuantía, en cuanto no hay prestaciones económicas entre las partes. CLAUSULA SEXTA: OBLIGACIONES GENERALES DE LAS PARTES.- Sin perjuicio de las demás obligaciones previstas en el Convenio y sus anexos, las siguientes serán las obligaciones de las partes. A. DE SUNWARE 1. Cumplir con las normas legales que se hayan expedido o que se expidan por el Gobierno Nacional en relación con la aplicación del software, objeto del Convenio. 3
B. DE UAC 2. Proveer los enlaces necesarios para la prestación de los servicios, garantizando el correcto funcionamiento del software y la disponibilidad que se requiera. 3. Brindar el soporte de atención a la entidad en relación con el funcionamiento del programa y a los enlaces de los servicios ofrecidos. 4. Facturar a las entidades el valor de los servicios contratados y prestados. 5. Recaudar el valor de los servicios prestados y facturados. 6. SUNWARE transferirá a la UAC la participación sobre las utilidades con base en el valor conciliado dentro de los 10 días siguientes a la radicación del documento respectivo acompañada del acta de conciliación. 7. Disponer de los recursos de infraestructura de telecomunicaciones y recurso humano para el desarrollo del Convenio. 8. Garantizar el pago de la remuneración de los servicios prestados para el desarrollo del Convenio, de conformidad con las disposiciones legales. 1. Definir los perfiles y seleccionar al personal que se encargará de dar el contenido de las asesorías. 2. Definir en conjunto con SUNWARE las condiciones y alcance del uso de los servicios a las entidades. 3. Apoyar financieramente las estrategias de publicidad y mercadeo de los Productos, de acuerdo a su participación en las utilidades. CLAUSULA SEPTIMA: RELACION CON LAS ENTIDADES GUBERNAMENTALES.- SUNWARE estará encargada de la atención con los clientes, en cuanto corresponde a los reclamos por el funcionamiento del Programa Software y por la facturación de los servicios prestados. CLAUSULA OCTAVA: FACTURACIÓN Y RECAUDO.- Para efectos del desarrollo del presente convenio, UAC confiere mandato a SUNWARE, con el objeto de que ésta como mandataria, facture y recaude por cuenta de UAC en su calidad de mandante, el valor que le corresponde a título de su participación, por los servicios prestados al cliente beneficiario de los servicios. El presente mandato se confiere a título gratuito. Como consecuencia de lo anterior, SUNWARE transferirá al mandante el valor de su participación 4
dentro de los valores recaudados según el procedimiento y regulaciones establecidas en el presente convenio. CLAUSULA NOVENA: RESPONSABILIDAD.- Las partes serán responsables por el cumplimiento de las obligaciones a su cargo de manera exclusiva e independiente frente a las entidades gubernamentales. CLAUSULA DECIMA: PROPIEDAD INTELECTUAL.- Las Partes acuerdan que salvo consentimiento expreso y escrito de la otra, o específicamente establecido en dicho sentido en este Convenio, no podrá: (i) usarse el nombre, la marca registrada de los Productos o el Servicio, el símbolo, logo o cualquier otro distintivo de propiedad de la otra Parte en relación con sus respectivos negocios, o cualquier otro utilizado en sus campañas publicitarias, presentaciones de ventas, etc.; (ii) tomar cualquier medida, que de una forma u otra, comprometa las marcas registradas de la otra Parte; (iii) provocar directa o indirectamente cualquier reclamo o imposición de gravamen sobre los derechos de propiedad intelectual de la otra Parte, incluyendo, sin limitarse a patentes, derechos de autor, información confidencial, secretos; cualquier acto que ocasione dicho reclamo o gravamen será inválido; (iv) salvo previsión legal, directa o indirectamente, a través de un tercero, podrá copiarse, efectuarse ingeniería de reversa, o realizar cualquier acto que implique la apropiación indebida de los derechos de propiedad intelectual de la otra Parte, o que traiga como consecuencia la distribución o transferencia de los derechos de propiedad intelectual a un tercero. Los derechos sobre los desarrollos tecnológicos que se produzcan durante la ejecución del Convenio serán de las partes en proporciones iguales, cuando en ellos hayan participado conjuntamente, a menos que previamente las partes acuerden algo distinto. CLAUSULA UNDECIMA: MODIFICACIÓN DEL CONVENIO.- De común acuerdo las partes podrán en cualquier tiempo modificar las condiciones del Convenio, para ello los representantes legales de las partes suscribirán los acuerdos modificatorios. El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones por las partes o ejecución en forma distinta a la acordada, aún cuando sea tolerada por cualquiera de las partes no implica, ni puede entenderse como modificación del Convenio. CLAUSULA DUODECIMA: TERMINACIÓN DEL CONVENIO.- Además de las causales establecidas por la Ley, cualquiera de las Partes podrá dar por terminado el Acuerdo, comunicando a la otra con un término de treinta (30) 5
