OSINERG ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN DE OSINERG. Revisión : OBJETIVO:

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1 ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN DE OSINERG Código : PR04 Revisión : 02 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 1. OBJETIVO: La presente norma tiene como objetivo establecer el procedimiento a seguir en la atención de la tramitación de las solicitudes sobre acceso a la información pública que se presentan al Organismo Supervisor de la Inversión en Energía (OSINERG), conforme a lo establecido en el Texto Único de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública aprobado por Decreto Supremo Nº PCM y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº PCM. 2. ALCANCE: Las disposiciones de este procedimiento son aplicables a todo el personal del OSINERG y a las personas que al amparo de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública recurren a OSINERG para obtener información. 3. DEFINICIONES BASICAS: INFORMACIÓN PÚBLICA Información que haya sido creada u obtenida por el OSINERG o que se encuentre en su poder o bajo su control, contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato. Se considera dentro de este concepto cualquier tipo de documentación financiada por el presupuesto público que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa, así como las actas de reuniones oficiales. ACCESO DIRECTO Derecho de los solicitantes de información a que OSINERG les permita el acceso, en forma inmediata y a modo de consulta, de la información pública requerida. La atención de estos requerimientos se realizará durante el horario de atención al público establecido en la Institución, para lo cual la Institución le brindará las facilidades necesarias al solicitante. No implica la reproducción de la información, bajo ninguna modalidad. DENEGATORIA DE ACCESO Facultad de OSINERG a denegar la reproducción de la información solicitada, la misma solo puede sustentarse en las excepciones señaladas en los artículos 15º, 16º y 17 del TUO de la Ley Asimismo, OSINERG no está obligada a crear o reproducir información con la que no cuente o no tenga obligación de contar al momento del pedido, ni a efectuar evaluaciones o análisis de la información que posea. SEDES Para efectos del presente procedimiento se considerarán las siguientes Sedes: - Sede Lima: Que comprende dos Locales: Página 1 de 6

2 a) Local Principal: Se encuentra ubicada en el local sito en Bernardo Monteagudo 222, Distrito de Magdalena del Mar, Provincia y Departamento de Lima. b) Local Gerencia Adjunta de Regulación Tarifaria (GART): Se encuentra ubicada en el local sito en la avenida Canadá 1460, Distrito de San Borja. - Sedes Regionales Oficinas Regionales del OSINERG creadas a nivel nacional FUNCIONARIOS RESPONSABLES Personal designado mediante Resolución del Titular, responsable de entregar la información que se requiera al amparo de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en cada una de las Sedes de la Institución. FUNCIONARIOS COORDINADORES Personal designado por el responsable de la misma (Gerente, Jefe o Secretario Técnico) para proporcionar la información sobre los asuntos de competencia de ésta, a los Funcionarios Responsables de cada una de las Sedes. TASA POR ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA Pago que debe efectuar el solicitante de información pública consistente en el costo de reproducción de la información requerida. Esta tasa debe figurar en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de OSINERG. 4. NORMAS: 4.1 FUNCIONARIOS RESPONSABLES Y COORDINADORES Los Funcionarios Responsables serán designados mediante resolución del Titular de la Entidad Son obligaciones de los Funcionarios Responsables: Atender las solicitudes de Acceso a la Información, que hayan sido ingresadas en sus respectivas Sedes, dentro de los plazos establecidos por Ley, Solicitar la información al área de la entidad que la haya creado u obtenido, o que la tenga en su posesión o control Comunicar al solicitante, por escrito, los resultados de su solicitud, y en los casos que sea necesario, poner a disposición del mismo la información sobre el costo de la reproducción Entregar la información al solicitante, previa verificación de la cancelación del costo de reproducción Recibir los recursos de apelación interpuestos contra la denegatoria total o parcial del pedido de acceso a la información y elevarlos a la Gerencia General Una copia de la Resolución de designación de los Funcionarios Responsables, deberá ser colocado en un lugar visible en cada una de las Sedes. Página 2 de 6

