SEMINARIO LOS ARCHIVOS CENTRALES EN LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LAS INSTITUCIONES PUBLICAS

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1 1 SEMINARIO LOS ARCHIVOS CENTRALES EN LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LAS INSTITUCIONES PUBLICAS LA POSICION DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL Msc. José Bernal Rivas Fernández Secretario Junta Administrativa del Archivo Nacional Antes de entrar de lleno en la materia que nos ocupa este día, me parece conveniente hacer mención de algunos fundamentos legales y del porqué debe tomarse en cuenta la normativa vigente, la Ley del Sistema Nacional de Archivos No del 24 de octubre de 1990 establece en su Capítulo II De la Junta Administrativa del Archivo Nacional, artículo 11, lo siguiente: La Junta Administrativa del Archivo Nacional, creada por Ley No del 6 de setiembre de 1974, será la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, actuará como órgano rector de dicho sistema, y tendrá como objetivos principales... mantener una estrecha relación archivística y técnica entre los archivos del Sistema. 1 Además, tendrá entre otras funciones:...e) Establecer las políticas archivística del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos que según el artículo 1º.... estará compuesto por el conjunto de los archivos públicos de Costa Rica, y por los privados y particulares 1 Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Ley del Sistema Nacional de Archivos. No del 24 de octubre de 1990 y su Reglamento. P.11

2 2 que se integran a él. 2, es importante mencionar que la Junta es un órgano colegiado integrado por representantes del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, quien la preside, del Ministerio de Planificación y Política económica, de la Academia de Geografía e Historia, de las Escuelas de Historia de las universidades públicas, de la Carrera de Archivística de la Universidad de Costa Rica, de los archivistas de las instituciones públicas del país y de la Dirección General del Archivo Nacional. Por otro lado, en su artículo 41, establece: Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección General del Archivo Nacional., y en su artículo 42 establece las funciones de los archivos centrales. 3 Por otra parte en el Reglamento de la Ley, No C de 30 de enero de 1995, en su Capítulo VI, en su artículo 143, establece que: En la institución donde exista un Archivo Central conformado como tal, éste deberá encargarse de coordinar todas las actividades archivísticas que realicen los archivos de gestión de la entidad de acuerdo con los lineamientos establecidos en este reglamento. 4 Estas referencias son necesarias, en vista de que una vez más se plantea la ubicación que debe tener el archivo central dentro de la estructura organizativa de toda institución, respecto a lo cual ya existe una propuesta de Estructura Organizacional. Area Administrativa-Financiera. Administración Central, elaborada por el Area de Modernización del Estado del Ministerio de 2 Idem p.13 3 Idem p.24 4 Idem p.62

3 3 Planificación y Política Económica de febrero de 1999, que ya plantea: Las instituciones están obligadas a diseñar los instrumentos, políticas y medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, en donde se establece la responsabilidad institucional del adecuado manejo y protección de los documentos públicos. Se recomienda que en la estructura organizacional exista una unidad administrativa denominada Archivo Administrativo o Central. Que efectúe las funciones que le son asignadas y que cumpla con el siguiente objetivo central: Reunir, conservar, organizar y facilitar la consulta de la documentación con valor administrativo y legal, producida y recibida por la institución, cualquiera que sea su soporte (manuscritos, impresos, gráficos, audiovisuales, informáticos, etc.), cumpliendo con los artículos 40 y 46 de la Ley 7202 y 61 a 65 del reglamento de dicha ley... 5 ; sin embargo la ubica en un cuarto nivel, junto con Recursos Humanos, Recursos Materiales y Servicios Generales, quizás porque algunos sostienen que es un recurso más de toda organización, sin embargo, considero que esta por encima de ellos, pues los trasciende. También es importante no perder de vista lo que establece la Ley de Control Interno de 31 de julio del dos mil dos en su Artículo 16. Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente 5 Ministerio de Planificación y Política Económica. Area de Modernización del Estado. Propuesta. Estructura Organizacional. Area Administrativa Financiera Administración Central 1999: p.22

4 4 relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada, de lo anteriormente señalado se desprende un énfasis hacia lo tecnológico. Continúa señalando: En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes: a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno. b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos. c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico. 6 El 27 de mayo del 2002 se emite el Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General y las entidades y órganos sujetos a fiscalización, al que se le hicieron algunas modificaciones posteriormente y que en su Capítulo V. Normas generales relativas a información y comunicación es más explícito, al señalar en el inciso 5.6 sobre el archivo institucional, lo siguiente: La institución deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico, incluyendo los informes y registros contables.... Así como, en su declaración 6 Asamblea Legislativa. Ley General de Control Interno. No de julio de 2002

