PROCEDIMIENTO ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Transcripción

1 Página : 1 de 9 Elaborado por: Pilar Pajares Sayan «ppajares» Gerente de Administración y Finanzas Revisado por: Ana María Fox Joo «afox» Gerente de Planeamiento, Presupuesto y Modernización Aprobado por: José Luis Luna Campodónico «jluna» Gerente General (e)

2 Página : 2 de 9 1. OBJETIVO: Definir las actividades para la atención de las solicitudes o requerimientos de acceso a la información pública que se presentan ante el Osinergmin. 2. ALCANCE: Es de aplicación a todas las dependencias del Osinergmin en el contexto de lo establecido en el artículo 13 del TUO de la Ley N 27806; es decir, que la solicitud de acceso a la información no obliga a las entidades del Sector Público crear o producir información con la que no cuente o no tenga obligación de contar al momento de la solicitud, ni a efectuar evaluaciones o análisis de la información que posea. No están incluidos los requerimientos de copias fedateadas o certificadas, las cuales se rigen según el TUPA de Osinergmin. Cuanto una entidad pública solicita información a Osinergmin, es tratada según lo dispuesto en la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, en el Capítulo II, Sub Capítulo III sobre la colaboración entre entidades, artículos 76 al DEFINICIONES: a. Acceso a la información pública. b. Denegatoria del acceso a la información pública. c. Encargado de proporcionar la información. Derecho del ciudadano a solicitar y obtener información que obra en poder de las entidades del Sector Público, limitado únicamente por las excepciones establecidas en el TUO de la Ley N Facultad de la entidad pública para denegar la información solicitada, la misma que solo puede sustentarse en las excepciones señaladas en el TUO de la Ley N Se denomina así para efectos del procedimiento de acceso a la información aplicable en el Osinergmin, al trabajador designado por el Gerente General que proporciona la información de competencia de la dependencia en la cual este presta servicios a fin de atender las solicitudes de acceso a la información. d. ERP SAP-FI Módulo de Finanzas del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Trabajador designado mediante Resolución del Titular de la Entidad, e. Encargado de Atender encargado de atender y supervisar la entrega de información solicitada al la Solicitud. Osinergmin en su ámbito de competencia. Información creada u obtenida por el Osinergmin o que se encuentre en su posesión o bajo su control, contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato. f. Información pública. Se considera dentro de este concepto cualquier tipo de documentación financiada por el presupuesto público que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa, así como las actas de reuniones oficiales. g. Tasa por acceso a información pública. Pago que debe efectuar el solicitante de información pública consistente en el costo de reproducción de la información requerida. Esta tasa debe figurar en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de Osinergmin. Persona encargada en cada sede de recibir los documentos y solicitudes que se presentan al Osinergmin. h. Encargado de Mesa de Partes i. GAF Gerencia de Administración y Finanzas j. GAJ Gerencia de Asesoría Jurídica k. SIGED Sistema Integrado de Gestión Documentaria.

3 Página : 3 de 9 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Texto Único Ordenado de la Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado mediante el Decreto Supremo N PCM. Reglamento de la Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado mediante el Decreto Supremo N PCM. Resolución Ministerial N PCM, que aprueba Directiva N PCM/SGP Lineamientos para el reporte de solicitudes de Acceso a la Información a ser remitidos a la Presidencia del Consejo de Ministros. 5. DESARROLLO: 5.1. Designación de responsables: Encargado de Atender las Solicitudes: a. Es designado por el Presidente del Consejo Directivo a propuesta de la Gerencia General, mediante Resolución Designación responsables acceso a información pública designándose un responsable para cada sede Encargado de Proporcionar la Información. a. Es designado por el Gerente General, a propuesta de cada gerente, mediante Resolución Designación responsables proporcionar información pública. b. Se puede designar uno por dependencia o uno por cada división o unidad o área según corresponda Responsabilidades: Encargado de Atender la Solicitud: a. Atender las solicitudes de acceso a la información en los plazos establecidos por Ley, que hayan sido ingresadas en las sedes en las cuales han sido designados. b. Supervisar la entrega de la información y el cobro de la tasa respectiva. c. Preparar los informes que sobre acceso a la información deben remitirse a la Presidencia del Consejo de Ministros-PCM y otras entidades públicas que lo soliciten. Esta obligación recae en el Encargado de Atender la Solicitud de la sede Lima, a cuyo efecto los responsables de las sedes regionales deben informarle la situación de las solicitudes tramitadas en sus respectivas Oficinas Regionales. d. Recibir los recursos de impugnación interpuestos contra la denegatoria total o parcial del pedido de acceso a la información y elevarlos a la Gerencia General para resolución. e. Disponer la notificación de la resolución de Gerencia General o de Consejo Directivo, según sea el caso, por la cual se resuelve la impugnación Encargado de Proporcionar la Información:

