SAN SALVADOR UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Transcripción

1 G O B IE R N O DE UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA INFORME DEL EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS DE COMPRA REALIZADOS POR LA UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL (UACI) DURANTE EL PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016., 04 DE OCTUBRE DE wwvv.sansaívador.gob.sv

2 G O BIERNO DE Contenido I. OBJETIVOS DEL EXAMEN...3 II. ALCANCE DEL EXAMEN...3 III. RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICADOS IV. RESULTADOS DEL EXAMEN V. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR VI. CONCLUSIÓN VII. PARRAFO ACLARATORIO

3 G O BIERNO DE Honorable Concejo Municipal. Presente. El Presente Informe contiene los resultados del "Examen Especial a los procesos de compra realizados por la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI), para verificar el cumplimiento de leyes y normativa aplicable durante el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de El examen fué realizado en cumplimiento a los Arts. 30 y 31 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República, a las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental, emitidas por la Corte de Cuentas de la República y al Manual de Auditoría Interna de la Alcaldía de San Salvador. I. OBJETIVOS DEL EXAMEN. GENERAL Evaluar si los procesos de compras realizados por la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI) se han realizado de conformidad y en cumplimiento de leyes, reglamento y demás normativa aplicable. ESPECIFICOS 1. Verificar si los procesos de compras de: Libre Gestión, Contratación Directa y Licitaciones o Concurso Público se ejecutaron de conformidad a la Ley de Adquisiciones y Administración Pública (LACAP) y su reglamento; 2. Verificar y evaluar la existencia de herramientas administrativas que fortalezcan el control para los diferentes procesos que realizan. II. ALCANCE DEL EXAMEN. Realizamos el Examen Especial a los procesos de compra realizados por la Unidad de Adquisiciones Institucional (UACI), durante el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, de conformidad con Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental emitidas por la Corte de Cuentas de la República de El Salvador. Para tal efecto se aplicaron pruebas, con base a procedimientos contenidos en el programa de auditoría y que responden a nuestros objetivos. III. RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICADOS. Los principales procedimientos de auditoría realizados para el cumplimiento de los objetivos de auditoría, fueron los siguientes: 3 de 12

4 ( GOBIERNO DE C Verficar el cumplimiento de montos establecidos en la LACAP y procesos realizados mediante la forma de contratación de Libre Gestión; o Determinar el contenido de los expedientes de la por Libre Gestión se encuentren completos; Evalación del contenido de expediente de licitación o concurso que se encuentre de conformidad a lo establecido en la Contratación de la Administración Pública; Verificar que las bases de Licitación o Concurso Público se encuentren de conformidad a lo establecida en la( LACAP); Verificar el cumplimiento de aspectos regulados por la LACAP cuando exista suspensión de licitacón o concurso, el caso de que exista solo un participante, ausencia total de participación. Verificar el cumplimiendo de condiciones para realizar la Contratación Directa. IV. RESULTADOS DEL EXAMEN. Como resultado de los procedimientos aplicados, determinamos las siguientes condiciones: 1. s desactualizada. En Acuerdo Municipal Ref: SO de fecha diecisiete de febrero del año dos mil nueve, se aprobó la s, la cual contiene aspectos legales relacionados a los procesos de compras y procedimientos para cada forma de contratación, no obstante, comprobamos que las normas básicas que regulan las acciones relativas a la adquisición y contratación se encuentran desactualizada y no están de conformidad a la estructura organizativa, El detalle de lo observado se presenta en el siguiente cuadro: Cuadro N 1. Detalle de aspectos que regula la s que se encuentran desactualizada. Aspecto a regular Formas contratación de Licitación o concurso público por invitación. Libre Gestión Contratación Directa Mercado Busátil. Licitación o Concurso Público. Libre Gestión Contratación Directa. Artículo 39 modificado. Determinación de Montos para Contratar Licitación Pública (Si el monto es mayor a 635 salarios mínimos urbanos). Licitación Pública por invitación (de 80 a 635 salarios mínimos urbanos). Licitación o concurso público por un monto superior a 160 salarios mínimos para las Municipalidades. Artículo 40 modificado 4 de 12

5 GOBIERNO DE Aspecto a regular Libre gestión inferior a 80 salarios mínimos urbanos, mínimos tres ofertas (este requisito no es necesario si el monto es menor a 12 salarios mínimos urbanos) Concurso público (si el monto es mayor a 200 salarios mínimos urbanos). Concurso Público por Invitación (de 80 a 200 salarios mínimos urbanos). Libre Gestión inferior a 80 salarios mínimos urbanos. Licitación y concurso público por invitación: Lista Corta Art La licitación y el concurso público por invitación son la forma de selección de contratista en la que se elabora una lista corta de ofertantes, con un mínimo de cuatro invitaciones a personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, a los que se invita públicamente a participar a fin de asegurar precios competitivos. Esta lista podrá formarse con base al banco de datos que llevará a la UACI. Salvo casos especiales de debidamente justificados, el número de participantes podrá reducirse hasta un mínimo de dos. En todo caso, siempre el titular de la institución deberá razonar y aprobar la lista corta. Cuando el monto sea menor o igual a 160 salarios mínimos. DEROGADO Artículo 66.- Derogado. Tipos de Contratos regulados Obra Pública; Suministro; Consultoría; Concesión. Obra Pública; Suministro; Consultoría; Concesión; Arrendamiento de bienes Artículo 22 modificado 5 de 12 A R1

