MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

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1 PROCESO: GESTION DOCUMENTAL SUBPROCESO: MANEJO DOCUMENTAL EN DEPENDENCIAS DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: División de Registro y Control y Correspondencia PROCEDIMIENTO: Registro de las sanciones CODIGO: PRO-GD-MD-012 VERSION: 1- RES. 041 de 2001 VERSION: 2- RES. 191 de 2003 APROBO: CARLOS ARTURO GÓMEZ PAVAJEAU FECHA ACTA: MARZO OBJETIVO. Registrar en el Sistema de Información SIRI las sanciones disciplinarias y penales y las inhabilidades derivadas de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal y de las declaraciones de pérdida de investidura que impongan las autoridades competentes y que impiden ejercer cargos públicos o contratar con el Estado. 2. USUARIOS Procuraduría General de la Nación Autoridades de todos los órdenes Ciudadanía 3. ALCANCE. El procedimiento aplica cuando la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación, recibe comunicación de una decisión administrativa o judicial, debidamente ejecutoriada, que imponga sanción penal o disciplinaria o declare una causa de inhabilidad para el ejercicio de funciones públicas o para contratar con el Estado, y se agota con el registro en el Sistema de Información SIRI. 4. RESPONSABILIDADES Coordinador del Grupo SIRI. Sustanciadotes. Grupo de Apoyo Administrativo. 5. REFERENCIAS JURIDICAS. Constitución Política, artículos 122, 179 numeral 4, 183, 277, numerales 1, 5 y 6, y 284. Ley 734 de 2002 artículos 36, 37, 38 numeral 4, 41, 44, 45, 46, 54, 55, 56, 63, 174, 219, 220 y 221. Ley 617 de 2000, artículo 33. Ley 610 de 2002 artículo 60. Código de Procedimiento Penal, artículo 472 numerales 2 y Código Penal, artículos 43 a 48, 51, 52 y 101 a Ley 190 de 1995, parágrafo del artículo 1º. Ley 80 de 1993, artículos 8 literales b), c), d), e), i); 22, 31 y 58 numerales 3 y Decretos-leyes 1797 y 1798 de Decreto 262 de 2000, artículo 18 numeral 5 y Decreto 2584 del 22 de diciembre de Decreto 1421 de 1993 artículo 28. Decreto 085 del 10 de enero de Resolución 156 de 2003 del Procurador General de la Nación. Resolución 363 de 2002.del Procurador General de la Nación. Resolución 143 de 2002 del Procurador General de la Nación. Acuerdo número 1476 de julio 03 de 2002 emanado del Consejo Superior de la Judicatura. Sentencias C-233/02, C-1066/02 y C-652/03 de la Corte Constitucional. 6. DEFINICIONES. SIRI - Sistema de Información y registro de sanciones y causas de inhabilidad. 7. FORMATOS. Sticker de correspondencia Planilla de correspondencia SIAF Planilla de reparto Formulario de registro de: Sanción disciplinaria. Sanción penal Inhabilidad contractual.