4 Página : 4 de 9 a. Identificar, ubicar y brindar la información solicitada. b. Determinar el importe que debe ser pagado por el solicitante de la información de acuerdo a la tasa establecida en el TUPA de Osinergmin e informarlo al Encargado de Mesa de Partes para su comunicación al solicitante. c. Efectuar el seguimiento de la entrega de la información al solicitante d. en el SIGED registrando las actividades realizadas Requerimiento de Información Pública: a. Todo requerimiento de información pública se efectúa por escrito a través de Mesa de Partes, en forma clara y precisa, utilizando los formatos Solicitud de Acceso a la Información Pública, F1-PI-06 o Atención de Acceso Directo a Información Pública, F2-PI-06, según corresponda 1, lo cual no limita la utilización de otro medio escrito, siempre que contenga la siguiente información: Nombres, apellidos completos, documentos de identificación, domicilio del solicitante. Tratándose de persona jurídica debe indicar la razón social, RUC y domicilio social del solicitante. De ser el caso, número de teléfono y/o correo electrónico. Firma del solicitante o huella digital, de no saber firmar o estar impedido de hacerlo. b. El Encargado de Mesa de Partes debe orientar al solicitante en el llenado del formato respectivo. A dicho efecto podrá requerir el apoyo del Encargado de Proporcionar la Información. c. El Encargado de Mesa de Partes revisa la solicitud y verifica que se cumplan los requisitos de admisión y procede según la siguiente situación: Si es conforme, lo ingresa al SIGED y entrega la copia al solicitante como cargo, señalando el número de registro, la fecha y hora de recepción. No es conforme, devuelve al solicitante para que efectúe las correcciones o precisiones necesarias dentro del plazo no mayor de dos (2) días hábiles para la subsanación; si el solicitante no subsana se da por no presentado la solicitud de la información. d. Admitida la solicitud, en el plazo máximo de un (1) día hábil de haberla recibido, El Encargado de Mesa de Partes entrega el documento al Encargado de Proporcionar la Información de la dependencia que corresponda, registrando dicha acción en el SIGED. Cuando no procede el acceso a la información por aplicación de las normas de excepción se sigue lo establecido en el numeral 5.4. e. El Encargado de Proporcionar la Información efectúa la búsqueda de la Información, directamente o a través de personas a quien delegue dicha tarea. Dispone del plazo máximo de tres (3) días hábiles para la realización de dicha labor. f. De ser necesario, el Encargado de Proporcionar la Información solicita la prórroga del plazo hasta por cinco (5) días hábiles adicionales a los tres (3) días indicados en el numeral precedente, a cuyo efecto 1 El procedimiento para la Atención de Acceso Directo a Información Pública se desarrolla en el numeral 5.7

