Metodología General de Formulación Proyecto Mantenimiento del sistema de software para el fortalecimiento institucional en el municipio de Puerto Lleras, Meta, Orinoquía Código BPIN: Impreso el 20 de marzo de 2015 Datos del Formulador Tipo de documento: Cedula de Ciudadania No. Documento: 52844578 Nombres: Maria Angelica Apellidos: Ayala Garcia Cargo: Apoyo profesional BPPIM Telefonos: 6524207 Entidad: E-mail: Secretaria de Planeación y Desarrollo Economico planeacion@puertolleras-meta.gov.co Page 1 of 21
Módulo de identificación del problema o necesidad 1. Contribución a la política pública Plan del PND (2010-2014) Prosperidad para Todos Programa del PND 12202. Desarrollo de aplicaciones y contenidos Indicador de seguimiento al PND Planeación Programa de fortalecimiento de capacidades territoriales Unidad de medida Porcentaje de avance Meta 100 Plan de Desarrollo Departamental o Sectorial Plan de Desarrollo 2012-2015: Juntos construyendo Programa del Plan desarrollo Departamental o Sectorial Programa 4. Gestión del Control para el Mejoramiento Institucional Plan de Desarrollo Distrital o Municipal Plan de desarrollo municipal 2012-2015: Gobierno decente y eficiente Programa del Plan desarrollo Distrital o Municipal Fortalecimiento institucional y comunitario, juntos hacia el progreso. Page 2 of 21
Módulo de identificación del problema o necesidad 2. Identificación y descripción del problema Problema Central Dificultad para mantener la fluidez en el uso del mecanismo adquirido para hacer eficientes diferentes procesos a nivel institucional en presupuesto, contratación, recursos físicos y gestión de informes. Descripción de la situación existente El mecanismo adquirido para hacer eficientes diferentes procesos a nivel institucional en presupuesto, contratación, recursos físicos y gestión de informes debe estar en permanente monitoreo, de tal manera que se puedan subsanar las fallas que pueda presentar y asi propender por el buen manejo de la información que el mismo contiene Magnitud actual Areas o tareas que dependen de un sistema de información en buen estado: 4 Módulo de identificación del problema o necesidad 2.1 Identificación y descripción del problema Causas que generan el problema Tipo: Directa Fallas en el sistema de información de presupuesto, contratación, recursos físicos y de gestión de informes Tipo: Indirecta Falta de mantenimiento preventivo y correctivo del software Efectos generados por el problema Tipo: Directo Riesgo de pérdidas de información Retroceso en diferentes procesos que benefician a la comunidad Page 3 of 21
Demoras y grandes esfuerzos en la organización de información para la presentación de informes a entes de control Tipo: Indirecto Caos institucional Riesgo de sanciones por parte de los entes de control Inconformidad social Disminución en los niveles de productividad y eficiencia Participantes Módulo de identificación del problema o necesidad 3. Análisis de participantes Actor Entidad Posición Tipo de contribución Otro participante Experiencia Previa Municipal Puerto Lleras Cooperante Financiera, tecnica Entidad que debe dar cumplimiento a metas planteadas plan de Desarrollo Municipal frente a fortalecimiento institucional. Otro Beneficiario Veeduria Comunidad puerto llerense Ninguna experiencia Concertación entre los participantes En el tema de fortalecimiento institucional, la entidad no realiza concertación con la comunidad. Módulo de identificación del problema o necesidad 4. Población afectada y objetivo del problema Page 4 of 21
Personas Afectadas Número de personas Afectadas 9817 Fuente de información DANE. Proyección población 2015 Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Orinoquía Meta Puerto Lleras No aplica Area urbana y rural Personas Objetivo Número de personas Objetivo 9817 Fuente de información DANE. Proyección población 2015 Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Orinoquía Meta Puerto Lleras No aplica Area urbana y rural Módulo de identificación del problema o necesidad 4.1 Población afectada y objetivo del problema Características demográficas de la población Clasificacion Detalle Numero de Personas Fuente de Informacion Género Hombre 0 Género Mujer 0 Edad (años) 0-6 0 Page 5 of 21