3 4.1.4 Los Funcionarios Coordinadores (Titulares y suplentes), serán designados mediante Memorando suscrito por el Gerente, Jefe o Secretario Técnico respectivo, de cada una de las áreas de la Institución Los Funcionarios Coordinadores serán Responsables de: Brindar la información que le sea requerida por el Funcionario Responsable Elaborar los informes correspondientes cuando la información solicitada no se encuentre en poder del OSINERG o se encuentre dentro de las excepciones que establece la Ley La autenticidad de la información que entrega. Esta responsabilidad se limita a la verificación de que el documento que entrega es copia fiel del que obra en sus archivos Conservar la información de acceso restringido que obre en su poder. 4.2 FORMA Y REQUERIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Todo requerimiento de información pública debe efectuarse en forma escrita El solicitante deberá plantear su requerimiento en forma clara y precisa, a fin de que se pueda ubicar la información solicitada oportunamente Cuando el solicitante sea representante de una persona Jurídica deberá adjuntar a su solicitud de requerimiento de información, copia de la carta simple designándolo como tal La Entrega de los documentos solicitados se hará a la persona o representante de la empresa que solicitó la información, de no poder concurrir éste, la misma podrá ser entregada a una tercera persona que deberá estar acreditado con carta poder simple. 5. PROCEDIMIENTO: 5.1 REQUERIMIENTO DE INFORMACION PUBLICA El Solicitante deberá llenar el formato denominado Solicitud de Acceso a la Información Pública (Anexo 01), el mismo que se deberá encontrar a disposición del público en cada una de las Sedes El Solicitante deberá entregar su requerimiento de información a través de la unidad de recepción documentaria de cada una de las Sedes Recibida la solicitud, ésta deberá ser previamente verificada y de encontrase conforme, deberá ser registrada en el Sistema de Trámite Documentario, entregando copia del mismo al solicitante como cargo, señalando en el mismo: el número de registro de ingreso, la fecha y hora de recepción De no encontrarse conforme la solicitud, se le dará al solicitante un plazo de cuarenta y ocho (48) horas para la subsanación, caso contrario se dará por no presentado el pedido de información Dentro de las veinticuatro (24) horas de aceptada la solicitud, esta deberá ser derivada al Funcionario Coordinador del área que cuenta con la información solicitada, así mismo se enviará una copia del requerimiento al Funcionario Responsable de la Sede en la cual ha sido presentado el requerimiento, a fin de que éste pueda efectuar el seguimiento. Página 3 de 6

4 5.1.6 El Funcionario Coordinador efectuará la búsqueda de la información y consignará en el recuadro respectivo del Formulario, dependiendo de cada caso, lo siguiente: La cantidad de hojas, planos, fotografías, soporte magnético o digital, necesarios para la reproducción de lo solicitado, en el caso de que se cuente con la información requerida por el solicitante La necesidad de hacer uso de la prórroga para la entrega de la información, explicando los motivos que lo sustenten Los motivos por el cual no se le puede hacer entrega de la información requerida. En el caso de que la información sea requerida vía correo electrónico, deberá coordinar con Informática, si se cuenta con la capacidad para atender el requerimiento por dicho medio. El Funcionario Coordinador dispondrá para dicho fin, de un plazo no mayor de tres (03) días hábiles contados a partir de la fecha que recibió el requerimiento, vencido el cual deberá remitir el formulario de la Solicitud al Funcionario Responsable de la sede en la cual fue ingresado el requerimiento En los casos de tener duda con respecto a si procede o no la entrega de la información solicitada, deberá remitir la solicitud a la Gerencia Legal consultando la viabilidad legal de que la información pueda ser entregada. La Gerencia Legal deberá responder en el plazo no mayor a veinticuatro (24) horas después de recibida la consulta, consignando su respuesta en el recuadro del Formulario establecido para dicho fin Una vez recibida la respuesta del Funcionario Coordinador, el Funcionario Responsable deberá: Preparar el Oficio de respuesta al solicitante. De ser el caso, incluirá en este Oficio el monto y lugar donde se debe cancelar el costo de la reproducción de la información solicitada, o Remitirá la respuesta vía correo electrónico, en los casos que así lo indique el Solicitante Los Oficios de respuesta serán entregados a los solicitantes a través de la Unidad a cargo de la recepción de documentos, en cada una de las Sedes y locales, teniendo en cuenta los plazos previstos por Ley Si el Oficio de respuesta indica que el pago se realizará en las Oficina de OSINERG, el personal a cargo de la recepción de documentos, efectuará la cobranza y extenderá el Recibo de Caja respectivo, en cualquier otro caso el Solicitante deberá presentar el comprobante de pago respectivo El personal del área a cargo de la recepción de documentos comunicará al Funcionario Coordinador del área respectiva que el Solicitante ha efectuado el pago. El Funcionario Coordinador dispondrá de un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas para remitir la información al área de Recepción de Documentos o equivalente, para su entrega al solicitante Dentro de los primeros 10 días calendarios de cada mes, el personal del área de Recepción de Documentos enviará al Funcionario Responsable de su respectiva sede las solicitudes recibidas durante el mes anterior y las que hubiesen permanecido más de 30 días hábiles sin haber sido requeridas por el usuario, para su control y archivamiento. Página 4 de 6