5 Página : 5 de 9 realiza el pedido debidamente sustentado al Encargado de Atender la Solicitud, quien de encontrarlo conforme lo comunica al solicitante. g. El Encargado de Proporcionar la Información consigna en el formato F1-PI-06, la cantidad de hojas, planos, fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato, que va a reproducir. Dispone para ello de un (1) día hábil, plazo dentro del cual remite la solicitud al Encargado de Mesa de Partes. h. El Encargado de Mesa de Partes notifica por escrito al solicitante, con la indicación de la cuenta bancaria de Osinergmin en la que debe depositar el importe de la tasa. En el caso de que el importe a pagar sea un monto igual o menor a Diez y 00/100 Soles (S/ 10.00) el pago se podrá efectuar ante la propia Mesa de Partes. Dispone del plazo máximo de un (1) día hábil para concretar la notificación. i. Si el solicitante realiza el pago en efectivo de la tasa en Mesa de Partes; el Encargado de Mesa de Partes registra en el ERP SAP-FI Módulo de Caja y emite el recibo de caja para el solicitante. j. Para el caso que el solicitante realice el pago cuenta bancaria de Osinergmin, el solicitante entrega copia de la constancia del pago al Encargado de Mesa de Partes. k. En el mismo día, el Encargado de Mesa de Partes requiere al Encargado de Proporcionar la Información que le envíe las reproducciones de la información solicitada, quien dispone de un (01) día hábil para obtener las reproducciones y remitirlas al Encargado de Mesa de Partes. l. Como máximo al día siguiente hábil, el Encargado de Mesa de Partes realiza el depósito en la cuenta bancaria de Osinergmin por los pagos en efectivo recibidos, registra el depósito en el ERP SAP-FI Módulo de Caja y realiza la liquidación de caja en el ERP SAP-FI Módulo de Caja. m. Al final del día, el Encargado de Mesa de Partes para realizar la rendición de las recaudaciones recibidas procede según el procedimiento Gestión Financiera de Recaudación Diversas, GAF-FI-PE-08. n. La información es entregada por el Encargado de Mesa de Partes al solicitante el siguiente día hábil de la presentación de dicha constancia de pago. En el caso de que no efectúe el pago, ver el numeral 5.5. o. El Encargado de Mesa de Partes entrega la información y remite el expediente al Encargado de Atender la Solicitud para control y archivo Excepciones al Derecho de Acceso a la Información: a. El Encargado de proporcionar la información, en los casos que proceda aplicar excepciones al derecho de acceso a la información pública, y por ende, denegar el pedido, debe indicarlo a través de un informe dirigido al Encargado de Atender la Solicitud. La denegatoria de las solicitudes sobre acceso a la información pública se sustenta exclusivamente en las excepciones dispuestas en el Anexo.1. b. El Encargado de proporcionar la información remite el informe al Encargado de Atender la Solicitud para que este notifique por escrito el informe Abandono de las Solicitudes:

6 Página : 6 de 9 a. El Encargado de Mesa de Partes remite la solicitud al Encargado de Atender la Solicitud si ha transcurrido treinta (30) días contados a partir del día siguiente de la notificación, cuando el solicitante no haya cumplido con efectuar el pago de la tasa de reproducción de la información solicitada. Adjunta el cargo de la notificación. b. El Encargado de Atender la Solicitud prepara el informe y proyecto de resolución de la GAF, mediante la cual se declara en abandono la solicitud y lo remite vía SIGED al Gerente de GAJ, para su revisión. c. El Gerente de GAJ revisa y visa la resolución de encontrarla conforme, en caso contrario la devuelve al Encargado de Atender la Solicitud con sus observaciones para las acciones del caso. Una vez visada la resolución, el Gerente de GAJ remite el expediente al Gerente de GAF, para la firma de la respectiva. d. Luego de firmada la resolución, la secretaria de la GAF numera y remite copia autenticada al Encargado de Atender la Solicitud para que este notifique la resolución. El expediente es archivado por secretaria de la GAF Desistimiento de Solicitudes: El desistimiento de la solicitud debe hacerse por cualquier medio que permita su constancia, contenido y alcance. El desistimiento se formula en Mesa de Partes de la sede donde se ingresó la solicitud, a cuyo efecto el Encargado de Mesa de Partes procura que se deje expresa la constancia del mismo en la propia solicitud dando lugar a la conclusión del procedimiento Solicitudes de Acceso Directo: a. El solicitante llena el formulario F2-PI-06 en original y copia, el mismo que está a su disposición en Mesa de Partes de las sedes localizadas en el Departamento de Lima y lo entrega para su ingreso y registro al SIGED. b. El Encargado de Mesa de Partes coordina con el Encargado de proporcionar la información de la dependencia respectiva la atención oportuna de la solicitud. El Encargado de Mesa de Partes consigna en el cargo de la solicitud los apellidos y nombres del Encargado de proporcionar la información, así como la fecha y hora en la que tendrá lugar la atención. c. El Encargado de Mesa de Partes remite la solicitud al Encargado de proporcionar la información para que este registre la reunión. d. El solicitante se apersona en la fecha y hora establecida a la recepción de la sede respectiva, portando el cargo de la solicitud contra el cual se le permite el ingreso emitiéndose el documento correspondiente. e. Si la información se encuentra en local distinto impidiendo que pueda atenderse de inmediato la solicitud, el Encargado de proporcionar la información fijará otra fecha y hora para que el solicitante se apersone nuevamente a la sede. f. En el caso de que la información se encuentre disponible en el archivo institucional o del área, el Encargado de proporcionar la información ubica al solicitante en una sala y pone a su disposición la