Edad (años) 7-14 0 Edad (años) 15-17 0 Edad (años) 18-26 0 Edad (años) 27-59 0 Edad (años) 60 en adelante 0 Grupos Étnicos Indígenas 0 Grupos Étnicos Afrocolombianos 0 Grupos Étnicos ROM 0 Población Vulnerable Desplazados 0 Población Vulnerable Discapacitados 0 Población Vulnerable Pobres Extremos 0 Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Objetivo - Propósito Objetivo General - Propósito Facilitar el mantenimiento de la fluidez del mecanismo adquirido para hacer eficientes diferentes procesos a nivel institucional en presupuesto, contratación, recursos físicos y gestión de informes. Indicadores que miden el objetivo general Nombre del Indicador Unidad de Medida Meta Software con mantenimiento preventivo y correctivo realizado Número 1 Objetivo Específicos Corregir fallas en el sistema de información de presupuesto, contratación, recursos físicos y de gestión de informes Page 6 of 21
Realizar mantenimiento preventivo y correctivo del software Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Alternativas de solución Alternativa Mantenimiento al sistema de Software Se evaluó con la MGA Si Evaluación Realizada Costo Eficiencia y costo mínimo Beneficio costo y Costo Eficiencia y costo minimo NO SI Page 7 of 21
Alternativa Módulo de Preparación de la alternativa de solución 1. Descripción de la alternativa Mantenimiento al sistema de Software Año inicio: 2015 Año final: 2017 Descripción de la alternativa MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN PARA TODAS LAS AREAS FUNCIONALES DEL MUNICIPIO DE PUERTO LLERAS. EL CUAL INCLUYE: Soporte virtual, vía teléfono fijo o móvil; Soporte presencial en las instalaciones de la entidad una vez al mes durante dos días; Capacitación a nuevos funcionarios; Ajustes al sistema de información, base de datos, tablas, reportes y procedimientos almacenados cuando sea necesario, para aplicar la normatividad vigente existente al dia de hoy y mantener siempre actualizado el sistema con base en los últimos requerimientos de ley; Actualización de manuales de operación del sistema. Módulo de Preparación de la alternativa de solución 2. Estudio de mercado Detalle para estudio: Tiempo para monitoreo de sotware, mantenimiento preventivo y correctivo Bien o Servicio Unidad de medida Descripción Año inicial histórico Año final histórico Año final proyección Tiempo para monitoreo de sotware, mantenimiento preventivo y correctivo Mes Tiempo para el monitoreo o seguimiento al software, mantenimiento preventivo y correctivo 2013 2016 2016 Año Oferta Demanda Déficit 2013 2,00 12,00-10,00 2014 12,00 12,00 0,00 2016 12,00 12,00 0,00 2015 12,00 12,00 0,00 Page 8 of 21
Módulo de Preparación de la alternativa de solución 3. Capacidad y beneficiarios Alternativa: Mantenimiento al sistema de Software 3.1 Capacidad Generada Sistema de información (Software) con disponibilidad permanente de asistencia tecnica frente a fallas, actualizaciones Unidad de medida Número Total Capacidad generada 1 Número de beneficiarios 3.2 Beneficiarios 9.817 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 4. Localización Alternativa Mantenimiento al sistema de Software Geográficamente Región Departamento Municipio Centro - Poblado Localización Resguardo Orinoquía Meta Puerto Lleras Cabecera Municipal Area urbana, palacio municipal Factores que determinan la localización Aspectos administrativos y políticos Otros Page 9 of 21
Módulo de Preparación de la alternativa de solución 5 - Estudio Ambiental Alternativa Mantenimiento al sistema de Software Estudios requeridos Estudio Se requiere Licencia Ambiental Diagnóstico ambiental Plan de manejo ambiental Otros permisos ambientales NO NO NO NO Módulo de Preparación de la alternativa de solución 6 - Análisis de Riesgos Alternativa Mantenimiento al sistema de Software Descripción del Riesgo Probabilidad Efectos Impacto Medidas de Mitigación Perdidas de información por el desconocimiento del manejo del software al realizar procesos de mantenimiento Probable Retrasos en entregas de informes, caos institucional Muy alto Efectivos procesos contractuales que garanticen el efectivo almacenamiento de información durante las actividades de matenimiento Page 10 of 21