2 Inhabilidad fiscal. Suspensión entre uno (1) y doce (12) meses. Inhabilidad por pérdida de investidura. Reporte de formularios registrados vía web o en medio magnético Oficio de solicitud de complementación de datos Planilla de seguimiento a oficios de solicitud de datos Planilla de verificación de registros Planilla de envío de correspondencia Formato de desarchivo de formularios Planilla de control de desarchivo de formularios Oficio de solicitud de cumplimiento de sanción disciplinaria Oficio de solicitud de cumplimiento de inhabilidad sobreviviente Planilla de seguimiento a oficios de solicitud de cumplimiento de sanciones disciplinarias 8. CONDICIONES GENERALES. Para desarrollar las funciones, organizar y registrar la información necesaria para cumplir los mandatos constitucionales y legales, garantizar y asegurar la confiabilidad y confidencialidad de la información registrada en los certificados de antecedentes expedidos por la entidad, la Procuraduría General de la Nación creó el Sistema de Información SIRI, mediante Resolución 143 del 27 de mayo de 2002, en la cual se reglamenta el registro de sanciones y causas de inhabilidad. El registro es la operación por medio de la cual el Grupo SIRI de la División de Registro y Control de la Procuraduría General de la Nación, con fundamento en la información que le reportan las autoridades, ingresa en el SIRI los actos administrativos y judiciales que imponen sanciones penales y disciplinarias o aquellos que deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de la responsabilidad fiscal o de las acciones de pérdida de investidura, que comporten inhabilidad para desempeñar función pública o contratar con el Estado. ANTECEDENTES QUE SE REGISTRAN : SANCIONES DISCIPLINARIAS : Destitución, que implica : La terminación de la relación del servidor público con la administración, sin que importe que sea de libre nombramiento y remoción, de carrera o elección, o La desvinculación del cargo, en los casos previstos en los artículos 110 y 278, numeral 1, de la Constitución Política, o La terminación del contrato de trabajo, y La exclusión del escalafón o carrera. Multa entre diez (10) y ciento ochenta (180) días del salario básico mensual devengado al momento de la comisión de la falta. Amonestación escrita. Las demás sanciones impuestas en los regímenes especiales de la Fuerza Pública vigentes y anteriores a diciembre de 2000, como son: Reprensión simple, Reprensión formal, Reprensión severa, arresto simple, arresto severo hasta por 15 días, separación absoluta, pérdida del cargo o terminación del contrato de trabajo. SANCIONES PENALES Todas las previstas en el Código Penal. INHABILIDADES PROVENIENTES DE SANCIONES DISCIPLINARIAS : Inhabilidad permanente para desempeñar cargos públicos, por conductas que afectan el patrimonio económico del Estado y configuren simultáneamente la comisión de un delito y de una falta disciplinaria, la cual se impone conjuntamente con la sanción de destitución. Para este efecto se entiende por delito que afecta el patrimonio del Estado aquel que produzca de manera directa lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes públicos, producida por una conducta dolosa, cometida por el servidor público. Inhabilidad general de diez (10) a veinte (20) años para desempeñar cargos públicos, por faltas gravísimas dolosas o realizadas con culpa gravísima, la cual se impone conjuntamente con la sanción de destitución. Inhabilidad especial de uno (1) a doce (12) meses años para las faltas gravísimas realizadas con culpa grave o graves dolosas, la cual se impone conjuntamente con la sanción de suspensión e imposibilita el ejercicio de función pública en cualquier cargo distinto de aquel en cuyo desempeño se originó la falta disciplinaria. Inhabilidad de cinco (5) años para participar en licitaciones o contratos y celebrar contratos con las entidades estatales, para quien haya sido sancionado disciplinariamente con destitución. NOTA : La persona que haya sido sancionada disciplinariamente tres o más veces en los últimos cinco (5) años por faltas graves o leves dolosas o por ambas, estará inhabilitada por tres (3) años para desempeñar cargos públicos, a partir de la ejecutoria de la última sanción. Para el efecto, solo se tendrán en cuenta las sanciones disciplinarias impuestas a partir del cinco (5) de Mayo de 2002, fecha en que entró en vigencia de la Ley 734 del mismo año. Esta inhabilidad opera automáticamente cuando se presenta la condición, sin que sea necesario declararla expresamente dentro del acto administrativo que impone la última sanción disciplinaria o en algún otro y genera efectos jurídicos durante los tres (3) años sin importar