7 Página : 7 de 9 información solicitada. Terminada la consulta, el solicitante devuelve la documentación al Encargado de proporcionar la información. g. Culminada la atención, se anota en la solicitud el resultado de la misma, firmando el solicitante y el Encargado de proporcionar la información. Asimismo, el Encargado de proporcionar la información firma el documento de ingreso, para que el solicitante lo entregue en la recepción y recupere su documento de identificación. h. El Encargado de proporcionar la información remite la solicitud al Encargado de Atender la Solicitud para su control y archivo Informe del Cumplimiento de Normas de Acceso a la Información Pública: a. Los Encargados de Mesa de Partes en cada una de las sedes obtienen del SIGED la información de las solicitudes de acceso a la información pública que hubieren sido presentadas y entregadas, en su respectiva sede, durante el período materia de informe. b. La información es procesada para su entrega al Encargado de Atender la Solicitud de la sede principal en la forma que debe ser a su vez presentada a la PCM. Dispone del plazo máximo de diez (10) días calendario, posterior a la fecha de cierre del período a informar. c. El Encargado de Atender la Solicitud revisa, evalúa y consolida la información. Prepara el oficio de remisión y obtiene la firma respectiva, luego de lo cual envía la documentación a través del servicio de mensajería. d. El Encargado de Atender la Solicitud dispone el archivo de la documentación en el SIGED. 6. ANEXOS: a. Anexo.1: Excepciones al derecho de acceso a la información 7. REGISTROS: a. Solicitud de acceso a la información pública, F1-PI-06 b. Atención de acceso directo a la información pública, F2-PI-06. c. Abandono de Solicitud de acceso a la información pública (Resolución) d. Solicitud de desistimiento e. Notificación de decisión de no acceso a la información pública (Informe) f. Comunicación a la PCM del cumplimiento de normas de acceso a la información pública (Informe) 8. CONTROL DE CAMBIOS: Se ha incluido en el numeral 5.3 los acápites i, j k.