Módulo de Preparación de la alternativa de solución 7 - Costos del proyecto Alternativa Mantenimiento al sistema de Software Relación Objetivos - Productos - Actividades Objetivos Productos Actividades Corregir fallas en el sistema de información de presupuesto, contratación, recursos físicos y de gestión de informes Software institucional para contratación, presupuesto, gestión de informes y recursos fisicos, en optimas condiciones para su servicio MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN PARA TODAS LAS AREAS FUNCIONALES DEL MUNICIPIO DE PUERTO LLERAS. EL CUAL INCLUYE: Soporte virtual, vía teléfono fijo o móvil; Soporte presencial en las instalaciones de la entidad una vez al mes durante dos días; Capacitación a nuevos funcionarios; Ajustes al sistema de información, base de datos, tablas, reportes y procedimientos almacenados cuando sea necesario, para aplicar la normatividad vigente existente al dia de hoy y mantener siempre ac Relación Productos Objetivo: Corregir fallas en el sistema de información de presupuesto, contratación, recursos físicos y de gestión de informes Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad Software institucional para contratación, presupuesto, gestión de informes y recursos fisicos, en optimas condiciones para su servicio Número 1 Page 11 of 21
Relación de Actividades Etapa Año Codigo - CIIU Nombre de la Actividad Ruta Critica Valor Inversión 2015 MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN PARA TODAS LAS AREAS FUNCIONALES DEL MUNICIPIO DE PUERTO LLERAS. EL CUAL INCLUYE: Soporte virtual, vía teléfono fijo o móvil; Soporte presencial en las instalaciones de la entidad una vez al mes durante dos días; Capacitación a nuevos funcionarios; Ajustes al sistema de información, base de datos, tablas, reportes y procedimientos almacenados cuando sea necesario, para aplicar la normatividad vigente existente al dia de hoy y mantener siempre ac Inversión 2016 MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN PARA TODAS LAS AREAS FUNCIONALES DEL MUNICIPIO DE PUERTO LLERAS. EL CUAL INCLUYE: Soporte virtual, vía teléfono fijo o móvil; Soporte presencial en las instalaciones de la entidad una vez al mes durante dos días; Capacitación a nuevos funcionarios; Ajustes al sistema de información, base de datos, tablas, reportes y procedimientos almacenados cuando sea necesario, para aplicar la normatividad vigente existente al dia de hoy y mantener siempre ac Si 27,840,000 Si 28,200,000 Valor Total 56,040,000 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 9 - Detalle beneficios e ingresos Tipo de beneficio o ingreso Organización documental sistemática que facilita el trabajo de los funcionarios de la alcaldía y ahorra tiempo a quienes realizan tramites al interior de la misma entidad Tipo Bien Descripción Unidad Medida Beneficio Otros Organización documental sistemática que facilita el trabajo de los funcionarios de la alcaldía y ahorra tiempo a quienes realizan tramites al Pesos Año Cantidad Valor unitario Valor total 2015 0,00 0,00 0,00 2016 1,00 32.000.000,00 32.000.000,00 2017 1,00 32.000.000,00 32.000.000,00 Page 12 of 21
9 - Totales beneficios e ingresos Año Total Ingresos 2015 0,00 2016 32.000.000,00 2017 32.000.000,00 Page 13 of 21
Módulo de Evaluación de la alternativa de solución 1 - Costo de oportunidad Tasa de interés oportunidad: 4,03 % Justificación de la tasa de oportunidad DTF Agosto 18 a Agosto 24 de 2014: Tasa promedio de captación CDT S a 90 dias, establecimientos de credito Flujo de Caja Año 0 (2015) Año 1 (2016) Año 2 (2017) Amortización créditos 0 0 0 Costos de Inversión 27,840,000 28,200,000 0 Costos de Operación 0 0 0 Costos de Preinversión 0 0 0 Créditos 0 0 0 Flujo Neto de Caja (27,840,000) 3,800,000 32,000,000 Ingresos y beneficios 0 32,000,000 32,000,000 Intereses créditos 0 0 0 Valor de salvamento 0 0 0 Page 14 of 21
Flujo Económico Año 0 (2015) Año 1 (2016) Año 2 (2017) RPC Ingresos y beneficios 0 0 0 0 Organización documental 0 25,600,000 25,600,000 1 Créditos 0 0 0 0 Costos de Preinversión 0 0 0 0 Costos de Inversión 0 0 0 0 6.1. Otros Gastos Generales 22,272,000 22,560,000 0 1 Costos de Operación 0 0 0 0 Amortización créditos 0 0 0 0 Intereses créditos 0 0 0 0 Valor de salvamento 0 0 0 0 Flujo Económico (22,272,000) 3,040,000 25,600,000 0 Page 15 of 21