3 que en este período alguna de las tres sanciones caduque al exceder el término de su vigencia, que es de cinco (5) años. Cuando esta inhabilidad se presente en el certificado de antecedentes deberá incluirse una anotación expresa en este sentido. PROVENIENTES DE SANCIONES PENALES : Párrafo modificado por num. 8º del art. 1º de la Res. 034 de febrero 5 de 2004 del Procurador General. Inhabilidad permanente para ser inscrito como candidato a cargos de elección popular, elegido o designado como servidor público, o para celebrar personalmente, o por interpuesta persona, contratos con el Estado, para quien en cualquier tiempo haya sido condenado por la comisión de delitos que afecten el patrimonio del Estado. TEXTO ANTERIOR Inhabilidad permanente para desempeñar funciones públicas para quien sea condenado por delitos contra el patrimonio económico del Estado. Para este efecto se entiende por delito que afecta el patrimonio del Estado aquel que produzca de manera directa lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes públicos, producida por una conducta dolosa, cometida por el servidor público. Inhabilidad de diez (10) años para desempeñar cargos públicos para quien sea condenado a pena privativa de la libertad mayor de cuatro (4) años por delito doloso, salvo que se trate de delito político. Inhabilitación entre cinco (5) y veinte (20) años para el ejercicio de derechos y funciones públicas, que priva al penado de la facultad de elegir y ser elegido, del ejercicio de cualquier otro derecho político, función pública, dignidades y honores que confieren las entidades oficiales. Pérdida del empleo o cargo público que inhabilita al penado hasta por cinco (5) años para ejercer cargos públicos. Inhabilitación entre seis (6) meses y veinte (20) años para el ejercicio de profesión, arte, oficio, industria o comercio. Inhabilitación entre seis (6) meses y quince (15) años para el ejercicio de la patria potestad, tutela y curaduría, que priva al penado de los derechos inherentes a la primera y comporta la extinción de las demás, así como la incapacidad para obtener nombramiento de dichos cargos, durante el tiempo de la condena. Privación entre seis (6) meses y diez (10) años del derecho a conducir vehículos automotores y motocicletas. NOTA : En todo caso, la pena de prisión conllevará la accesoria de inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas, por un tiempo igual al de la pena que accede y hasta por una tercera parte más, sin exceder el máximo fijado en la ley. PROVENIENTES DE LAS RELACIONES CONTRACTUALES CON EL ESTADO : cinco (5) años para participar en licitaciones o contratos y celebrar contratos con las entidades estatales, para quien de lugar a la declaratoria de caducidad de un contrato estatal, contados a partir de la ejecutoria del acto que declaró la caducidad. cinco (5) años para participar en licitaciones o contratos y celebrar contratos con las entidades estatales, para quien haya participado en licitaciones o concursos o celebrado contratos estatales estando inhabilitado para contratar conforme a la constitución y las leyes, contados a partir de la fecha de ocurrencia del hecho. cinco (5) años para participar en licitaciones o contratos y celebrar contratos con las entidades estatales, para quien sin justa causa se abstenga de suscribir el contrato estatal adjudicado, contados a partir de la fecha de expiración del plazo para su firma. diez (10) años para participar en licitaciones o contratos y celebrar contratos con las entidades estatales, a quien la Cámara de Comercio le cancele su inscripción en el registro de proponentes, contados a partir de la ocurrencia del hecho. diez (10) años para ejercer cargos públicos y para proponer y celebrar contratos con las entidades estatales, para el servidor público o el particular que resulten responsables civil o penalmente como consecuencia de las acciones u omisiones que se le imputen en relación con su actuación contractual, contados a partir de la fecha ejecutoria de la respectiva sentencia. diez (10) años para proponer y celebrar contratos con las entidades estatales, para la persona jurídica de derecho privado declarada civilmente responsable o contra cuyo representante legal se haya proferido sentencia condenatoria, como consecuencia de las acciones u omisiones que se le imputen en relación con su actuación contractual, contados a partir de su ejecutoria. PROVENIENTES DE LA RESPONSABILIDAD FISCAL : Inhabilidad hasta por cinco (5) años para desempeñar cargos públicos para quien sea declarado responsable fiscalmente, que cesará cuando la Contraloría competente declare haber recibido el pago o, si este no fuere procedente, cuando la Contraloría General de la República excluya al responsable del boletín de responsables fiscales. Si al término de los cinco (5) años el responsable no ha efectuado el pago o no ha sido excluido del boletín de responsables fiscales, la inhabilidad se extenderá en los siguientes términos : Cinco (5) años si la suma es superior a 100 salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de la declaratoria de responsabilidad fiscal.