8 Página : 8 de 9 ANEXO 1 EXCEPCIONES AL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN (LEY 27806) De acuerdo al artículo 15 : El derecho de acceso a la información pública no podrá ser ejercido respecto de la siguiente: a) La información expresamente clasificada como secreta y estrictamente secreta a través de un acuerdo adoptado por la mayoría del número legal de los miembros del Consejo de Ministros. El acuerdo deberá sustentarse en razones de seguridad nacional en concordancia con el Artículo 163 de la Constitución Política del Perú y tener como base fundamental garantizar la seguridad de las personas. Asimismo, por razones de seguridad nacional se considera información clasificada en el ámbito militar, tanto en el frente externo como interno, aquella cuya revelación originaría riesgo para la integridad territorial y/o subsistencia del sistema democrático. Mediante Decreto Supremo aprobado por la mayoría del número legal de miembros del Consejo de Ministros, el Poder Ejecutivo reglamentará las excepciones que expresamente se enmarcan en el presente artículo. El acuerdo debe constar por escrito y en él deben explicarse las razones por las cuales se produce la clasificación mencionada. Este acuerdo debe ser revisado cada cinco (5) años a efectos de evaluar su desclasificación. El acuerdo que disponga la continuación del carácter secreto y estrictamente secreto deberá ser debidamente motivado y sujetarse a las mismas reglas que rigen para el acuerdo inicial. No se considerará como información clasificada, la relacionada a la violación de derechos humanos o de las Convenciones de Ginebra de 1949 realizada en cualquier circunstancia, por cualquier persona. El Presidente del Consejo de Ministros deberá dar cuenta a la Comisión de Defensa Nacional, Orden Interno e Inteligencia del Congreso de los criterios que el Consejo ha utilizado en la clasificación de la información como secreta o estrictamente secreta. Una vez que la información clasificada se haga pública, una comisión especial del Congreso de la República evaluará si las razones esgrimidas en el acuerdo del Consejo de Ministros que declaró como clasificada una información se adecuaban a la realidad de los hechos. Esto no impide que una comisión competente del Congreso de la República efectúe dicha evaluación en cualquier momento. b) Materias cuyo conocimiento público pueden afectar los intereses del país en negociaciones o tratos internacionales. c) La información protegida por el secreto bancario, tributario, comercial, industrial, tecnológico y bursátil. d) La información interna de las entidades de la Administración Pública o de comunicaciones entre éstas que contengan consejos, recomendaciones u opiniones producidas como parte del proceso deliberativo y consultivo previo a la toma de una decisión de gobierno. Una vez tomada la decisión, esta excepción cesa si la entidad de la Administración Pública opta por hacer referencia en forma expresa a esos consejos, recomendaciones u opiniones. e) La información preparada u obtenida por asesores jurídicos o abogados de las entidades de la Administración Pública cuya publicidad pudiera revelar la estrategia a adoptarse en la tramitación o defensa en un proceso administrativo o judicial, o de cualquier tipo de información protegida por el secreto profesional que debe guardar el abogado respecto de su asesorado. f) La información vinculada a investigaciones en trámite referidas al ejercicio de la potestad sancionadora de la Administración Pública, en cuyo caso la exclusión del acceso termina cuando la resolución que pone fin al procedimiento queda consentida o cuando transcurren más de 6 (seis) meses desde que se inició el procedimiento administrativo sancionador, sin que se haya dictado resolución final. g) La información que tiene por finalidad prevenir y reprimir la criminalidad en el país y cuya revelación puede entorpecerla. h) La información referida a los datos personales cuya publicidad constituya una invasión de la intimidad personal y familiar. La información referida a la salud personal, se considera comprendida dentro de la intimidad personal. i) Aquellas materias cuyo acceso esté expresamente exceptuado por la Constitución, o por una Ley aprobada por el Congreso de la República.

9 Página : 9 de 9 Los casos establecidos en el presente artículo son los únicos en los que se puede limitar el derecho al acceso a la información pública, por lo que deben ser interpretados de manera restrictiva por tratarse de una limitación a un derecho fundamental. No se puede establecer por una norma de menor jerarquía ninguna excepción a la presente Ley. La información contenida en las excepciones señaladas en este artículo es accesible para el Congreso de la República, el Poder Judicial y el Ministerio Público, con las limitaciones que señala la Constitución Política del Perú en ambos casos. Para estos efectos, el Congreso de la República se sujeta igualmente a las limitaciones que señala su Reglamento. Tratándose del Poder Judicial de acuerdo a las normas que regulan su funcionamiento, solamente el juez en ejercicio de sus atribuciones jurisdiccionales en un determinado caso y cuya información sea imprescindible para llegar a la verdad, puede solicitar la información a que se refiere cualquiera de las excepciones contenidas en este artículo. De acuerdo al artículo 16.- Información parcial: En caso de que un documento contenga, en forma parcial, información que, conforme al Artículo 14 de esta Ley, no sea de acceso público, la entidad de la Administración Pública deberá permitir el acceso a la información disponible del documento. De acuerdo al artículo 17.- Tasa aplicable El solicitante que requiera la información deberá abonar el importe correspondiente a los costos de reproducción de la información requerida. El monto de la tasa debe figurar en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de cada entidad de la Administración Pública. Cualquier costo adicional se entenderá como una restricción al ejercicio del derecho regulado por esta Ley, aplicándose las sanciones correspondientes. Artículo 18.- Conservación de la información En ningún caso la entidad de la Administración Pública podrá destruir la información que posea. La entidad de la Administración Pública deberá remitir al Archivo Nacional la información que obre en su poder, en los plazos estipulados por la Ley de la materia. El Archivo Nacional podrá destruir la información que no tenga utilidad pública, cuando haya transcurrido un plazo razonable durante el cual no se haya requerido dicha información y de acuerdo a la normatividad por la que se rige el Archivo Nacional.