Resumen Evaluación Financiera y Económica o Social Evaluación Financiera Evaluación Económica Alternativa Valor Presente Neto - Financiero Tasa Interna de Retorno - Financiero Relación Beneficio Costo - Financiero Costo Por Capacidad - Financiero Costo Por Beneficiario - Financiero Valor Presente de los Costos - Financiero Costo Anual Equivalent e - Financiero Valor Presente Neto - Económico Tasa Interna de Retorno - Económico Relación Beneficio Costo - Económico Costo Por Capacidad - Económico Costo Por Beneficiari o - Económico Valor Presente de los Costos - Económico Costo Anual Equivalent e - Económico Mantenimien to al sistema de Software 5.381.529, 93 14,25 1,10 56.040.000,00 5.708,46 54.947.565,13 29.145.507, 36 850.448,9 8 14,25 1,02 44.832.000, 00 4.566,77 42.414.85 7,14 25.096.790,94 Page 16 of 21
Módulo de programación 1 - Selección de alternativa y rubro presupuestal Alternativa Seleccionada Mantenimiento al sistema de Software Tipo de Gasto (Programa presupuestal) 0530 atención control y organización institucional para el apoyo a la gestión del estado Sector (Subprograma presupuestal) 1403 desarrollo territorial Módulo de programación 2 -Fuentes de financiación Tipo de entidad Municipios Nombre de entidad Puerto Lleras Tipo de recurso Propios Año Valor 2015 27.840.000,00 2016 28.200.000,00 2017 0,00 Page 17 of 21
Costos Vigencia Costos de Preinversión Costos de Inversión Costos de Operación 2015 0 27,840,000 0 2016 0 28,200,000 0 2017 0 0 0 Indicadores de producto Objetivo Producto Corregir fallas en el sistema de información de presupuesto, contratación, recursos físicos y de gestión de informes Software institucional para contratación, presupuesto, gestión de informes y recursos fisicos, en optimas condiciones para su servicio Código Indicador Unidad Formula 1000P108 Asistencias Técnicas Contratadas Número Atc Atc1 - Atco Page 18 of 21
Indicadores de producto Metas Objetivo Producto Indicador 2015 2016 2017 Corregir fallas en el sistema de información de presupuesto, contratación, recursos físicos y de gestión de informes Software institucional para contratación, presupuesto, gestión de informes y recursos fisicos, en optimas condiciones para su servicio Asistencia s Técnicas Contratad as 1 1 0 Page 19 of 21
Indicadores de gestión Metas Indicador Unidad Fórmula 2015 2016 2017 Acciones De Fortalecimiento Institucional Emprendidas Número Fi Fi1 - Fio 1,00 1,00 0,00 Módulo de Decisión Componente Resumen narrativo Indicador Meta Verificación Supuestos Fines 12202. Desarrollo de aplicaciones y contenidos Planeación Programa de fortalecimiento de capacidades territoriales 100,00 Informe de cumplimiento de metas plan de Desarrollo Nacional El gobierno nacional ofrece las garantias para el cumplimiento de metas propuestas Objetivo General - Propósito Facilitar el mantenimiento de la fluidez del mecanismo adquirido para hacer eficientes diferentes procesos a nivel institucional en presupuesto, contratación, recursos físicos y gestión de informes. Software con mantenimiento preventivo y correctivo realizado 1,00 Informes presentados, entrevistas a funcionarios que operan el sistema de información Se realizan efectivos procesos contractuales Page 20 of 21
Objetivos Específicos General - Componentes o Productos Software institucional para contratación, presupuesto, gestión de informes y recursos fisicos, en optimas condiciones para su servicio Asistencias Técnicas Contratadas 2,00 Informes presentados, entrevistas a funcionarios que operan el sistema de información Se realizan efectivos procesos contractuales Actividades MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN PARA TODAS LAS AREAS FUNCIONALES DEL MUNICIPIO DE PUERTO LLERAS. EL CUAL INCLUYE: Soporte virtual, vía teléfono fijo o móvil; Soporte presencial en las instalaciones de la entidad una vez al mes dura Recursos Ejecutados 56.040.000,00 CDP, registro presupuestal, contratos suscritos, informes de ejecución financiera de contratos Los costos para las actividades a realizar se ajustan a los de la región Page 21 of 21