4 Dos (2) años si la suma es superior a 50 sin exceder los 100 salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de la declaratoria de responsabilidad fiscal, Un año si la suma es superior a 10 sin exceder los 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de la declaratoria de responsabilidad fiscal, y Tres (3) meses si la suma es inferior o igual a 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de la declaratoria de responsabilidad fiscal. Inhabilidad para celebrar cualquier tipo de contrato estatal para quien figure en el boletín de responsables fiscales. PROVENIENTES DE LA PÉRDIDA DE INVESTIDURA : No podrá ser inscrito ni elegido congresista quien hayan perdido su investidura como congresista. No podrá ser inscrito como candidato, elegido o designado como gobernador, diputado, alcalde o concejal, según el caso, quien haya perdido la investidura de congresista, diputado o concejal. PROVENIENTES DE LA RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL : Párrafo adicionado por el num. 9º del art. 1º de la Res. 034 de febrero 5 de 2004 del Procurador General. Inhabilidad permanente para ser inscrito como candidato a cargos de elección popular, elegido o designado como servidor público, o para celebrar personalmente, o por interpuesta persona, contratos con el Estado, para quien haya dado lugar, como servidor público, con su conducta dolosa o gravemente culposa, así calificada por sentencia judicial ejecutoriada, a que el Estado sea condenado a una reparación patrimonial, salvo que asuma con cargo a su patrimonio el valor del daño. Párrafo modificado por el num. 10 del art. 1º de la Res. 034 de febrero 5 de 2004 del Procurador General. La Corte Constitucional, en sentencia C- 233/02, había declarado inexequible el artículo 17 de la Ley 678 de 2001 que inhabilitaba por cinco (5) años para desempeñar cargos públicos o contratar con entidades estatales a quien hubiere sido condenado en ejercicio de la acción de repetición o llamamiento en garantía. No obstante, mediante el acto legislativo 01 del 7 de Enero de 2004, por medio del cual se modifica el inciso 5º del artículo 122 de la Constitución Política se incorpora nuevamente esta inhabilidad en el ordenamiento jurídico, en los términos expuestos en el párrafo anterior. TEXTO ANTERIOR La inhabilidad por cinco (5) años para desempeñar cargos públicos o contratar con entidades estatales, establecida en el artículo 17 de la Ley 678 de 2001 para quien hubiere sido condenado en ejercicio de la acción de repetición o llamamiento en garantía, no será objeto de registro en el SIRI por cuanto la Corte Constitucional, en sentencia C-233/02, declaró inexequible la citada disposición. Cuando la inhabilidad constituye una sanción, principal o accesoria, es necesario imponerla expresamente dentro del acto administrativo o judicial correspondiente. Si es consecuencia de otra sanción o acción, por ejemplo contractual, fiscal, etc.; es conveniente precisar dentro del acto administrativo correspondiente que dicha decisión comporta inhabilidad, con el fin de actualizar en concreto el mandato legislativo. Son responsables de reportar la información a la Procuraduría General de la Nación : EN MATERIA DISCIPLINARIA : En el Consejo Superior de la Judicatura y Consejos Seccionales de la Judicatura, el Secretario de la Sala de primera o única instancia. En la Procuraduría General de la Nación, personerías distritales y municipales y entidades órganos y entidades del Estado, el fallador de primera instancia. EN MATERIA PENAL : El secretario de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia y de las Salas Penales de los Tribunales Superiores de Distrito. El Juez que profirió la sentencia de primera instancia. El Juez de ejecución de penas o quien haga sus veces. EN MATERIA FISCAL : El Contralor Delegado para Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República. Los Gerentes Departamentales de la Contraloría General de la República. Los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales. EN MATERIA CONTRACTUAL : El Secretario de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado. Los Secretarios de los Tribunales de lo Contencioso Administrativo. Los Directores o Jefes de Registro de las Cámaras de Comercio. Los Representantes Legales o Secretarios Generales de las Entidades del Estado de todos los niveles. EN MATERIA DE PÉRDIDA DE INVESTIDURA: El Secretario General del Consejo de Estado. Los Secretarios de los Tribunales de lo Contencioso Administrativo. Una vez en firme y debidamente notificada la providencia o acto administrativo correspondiente, el funcionario competente remitirá el formulario de