5 5 interpretativa señala: La importancia del mantenimiento de archivos institucionales se pone de manifiesto en la necesidad de contar con material de referencia sobre la gestión y particularmente cuando se considera la eventual responsabilidad de los servidores públicos y, por ende, la obligación de contar con evidencia cuando ella se requiera, para lo que cita el artículo 39 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos en los referente a los archivos de gestión y los archivos centrales. Además, continua indicando que:... corresponde a la administración establecer los procedimientos y las políticas que deberán observarse en la creación y el mantenimiento de sus archivos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas atinentes, en apoyo a los demás elementos de control interno. 7. A este respecto y siguiendo al colega Luis Fernando Jaén, es necesaria la unificación de los archivos que en el caso que nos ocupa corresponde a un sistema archivístico institucional, constituido por la institución productora, como marco de producción y acumulación de la información, el fondo documental como la suma de esa información y la sistematización de la organización de ese fondo documental, para la puesta al servicio de los clientes internos y externos que requiere a su vez de unas unidades o centros archivísticos para el tratamiento de la documentación en sus diversas fases de vida, llámense archivos de gestión, archivos centrales, archivos intermedios e incluso archivos históricos, según el caso. Por lo que es dentro de este contexto que debe rescatarse el papel que juegan los archivos centrales, como sujeto director del Sistema archivístico institucional y encargado de elaborar, dictar y velar por el cumplimiento de las directrices en materia archivística en el medio institucional, por lo que debe contar con los recursos necesarios para cumplir con esos objetivos, 7 Contraloría General de la República. Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General y las entidades y órganos sujetos a fiscalización. 27 de mayo de 2002

6 6 como parte del sistema nacional de archivos que tiene una incidencia de carácter nacional. 8 También debemos tener en cuenta que la implementación de un sistema archivístico institucional debe considerar las dimensiones de la institución, pues no es lo mismo una entidad como la Caja Costarricense de Seguro Social o el Instituto Costarricense de Electricidad, con toda la complejidad que encierran, que el Ministerio de Justicia para citar un caso De lo anteriormente señalado se desprende la importancia que tienen los archivos en las instituciones públicas especialmente los archivos centrales, como parte de todo un sistema de información que sirva de apoyo a la toma de decisiones, de fé de la transparencia administrativa, sea un mecanismo para la rendición de cuentas y que le pueda servir al ciudadano para que disponga de información veraz y confiable como un medio para el ejercicio de sus derechos. Por lo tanto, la ubicación del archivo central dentro de la estructura organizacional debe ser en un lugar estratégico, pues su ámbito de acción es toda la institución y no solo una parte de ella, de manera tal que debería estar al mismo nivel que el área administrativafinanciera y contar con los recursos necesarios que le permitan actuar de conformidad con la legislación vigente, sin embargo, no hay que perder de vista que la última palabra la tienen los especialistas en la materia, quienes definirán si la estructura organizativa es de tipo vertical u horizontal y como se inserta el archivo central dentro de ella. El papel que le corresponde a la Junta Administrativa del Archivo Nacional, como ente rector del Sistema Nacional de Archivos, es el de emitir una serie de directrices para la mejor organización y funcionamiento de los archivos centrales pero es a estos, a quienes les corresponde ejercer 8 Jaén García, Luis Fernando. Los modelos teóricos de unificación de archivos. pp )

7 7 las acciones pertinentes y acudir a las dependencias correspondientes de la Dirección General del Archivo Nacional, como por ejemplo: el Departamento de Servicios Archivísticos Externos, para todo lo relacionado a asesorías y el Departamento Administrativo-Financiero, para lo que tiene que ver con capacitación. Todo ello con miras a un mejor posicionamiento dentro de las organizaciones en las cuales se encuentra inmersos, como parte que son de un sistema en el que todos sus componentes deben interactuar, para la consecución de sus objetivos. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. Asamblea Legislativa. Ley General de Control Interno. No de julio de Contraloría General de la República. Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General y las entidades y órganos sujetos a fiscalización. 27 de mayo de Jaén García, Luis Fernando. Los modelos teóricos de unificación de archivos. En: Anales de documentación. No. 6, Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Ley del Sistema Nacional de Archivos. No del 24 de octubre de 1990 y su Reglamento. San José, Costa Rica: Dirección General del Archivo Nacional Ministerio de Planificación y Política Económica. Area de Modernización del Estado. Propuesta. Estructura Organizacional. Area Administrativa Financiera Administración Central. Febrero, 1999