días de antelación a la fecha en que desea darlo por terminado, en cualquiera de los siguientes eventos: a) Cuando una de las Partes incumpla cualquiera de las estipulaciones de este Acuerdo dará a la Parte cumplida el derecho a darlo por terminado, siempre que la Parte incumplida no se avenga a su cabal cumplimiento dentro de los treinta (30) días calendario al recibo de la comunicación en la que se describa detalladamente tal incumplimiento. b) Cuando las obligaciones de este Convenio se ejecuten por una de las Partes en contra de las leyes, normas, reglas, o regulaciones vigentes o que llegaren a expedirse, o si así lo determina una orden de autoridad competente, se dará derecho a la otra Parte a darlo por terminado. c) Cuando las Partes determinen mutuamente que los Productos o tarifas que se ofrecerán a las entidades no son viables dadas las condiciones del mercado. d) Cuando la Autoridad Competente ordene terminar los contratos con las entidades. CLAUSULA DECIMA TERCERA: CESION DEL CONVENIO.- Ninguna de las partes podrá ceder el presente Convenio sin la autorización expresa de la otra parte. CLAUSULA DECIMA CUARTA: COMITE DIRECTIVO.- Cada parte nombrará dos delegados para la toma de decisiones y hacer seguimiento y evaluación a la implementación y ejecución del Convenio y tendrá, entre otros, las siguientes funciones: a) Definir las tarifas de los servicios objeto del Convenio. b) Definir las condiciones y alcance de uso de los servicios que se prestarán a las entidades, especialmente el alcance de las responsabilidades de las partes. c) Definir las estrategias de publicidad y mercadeo de los Productos. Las reuniones serán mensuales o cuando así lo estimen conveniente. De los temas tratados en las reuniones se dejará constancia en actas, y se informará a los representantes de las partes para que se adopten las decisiones a que haya lugar. Las actas suscritas harán parte integrante del Convenio. 6
El Director de Gestión y Desarrollo Empresarial quien se establece en este Convenio como uno de los delegados al Comité Directivo hará de secretario del Comité. CLAUSULA DECIMA QUINTA: CONFIDENCIALIDAD.- Las partes manifiestan que mantendrán como confidencial la información que sea identificada por cada una de ellas como tal expresamente y por escrito, durante la etapa precontractual, la vigencia del presente Acuerdo y con posterioridad a su terminación hasta por dos (2) años, salvo si la información: (i) es requerida por organismos judiciales, de inspección, control y vigilancia legalmente establecidos por la Ley colombiana, o por cualquier otra autoridad competente. y, (ii) es requerida por un órgano de control de cualquier negocio o profesión al que las Partes, sus subcontratistas o personal de apoyo puedan estar sujetos. PARAGRAFO: Quienes en virtud de las excepciones contempladas en esta cláusula tengan acceso a la información confidencial, deberán mantenerla con el mismo carácter reservado y harán uso de la misma solamente para lo de su competencia. CLAUSULA DECIMA SEXTA: IMPUESTOS.- El presente contrato, en su celebración y ejecución, se sujeta a los impuestos y retenciones del orden nacional y territorial, que se encuentren vigentes según la legislación respectiva, los cuales serán asumidos por SUNWARE.. CLAUSULA DECIMA SEPTIMA: EXCLUSIVIDAD.- El presente Convenio implica exclusividad. DECIMA OCTAVA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.- Las partes manifiestan que no se encuentran incursas en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades para realizar el presente Convenio. DECIMA NOVENA: EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL Y DE AGENCIA O REPRESENTACIÓN: Las Partes dejan constancia de que por este Convenio no se constituye vínculo laboral alguno entre ellas, ni entre los trabajadores o subcontratistas que cada Parte ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Las Partes son autónomas técnica, administrativa y gerencialmente en la ejecución del presente Acuerdo y, por tanto, cada una será responsable por la vinculación del personal o de sus subcontratistas, que realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo. Cada Parte asumirá la seguridad de sus trabajadores y los riesgos por la ocurrencia de accidentes de trabajo. VIGESIMA: SOLUCION DE CONTROVERSIAS-. Cuando haya controversias que sobrevengan en desarrollo del Convenio serán 7
solucionadas en arreglo directo con la Vicerrectoría Administrativa de la Universidad. VIGESIMA PRIMERA: MULTAS-. La Universidad en aplicación del artículo 10 del Acuerdo 441 DE 2003 (Manual de Contratación) podrá imponer mediante Resolución motivada multas sucesivas a SUNWARE en caso de incumplimiento de sus obligaciones. VIGESIMA SEGUNDA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDES-. La suscripción del presente Convenio será constancia de que el contratista no se haya incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para suscribir el presente Convenio. VIGESIMA TERCERA: NORMAS APLICABLES.- SUNWARE declara conocer todas las normas que rigen a la Universidad, en particular el Acuerdo 441. VIGESIMA CUARTA: DOMICILIO CONTRACTUAL.- Para todos los efectos del presente Convenio se tendrá como domicilio contractual la ciudad de Bogotá D.C. PERFECCIONAMIENTO.- El presente Convenio se perfeccionará con la firma de las partes. En concordancia de lo anterior, se suscribe por las partes a los 14 días del mes de diciembre (12) de 2005. POR SUNWARE POR UAC CLARA I MONTAÑEZ S FERNANDO DEJANÓN RODRÍGUEZ 8