5 registro correspondiente a la División de Registro y Control de la Procuraduría General de la Nación. Los formularios pueden estar en forma impresa o medio magnético y ser remitidos por correo o entregados directamente en la ventanilla dispuesta en el Centro de Atención al Público de la sede principal en la ciudad de Bogota. Constituye falta gravísima no enviar a la Procuraduría General de la Nación dentro de los cinco (5) días siguientes a la ejecutoria del fallo judicial, administrativo o fiscal, el reporte de la sanción o inhabilidad en los formularios adoptados por la entidad. Constituye falta gravísima para los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, omitir o retardar el registro o alterar o suprimir las anotaciones hechas en el registro respecto de las sanciones o causas de inhabilidad. Cuando el Coordinador del Grupo advierta el incumplimiento en el reporte o registro oportuno de las sanciones y causas de inhabilidad, deberá elaborar el informe respectivo y remitirlo a la autoridad competente. Transcurridos cinco (5) años desde la fecha de ejecutoria de la providencia que impuso la sanción disciplinaria o en el momento en que cesen los efectos jurídicos de la inhabilidad temporal, el SIRI inactivará automáticamente el registro de antecedente. 9. SALIDAS. Registro de antecedentes. 10. REGISTROS. Registro de sanciones e inhabilidades. Reporte de sanciones e inhabilidades disciplinarias, penales, contractuales, fiscales y pérdida de investidura. Reporte por fechas de ejecutoria de las sanciones e inhabilidades. Reporte de grabación. Reporte de verificación Reportes gerenciales 11. BASES DE AUTOCONTROL. Verifique que el formulario se encuentra bien diligenciado. Verifique que el sustanciador incluyó en el sistema todos los datos que aparezcan en el formulario. Verifique sobre el 100% de los registros completos, los siguientes datos críticos: identificación del sancionado, primer nombre y primer apellidos del sancionado, autoridad que impuso la sanción, sanción principal y accesoria, fecha de ejecutoria, si se trata de una sanción penal, si el delito es político o afecta el patrimonio económico del Estado o no. 12. ANEXOS. No aplica 13. ACTIVIDADES. REGISTRO DE FORMULARIOS RECIBIDOS POR VENTANILLA O CORREO FUNCIONARIO DE VENTANILLA DE CORRESPONDENCIA: Recibe los formularios y los clasifica de acuerdo a los cinco subsistemas del SIRI: Penal, Disciplinario, Fiscal, Contractual y Pérdida de Investidura. FUNCIONARIO DE REGISTRO SIAF Registra en el SIAF los formularios que reportan sanciones disciplinarias, fiscales, contractuales o de pérdida de investidura Elabora planilla de reporte de sanciones penales, registrando los datos respectivos Entrega la documentación en la Coordinación del Grupo SIRI. FUNCIONARIO DE APOYO ADMINISTRATIVO - COORDINACIÓN SIRI Recibe los formularios, revisa los documentos remitidos por el Grupo de Correspondencia y los verifica de acuerdo a la relación que aparece en la planilla de entrega Devuelve al funcionario del Grupo de Correspondencia los documentos no relacionados en la planilla y aquellos remitidos por error Firma la planilla de entrega (original y copia) dejando las constancias del caso Devuelve la copia al funcionario del Grupo de Correspondencia Archiva el original en la carpeta correspondiente Organiza y clasifica los formularios recibidos, en tres (3) grupos de la siguiente forma: Sanciones penales Sanciones disciplinarias Fallos con responsabilidad fiscal, declaraciones de pérdida de investidura y sanciones derivadas de las relaciones contractuales con el Estado En el módulo de reparto del SIRI, ingresa los datos respectivos por cada formulario Imprime planilla de reparto en original y copia, organiza los documentos y hace la entrega al sustanciador asignado Recibe y verifica los formularios asignados confrontando los datos registrados en cada formulario y la relación que aparece en la planilla de reparto, firma el original y la copia de la planilla y devuelve la copia al funcionario de apoyo administrativo. FUNCIONARIO DE APOYO ADMINISTRATIVO.