5 5.2 ACCESO DIRECTO El solicitante deberá llenar el formato denominado Atención de Acceso Directo de Información Pública (Anexo 02), el mismo que se deberá encontrar a disposición del público en cada una de las Sedes Una vez completo el formulario, este será entregado a la Recepcionista de la Sede, la cual coordinará con el Funcionario Coordinador del área respectiva para que la solicitud sea atendida con prontitud El solicitante ingresará y deberá entregar el formulario al Funcionario Coordinador, para que proceda a la búsqueda de la información En el caso de que la información se encuentre disponible en el archivo institucional del área, ubicará al solicitante en un ambiente adecuado y pondrá a su disposición la información solicitada. Terminada la consulta el solicitante devolverá la información al Funcionario Coordinador Si la información se encontrara en local distinto impidiendo que pueda atenderse de inmediato la solicitud, el Funcionario Coordinador fijará otra fecha y hora para que el solicitante se apersone nuevamente a la sede Culminada la atención firmarán el formulario, el Solicitante y el Funcionario Coordinador. El original debidamente firmado para que sea entregado en Recepción al momento de abandonar el local Dentro de los primeros 10 días calendarios de cada mes, la Recepcionista deberá enviar al Funcionario Responsable, las solicitudes atendidas el mes anterior para su control y archivamiento El Funcionario Coordinador adoptará las medidas de seguridad que a su criterio amerite la situación para proteger la integridad de la información entregada al solicitante En el caso de que la persona requiera copia del documento deberá iniciar el trámite establecido en el numeral FLUJOGRAMA En el anexo 03, el Flujograma del Requerimiento de Información de OSINERG. En el anexo 04, el Flujograma de Atención de Acceso Directo. 7. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 7.1 Los requerimientos de copias Fedateadas o certificadas no se encuentran incluidas dentro de la presente norma y procedimiento, debiendo regirse por lo establecido por la Entidad para tales casos. 7.2 Los Funcionarios Coordinadores deberán elaborar en el plazo mas breve un listado de la información pública con que cuentan sus respectivas áreas y que pueden ser requeridas por los usuarios, la mismas que deberán ponerse a disposición del personal del área de Recepción de Documentos y de Atención al Público de cada una de las Sedes, para facilitar el proceso de atención de los requerimientos de los usuarios. Asimismo deberán coordinar con la Oficina de Informática, para mantener un archivo actualizado de la información de acceso público que obre en su poder. 7.3 En caso una Entidad Pública solicite información a OSINERG, ésta deberá ser tratada conforme lo dispone la Ley N (Ley del Procedimiento Administrativo General) en el Capitulo II, Subcapitulo III sobre Colaboración entre entidades, artículos del 76 al 79. Página 5 de 6

6 7.4 La presente norma deja sin efecto la NP 04 revisión 01 aprobada el 18 de julio del La presente norma entra en vigencia a partir del primer día hábil siguiente a su aprobación. Página 6 de 6

7 SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA N DE REGISTRO FORMULARIO (Texto Único Ordenado de la Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado por Decreto Supremo N PCM) I. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR LA INFORMACIÓN: II. DATOS DEL SOLICITANTE: Apellidos y Nombres / Razón Social Documento de Identidad: D.N.I / L.M. /C.E. / Otro Av. / Calle / Jr./ Psj. N / Dpto / Int DOMICILIO Distrito Urbanización Provincia Departamento Correo electrónico Teléfono III. INFORMACIÓN SOLICITADA: IV. DEPENDENCIA DE LA CUAL SE REQUIERE LA INFORMACIÓN: V. FORMA DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN (MARCA CON UN "X"): Copia simple CD Diskette Plano Otro: Fecha y hora de recepción: Apellidos y Nombres Firma Observaciones:

8 FECHA : / / ATENCIÓN DE ACCESO DIRECTO DE INFORMACION PUBLICA Nº Nombres y Apellidos / Razón Social : L.E. / D.N.I. / RUC : Gerencia / Oficina / Área : Funcionario Coordinador : Información Solicitada : Hora de Ingreso : Hora de Salida : Firma del Solicitante Firma del Funcionario Coordinador