6 GOBIERNO DE ( í Aspecto a reguiar muebles. Marco Conceptual Licitación o Concurso Concurso Público: Artículo 60. Público: Modalidad mediante Es el procedimiento en el la cual la administración que se promueve pública adquiere bienes o competencia, invitando servicios, cuando el mondo públicamente a todas las de la adquisición es mayor a personas naturales o 635 salarios mínimos urbanos jurídicas interesadas en la (Licitación Pública) o los 200 prestación de servicios de salarios mínimos urbanos consultoría. (Concurso público). Monto de la Adquisición sea superior a 160 salarios Licitación o concurso mínimos mensuales para Público por Invitación: Modalidad mediante la cual la las municipalidades. administración pública adquiere bienes o servicios, cuando el monto de la adquisición es mayor a 80 salarios mínimos y menor 635 salarios mínimos urbanos. Licitación Pública: Mayor a los 80 salarios mínimos y menor a 200 salarios mínimos urbanos. Libre Gestión: Libre Gestión: Aquel procedimiento Artículo 68 Modalidad de adquisiciones simplificado por medio del de bienes o servicios, cuando cual las instituciones el monto es menor a 80 seleccionan al monto salarios mínimos urbanos, establecido en esta Ley, para lo cual se necesitan por lo menos tres cotizaciones, cuando el monto no sobre las convocatorias para esta modalidad de contratación y sus resultados deberán 6 de 12

7 G O BIERNO DE Aspecto a regular pase los 10 salarios se puede publicarse en el registro del comprar una sola cotización. sistema electrónico de compras públicas. Monto de la Adquisición sea menor o igual a 160 salarios mínimos mensuales para las municipalidades. Contratación Directa: Contratación Directa: No habrá limite en los montos La forma que una por lo extraordinario de las causas que la motiven. institución contrata con una o mas personas naturales o jurídicas, manteniendo los criterios de competencia cuando aplique, salvo en los casos que no fuere posible debido a la causal que motiva la contratación tomando en cuenta las condiciones especificaciones previamente definida. y técnicas Ejecutores de las Unidad Solicitante: Responsabilidades de contrataciones responsabilidades. y En base a la ejecución de su plan anual debe: 1. Presupuestar los bienes, obras y servicios, con los solicitantes: 1. Garantizar que las necesidades de obras, bienes y servicios, Artículo 71. Artículo 20 BIS. 7 de 12

8 c GOBIERNO DE í Aspecto a regular estén incorporadas en la Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones; 2. Elaborar la solicitud de las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes o servicios, la cual deberá acompañarse de las especificaciones o características técnicas de la mismas, así como toda aquella información que especifique el objeto contractual y que facilite la formulación de las bases de licitación. 3. Determinar las necesidades de obras, bienes y servicios; asimismo realizar investigaciones del mercado que le permitan hacer los análisis y estudios necesarios para verificar la viabilidad técnica, económica, financiera, social o ambiental, necesaria para que la adquisición pueda realizarse. 4. Enviar a la UACI las solicitudes de las adquisiciones y contrataciones de acuerdo a la Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones. 5. Adecuar conjuntamente con la UACI, las bases de licitación o de concurso, tomando en cuenta lo dispuesto en valores reales de acuerdo al tipo y calidad de bien, obra o servicio que va a demandar; 2. Programar en el año, la fecha aproximada en que va adquirir el bien, obra o servicios (debe enviar copia de dicha programación a la UACI. Inmediatamente le sea aprobado su presupuesto). 3. Cuando va requerir un bien o servicio especializado y no cuente con técnicos de la especialidad de que se trate, debe solicitar apoyo a la dependencia respectiva para que le ejecute su proyecto. 4. Elaborar las especificaciones técnicas y cuando sea necesario la carpeta de su proyecto, cuando la fuente de financiamiento sea FODES el proyecto debe ser aprobado por el Concejo Municipal previo a iniciar cualquier adquisición. Si el bien, obra o servicio es especializado debe hacerlo en conjunto con la Unidad Ejecutora. 5. Requerir oportunamente, en legal y debida forma a la UACI para que le realice el proceso de adquisición correspondiente del bien, obra o servicio debe tomar en cuenta los tiempos que de acuerdo al monto, cada proceso de compra demanda, los 8 de 12