6 Recibe copia la planilla con firma del sustanciador y archiva en la carpeta correspondiente Toma uno a uno los formularios asignados Consulta el registro en el Sistema de Información SIRI Verifica los datos digitados por el funcionario encargado del reparto y si encuentra errores los corrige Ingresa los demás datos que contenga el formulario Imprime en forma individual o por lotes, los oficios de solicitud de complementación de datos en original y copia Firma los oficios y agrega una copia al formulario respectivo Organiza los documentos conformando dos paquetes: uno integrado por los formularios digitados con datos completos y el otro con los formularios digitados con datos incompletos (con anexo de copia de los oficios de solicitud de complementación) Entrega de los oficios de solicitud de complementación al funcionario de apoyo administrativo encargado del trámite de la correspondencia Entrega el paquete de formularios completos y la planilla de reparto al funcionario verificador Entrega el paquete de formularios incompletos y copia de la planilla al funcionario encargado del archivo. FUNCIONARIO VERIFICADOR Recibe los formularios Confronta los formularios con la relación que aparece en la planilla de reparto Deja las constancias del caso y firma la planilla Archiva la planilla en la carpeta respectiva Toma uno a uno los formularios y registra los datos en el sistema. en el sistema Corrige los errores que presenten los registros Registra indicador de verificación Imprime planilla de control de verificación Entrega los formularios verificados al funcionario encargado del archivo Entrega al Coordinador del Grupo la planilla de control de calidad de los registros verificados. FUNCIONARIO DE APOYO Recibe los oficios de solicitud de complementación y verifica las firmas Elabora la planilla de envío de correspondencia en original y copia Prepara los sobres y agrega los oficios Entrega la documentación al Grupo de Correspondencia de la División de Registro y Control y Correspondencia Archiva copia de la planilla con firma de recibo, en la carpeta respectiva. FUNCIONARIO DE ARCHIVO Recibe los paquetes de formularios completos e incompletos Organiza y ubica consecutivamente los formularios en el lugar respectivo tomando como referencia el NUMERO SIRI Imprime informe de auditoria de los oficios de solicitud de complementación de datos para determinar los casos en los que no se ha recibido respuesta. En aquellos casos en donde no se ha recibido respuesta, imprime los oficios de requerimiento y los firma Entrega los oficios al funcionario de apoyo administrativo encargado del trámite de la correspondencia Entrega una copia del oficio al funcionario encargado del archivo, quien deberá agregarla al formulario respectivo Entrega la planilla de auditoria al Coordinador del Grupo. REGISTRO DE FORMULARIOS RECIBIDOS VÍA WEB O POR MEDIO MAGNÉTICO FUNCIONARIO GRUPO SIRI El funcionario de sustanciación imprime los formularios reportados vía Internet o en medio magnético Baja de la página web la información remitida pasándola a un archivo temporal Carga en el Sistema de Información SIRI la información remitida Imprime los formularios Imprime los oficios solicitando a la autoridad respectiva la complementación de los datos que hagan falta Entrega los oficios al funcionario de apoyo administrativo encargado del trámite de la correspondencia y agrega una copia al formulario respectivo Entrega los formularios con datos completos al funcionario verificador Entrega los formularios con datos incompletos al funcionario encargado del archivo. FUNCIONARIO DE APOYO ADMINISTRATIVO

7 Recibe los oficios de solicitud de complementación y verifica las firmas Elabora la planilla de envío de correspondencia en original y copia Sanciones disciplinarias Fallos con responsabilidad fiscal, declaraciones de pérdida de investidura y sanciones derivadas de las relaciones contractuales con el Estado Prepara los sobres y agrega los documentos Entrega los documentos al Grupo de Correspondencia de la División de Registro y Control y Correspondencia Archiva copia de la planilla con firma de recibo, en la carpeta respectiva. FUNCIONARIO DE ARCHIVO Recibe los paquetes de formularios (completos e incompletos) y los ubica consecutivamente en el lugar respectivo tomando como referencia el NUMERO SIRI Imprime desde el Sistema de Información SIRI, el informe de auditoria de los oficios de solicitud de complementación de datos para determinar los casos en los que no se ha recibido respuesta. Si a la fecha no se ha recibo respuesta repite el trámite a FUNCIONARIO DE VENTANILLA DE CORRESPONDENCIA Recibe los oficios de respuesta a las solicitudes de complementación de datos o de modificación de registros grabados. FUNCIONARIO DE REGISTRO SIAF Registra en el SIAF los documentos Imprime planilla de entrega de documentos Entrega la documentación en la Coordinación del Grupo SIRI. FUNCIONARIO DE APOYO ADMINISTRATIVO - COORDINACIÓN SIRI Recibe los oficios, revisa los documentos remitidos por el Grupo de Correspondencia y los verifica de acuerdo a la relación que aparece en la planilla de entrega Devuelve al funcionario del Grupo de Correspondencia los documentos no relacionados en la planilla y aquellos remitidos por error Firma la planilla de entrega (original y copia) dejando las constancias del caso Devuelve la copia al funcionario del Grupo de Correspondencia Archiva el original en la carpeta correspondiente Organiza y clasifica los oficios recibidos, en cuatro (4) grupos de la siguiente forma: Sanciones penales Solicitudes de cancelación o anulación de registros por fallo de tutela, revocatoria directa, resolución de Viceprocuraduría o decisión judicial Para cada caso, identifica el NÚMERO SIRI consultando los datos en el sistema y lo anota en el documento Registra los documentos en la planilla original y copia Entrega las diligencias al sustanciador que firma el oficio. Si éste ya no hace parte del Grupo SIRI, hace el reparto entre los sustanciadores y entrega los documentos Entrega las solicitudes de cancelación al Coordinador del Grupo Recibe los oficios, verifica los documentos confrontando la relación en planilla, deja las constancias del caso, firma el original y la copia de la planilla y devuelve la copia al funcionario de apoyo. FUNCIONARIO DE APOYO Recibe copia de la planilla y archiva en la carpeta correspondiente Toma uno a uno los oficios, consulta el registro en el sistema de información y realiza las modificaciones o adiciones referidas en el documento Si la adición de datos completa el registro, entrega los documentos al funcionario verificador junto el original de la planilla Si la adición de datos no complementa el registro, imprime los oficios respectivos, los firma, agrega una copia a las diligencias y los entrega al funcionario encargado del trámite de la correspondencia Entrega los oficios con el anexo de solicitud de complemento - al funcionario encargado del archivo. FUNCIONARIO VERIFICADOR Recibe los oficios y la planilla, solicita el desarchivo de los formularios al funcionario encargado del archivo Archiva la planilla en la carpeta respectiva. FUNCIONARIO ENCARGADO DEL ARCHIVO Desarchiva los formularios, deja constancia en la planilla de control y los entrega al funcionario verificador. FUNCIONARIO VERIFICADOR Recibe los formularios y firma la planilla de control.

8 Realiza la labor de verificación repitiendo el trámite a FUNCIONARIO DE APOYO Recibe los oficios de solicitud de complementación y repite trámite a FUNCIONARIO DE ARCHIVO Recibe los documentos y ubica en el lugar que corresponde. 14. INDICADORES. No. de formularios recibidos por correo o ventanilla No. de registros efectuados Total de formularios recibidos por correo o ventanilla Total de registros con datos completos Total de formularios recibidos por correo o ventanilla Total de registros con datos incompletos No. de formularios recibidos vía Web No. de formularios registrados No. de formularios recibidos vía Web No. de formularios con datos completos Total de formularios recibidos vía Web Total de registros con datos incompletos No. de formularios recibidos por medio magnético No. de formularios registrados No. de formularios recibidos por medio magnético No. de formularios con datos completos Total de formularios recibidos por medio magnético Total de registros con datos incompletos Total de registros con datos completos digitados por los sustanciadores Total de registros que no presentaron error de digitación Total de registros con datos completos digitados por los sustanciadores Total de registros que presentaron error de digitación Número de oficios de solicitud de complementación de datos librados Número de oficios que obtuvieron respuesta de la autoridad competente Número de formularios recibidos durante el periodo Número de formularios repartidos por sustanciador.

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