9 g o b i e r n o d e s a n s a l v a d o r Aspecto a regular la presente ley, según el tipo de contratación a realizar. 6. Dar respuesta oportuna a las consultas sobre las especificaciones técnicas o administrativas que realice la UACI. 7. Integrar y mantener actualizado el expediente administrativo de la solicitud, de tal manera que este conformado por la recopilación del conjunto de documentos necesarios que se generen por las acciones realizadas desde la identificación de la necesidad hasta la solicitud de la adquisición. 8. Cualquier otra responsabilidad que establezca la presente ley. cuales se detallan en la presente política de compras. 6. Elaborar en conjunto con la UACI las bases de licitación o concurso. Para el caso de libre gestión debe definir clara y detalladamente las especificaciones técnicas en el suministro o en documento anexo al mismo. 7. Proponer una persona responsable, con criterio y capacidad de análisis para que integre la comisión evaluadora de ofertas (cuando el caso lo requiera). 8. Emitir la orden de inicio respectiva o entregar la orden de compra oportunamente al proveedor o contratista. 9. Dar seguimiento técnico, financiero y administrativo al desarrollo o ejecución de la contratación, debiendo llevar un estricto control financiero y garantizar el cumplimiento de las especificaciones técnicas y demás condiciones contractuales. 10. Informar oportunamente y de forma escrita a la UACI de cualquier incumplimiento contractual por parte del proveedor o contratista. 11. Liquidación del proyecto, en sus aspectos técnicos, administrativos y financiero. Procedimiento para Los responsables de llevar a Monto establecido en la Artículo 39 y 40, 9 de 12 /V

10 GOBIERNO DE Aspecto a regular compras por Libre cabo los procesos de compra Ley la Adquisición sea Gestión. en las diferentes formas de menor o igual a 160 contratación (Licitación o salarios mínimos Concurso Público, Libre mensuales para las Gestión y Contratación Directa), no está conforme a la estructura que actualmente posee la Unidad de Adquisiciones Contrataciones Institucional. Montos que hace referencia no son los establecido en la Ley. y municipalidades. Normativa Incumplida Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Municipalidad de San Salvador. En el artículo 39 establece: Documentación, Actualización y Divulgación de Política y Procedimientos: Art El Concejo Municipal, juntas directivas y jefaturas, deberán documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas y procedimientos de control que garanticen razonablemente el cumplimiento del Sistema de Control Interno. Previo a divulgar los instrumentos administrativos: Reglamentos, manuales, instructivos, políticas, normas y demás disposiciones necesarias para la aplicación del Sistema, el Concejo Municipal deberá aprobar los instrumentos de control existentes, de conformidad a lo establecido en el Código Municipal. En los instrumentos administrativos y operativos se definirán las políticas institucionales, los procedimientos de control relativos a las actividades administrativas, financieras y operativas de la municipalidad, los cuales se revisarán y actualizarán según la necesidad. Administración Sujetos a la Ley. Artículo 2.- Quedan sujetos a la presente Ley: d) Las adquisiciones y contrataciones financiadas con fondos municipales. 10 de 12

11 G O BIERNO DÉ Causa: La desactualización de la política institucional es originada porque la Jefatura de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Instituicional desconocía la existencia de la Política que fue aprobada desde hace ocho años desde su aprobación. Efecto: Si no se cuenta con una política institucional de compras actualizada se carece de una herramienta administrativa que contengan las normas básicas que regulan las acciones relativas a la adquisición y contratación, que garanticen razonablemente el cumplimiento del Sistema de Control Interno. de los Auditores: La Jefatura de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional en reunión para lectura de borrador de informe, manifestó que se revisará la política institucional de compras..,. /. CV-. \ r. (y {* %?/ Recomendación: Recomendamos a la Jefatura de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones analizar la s conjuntamente con la Unidad de Gestión de la Calidad para evaluar la posibilidad de actualizar o derogar dicha Política, a fin de presentar al Honorable Concejo Municipal la mejor alternativa, para su aprobación y emita el respectivo Acuerdo Municipal. V. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR No se encontraron recomendaciones en los últimos informes de auditoría emitidos por Firmas Privadas de Auditoría, la Corte de Cuentas de la República y Auditoría Interna, a las que debiéramos dar seguimiento. VI. CONCLUSION De acuerdo a los resultados obtenidos, se concluye que existe una política institucional de compras desactualizada, las cuales pueden ser subsanadas en la medida que realicen acciones correctivas. 11 de 12 A U

12 G O BIERNO DE Vil. PARRAFO ACLARATORIO El presente informe contiene los resultados del Examen Especial a los procesos de compra realizados por la Unidad de Adquisiciones Institucional (UACI), durante el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016, ha sido elaborado para informar al Alcalde Municipal de San Salvador y a los funcionarios relacionados. San Salvador, 03 de octubre de de 12